UNIVERSIDAD NACIONAL

DE INGENIERÍA
METODOLOGIA PARA ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES,
ORGANIGRAMAS
Alumnos:
• Bustamante Huamani, Bryan Jean Pierre
• Capacyachi Melendez, Nillmer Carlos
• Chuquin Ramirez, Christopher Stephano
• Flores Quihue, Olinda
Es una guía o plano que representa gráficamente la estructura
orgánica interna y formal de una unidad administrativa de manera
objetiva y global.
Los organigramas tienen como objetivo o finalidad la de mostrar:
 Un esquema con los principales niveles jerárquicos
 Las principales procesos de trabajo (unidades de línea y de
asesoramiento)
 Muestra gráficamente la línea de autoridad y comunicación
 Relación gráfica de la autoridad con los colaboradores
(subordinados)
 Señala las unidades que se encuentran centralizadas o
desconcentradas.
Un organigrama debe contener diversos datos para su identificación, entre ellos
(1) Título del documento, (2) Nombre de quién elaboró, dictaminó y autorizó el
organigrama, y (3) el Gráfico y la simbología utilizada en la representación del
mismo.
1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas
2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones
de trabajo.
3. Muestra quién depende de quién.
4. Indica algunas peculiaridades importantes de la estructura de una
dependencia, sus puntos fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y como
medio de información al público.
6. Son apropiados para que los principios de organización operen.
7. Indica a los administradores y al personal de nuevo ingreso, la forma
en que se integran a la organización
1. Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando
por fuera las informales y las relaciones de información.
2. Imprecisión en el grado de autoridad disponible a los distintos niveles
aunque ésta disminuye con líneas de apoyo. (un organigrama con
demasiadas líneas, pierde su practicidad).
3. Con frecuencia indican la organización tal como debería de ser y
como era debido a la falta de actualizaciones.
4. Ocasiona confusión entre la autoridad y el status.
5. No muestran las cargas de trabajo y presentan información
incompleta.
6. Son rígidos e inflexibles.
II TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Existen varios tipos de organigramas para reflejar una organización,
no obstante que en ésta guía se menciona cada tipo, pero se
profundizará en los de estructura orgánica mixta (horizontal y
vertical) que es la que comúnmente se utilizan en la administración
pública del estado.
Según la unidad administrativa que están graficando, los
organigramas se dividen en:
Generales

Específicos
 Son aquellos que se limita únicamente a las unidades o procesos de mayor importancia.
 Son aquellos en los que se refleja un nivel más de desagregación de los procesos de trabajo.
 CLASIFICACIÓN DE LOS
III ORGANIGRAMAS
En términos del contenido, los organigramas, se clasificarse en:
 Organigramas Estructurales.
 Organigramas Funcionales.
 Organigramas Matriciales
 Organigramas de Integración de Puestos.
 Organigramas Ubicación.
 Los organigramas estructurales
son aquellos que tienen por objeto
la presentación grafica de la
estructura procesal (Unidades
Administrativas) de una institución,
así como de las relaciones que se
dan entre sus órganos.
 Los organigramas funcionales
son llamados también
“organigramas de funciones”, y
tienen por objeto indicar en el
cuerpo de cada unidad o
proceso, el nombre y las
principales funciones vitales que
deberán desempeñar cada una
de ellas. Esto facilita el análisis
y comprensión de todo lo que se
lleva a cabo en dichas áreas
orgánicas que conforman a la
organización.
Los organigramas matriciales son estructuras que crea líneas
duales de autoridad; combina dos formas de
departamentalización: la funcional y el servicio.
 La mejor ventaja de estos organigramas, responde en
poner juntos especialistas de la misma rama, permitiendo
agrupar y compartir recursos especializados a través de
los productos o servicios.
 Su mayor desventaja es la dificultad de coordinar las
tareas de diversos especialistas funcionales para que se
termine su actividad a tiempo y dentro del presupuesto.
 Los organigramas de integración
de puestos son aquellos que
incorporan dentro del marco de
cada área administrativa, los
diferentes puestos establecidos
para la ejecución de las funciones
asignadas, el número de plazas
existentes o requeridas o también
denominadas por algunos autores,
ocupadas y vacantes.
 Los organigramas de ubicación son aquellos que
integran a todo el personal de la unidad
administrativa, e incorporan en cada figura
geométrica el rol que les toca jugar dentro de la
unidad orgánica y el nombre de los servidores
públicos que las ocupan. Los organigramas de
ubicación no responden a la estructura orgánica ni
deben considerarse como oficiales, simplemente
son de apoyo para la organización y ayudan a
identificar la ubicación de cada persona sin importar
dónde se encuentra adscrito.
En términos del formato o su representación, los
organigramas, se dividen en:
 Verticales
 Horizontales
 Mixtos
 De Bloque
 Circulares
 Son aquellos en el cual la más alta jerarquía se coloca en la parte superior y la
ramificación de los órganos se presenta de arriba hacia abajo, ubicando las
unidades en renglones, cuyo distinto nivel representa su rango.
Ejemplo: organigrama vertical
  Son aquellos en los que el área de más alta jerarquía se coloca a la izquierda y
la ramificación de las unidades de izquierda a derecha. Los niveles jerárquicos
se ubican en columnas.

Ejemplo:
organigrama horizontal
  Son aquellos que se combinan entre el formato vertical para algunos
niveles y el horizontal para otros.

Ejemplo: organigrama mixto

Nota: Por facilidad

de interpretación y
capacidad de
información, éstos
son los más
recomendados
para los manuales
de organización.
  Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad
de representar un solo bloque, todas las unidades en espacios más
reducidos.

Ejemplo: organigrama
de bloque
 Son aquellos que tienen
en el centro del
organigrama el órgano de
más alta jerarquía y sus
relaciones parten del
centro hacia fuera, de
igual forma con sus
unidades orgánicas de
diferentes niveles; con
ello, forman círculos
concéntricos alrededor de
la más alta jerarquía.

Ejemplo: organigrama circular

 CRITERIOS DE ELABORACIÓN DE
III ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES
No existen reglas para diseñar un
organigrama, pero sí existe cierto lenguaje
técnico administrativo que se compone de
signos, figuras geométricas, prácticas
aceptadas, conceptos convencionales, entre
otros
 Las figuras geométricas Las líneas de conexión
Simbolizan o representan a las unidades Nos indican los diferentes tipos de
administrativas del organismo en el relaciones existentes entre las unidades
organigrama. Las figuras sirven, para que integran la estructura orgánica del
expresar gráficamente algunas organismo. Estas líneas deberán
particularidades de las unidades utilizarse en un trazo más grueso que
representadas, por lo tanto todas las las líneas de los rectángulos del
figuras deberán ser de preferencia organigrama y no deben adelgazarse a
rectangular y todas del mismo tamaño o medida que descienda a los niveles
dimensión
inferiores

Las ubicación
La ubicación que se le da a cada unidad
administrativa u orgánica en el organigrama
depende de las relaciones de los procesos
esenciales del organismo, poniendo al órgano
de dirección y las unidades de staff en la
parte superior y las áreas que representan
los procesos vitales, de izquierda a derecha
según se da respuesta a la misión o razón de
ser y a continuación las áreas de apoyo
 TIPOS DE
RELACIONES EN
UN
ORGANIGRAMA
Es aquella que implica una
subordinación entre los
responsables de las unidades
administrativas con sus
subalternos
 Es aquella que representa mando
especializado y no dependencia jerárquica
Son órganos que proporcionan
asistencia técnica los órganos
de mando y de línea

Interna Externa
Son aquellos Son aquellos
órganos de órganos que
carácter no pertenecen
permanente a la
y pertenecen institución
a la
organización
Es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan
diversas áreas orgánicas
Es aquella que tiene por objeto representar a los órganos descentralizados y
desconcentrados con que cuenta la institución
Son aquellas áreas internas o externas que colaboran de manera permanente o
accidental en el desempeño de servicios de carácter público, con la facultad
de realizar alguna gestión

Intersecretariales Desconcentradas Internas de Administración

Son las integradas por Son aquellas que tienen Estas comisiones dependen
los representantes de facultades de decisión y directamente del titular del
diversas instituciones cuentan con cierta organismo
autonomía
Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas
aparezca sin abreviaturas y que ésta corresponda al proceso de trabajo que
realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal manera que no surjan
dudas en la comprensión, análisis o diseño de los organigramas
 DISEÑO DE ORGANIGRAMAS
Iv ESTRUCTURALES
Símbolos y referencias convencionales de
mayor uso:
• Las líneas llenas sin interrupción son
aquellas que indican la autoridad formal,
la relación de líneas de mando, la
comunicación y la vía jerárquica.
• Las líneas verticales indican autoridad
sobre Las líneas horizontales señalan la
especialización y la correlación Cuando
la línea cae sobre la parte media y por
encima del recuadro, indica mando
• Cuando la línea se coloca perpendicular
a otra indica asesoramiento.
• Las líneas discontinuas por debajo del
gráfico, indica relación den unidades
desconcentradas y descentralizadas.
Las figuras geométricas a utilizar
siempre serán de forma rectangular y
todos deben ser de un mismo tamaño.
• Un recuadro indica autonomía
• Un rectángulo con línea continua
indica una unidad de trabajo
permanente y forma parte de la
organización.
• Rectángulo formado por línea
discontinua, indica que no
pertenece a la institución o bien
son comisiones o comités internas.
 METODOLOGÍA PARA EL
V DESARROLLO DE ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES
 Visión del Planeación del Recopilación de
estudio estudio datos

Formulación de
Análisis de datos Implementación
recomendaciones

Evaluación
A partir de esta etapa se puede
lograr una aproximación a las
competencias centrales de una
organización para dimensionar
las líneas de acción que orientan
su desempeño, esto es,
visualizar su razón de ser y el
alcance de las acciones que
emprende.
Esta etapa conlleva a un análisis
de aproximación a conceptos y a
la selección de las ideas que
permita alcanzar las
expectativas cuando se lleva a
cabo en la práctica.
El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance
y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su
ejecución.
Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso de la percepción y determinación
de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de
trabajo para su realización.

Pasos de la Planeación
• Determinación del factor de estudio
• Fuentes de estudio
• Definición del objetivo del estudio
• Investigación preliminar
• Preparación del proyecto de estudio
• Prediagnóstico
• Autorización para realizar el estudio
• Integración del equipo de estudio
• Capacitación del equipo
  Fuentes internas
‾ Órganos de gobierno
‾ Nivel directivo
‾ Nivel medio
‾ Área afectada
‾ Otras unidades administrativas
 Identificación de los elementos que deben ‾ Unidades de mejoramiento
estudiarse para que la organización pueda cumplir administrativo
con su cometido, este procedimiento fija los ‾ Comisiones, comités, equipos y grupos
cimientos para determinar el objetivo del estudio y de trabajo
llevar a cabo una exploración o investigación ‾ Recursos de información
preliminar que proporcione la información  Fuentes externas
fundamental para integrar un proyecto de estudio ‾ Normativas
sólido y completo. ‾ Competidores
‾ Proveedores
‾ Clientes o usuarios
‾ Organizaciones líderes en el
campo de trabajo
‾ Organizaciones de otros campos
de trabajo
 Una vez que se han detectado los
 reconocimiento para determinar la
factores que requieren atención, es
situación administrativa de la
necesario determinar con claridad
organización, esto implica revisar la
el objetivo del estudio, el cual debe
literatura técnica, legal, además de
ser muy específico en cuanto a los
establecer el primer contacto con la
resultados que la organización
realidad que se va a estudiar.
espera lograr como consecuencia
• Lineamientos para orientar la
de sus acciones internas e
investigación
interacción con el medio.
• Contenido de la investigación
 Propuesta técnica que, a su vez debe incluir
‾ Naturaleza
‾ Alcance
‾ Justificación
‾ Antecedentes
‾ Objetivos
‾ Estrategia
‾ Estrategia
‾ Recursos ‾ Luego se debe presentar el
‾ Costo
‾ Resultados
proyecto al titular de la
‾ Información complementaria organización o de la unidad
 Programa de trabajo, que debe considerar administrativa responsable de su
‾ Identificación ejecución para su aprobación.
‾ Responsable Una vez aprobada se procede a
‾ Área dar conocimiento a todos los
‾ Actividades niveles jerárquicos.
‾ Fases
‾ Calendario
‾ Representación grafica
‾ Formato
‾ Reportes de avance
 Para iniciar el estudio se debe asignar
a un coordinador, auxiliar por un
 Una vez integrado el equipo de
equipo técnico al que se le debe
trabajo, debe capacitarse, no sólo en
encargar todas las fases de ejecución
lo que respecta al manejo de medios
para su aprobación, una vez
de investigación que se emplearán
aprobada se procede a dar
para obtener la información, sino en
conocimiento a todos los niveles
todo el proceso que se seguirá para
jerárquicos.
preparar el estudio.
 Coordinador general
 Líder del proyecto
 Asistente o analista del proyecto

Luego de concluir la parte
preparatoria del estudio se
inicia la fase de recopilación
de datos. En esta etapa la
mira debe apuntar hacia los
hechos que permitan conocer
y analizar lo que realmente
sucede en la organización; de
lo contrario, se obtendrá una
impresión deformada de la
realidad, pues se incurrirá en
interpretaciones erróneas y se
aplicarán medidas de mejora
inoperantes.
 Aspectos a considerar
 Requisitos básicos de los datos
 Actitud del equipo responsable de
recopilar
 Técnicas de recopilación de datos
 Investigación documental
 Observación Directa
 Consulta a sistemas de
información
 Entrevista
 Cuestionario
 Cédulas
 Integración de información
 Resguardo
 Clasificación
o Antecedentes
o Situación actual
ANALISIS DE DATOS
 NATURALEZA Y PROPÓSITO DEL ANÁLISIS

El análisis de una
situación o un factor de El propósito de este
estudio consiste en análisis es establecer los
dividir o separar sus fundamentos para
componentes hasta desarrollar opciones de
conocer la naturaleza, solución al factor que se
características y origen estudia, a fin de
de su comportamiento, introducir las medidas
sin perder de vista la de mejoramiento
relación, administrativo en las
interdependencia e mejores condiciones
interactuación de las posibles.
partes entre sí y con el
todo, y de éste con su
entorno.
 PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS
El análisis proporciona una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y
permite el empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los
efectos de un cambio.
El análisis puede efectuarse desde dos perspectivas:

De contenido. El examen se
De forma. La exploración de realiza de conformidad con
los datos se hace las prioridades que se
considerando las formas, los fijaron durante la
catálogos de codificación de preparación del proyecto,
respuestas, tabuladores, tomando en cuenta áreas,
gráficos seleccionados y unidades, niveles
alternativas para el jerárquicos y estrategias de
resguardo y presentación. negocio fundamentales
.
i) Conocer el hecho o situación que se analiza.
ii) Describir ese hecho o situación.
iii) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.
iv) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
v) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo
comparaciones y buscando analogías o discrepancias.
vi) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y
en conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se llevan a cabo en forma
aislada, sino que son también producto del medio ambiente que los rodea.
vii) Identificar y explicar su comportamiento con el fi n de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos funda
mentales:¿Qué trabajo se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Para
qué se hace?, ¿Con qué se hace?.
 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
DE ANÁLISIS
Este instrumental está integrado por
los recursos técnicos que se emplean
para estudiar la información que se Las técnicas e instrumentos que
obtuvo con el fi n de conocerla en generalmente se utilizan para realizar o
auxiliar el análisis administrativo son los
todos sus aspectos y detalles. Su
siguientes:
selección está directamente -Administración a libro abierto
relacionada con el tipo de estudio, -Administración del cambio
factibilidad de aplicación, producto(s) -Administración del conocimiento
y/o servicio(s) esperado(s), -Administración de la diversidad, etc.
disponibilidad de tiempo, asignación
de recursos, así como con el nivel
técnico que se requiere para su
manejo.
 ANALISIS MULTIFACTOR
Para cerrar el ciclo es necesario relacionar las técnicas de
análisis con el desempeño de los factores.
 PREPARACIÓN DEL
1. Analizar los factores bajo estudio enfocándose en la red de DIAGNÓTICO
variables que inciden en las diferentes unidades y niveles de la
El diagnostico es muy
organización.
importante ya que con
2. Realizar un inventario de los factores sustantivos y adjetivos. esta la organización se
abre al cambio y es
3. Jerarquizar los factores de acuerdo con la importancia que permeable a la
revisten. introducción de
4. Seleccionar las técnicas de análisis administrativo. recomendaciones para
alcanzar la adaptación de
5. Interrelacionar los factores con las técnicas de análisis. los medios instrumentales
a las demandas de
6. Analizar de manera exhaustiva los factores para inferir las
productos y/o servicios en
mejores soluciones. términos de calidad, costo
7. Elaborar una tabla de alternativas de solución. y oportunidad.
8. Seleccionar la alternativa idónea para cada caso.
9. Elaborar una matriz que relacione alternativas con factores,
tiempos de implementación y efectos esperados
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
 PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES
El paso siguiente es concretar las propuestas en un documento propositivo,
para lo cual el equipo de trabajo, basado en su experiencia y
conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y
habilidad creativa. Luego se deben seleccionar las propuestas más viables,
previa cuidadosa evaluación de las ventajas y limitaciones de cada una de
ellas.
Tipos de recomendaciones
- De mantenimiento
- De eliminación
- De adición
- De combinación, etc.
 ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un
informe, el cual, además de exponer las razones que lo fundamentan,
facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes autoridades y
áreas que participarán en su implementación.
- Introducción
- Análisis de la estructura organizacional
- Análisis de competitividad
- Diagnóstico de la situación actual
- Propuesta para el mejoramiento de la organización
- Estrategia de implementación.
- Seguimiento, control y evaluación.
- Apéndices o anexos.
IMPLEMENTACIÓN
La implementación de las recomendaciones constituye el paso clave para
incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de
transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento
administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del
estudio.
La implementación está conformada por las fases siguientes:

1. Preparación del programa.

2. Integración de recursos.
3. Ejecución del programa.

Métodos de implantación
- Método instantáneo
- Método del proyecto piloto
- Método de implementación en paralelo
- Combinación de métodos
 PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
 INTEGRACIÓN DE RECURSOS

1. Reunir los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.
2. Desarrollar toda la base documental para fundamentar
técnica y normativamente la implementación, como guías,
manuales, instructivos, y todo tipo de recursos didácticos que
faciliten al personal la comprensión del trabajo a su cargo
3. Acondicionamiento físico de las instalaciones, esto es,
hacerles los arreglos necesarios del lugar en donde desarrollen
sus labores.
4. Capacitar al personal que vaya a colaborar en la ejecución
del programa, para que adquiera un perfecto conocimiento de
la parte que le corresponda desarrollar.
 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIÓN
Cumplidos los pasos anteriores, debe
implementarse el estudio mediante el método
seleccionado y realizar las actividades
preestablecidas sin apartarse de los lineamientos
fijados en la base documental preparada con este
propósito
Cuando se inicie la implementación, será
necesario que tanto el personal de las áreas
afectadas como quienes vayan a participar en el
cambio, reciban la información y orientación
oportunas para interactuar en condiciones
óptimas
 ACCIONES DE APOYO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
EVALUACIÓN
Una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los
cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las
realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.
 MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Estos mecanismos se ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos
adecuados para que la información administrativa, tanto de implementación de mejoras
como de respuesta a desviaciones, puedan llegar con agilidad y claridad a las áreas y
niveles que las necesiten.
Seguimiento de las acciones
La organización tiene que verificar y registrar la repercusión de las reformas incluidas en
forma analítica y secuencial toda vez que las acciones de implementación pueden seguir
dos vertientes:
a) Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones esperadas.
b) Realizarse en forma desfasada.
 MANEJO DE FORMAS EN
VII LAS ORGANIZACIONES
Concepto:
Un documento es una herramienta o
medio de comunicación impreso en un
instrumento de reproducción gráfica o
plasmado en un formato electrónico,
que por lo general contiene información
fi ja y espacio para información
variable. En el momento que un
formulario se completa se convierte en
un documento. De acuerdo con el tipo
de información y grado de dificultad
para su llenado, pueden integrar o
acompañarse de un instructivo.
Objetivo
 Representan el vehículo de transmisión de
datos e información organizacional más
sencillo, claro y funcional, toda vez que
permiten ordenar, sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos
físicos o electrónicos. Además,
normativamente, cumplen con la finalidad de
constituirse en una fuente de consulta para
efectos legales y/o administrativos.
Importancia de las formas impresas

 Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una

organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando
estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo
uso incide de manera directa tanto en la simplifi cación del trabajo como en la
calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta
los elementos siguientes:
• Su contenido.
• La cantidad que de ellas se utiliza.
• El costo que representan.
• El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las
acciones.
• Que constituyen un vehículo confi able para generar y transmitir
información.
 ANÁLISIS
 Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario —tamaño,
papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso— y consideraciones
funcionales —identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos—
se deben considerar los siguientes aspectos:
• Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que
se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
• Duplicación de formas para un mismo fin.
• Exceso de formularios de poco uso.
• Formularios con un número de copias innecesario.
• Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
• Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido
requeridos.
Fuentes de información

 Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más
comunes se pueden mencionar:
• De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).
• Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).
• Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).
• De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).
• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones
(declaraciones de impuestos).
• Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o
confederación).
• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional (formularios continuos
para captura de información).
Requerimientos para su uso
 La existencia en mayor o menor medida de formularios en una organización obedece a sus
necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes:

INTERNOS EXTERNOS
• El instrumento jurídico que las crea. • Por cambios en las condiciones del entorno.
• Las pautas dictadas por el órgano de • Por decisiones que tiendan a globalizar la
gobierno. entidad.
• La desagregación de funciones derivadas de • Por pactos o convenios nacionales o
su base legal. internacionales.
• La determinación de objetivos y programas. • En atención a demandas de clientes o
• La definición de procesos. proveedores.
• Los sistemas que se desarrollan para apoyar
los procesos y programas.
• La traducción en procedimientos y, por
ende, en operaciones de las actividades.
• El establecimiento de estrategias de
negocio.
• El proceso de toma de decisiones.
 DISEÑO
 Preparación de un formulario considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de
llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados.
ELEMENTOS FUNCIONALES

IDENTIFICACION: ORDEN DE LOS COMPONENTES:

• Logotipo de la organización. • Secuencia de datos
• Título. • Flujo del trabajo.
• Fecha. • Cuerpo (datos principales).
• Número de hoja. • Instrucciones al pie o en el dorso, o
• Nombre de quien lo elabora, revisa y/o colocación de números entre paréntesis en
autoriza. cada espacio que deba ser llenado; se anexa el
• Clave del formulario. instructivo
CONDICIONES PARA SU LLENADO

MANUAL:
Se necesitan espacios adecuados para que la información quede suficientemente
clara y se eviten errores de interpretación
A MÁQUINA:
El espaciado debe adecuarse a la longitud del carro de una máquina de escribir,
aunque no existe una estandarización de este equipo
EN IMPRESORAS DE EQUIPO DE CÓMPUTO:
Este tipo de reproducción no debe representar ningún problema, ya que los
formularios tienen que haberse creado en la computadora desde un principio. En
caso contrario, puede usarse un escáner para capturarlas y darlas de alta en una
unidad de memoria.
 A maquina

Manual
Clases de formularios

 DE LINEA
 DE COLUMNA
 DE CASILLAS
 COMBINADO
De línea:

Es la clase de formulario más sencilla que

existe, pues su contenido se basa en datos
fijos (letras) que van seguidos de una
línea sobre la cual se deben anotar los
datos variables. En un mismo renglón
pueden aparecer distintos datos fijos, de
modo que se van formando líneas en cada
uno de ellos
DE COLUMNA
Contiene columnas y renglones para su
llenado y se utiliza cuando los datos que se
anotan (variables) son afectados por varios
datos fijos que regularmente se ponen en la
parte superior del formulario (encabezado) o,
en casos especiales, al pie.
DE CASILLAS
Esta clase se utiliza para formularios cuya
información es excesiva. Consiste en
encerrar un dato fijo dentro de un cuadro
o rectángulo llamado casilla,
preferentemente en el ángulo superior
izquierdo y con letra pequeña pero
legible; de esta forma, el dato variable
se distingue fácilmente del fijo.
COMBINADO:

La composición de este tipo de

formulario incluye más de una
alternativa de presentación por lo que
puede combinar casillas y bloques
VISUALIZACION
Para que un formulario facilite su
comprensión y utilización es necesario que
cubra los requisitos
siguientes:
 Unidad
El trazo debe ser homogéneo para que se
mantenga una imagen coherente y
proporcional
 División modular
El módulo permite ordenar y estandarizar los
datos en función de la saturación del
formulario, por lo que debe conservarse su
tamaño y colocación, lo cual permite apreciar
mejor los datos y aprovechar los espacios en
forma más racional
 Claridad
Una distribución correcta y accesible facilita
tanto el llenado como la comprensión y
utilización de los datos
 Agrupación y jerarquización
La distribución de datos en un formulario
debe efectuarse de acuerdo con su
importancia, utilidad y naturaleza general o
específica.
 Saturación
La delineación de un formulario debe prever
sólo la integración de los datos, para evitar
que se recargue en exceso.
 Movimiento
La distribución lógica facilita el llenado de un
formulario; en ese sentido, el movimiento
espiral imprime agilidad a su contenido.
SELECCIÓN DEPRODUCTO Y PRESENTACION
 Hojas extras
Son hojas simples, sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir sueltas o en forma de
block.
 Juegos engomados
Conjuntos individuales de dos o más partes de papel bond, engomadas y unidas entre sí por
medio de un talón, las cuales llevan una hoja de papel carbón intercalada que no se mueve
debido al pegamento.
 Juegos individuales con papel de carbón intercalado
Conjunto de dos o más copias engomadas entre sí; se les intercala papel carbón también
engomado y se les une con un talón.
 Formularios continuos
Son formularios que se utilizan usualmente en equipos de cómputo; pueden o no tener papel
carbón intercalado, y sus medidas pueden variar según su objeto y tipo de impresora.
Elementos materiales

 Papel
Como materia prima base de un formulario, debe considerarse el tipo de uso
que se le va a dar, el número de copias deseadas, la clase de impresión a que
se le someterá y cómo se archivará. Por lo tanto, su peso, grosor y medidas
son factores que determinan su calidad y consistencia.
 Tintas y carbones
Estos elementos complementan el concepto y desarrollo de la imagen de un
formulario.
 De presentación
Una vez definida la composición material de un formulario, es conveniente
revisar su estructura en cuanto a medios de expresión y funcionalidad.
UTILIZACION

 Uso normal
Los formularios constituyen un elemento básico en la dinámica administrativa de cualquier
institución. Su uso es tan generalizado e indispensable que hoy en día se hace de forma casi
automática, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere de
autorizaciones múltiples o de estudios exhaustivos.
 Cambios
Cuando se presentan modificaciones radicales en los procesos, procedimientos o estructuras
organizacionales se necesita implementar un proceso más depurado y de mayor contenido
técnico para ajustar los formularios.
 RESPONSABLES DE SU MANEJO
Operativamente
 Son cada una de las áreas de la institución que, familiarizadas con su contenido y uso, utilizan
formularios para desahogar su trabajo diario.
En forma especializada
Pueden ser diferentes instancias relacionadas con los formularios, entre ellas las siguientes:
 Nivel directivo
Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los cambios organizacionales y, por lo
tanto, conocen los formularios.
 Unidades de apoyo técnico
Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y control de formularios, en virtud de su
especialidad y/o conocimientos técnicos.
 Unidades encargadas de la administración de los recursos
Son las áreas responsables de manejar la papelería, reimprimir y almacenar formularios, vigilar su
reposición según las especificaciones de las áreas usuarias y resguardar archivos en tránsito y
definitivos.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
 Cuestionario para el análisis de formularios
Este documento relaciona de modo ordenado y secuencial los componentes de un formulario, con
el fi n de analizar y evaluar su funcionalidad.
 Catálogo de formularios
Es un compendio de todos y cada uno de los formularios que se utilizan en una organización
relacionados por unidad administrativa, tipo de formulario, clave, frecuencia de uso y programa
específico al que apoyan.
 Tarjeta para control interno de formularios
Este registro de las impresiones y reimpresiones de los formularios contiene las características más
relevantes de los formularios, información de cada pedido, pruebas, modificaciones, etc.
 Unidades de almacenamiento
Dispositivos electromagnéticos en los que se pueden preservar el inventario de todos y cada uno de
los formularios (por ej.: disco óptico). Este tipo de recurso cumple no sólo con la función de
control, sino de back up, lo que permite la recuperación de datos en forma precisa y oportuna.
METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEÑO Y
CONTROL DE FORMULARIOS
DETERMINACION DE LA FACTIBILIDAD DEL
ESTUDIO
Un estudio de este tipo requiere una investigación previa de los formularios que operan, en la cual
se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:
• El contexto de aplicación que afecta (procesos o procedimientos), para lo cual conviene
determinar sus características relevantes, como la cantidad de unidades administrativas que
implica, el número de fases u operaciones y los formularios que se emplean.
• Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación y, en su caso, para el análisis,
diseño y control.
• Los recursos materiales y tecnológicos de soporte que se necesitan para realizar el trabajo.
• El programa de trabajo.
• La autorización para efectuar el estudio.
INVESTIGACION

 RECOPILACION DE FORMULARIOS:
 Deben captarse los formularios que las unidades administrativas utilizan, preferentemente dos
ejemplares de cada uno con sus copias correspondientes, considerando los que tienen uso frecuente y
los eventuales que, por características especiales, demandan un diseño y una presentación con un
trabajo técnico más complejo.
 CLASIFICACION:
• Por proceso.
• Función.
• Por unidad administrativa.
• Por denominación.
• Por características físicas.
• Por cliente o usuario.
 ANALISIS DE FORMULARIOS

 FIJACION DE PRIORIDAD  EXAMEN

Para establecer prioridades o rango de En este caso se precisan las ventajas y desventajas
importancia es recomendable tener en cuenta tanto de un nuevo formulario como de los que están
los siguientes aspectos: en uso, por lo que se recomienda aplicar el
• Tipo de organización. cuestionario de análisis de formularios.

• Número de unidades administrativas que

la componen
• Cantidad de empleados que laboran en
ella.
• Volumen de productos y/o servicios que
generan.
• Elevado consumo de formularios.
 CUESTIONARIO PARA EL
ANALISIS DE FORMULARIOS
 DISEÑO DE FORMULARIOS
Para elaborar un formulario debe partirse de la información recabada
relativa a su objeto, fuente de información, procedimientos en que se
utilizará y resultados que se esperan de él

 Consideraciones de tipo funcional:

INFORMACIÓN BÁSICA TITULO CLASE DE FORMULARIO

Para este efecto deben responderse
las siguientes preguntas:
¿Qué información se va a incluir?
¿Es importante?
¿Cómo se va a utilizar?
Tiene que describir
claramente su función, es
decir, debe señalar el
objetivo que se pretende
lograr con su uso
La información y el orden previsto
permiten determinar la clase de
formulario que se puede diseñar.
Las más comunes son:
• De línea.
• De columnas.
• De casillas.
 Consideraciones de tipo material:

MEDIDAS VOCABULARIO PAPEL

El tamaño de un formulario Debe evitarse el uso de El peso del papel debe calcularse de
está en función de la abreviaturas que se puedan acuerdo con el número de copias
información que deba contener, malinterpretar. Asimismo, no deseadas, la frecuencia de manejo
el tipo de archivo que se es recomendable el empleo que tendrá el formulario, el tipo de
emplee y los tamaños de términos muy técnico archivo y si el formulario se
disponibles imprime en uno o en ambos lados.

TINTAS TIPO DE LETRA

La tinta debe proporcionar el Se selecciona de acuerdo con

contraste adecuado con el color su legibilidad. En el
del papel del formulario. El uso formulario debe procurarse
de tintas de colores más claros no usar más de dos tipos de
para los títulos permite que las letra
anotaciones se destaquen o
sean más legibles
 IMPLEMENTACIÓN
PRUEBA PILOTO
Una vez precisado el diseño o
rediseño del formulario, y antes
de enviarlo a impresión, es
necesario efectuar una prueba
piloto con el personal de la
unidad en que se formuló para
determinar:
•Claridad del lenguaje
empleado.
•Facilidad de llenado (espacios)
AJUSTES DE FORMULARIO
La adecuación de los formularios
está en estrecha relación con los
procesos, por lo que, en caso de
nuevos procedimientos, se debe
aplicar los nuevos formularios
con los anteriores:
•Información que se elimina.
•Información que debe aparecer
EVALUACIÓN
La evaluación respecto de la
funcionalidad de los formularios
debe hacerse de manera
regular y sistemática con base
en los siguientes aspectos:
• Usuarios de los formularios.
• Propósitos a los que sirven
• Destino final
 CONTROL DE FORMULARIOS

CLASIFICACION FORMULACIÓN DE CATÁLOGOS

• Procesos: En atención al flujo de los insumos • Clasificación: Debe facilitar la localización de

que generan un producto o servicio. los formularios en el catálogo.

• Funciones: Al reunir todos aquellos relacionados • Objetivos: Tiene que describir el aspecto que
con actividades semejantes cubre el formulario.

• Por unidad administrativa: Identificar los • Modelo vigente autorizado: Hace referencia al
formularios en cada unidad funcionario que autoriza el formulario

• Por denominación: Examen de formularios • Diagrama de flujo: Este gráfico muestra la ruta
similares en cuanto a su uso u objeto y secuencia del formulario.
CONTROL SOBRE LA CREACIÓN DE FORMULARIOS
Los principales elementos que es necesario
considerar para la creación de formularios son:
•Correcta distribución de espacios, facilidad de
llenado
•Adecuada elección del tipo de impresión, calidad
del papel y tipo de encuadernación.
•Influencia que ejerce en los procedimientos
existentes
CONTROL DE LOS FORMULARIOS EN EL ALMACEN
•Conocimiento de las necesidades de las unidades
administrativas de la organización.
•Comunicación eficaz con todas las unidades
encargadas de administrar recursos y proveedores
•Existencia de un sistema de información que
garantice congruencia y oportunidad en el control
de los formularios.
• Pronta atención de las requisiciones de papelería
 PREGUNTAS DE APOYO PARA EL ANALISIS DISEÑO Y
CONTROL DE FORMULARIOS

ENCABEZADO DATOS FIJOS DATOS VARIABLES

• ¿Indica el título el objeto o • ¿Se localiza fácilmente la • ¿Hay suficiente espacio para
razón de uso del formulario? información importante? transcribirlos?

• ¿El título es claro, conciso y • ¿Los datos fijos son • ¿Son necesarios todos los
está bien ubicado? comprensibles? datos que se piden?

TAMAÑO TIPO DE PAPEL

• ¿Corresponde el tamaño al tipo de archivo • ¿El peso del papel soporta la intensidad
que se utiliza? del uso que se dará?

• ¿El tamaño es apropiado a las máquinas • ¿Es recomendable el peso del papel para
que se emplean? el número de copias que se realizarán?
COLOR (PAPEL Y TINTA) TIPO DE ENCUADERNACIÓN

• ¿Es necesario el empleo del color en el formulario
y sus copias?
• ¿Es conveniente usar colores distintos para cada
copia según su destino?
• ¿Se confunde el color del papel con el color de la
tinta?
• ¿El tipo de encuadernación corresponde
a las necesidades del manejo de
información?
• ¿La encuadernación que se utiliza es la
conveniente para el almacenamiento o
archivo del formulario?
• ¿La encuadernación dificulta el llenado?

• ¿El tipo de encuadernación requiere de

TIPOGRAFÍA
perforaciones para desprender el
formulario?
• ¿Cómo lo determina?
• ¿El tipo de encuadernación puede
• ¿El tipo de impresión facilita la lectura del
determinar los juegos de hojas
formulario?
necesarios para el uso del formulario?
• ¿Es necesaria otra tipografía para resaltar o
diferenciar datos importantes?
ENFOQUE DIGITAL
La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es
clave en la búsqueda del éxito en mercados cada vez más competitivos. Además, la
necesidad de controlar el acceso a los datos, su monitorización y su evaluación
hacen imprescindible contar con un sistema para centralizar y proteger los archivos,
tanto en medio físico como electrónico, este último se refleja en los resultados
siguientes:

• Reduce los costos de captura manual.

• Comprime los tiempos de procesamiento.

• Aumenta la calidad de los datos.

• Incrementa la productividad.

• Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y acceso).

• Potencia las inversiones en sistemas

 Herramientas
Una vez que se ha decidido qué estructura va a adoptarse para la gestión documental, es
necesario contar con herramientas para poder incorporar los documentos, los cuales ofrecen
al usuario las alternativas siguientes:

MENSAJERÍA INTERNA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN DE USUARIO

Un usuario puede enviar
mensajes a otros usuarios
conectados o no en ese
momento al sistema
Los usuarios deben tener defi
Se accede a una carpeta y nidos sus niveles de privilegios,
mediante índices se efectúa la que indicarán si son usuarios
búsqueda por medio de del sistema o si sólo tienen
herramientas como fechas, acceso para búsqueda,
operadores con AND, OR y NOT indexación o alta

EXPORTACIÓN CD IMPORTACIÓN CD ESTADÍSTICAS BD

La exportación a formato CD-
ROM debe configurar el tamaño
disponible del dispositivo de
destino.
Importación de dispositivos
previamente generados por el
sistema. Permite la importación
selectiva o completa
Generación de estadísticas
resumidas de varios parámetros
importantes de la base de
datos: número de páginas, de
documentos o de usuarios
 Ventajas de su uso

• Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo

requerido para trasladar documentos de un lugar a otro.
• Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y
del envío de documentos.
• Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no
autorizado.
• Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a determinado
documento.
• Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos
físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos
(índices).
 VENTAJA POR CONCEPTO

ESPACIO TIEMPO

Permite destinar el espacio antes Organizar y archivar documentos

dedicado a almacenamiento de suponen gran cantidad de horas
documentación a otra actividad perdidas en una actividad que no es la
empresarial. propia

SEGURIDAD TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

Un sistema de este tipo elimina el En un CD se pueden almacenar más

peligro de extravío de información y 6000 páginas, lo que permite
documentos. La realización periódica transportar sin esfuerzo grandes
de copias de seguridad informáticas cantidades de información de un sitio
permite, duplicar todos los a otro
documentos.
vII CASOS APLICATIVOS