Técnicas

Competencia Técnica 1:
Éxito en la Dirección de proyectos

• Un proyecto es una operación única, especifica y a medida,

para atender una situación en particular.

• Consiste en que los resultados del proyecto sean apreciados

por todas las partes involucradas en el proyecto.

• Éxito en la dirección del proyecto y éxito en el proyecto están

directamente relacionados pero no son lo mismo. Podemos
encontrarnos con un proyecto de éxito, en el que la dirección del
mismo ha sido incorrecta o un proyecto con una dirección
ejemplar pero que es cancelado por diferentes motivos como
cambios o factores imprevisibles.
 Competencia Técnica 2:
Partes Involucradas

• Capacidad de identificar y gestionar a las partes involucradas

del proyecto.

• Los stakeholders, interesados o partes involucradas de un

proyecto son todas aquellas personas, organizaciones,
asociaciones o colectivos que pueden ser afectadas por el
proyecto.

• El director del proyecto debe reconocer, valorar y organizar

según importancia las PI.

• Todas las PI pueden tener influencia en el proyecto (directa o

indirecta)
• Se puede valorar las PI, mediante la medición de interés y la
medición de poder.

• La medición de poder, esta asociada a las habilidades del actor

para influenciar en el proyecto.

• La medición de interés, esta asociada a cuanto le importa o

afecta el proyecto.

• Se puede aplicar la metodología ZOPP (Planeación de Proyectos

Orientada a Objetivos).
• Árbol Problema
• Árbol Objetivo
• Árbol Acciones
 Competencia Técnica 3:
Requisitos y Objetivos

• Identificar las necesidades y expectativas de los stakeholders

del proyecto para que sean satisfechos por el proyecto y definir
los objetivos del proyecto.

• Requisito: necesidad o condición del cliente o usuario del

proyecto.

• Objetivo: meta o fin que se quiere lograr con el proyecto.,

Conjunto de objetivos generales y específicos que se deben de
cumplir, para el cumplimiento del proyecto.

• Los requisitos y objetivos deben quedar plasmados en el

Charter – acta constitutiva – del proyecto.
• Para la definición de los Objetivos se puede utilizar la regla

• S - Especifico
• M - Medible
• A - Alcanzable
• R - Realista
• T - Con Limite de Tiempo
 Competencia Técnica 4:
Riesgos y Oportunidades
• Identificar los riesgos que puedan amenazar la consecución de
los objetivos del proyecto y las oportunidades que puedan
ayudar a su consecución.

• Establecer planes para su contingencia o acciones para

favorecer su consecución en caso de oportunidad.

• Mantenerse atento a nuevas amenazas y oportunidades

durante toda la vida del proyecto.

• Los riesgos y oportunidades debe de ser registrados,

monitoreados y controlados por parte del equipo del proyecto, y
finalizado el proyecto deben ser incluido en las lecciones
aprendidas.-
• El DP debe analizar, evaluar y clasificar los riesgos según
impacto y probabilidad de ocurrencia, generando las estrategia
de abordaje.

• Técnicas de abordaje:
• Análisis Causal
• DAFO o FODA
• Matriz de Probabilidad de Impacto
• Análisis Monte Carlo
 Competencia Técnica 5:
Calidad

• Satisfacer los requisitos del cliente o usuario del proyecto.

• Establecer o identificar los procedimientos, procesos, criterios,

normas, especificaciones y directrices que deben cumplir el
proyecto y los entregables del proyecto.

• Mantener la coherencia de éstos con la política y

procedimientos de calidad de la organización en la que se
desarrolla el proyecto.

• La validación de la Calidad se define mediante un

procedimiento de aseguramiento de la calidad (procesos) y
control de la calidad (auditoria).
• Herramientas del Control de Calidad
• Hoja de Control
• Histograma
• Diagrama de Pareto
• Diagrama de Causa Efecto
 Competencia Técnica 6:
Organización del Proyecto

• Ser capaces de diseñar y mantener de forma apropiada los

roles, responsabilidades y la estructura organizativa de un
proyecto.

• La organización de un proyecto incluye a las personas y a la

infraestructura jerárquica de autoridad y responsabilidad.

• Para diseñar la organización del proyecto es importante tener en

cuenta el entorno, el ambiente cultural, la multiculturalidad, el
negocio y los procesos de la empresa entre otros aspectos.

• Las organizaciones en un proyecto no son permanentes, son

únicas y temporales y se adaptan a las fases del proyecto.
 Competencia Técnica 7:
Trabajo en Equipo

• Desarrollar y liderar el trabajo en equipo, la formación de

equipos de trabajo y las dinámicas de grupo.

• Establecer acciones para revisar el rendimiento de los

miembros del equipo, para la solución de diferencias entre los
distintos miembros y para identificar necesidades de
formación, motivación y mejora.

• Se debe de diferenciar el equipo de trabajo del grupo de

trabajo.
• Herramientas:
• Matriz de asignación de responsabilidad
• Matriz RACI
Define al Responsable,
Aprueba el trabajo
A quien se debe Consultar
A quien se debe de Informar
• Matriz CAIRO
Igual pero suma OUT (personas o
grupos que no participan)
 Competencia Técnica 8:
Resolución de Problemas
• Contar con herramientas para solucionar las dificultades que
surgen en un proyecto e identificar sus causas.

• Los problemas surgen principalmente relacionados con las

restricciones de alcance, plazo, coste y con los entregables.

• Pasos para resolver el Problema

• A.- Reconocer el problema
• B.- Hallar las Causas
• C.- Desarrollar ideas y propuestas
• D.- Analizar las opciones
• E.- Seleccionar las opciones preferentes
• F.- Desarrollar las acciones que correspondan
 Competencia Técnica 9:
Estructuras del Proyecto
• Capacidad de organizar jerárquicamente el trabajo del proyecto
mediante la creación de estructuras de desagregación del
trabajo que incluyen los diferentes paquetes de trabajo o
actividades necesarios para realizar todo el alcance del
proyecto.

• La estructura general puede ser dividida en cartera o portafolio

(conjunto de programas o proyectos), en programas (proyectos
relacionados), y en proyectos (se puede sub dividir en módulos,
partes componentes o sub proyectos).-

• Otras estructuras además de la de desglose del trabajo, pueden

ser las de desglose de los responsables, de los ejecutores, de los
stakeholders, de adquisiciones, de riesgos, etc
• El DP debe combinar la integración de la OBS y EDT

• Estructura de Descomposición Organizacional

Organiza el nivel de responsabilidades y las relaciones de
dependencias que existen en la organización

• Estructura de División del Trabajo

Propone una relación de jerarquías en los niveles del
trabajo a realizar
 Competencia Técnica 10:
Alcance y Entregables
• Definir con claridad qué trabajo debe realizar el proyecto y cuál
no, es decir sus límites y restricciones.

• El alcance son los entregables (pero también todo el trabajo

que se ha realizado para lograrlos).

• El alcance de un proyecto según la NCB, define los limites, y si

estos no son claros y están debidamente documentados tienden
a salirse de control.-

• Los entregables del proyecto, son aquellos bienes (productos o

servicios) tangibles o intangibles que entrega el proyecto (el
entregable no se limita al producto, también son los cambios
que permiten entregar el producto o servicio).
 Competencia Técnica 11:
Tiempo y fases
• Programar el desarrollo del proyecto, estableciendo el
cronograma del mismo con las fechas de inicio y fin de cada
una de las actividades y los hitos más importantes del
proyecto.

• Para llegar a obtener el cronograma previamente se debe haber

estimado la duración y establecido la secuenciación de cada una
de las actividades o paquetes de trabajo desagregados.
• Herramientas para determinar duración del proyecto:
• Metodología CPM (Critical Path Method) o ruta critica:
Asume que las actividades y sus tiempos son conocidos.
Duración del proyecto es igual a la ruta critica.
• PERT (Program Evaluation and Review Technique):
Representación grafica de una red de tareas en cadena.
Considera que la duración es una variable aleatoria.
Establece tiempos optimista, pesimista y normal.

• Técnicas de compresión del Proyecto:

• Crashing-Compresión: Acosta plazos/Incrementar recursos
• Fast tracking – Aceleración: Actividades paralelas
Aumenta costos y riesgo
 Competencia Técnica 12:
Recursos
• Capacidad para determinar (planificar) qué recursos
(personas/materiales/infraestructura), en qué cantidad, en qué
momento y con qué capacidad se necesitará cada uno de ellos
en el proyecto.

• El DP debe de valerse de herramientas que minimicen la

incertidumbre, en base a antecedentes, a las competencias que
debe de tener el equipo, y en base a un acuerdo con la
Dirección.-

• El DP debe de controlar los recursos en relación con los cambios.

 Competencia Técnica 13:
Coste y Financiación
• Estimar los costes y establecer el presupuesto del proyecto.

• Controlar los costes reales del proyecto comparándolos con los

planificados.

• Estimar las necesidades de financiación garantizando la

existencia de fondos en el momento necesario (reserva de
dinero para contingencia).

• El Business Case se realiza en base a: 1- Estudio de mercado, 2-

Estudio técnico, 3- Evaluación económica financiera

• Existen diferentes formas de financiamientos.

 Competencia Técnica 14:
Aprovisionamiento y Contratos
• Definir aquellos servicios o productos que será necesario
comprar o subcontratar para el necesario desarrollo del
proyecto, seleccionar proveedores mediante los criterios
apropiados y gestionar las compras.

• Aprovisionamiento, implica la obtención de la mayor

rentabilidad a los proveedores de mercancías o servicios.-

• Contrato, es el acuerdo legalmente vinculante de dos o más

partes para realizar un trabajo o suministrar mercancías o
servicios bajo determinadas condiciones.

• En la actualidad es común tercerizar actividades operativas

mediante contratos.
 Competencia Técnica 15:
Cambios
• Establecer un procedimiento para el control integrado de
cambios, definiendo claramente el cambio, su necesidad, sus
consecuencias y decidiendo su aceptación o no.

• Poseer actitud proactiva frente a los cambios, anticipando su

necesidad, determinado si es conveniente para el proyecto.-
Estos se deben:
• Identificar
• Describir
• Clasificar
• Evaluar
• Aprobar o rechazar
• Materializar y verificar

• El DP debe de tener en cuenta los efectos directos o indirectos

del mismo sobre el programa o cartera y sobre el contexto.
 Competencia Técnica 16:
Control e Informes
• Establecer la forma en que se controlará el proyecto para
realizar su seguimiento con el fin de identificar desviaciones
respecto a las líneas base planificadas.

• Los informes sirven para reportar los datos de control, entre

otros aspectos del proyecto.
 Competencia Técnica 17:
Información y Documentación
• Ser capaz de crear, reportar, recopilar, mantener y almacenar
los datos del proyecto de forma eficaz.

• Diseñar y mantener un sistema de comunicación para el

proyecto.

• Se debe de determinar que stakeholders (roles e intereses)

tiene acceso a cada información, como así un sistema de
documentación donde se establezca la clase de información, en
que clase y tipo de documento, como el formato en que se
presentan.
 Competencia Técnica 18:
Comunicación
• Capacidad para hacer llegar la información necesaria a los
interesados adecuados por el medio más apropiado y en el
momento oportuno.

• La DP debe de generar un plan de comunicación y establecer

las herramientas que garanticen la comunicación eficaz.

• Es importante considerar la confidencialidad.

 Competencia Técnica 19:
Lanzamiento
• Poner en marcha el proyecto, lanzarlo de forma organizada
realizando un acta de constitución o de lanzamiento del
proyecto donde se incluyan los objetivos del proyecto.

• Planificar la posterior ejecución del proyecto realizando el Plan

para la dirección o gestión del proyecto (PDP).

• El lanzamiento significa un 30% del éxito del proyecto, en esta

etapa:
• Los participantes discuten y aceptan la evaluación previa
del proyecto.
• Desarrollan un primer plan del proyecto.
• Realizan el primer análisis de riesgo.
 Competencia Técnica 20:
Cierre
• Terminar el proyecto, finalizar sus entregables y cerrar
administrativamente todos aquellos aspectos que sean
necesarios.

• Evaluar el resultado del proyecto, emitiendo informes de

cierre y recopilando las lecciones aprendidas durante el
proyecto.

• Al cierre del Proyecto:

• Transferencia de responsabilidades
• Comienzo de periodo de garantía
• Pagos finales
• Documentación de la entrega
• Formación a quienes reciban el entregable
• Evaluación de resultados y experiencia adquirida
• Documentación de lecciones aprendidas