FORMACIÓN DE AUDITORES

1
 AUDITORÍAS DE CALIDAD

Auditorias

 Es un proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el nivel en que se cumplen los
criterios establecidos (NOM 059, ISO, ASQ)

 Son una herramienta ampliamente utilizada para

verificar que los sistemas y procesos de una
organización se encuentran en cumplimiento, en
conformidad, son efectivos y en mejora
continua.

2
 Auditorías de Calidad

Las Auditorias se deben llevar a cabo en un ambiente

pleno de respeto y profesionalidad.

Cuando entidades externas solicitan a la organización una

Auditoria, significa que se debe establecer una relación:

 Sujeta a reglas
 Contratos legales
 Convenios de confidencialidad y
 Formalidad.

3
 Motivos para realizar una Auditoría de Calidad
(negocio)

 Proveer información valiosa para la toma de

decisiones del negocio.

 Mantener informado al grupo gerencial, alta

dirección, calidad y hasta acreedores.

 Identificar
áreas de oportunidad para aplicar
metodologías de mejora continua.

 Confirmar la efectividad del entrenamiento del

personal dentro de la organización y capacidades
de los equipos de trabajo.

4
 Motivos para realizar una Auditoría de Calidad
(negocio)

Asegurar que procesos dentro de la organización se ejecutan de

acuerdo a las exigencias regulatorias y estándares.

Determinar efectividad del los procesos internos y externos.

Identificar procesos ineficientes.

5
 ¿Qué buscan los clientes a través de
una auditoría?
Eficacia y eficiencia en los procesos internos, sus socios
comerciales o proveedores.

Posibilidad de obtener mas servicios, flexibles y con la

inversión mínima de recursos.

Alineados con el mismo estándar

Status quo
Situación equilibrada

6
 Resultado de cumplir satisfactoriamente el
ciclo de auditoría de calidad

El resultado de Auditorias, será determinante

para:

La construcción de sólidas relaciones estratégicas,

basada en la confianza

La oportunidad de establecer planes de trabajo

alcanzables

Desarrollar capacidades mutuas.

7
 Tipos de auditorías

Internas /
Externas

AUDITORIAS

Producto Funcionalidad
Sistema Verificación,
Financieras,
Proceso Regulatorias, etc.

8
 AUDITORÍAS

Clasificación de
Auditorías

Auditorias Auditorias
Internas Externas

Auditorias de Auditorias de Auditorias de

Primera parte segunda parte tercera parte
(internas) (cliente) (certificación)

9
 Auditorías Internas o de Primera
Parte

Las Auditorias Internas son también conocidas como de primera

parte.

Tienen la finalidad de identificar y medir las fortalezas y

debilidades del área o subsidiaria auditada.

Son conducidas dentro de la misma organización por empleados

de la misma, pero de diferentes áreas que no tienen intereses o
línea de reporte sobre el área auditada

Se ejecutan revisando el nivel de cumplimiento contra estándares

adoptados de forma:
 Voluntaria
 Obligatoria (regulatoria) 10
 Auditorias Internas o de Primera Parte

Se consideran de Primera Parte cuando una compañía externa

(outsource) contratada explícitamente para este fin, conduce una
auditoria dentro de la organización.

También son consideradas de Primera Parte cuando existen otras

subsidiarias o sitios que pertenecen a la misma compañía y son
trasladados para conducir una auditoria.

Sin embargo si una de las subsidiarias es proveedor de un servicio

o bien a la que audita, se considera como de Segunda Parte.

11
 Auditorias Internas o de Primera Parte

 Para conducir seleccionar a los participantes

se debe evitar cualquier tipo de conflicto de
interés.

 Si es necesario se puede contratar a un grupo

auditor externo para ejecutar el proceso de
auditorias internas.

 Evita que el grupo auditor este envuelto en

operaciones de la organización.
 Evita que los empleados tomen demasiado
tiempo en actividades de auditorias.
 Punto de vista imparcial.

12
Conflicto de Intereses

13
 Auditorías de Segunda Parte

Esta Auditoría es realizadas por clientes a

los que la organización les venden bajo
contrato un bien o servicio.

Es posible que un contratista (outsource)

especializado realice esta labor.

“El cliente es primero” pero…

 Existen reglas y lineamientos para que un
cliente acceda a las instalaciones y
sistemas de calidad.

14
 Auditorías de Segunda Parte
 Se realizan para garantizar la calidad del bien o servicio
contratado puesto que ésta es responsabilidad del dueño del
marca o titular del registro.

Son mas formales que las de primera

parte.
Riesgo para el negocio es alto.
Del resultado de estas dependerán
importantes decisiones del negocio.
Ejemplo:
 Proveedor de principio activo
 Proveedor de mantenimiento de
servicios críticos

15
 Auditorías de Segunda Parte
Contratos
 Es necesario contar con contratos
firmados.
 Descritas las implicaciones legales y
sanciones
 El alcance del intercambio de los
servicios y/o bienes que estén
involucrados en el negocio.

 El Convenio de Confidencialidad

 Contrato de prestación de servicios

 Acuerdos técnicos de calidad

 Si estos no están disponibles…

Promuévalos!!
16
 Auditorías de Segunda Parte
 El grupo auditor solicita resolver un cuestionario o encuesta previo
a efectuar una auditoria de segundo parte con el fin de evitar
sorpresas.

 Instalaciones
 Recursos
 Estabilidad Económica
 Capacidad Técnica
 Personal
 Capacidad Productiva
 Desempeño Comprobable

 Éste cuestionario delimitará un alcance específico de los temas a

revisar (calidad, seguridad, finanzas, etc.)
17
 Auditorías de Tercera Parte
(de Certificación)
Este tipo de Auditorías son realizadas por organizaciones
independientes al proveedor y al cliente.

Son entidades completamente libres de conflictos de interés y con

intereses de salvaguardar la seguridad, ética y la integridad de la
población.

Tienen la capacidad de otorgar:

 Permisos
 Licenciamientos
 Certificaciones
 Autorizaciones
 O bien, imponer sanciones y hasta cierre de operaciones.
18
 Auditorías de Tercera Parte o de
certificación

CERTIFICACIÓN

 Es el resultado obtenido tras haber sido revisado por una entidad

regulatoria o un tercero en el cual se ha demostrado que el
manejo de los sistemas de la organización se encuentran en
cumplimiento con un estándar predeterminado. Ejemplo:

 ISO 9001
 ISO 14000
 Certificación en BPF

19
 Auditorías de Tercera Parte
Obtener certificaciones por entidades
regulatorias o que acreditan el buen manejo
de los sistemas de la organización resulta en:

 Habilitar a la organización para hacer negocios

con clientes locales e internacionales que
apoyarán al desarrollo y desempeño de la
organización en términos de productividad,
utilidades, ventas, etc.

El auditor o verificador tiene un rol relevante.

El grupo auditado debe tener experiencia y

conocimiento similar para hablar el mismo
idioma.

20
 CONCEPTO: CRITERIO DE AUDITORÍA

 Termino universalmente utilizado que describe las

referencias usadas (reglas, políticas
procedimientos) por un auditor contra la cual es
comparada la evidencia colectada. (ISO, ASQ).

 No se trata de la opinión del auditor.

 El auditor debe tener experiencia y conocimiento

demostrable en el campo del criterio de auditoría.

 Sin embargo, el auditor puede extender la

revisión hacia situaciones que puedan poner el
riesgo la calidad del producto o seguridad del
paciente o empleado.
21
 Referencias para aplicar criterios de
auditoría… ej.

Estándares Nacionales e
Internacionales.
Especificaciones corporativas del
cliente.
Acuerdos establecidos en contratos
Estándares de locales e internacionales
de la industria.
Códigos y guías

22
PRINCIPALES ACTORES EN EL PROCESO DE
AUDITORÍA

Cliente

AUDITORÍAS

Grupo Grupo
auditado Auditor

23
 Roles y Responsabilidades
 Una Auditoría involucra principalmente a 3 grupos de participantes:
El cliente.
Persona u organización que solicita o comisiona una auditoria a un
proveedor o prestador de servicio, habitualmente es de alto nivel gerencial o
directivo. Puede asignar esta tarea a otra organización o incluso a encargados
de auditorias de tercera parte.
Grupo Auditor.
Persona o grupo encargado de conducir y/o ejecutar una auditoria,
normalmente en el sitio o instalaciones del proveedor o prestador de servicio.
Grupo Auditado.
Organización que recibe la auditoria; puede tratarse de una división de la
empresa.
Ejercicio:

24
 Roles y Responsabilidades
 CLIENTE
 Determinar la necesidad de la auditoria
 Determinar al grupo auditor asignado
 Determinar el propósito de la auditoria y puntos específicos con el grupo auditor
 Asignar presupuestos y recursos
 Elegir/aprobar al equipo de trabajo auditor
 Recibir el reporte de auditoria
 Determinar y/o direccionar la información contenida en los reportes de auditorias.
 Determinar o requerir seguimiento a las acciones
 Seguir los procedimientos de auditoria de su propia organización
 Tomar decisiones
 Ejemplos:……
25
 Roles y Responsabilidades
 Grupo auditado
 Encabezado por la máxima autoridad de calidad del sitio
 Coordinar y facilitar el proceso de auditoria en acuerdo con el auditor líder.
 Informar a todo el personal dentro de la organización que una auditoría se
realizará, que está en curso y que ha finalizado.
 Informar el alcance de la auditoría dentro de la organización.
 Proveer espacios adecuados y con privacidad para las reuniones de inicio y
cierre.
 Proveer áreas de trabajo para el grupo auditor y desarrollo de la auditoria.
 Proveer acceso a las áreas que estén dentro del alcance del la auditoria
 Enterarse de los resultados de la auditoria
 Proponer y ejecutar Acciones Correctivas y Preventivas sobre los hallazgos
encontrados.

26
 Derechos del Grupo Auditado

 Participación en el proceso de planeación de la auditoria.

 Aceptar y rechazar una fecha de auditoria
 Requerir las credenciales del grupo auditor.
 Hacer valer los acuerdos y alcances descritos en contratos y planes
de auditoria sin ser sancionados
 Conservar la confidencialidad de lo que no esta en el alcance de la
auditoria.
 Conservar la confidencialidad de reportes de auditorias realizadas en
el pasado por otras entidades, organizaciones y clientes.
 Conservar la confidencialidad de otros clientes.
 Apelar observaciones hechas con bases bien fundamentadas
 Presentar evidencias autenticas que modifiquen el criterio de la
auditoria.
 Rechazar las opiniones personales del auditor

27
 Proceso de Auditoria
Programa
Programa dede
auditoria
auditoria

Ejecución de Planeación
Planeación dede
CAPA Auditoria
Auditoria

Aprobación de Reunión
Reunión de
de
Respuestas CAPA apertura
apertura

CICLO DE
Respuesta de AUDITORIA Ejecución
Ejecución de
de
Auditorias CAPA Auditoria
Auditoria

Reporte final de Reunión del

Auditoria Equipo Auditor

Reunión de
cierre 28
28
 Planeación de Auditoria
La Etapa de Planeación consiste en hacer por adelantado
todo aquello que se pueda preparar previo a una visita de
auditoria para asegurar el cumplimiento del requerimiento
con el cliente.

Es deseable realizar una auditoria bien preparada y formal

que realizar una informal y pobremente preparada.

Una Auditoria bien preparada nos lleva ganar respeto por

el auditor, obtener conducta cooperativa por parte del
grupo auditado y esto lleva a obtener información que será
fácilmente utilizada en la toma de decisiones del cliente.

29
 Planeación de Auditoria
Beneficios de planear una auditoria
El grupo auditado estará preparado con la
documentación esencial de para mejorar la
fluidez de la auditoria.

Se destaca el nivel de conocimiento del auditor

y gana respeto por los participantes.

Se da la oportunidad de que las áreas de

trabajo se encuentren en buenas condiciones
para ser inspeccionadas

30
 Planeación de Auditoria
Una mala Planeación puede ocasionar:

 Espacios de trabajo inapropiados para

realizar la auditoria
 Que los recursos y personas que estén en el
alcance de la Auditoria no se encuentren
disponibles.
 Generar proceso de auditorias mecánicos y
con falta de suspicacia y creatividad.
 Caer en problemas triviales o personales.
(buscando 1 observación)
 Desperdicio de tiempo.
 Confusión en realizar los gastos de auditoria
31
 Preparación: Auditor
Desarrollar un documento llamado Plan de Auditoria
en un máximo de dos cuartillas donde se formaliza la
intensión de realizar una auditoria y describa:

Propósito y alcance
Nombre de la organización que será auditada y nombre del
contacto de calidad.
Grupo auditor
Criterios de Auditoria
Verificar el nivel de autoridad otorgado
Logística
 Fechas, duración estimada, tiempos para entregar reportes, y
contestaciones, etc.
32
33
34
 Preparación de la Documentación
Dependiendo del alcance de la auditoria, y si los convenios de
confidencialidad lo permiten, se puede solicitar el envío de
documentación de manera preliminar.

 Documento Maestro del Sitio

 Información General del sitio
 Organigramas y Personal
 Instalaciones, equipo y sistemas
críticos
 Descripción del sistema de
documentación
 Servicios
 Servicios por Contrato
 Certificaciones
 LManejo de Auditorias solo en caso de
ser recurrentes
 ista de productos (cuando aplique)
 PNO´s

35
 Otros documentos para solicitar

Organigrama Actualizado y Oficial

Acta Constitutiva
Plan Maestro de Validación
 Indica la concordancia con requerimientos y procedimientos
establecidos para llevar acabo la calificación de instalaciones,
equipos, sistemas, procesos, personal, software, etc.
Permisos y licencias.
Listados
 Equipos
 Servicios Críticos
 Otros activos que soporten directamente la operación.
Manejo de quejas de calidad, etc.
36
 Preparación: Auditor
El trabajo de un auditor es extenuante desde las primeras
etapas de preparación del Plan de Auditoria y hasta la entrega
del Reporte Final.

El auditor carga consigo una gran responsabilidad pues del

resultado de su trabajo dependerán algunas o varias
decisiones de negocios de gran impacto

El auditor debe manejar altos niveles de estrés, concentración,

atención al detalle, todos los sentidos abiertos y receptivos,
habilidad para el manejo del tiempo y conflictos, etc.

Conocimiento y manejo preciso de logística.

37
 Preparación: Auditado

• SE APROXIMA UNA AUDITORIA!!!!

38
 ¿Que se espera el auditor del
grupo auditado?

El auditor monitorea la actitud, estilo y procesos del grupo

auditado desde el primer contacto.

Primer contacto:
Respuesta a una llamada telefónica o atención a un sujeto que ha
llamado a la puerta con aviso de auditoria.
Solicitud y aprobación de un Plan de Auditoria
Verifica Autoridad otorgada al Auditor.
Comunicar a detalle y formalmente al equipo de trabajo que una
auditoria se aproxima.
Informar a la alta dirección y gerencia.
Identificación del líder de calidad del sitio

39
 Solicite al grupo auditado
Aspectos relevantes de Seguridad, Higiene y Ecología.

Presentación o discurso relacionado a medidas de seguridad

del áreas específicas, sitio y localización geográfica.

Requerimientos especiales de Equipo de Protección Personal

(EPP) y vestimenta adecuada.

Asegurar la accesibilidad/restricción de paso a las áreas según

el alcance de la auditoria en las condiciones normales de
operación.

Sugiera preparar las áreas 5´s de todo el sitio para el paso del
auditor, Orden y Limpieza (5´s).
40
 Sugiera al grupo auditado

NOTA: Después de la auditoria todo debe permanecer en el estado

actual o mejor.
41
 Proceso de Auditoria
Programa de
auditoria

Ejecución de Planeación de
CAPA Auditoria

Aprobación de Reunión de
Respuestas CAPA apertura

CICLO DE
Respuesta de AUDITORIA Ejecución de
Auditorias CAPA Auditoria

Reporte de Reunión del

Auditoria Equipo Auditor

Reunión de
cierre 42
42
 Ejecución de la Auditoria
Reunión de Inicio
 Asistentes a la reunión:
 Se lleva acabo tan pronto el Grupo Auditor llega al sitio. Esta
reunión tiene los siguientes propósitos:

 Introducción y presentación de los asistentes.

 Presentación general y de seguridad del sitio
 Confirmar el Plan de auditoria, canales de comunicación y puntos de
contacto.
 Proveer un resumen del plan de auditoria, tiempos y responder
preguntas del grupo auditado.
 Revisar a detalle el Plan de auditoria
 Reafirmar los criterios de la auditoria
 Describir los métodos y procesos que serán utilizados
 Hacer mención de las consideraciones de el cliente y el grupo al que
serán informados los resultados parciales y finales de la Auditoria. 43
 Ejecución de la Auditoria
Reunión de Inicio (continuación…)
Presentación del sitio
Resaltar confidencialidad y derechos de propiedad.
Si aplica se puede hacer referencia a otras auditorias.
Exponer las razones por las cuales el alcance de la auditoria puede
extenderse o darse por cancelada antes de concluir.
Idioma y modismos.
Exponer preocupaciones específicas del auditor o del cliente.
Presentar lista de verificación (checklist)
Acordar reuniones al final de cada día.
Acordar
30 – 45 min
44
Reunión de Inicio

45
Reunión de inicio

46
 Colección de datos y entrevistas

 El Auditor se da a la tarea de colectar datos para la construcción de

observaciones y no conformidades, para ello puede utilizar diversas
estrategias.
 Estrategia de auditoria
 Proceso
 Producto
 Trazabilidad
 Ascendente
 Descendente
 Flujogramas, etc.
 Manual de Calidad
 Entrevistas
 Sistemas de calidad
47
 Flujo de la Información
Auditor
Responsable

Líder del sitio o Líder del sitio o

designado designado

Corredor
Cuarto de Revisión (runner)

Responsable
48
 Estilos de entrevistas
Colectando la información
 Crear / evitar confrontaciones
 Persona – persona
 supervisor – operador
 Documentos – personas
 Resultados - explicaciones
 Evitar conflictos
 Maneje de situaciones difíciles
 Haga
 Preguntas abiertas
 Rete,
 Ejemplifique,
 Suponga el peor de los casos

49
 Reunión final del día (cierre parcial)

Es común hacer una reunión al final de la jornada de la auditoria.

Es la oportunidad de tocar algunos temas como:

 Entrega de Acciones Correctivas Inmediatas
 Retroalimentación del auditor
 Confirmación/ aclaración de las no conformidades
 Corrección de errores y peticiones
 Expectativas del resto del proceso

50
 Final de visita de auditoria

Terminada la revisión de documentos y entrevistas.

Tiempo de organización de la información
Preparación de borrador del Reporte de Auditoria

51
 Reunión de Cierre
 Tiene la finalidad de brindar formalidad al proceso.
 Asistencia
 Líder Auditor
 Líder del grupo auditado
 Director de la organización
 Personal con rol relevante durante la auditoria.
 Se presenta el reporte de Auditoria o borrador y se comenta sobre éste con el fin de
asegurar que los involucrados y la alta dirección recibe y entienda el Reporte.
 Categorización de las observaciones y establecer un criterio
 Menor (otras)
 Mayor
 Crítica
 Recurrente
 Es posible que cada auditor presenta sus observaciones de forma individual

52
 Programa de
auditoria

Ejecución de Planeación de
CAPA Auditoria

Aprobación de Reunión de
Respuestas CAPA apertura

CICLO DE
Respuesta de AUDITORIA Ejecución de
Auditorias CAPA Auditoria

Reporte de Reunión del

Auditoria Equipo Auditor

Reunión de
cierre 53
53
 Reporte de Auditoria

 Es el documento donde el auditor conjunta de forma organizada,

procesada, analizada y por escrito la información colectada durante la
auditoria. Requiere de una alta concentración y entendimiento de la
organización y procesos auditados.

 El reporte debe ser un documento altamente efectivo, se sugiere que

contenga las 6 C´s:
 Completo
 Correcto
 Conciso
 Limpio (Clear)
 Categorizado
 Confirmable (trazable)
54
 Reporte de Auditoria

Elementos para elaborar un reporte de Auditoria:

 Reportar con los hechos correctos

 No parar en el primer defecto o superficialmente
 Presentar la información en la de forma efectiva y entendible para
quién lo utilice.
 Usar herramientas analíticas y de comparación simple contra
objetos o métricas comúnmente utilizadas por el área auditada.
 Mantener evidencia anexa
 Mantener copias oficiales del sitio

55
 Contenido del Reporte de
Auditoria
Nombre y Código de la Auditoria
Sitio y/o Sistema auditado
Fecha
Criterio de Auditoria
Alcance
Participantes (firmas)
 Grupo auditor
 Grupo Auditado
Leyendas de confidencialidad
Resumen ejecutivo
Lista de observaciones y su categorización
56
 CAPTURA DE OBSERVACIONES

 Escribir de forma clara y precisa la observación describiendo con detalle:

 Situación detectada
 Lugar y momento (fecha y hora)
 Razón de la no conformidad
 Criterio de auditoria al que se contrapone la situación
 Código y párrafos de los documentos en cuestión.
 Instalaciones, áreas, servicios, equipos, instrumentos involucrados en el
hallazgo.
 El riesgo que representa el hallazgo
 Impacto a la calidad del producto
 Criticidad

57
 Ejemplo de Observación

Observación Categoría Descripción Referencia

AI-098-001 Crítica Se encontró que el tanque del sistema de NOM-059 de

distribución de agua purificada no es de Buenas Prácticas
acero inoxidable. de Fabricación
Se tienen registro de que fue reemplazado
en Marzo del 2013 pero no se realizó un
control de cambios
El procedimiento PNO CC 0034 de control
de cambios no está actualizado, perdió su
vigencia el 16 de enero de 2013.
El cambio no fue autorizado por la unidad
de calidad

58
Acciones Correctivas, Acciones
Preventivas (CAPA´s)

59
 Proceso de Auditoria
Programa de
auditoria

Ejecución de Planeación de
CAPA Auditoria

Aprobación de Reunión de
Respuestas CAPA apertura

CICLO DE
Respuesta de AUDITORIA Ejecución de
Auditorias CAPA Auditoria

Reporte de Reunión del

Auditoria Equipo Auditor

Reunión de 60
cierre
60
 Acciones Correctivas (AC)
Acciones Preventivas (AP)

El término CAPA proviene del idioma inglés (Corrective

Actions, Preventive Actions).

Acción Correctiva
Tomar acción para eliminar una no conformidad, defecto u otra
situación indeseable existente y sus causas para no permitir que
sigan sucediendo errores sistemáticos dentro de la operación

Acción Preventiva
Tomar acción para eliminar la causa de una potencial no
conformidad, defecto o situación indeseable para prevenir
cualquier recurrencia.
61
 CAPAs

El Grupo auditado es responsable de elaborar el plan de CAPAs e

informar al cliente de los avances o cierre de estas.
En algunos casos el auditor puede brindar asistencia en la
elaboración de este documento
El documento generado también es conocido como Respuesta de
Auditoria.

62
 Criterios para generar CAPAs
aceptables

El grupo gerencial del auditado es responsable de

analizar y hacer conclusiones acerca del reporte de
auditoria y generar un plan de CAPA´s.

Para construir una CAPA se debe considerar :

Criticidad de la no conformidad u observación.
Recursos humanos disponibles
Capacidad de la infraestructura
Medible
Presupuesto
63
 FORMACIÓN DE AUDITOR

 Para lograr ser un buen auditor se

debe contar con diversos atributos y
habilidades que serán herramientas y
la base del desempeño en el proceso
de la ejecución de una auditoria.

64
 Auditor: perfil profesional

Perfil profesional

Grado académico (preferente master…)

Experiencia laboral en el campo auditado
Participación continua en eventos de auditoria y
desarrollo de programas CAPA
Estudios en el tema de auditorías y formación de
auditores

65
 Auditor

Principios de ética del auditor:

 Conducta ética: Confianza, integridad, confiabilidad y discreción

 Imparcialidad: Los hallazgos, el reporte la ejecución y otras actividades

del auditor deben reflejar transparencia y apego a la normatividad de
forma confiable y precisa, sin sesgos ni opiniones personales.

 Profesionalismo: Se actúa como auditor una vez que se cuente con la

competencia necesaria y llevar a cabo actividades de acuerdo a los
objetivos de las partes interesadas

66
 Auditor

Principios de ética del auditor:

 Independencia: Evitar conflictos de interés y desviaciones en el

proceso de auditoria

 Enfoques basados en evidencia: La evidencia debe ser

verificable y rastreable en cualquier momento

67
 Auditor

Otros Aspectos profesionales y éticos

del auditor

 Cumplir con los principios, planes y

programas de auditoria
 Cumplir con los códigos de ética que le
apliquen
 Mantener la confidencialidad
 Conducta integral y respetuosa
 Alerta a actividades inseguras o
ilegales

68
 Auditor
Principios básicos de la ética del Auditor

Ser honesto e imparcial.

Utilizar los conocimientos para servir con devoción a mi empresa, a
mi cliente para preservar la seguridad del consumidor final.
Esforzarse por incrementar la competencia y prestigio de la
profesión.
Promover la confiabilidad de los productos que así lo merezcan.
Humildad al explicar mi trabajo y méritos.
Actuar de manera profesional e imparcial ante cada empleador o
cliente.
Evitar y comunicar cualquier posible conflicto de interés que pueda
afectar mi criterio o dañar la imparcialidad de mis servicios.

69
 Auditor

Principios básicos de la ética del Auditor

Preservar la confidencialidad de mis clientes y grupos auditados.

No difundir asuntos de negocio o técnicos observados sin la
autorización de los clientes y otros interesados.
No aceptar compensaciones de mas de una parte por los servicios
de auditoria.
Dar el crédito a aquellos colegas o situaciones que lo merezcan.
Ofrecer la amistad, confianza y profesionalidad a todos aquellos
asociados con los que se mantenga una relación de negocios.

70
 Características personales del
auditor

 Ético. justo, sincero, honesto y discreto.

 Abierto. Flexible al considerar ideas alternativas o puntos de

vista.

 Diplomático. Con tacto para tratar con las personas.

 Observador. Estar consciente activamente de lo que sucede

alrededor.

 Perceptivo. Consciente instintivamente y capaz de entender

situaciones

71
 Características personales del auditor

Versátil. Que se ajusta facilmente a diferentes situaciones.

Tenaz. Persistente, enfocado en conseguir objetivos.
Decisivo. Que logra conclusiones basadas en un razonamiento
lógico y análisis.
Independiente. En sus funciones y actos mientras interacciona
efectivamente con otros.
Administrador. Capaz de planear la logística de viaje trabajo,
equipo auditor para lograr la meta en el tiempo asignado.
Puntual y preciso. Llegar en el momento correcto al lugar
correcto para desempeñar el trabajo acordado

72
 Equipo de auditoria

Previo a la Auditoria
El auditor líder es el responsable de reclutar al equipo de auditoria
con personal entrenado a diferente nivel, de acuerdo al objetivo de
la auditoria.

 Auditor en entrenamiento. Sigue cabalmente las instrucciones del

auditor líder y auditores de soporte, revisa evidencias pero no
dictamina sin consultar al auditor líder o de soporte.
 Auditor observador. Esta presente en el proceso de auditoria, pero no
participa activamente. Presencia pasiva.
 Experto técnico. Evalúa la información proporcionada por el auditor
líder, dictamina y comunica sus conclusiones al auditor líder.

73
 Auditor Líder
El auditor líder es el miembro del equipo que lleva la
responsabilidad del resto del equipo y también es
responsable del desempeño del trabajo asignado.
Algunos de los conocimientos y habilidades del auditor son:
Manejo de documentación
Teoría de los sistemas, en especial de los de gestión de la
calidad.
Planeación y organización del trabajo
Asertividad para verificar la exactitud de la información
Habilidad de enjuiciar y concluir basado en evidencia
Evaluar los hallazgos y reconocer su impacto sobre la calidad del
producto

74
 Roles emergentes del auditor

Psicólogo.
Pedagogo.
Profesor.
Intermediario.
Mediador.
Conciliador.
Consejero.
75
 Auditor Líder
Preparar informes precisos
Mantener la confidencialidad de manera sistemática
Comunicación efectiva
Reconocimiento de prioridades
Conocedor de la tecnología de producción, control
documentación, seguridad, distribución, etc.
Situaciones organizacionales para entender
 Proceso del negocio
 Estructura, tamaño y funciones
 Leyes y regulaciones locales y otras que apliquen
Costumbres sociales y culturales
Educación y respeto por usos y costumbres diferentes
Seguro de si mismo y dominar la situación
76
 Registrar hallazgos positivos
77
 Necesidades de comunicación en
el equipo auditor

Establecer comunicación continua entre los miembros del grupo

auditor

 El auditor líder debe comunicar constantemente los avances de la

auditoria y estrategia a seguir de acuerdo a la gravedad de los hallazgos
y su criticidad.
 Los miembros del equipo auditor deben comunicar cualquier situación
inusual y que pueda parecer de alto impacto al Auditor líder.
 Establecer canales verbales, no verbales, escrito y/o electrónico.

78
 Estilo de comunicación con el
grupo auditado

 Usar palabras y términos familiares al grupo auditado.

 Usar el tono de voz apropiado.
 Dar verdadera atención al auditado.
 Cuidar el uso de pausas
 Velocidad
 Volumen
 Postura del cuerpo
 Movimientos de las manos y brazos
 Gestos
 Distancia entre el auditor y el auditado
 Contacto visual
 Expresiones faciales, respiraciones
79
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR
Durante la auditoria
Conflicto de interés
Cualquier situación que pueda sesgar o no permita aplicar
libremente un criterio imparcial durante la ejecución de la
auditoria; por ejemplo

 Trabajó anteriormente en el sitio auditado

 Trabajó para el competidor mas cercano
 Tiene acciones o sociedad en la empresa auditada
 Existe relación estrecha, familiar o afectiva con miembros del
grupo auditado

80
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR

Durante la auditoria
Conflicto de interés
Ejm (cont…)
 El grupo auditado desea ser auditado por un auditor específico.
 Ofrecimiento de obsequio de bienes, dinero, servicios o
comisiones no autorizadas por el cliente.
 Aceptación de regalos por arriba de un valor significativo.
 Puede estar limitado a acceder a ciertas áreas con justificación
de por medio.
 No acceder a reportes de auditorias de otros grupos auditores

81
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR
Durante la auditoria
Otros Conflictos
Diferencias de valores, carácter o personalidad
Competencia
Miedo / Intimidación
Malentendidos
Falta de confianza
Territorialidad
Frustración
Pedir compasión

82
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR

Durante la auditoria

Manejo de conflictos por parte del auditor

No reaccionar por impulsos.
Escuchar detenidamente a la otra parte.
Explique su posición imparcial.
Ser empático, encontrar áreas de común acuerdo.
Ser abierto y dispuesto a trabajar con la otra parte.
Si la intensidad de la discusión aumenta, ofrecer un receso.
Si el conflicto no cede, solicite ayuda.
83
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR
Entorno a la auditoria

Falta de atención por el grupo auditado

Se recomienda que exista un contratos legales,

comerciales y de confidencialidad entre el auditor, cliente y
grupo auditado.

Considerar limitantes de acceso por la confidencialidad que

el grupo auditado mantenga hacia otros clientes o grupos
auditores.

84
 ¿Qué busca un Auditor?
 Evidencia objetiva
 Registros ALCOA
 Atribuibles
 Legibles
 Contemporáneos
 Original
 Preciso (accuracy)

 ¿Quién?¿qué?¿cómo? ¿cuándo? ¿Porqué?

 Congruencia entre los sistemas de calidad
 Control de cambios
 Gestión del riesgo
 Interrelaciones entre procesos, áreas de soporte y del negocio.
 Métricas
 Diagramas de Pareto
 Diagramas causa efecto
 Diagramas de flujo y mapeo de procesos
 Histogramas 85

 Diagramas de Scatter
 Ejemplos

Pareto Diagrama Causa

efecto

Histogramas de frecuencia Diagramas de Scatter

(tendencias) 86
 Recorrido de auditoria

 Es el paso en el que se combina el proceso

de familiarización del auditor con la
operación y lo hace con una visión analítica.
 Si es necesario solicite regresar a un punto
en particular del recorrido.
 Se espera que la explicación durante el
recorrido sea clara y congruente con los
procedimientos del sitio, tomando notas y
evidencia fotográfica.
 Personal en su sitio de trabajo disponible
para responder preguntas.

87
 Recomendaciones para
Hacer el recorrido de auditoria

 Seguir y retar las medidas de seguridad y señalamientos.

 Espere ser conducido, y de vez en cuando tome la iniciativa.
 Rete las explicaciones contra procedimientos.
 Sea curioso y analítico, incluyendo situaciones cotidianas como ir al baño
o la hora de la comida.
 Ponga atención a las actitudes y gestos del grupo auditado.
 Profundice en las respuestas cerradas ( si/ no ) y cortas.
 Varíe el canal de comunicación Líder del Sitio – Auditor – Responsable
del área o sistemas - corredor.
 Señuelos ???.
 Verifique la autorización de uso de cámaras y equipos de grabación.
88
 COLECCIÓN DE LA INFORMACION

El trabajo del auditor es recolectar información basada en

evidencias, analizarla y evaluarla en términos de los requerimientos
específicos, establecer las conclusiones de esta comparación y
reportar los resultados.

 Este proceso consume la mayor parte del tiempo y energía del auditor
 Es necesario profundizar en cada caso que no esté claro y dilucidar la
causa raíz.
 Se debe estar consiente de la interrelación de los sistemas de la
empresa para abarcar la mejor perspectiva durante la investigación de
un hallazgo

89
 COLECCIÓN DE LA INFORMACION
Revisión de 360°.
 Documentación, listados, procedimientos, registros, entrevistado,
estado del equipo, muestras físicas, etc.
Clasificar y resumir evidencias de manera entendible y efectiva
para el cliente .
Vigencia y control de cambios de los documentos
Buscar entre los registros aquellos que resalten del resto de
ellos
Verificar cada documento y proceso puesto que cada
documento puede revelar la existencia de información
incompleta, conflictiva o incorrecta.
Poner especial atención en los sistemas de
 Control de cambios
 Gestión de riesgos 90
 Entrevistas

Una herramienta importante para la recolección de la

información es la entrevista que va acompañada de
actitudes y comunicación no verbal dependiendo del
objetivo de la auditoria.

Preguntas abiertas
Hipótesis y supuestos
Silencio incómodo
Suponer el peor de los casos
Refraseo
Confrontar documento- entrevistado
Confrontar entrevistado-entrevistado / diferentes auditores
91
 Entrevistas
 Enfrentando técnicas del grupo auditado

 Parlanchín
 Espectáculos para despistar
 Almuerzos y recesos muy largos
 Llegada tarde
 Interrupción por llamada telefónica
 Respuestas muy cortantes
 Entrevistado con bajas capacidades de
comunicación
 Casos especiales
 Pide compasión
 Las vacaciones del indispensable
 Barrera idiomática
 Soborno

92
 Análisis de datos

Existen situaciones en las que el auditor debe revisar una

gran cantidad de datos, información cruzada o incluso
información que no es evidente a menos que se haga
uso de algunas herramientas gráficas y estadísticas.

93
 Análisis de datos

Gráficos de Control y Paretos

 Gráficos de control en proceso, humedad, temperatura, peso,
dureza, volumen…
Diagramas de flujo
 Permite identificar secuencia de eventos en procesos

94
 Análisis de datos
Mapeo de procesos
Permite identificar secuencia de eventos en procesos
así como entradas, salidas, variables clave, etc.
Diagramas de causa y efecto
Permite explorar gráficamente las causas posibles mas
importantes que causan un problema.

95
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR

Entorno a la auditoria
Logística de viaje
Documentos
 Plan de auditoria aprobado
 Pasaporte/ visa
 Boletos de avión
 Reserva de transportación terrestre
 Reservación de hotel con dirección y teléfono por escrito.
 Mapa y rutas (aeropuerto, hotel, sitio)
 Nombre del contacto
 Dinero en moneda local y tarjeta de crédito
96
 SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR
Entorno a la auditoria

Código de vestimenta
 Ropa de viaje
 Ropa de trabajo (casual bussines, mínimo)
 Vestimenta de acuerdo al clima de la región geográfica
 Calzado y vestimenta adecuado, consultar previamente con el
grupo auditado.
 Equipo de protección personal-personal: gafas con graduación,
lentes obscuros, etc.
 Utensilios de viaje de acuerdo a regulación internacional

97
SITUACIONES QUE ENFRENTA UN
AUDITOR
Entorno a la auditoria
 Otros
 Verificar alcance de tarjeta de crédito
 Verificar alcance de telefonía celular e internet
 Teléfonos de emergencia
 Código de confianza con compañero de viaje
 Maletas adecuadas
 Cargadores y convertidor de corriente
 Medicamentos de uso personal con receta médica
 Computador
 Verificar estado del Seguro Médico
 Block de notas, bolígrafos y Checklist
 Memoria USB
98
 “Antes que otra cosa, la
PREPARACIÓN es la clave
para el ÉXITO”

GRACIAS
99