MANUAL DE PROCEDIMIENTO

PARA MANEJO DE ALMACENES

CDM EQUIPOS S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
MANEJO DE ALMACENES
 Manual de ÍNDICE

Procedimiento para
Manejo de Almacenes Introducción

I. Objetivos del Manual

II. Procedimientos de Almacén
III. Procedimiento de Recepción de producto
Procedimiento de Manejos Internos
Procedimiento de Control Documental
Procedimiento de Acomodo y Surtido
Procedimiento de Empaque y Despacho
Procedimiento de Devoluciones
Procedimiento de Toma Física de Inventario de
Materiales
 I. INTRODUCCIÓN

El presente manual se realiza con la finalidad de atender

Manual de los lineamientos generales para la administracion del

almacen y sucursales de CDM Equipos

Procedimiento para En el contenido se señala el almacén principal y los

diferentes sucursales que operan en la entidad y los
Manejo de Almacenes procedimientos que observa el personal dentro de ellos.

Cada uno de los procedimientos contiene su propio

objetivo, alcance, políticas, definiciones, actividades y
responsables de su atención, los documentos que se
relacionan con su desarrollo y procedimiento, formatos e
instructivos de diligenciamiento o llenado.

los procedimientos permiten administrar, ejercer y

mantener un control de las diferentes actividades que se
realizan en el almacén.
 II. OBJETIVOS DEL MANUAL

Dar cumplimiento a los parámetros y lineamientos generales,

para la administracion del almacen principal y las sucursales de

Manual de
CDM Equipos.

Presentar y puntualizar de manera clara los procedimientos que

Procedimiento para se realizan de manera operativa en CDM Equipos.

Manejo de Determinar o definir las actividades y políticas de operación que

delimiten el campo de acción del personal involucrado en los

Almacenes
procedimientos.

Este material debe servir como material de consulta para

induccion y capacitacion del personal.
 PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN

Procedimiento de Recepción de producto

Procedimiento de Manejos Internos

Manual de
Procedimiento de Acomodo y Surtido
Procedimiento de Empaque y Despacho
Procedimiento para Despacho de Maquinas y
Procedimiento para Repuestos en Almacén Principal.
Procedimiento Para Recepción de maquinas y

Manejo de Repuestos Sucursales.

Procedimiento para Descargue de Maquinas y

Almacenes
Repuestos sucursales.
Procedimiento de Devoluciones
Procedimiento de Toma Física de Inventario de
Materiales
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN
DE PRODUCTO

1.Objetivo
Dar normatividad a las actividades que integran el proceso de
recepción de producto al almacén principal.

Manual de 2. Alcance

Procedimiento para
Este procedimiento aplica a las entradas por compra a los
proveedores nacionales e internacionales.

Manejo de 3. Políticas
1. Todo producto que ingrese al almacén principal deberá

Almacenes contar con la documentación soporte.

2. El área de recepción deberá permanecer libre antes de
cada recepción.
3. El sello plasmado en la remisión y / o factura significa
que el producto/proceso es liberado en todas sus
características de seguimiento.
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Recibe factura, manifiesto de Remisiones, facturas,

Manual de
importación, guía manifiesto y guías.
transportador, remisión, en
Almacenista caso de no contar con la

Procedimiento para
1. factura se solicita al
departamento de compras

Manejo de Verifica en la documentación:

Almacenes
2. Almacenista fecha vigente y numero de
documento.

Determina el equipo espacio

3. Almacenista físico provisional y persona
que realiza la recepción.

Recibe material del proveedor. Recepción del producto

Se toma un ejemplar y verifica propiedad de CDM Equipos.
4. Almacenista que corresponda el nombre, CDM-ALM-RE.
referencia y serial del articulo
en la factura.
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Verificar que la entrega se

encuentre completa, según
empaque, si la cantidad
coincide con la factura y/o
5. Almacenista remisión se procede a realizar
la siguiente inspección. Cuando
la cantidad no sea correcta se
informa la novedad al
proveedor.

Verificar que los ejemplares o Instructivo de apoyo visual para

artículos se encuentren: la operación.
• Libres de material ajeno al CDM-ALM-IT.
producto
6. Almacenista • Los artículos no se
encuentren en malas
condiciones.
• Acomodo de acuerdo a
requerimientos de empaque.

Cuando el producto no cumpla Desviación en recepción del

con las especificaciones producto.
exigidas se regresa en el CDM-ALM-RE
7. Almacenista
momento, cuando exista
errores en la información de la
remisión, se solicita su cambio.
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Cuando el producto propiedad Recepción de producto

de CDM, es recibido y es propiedad de CDM.
8. Almacenista conforme, se identifica con la CDM-ALM-RE
etiqueta correspondiente y se
ubica en su lugar asignado.

Cuando el producto no se
encuentre en buenas
9. Almacenista
condiciones, se devuelve el
producto.

Recibe mercancía del

proveedor internacional a
través de la transportadora en
10. Almacenista palets, cajas a granel, con
documentación soporte: pedido,
copia de la factura y remisión
de la transportadora,
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

11. Almacenista Se libera remisión del

transportador.

12. Almacenista Se archivan copias soportes

13. Almacenista Termina procedimiento.

 PROCEDIMIENTO DE MANEJOS INTERNOS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Si la verificación es correcta se
deben ingresar al Word Office
los elementos por unidades en
1. Almacenista
un lapso no mayor a 2 días, y
se debe emitir un documento
de entrada al sistema.

Después de ingresada las

unidades al sistema, se deben
enviar de forma inmediata los
2. Almacenista soportes a contabilidad
(factura,manifiesto,guias y
entrada al inventario, para
efectos de costeo.

El área contable debe

manifestar de manera escrita el
ingreso de costos en un lapso
3. Almacenista
no mayor a 2 días, para la
liberación de los artículos
ingresados para su distribución.
 PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Almacenista Coloca producto terminado en

el área de recepción para su
acomodo.

2. Almacenista Acomoda producto en el

anaquel o cubículo
correspondiente de acuerdo al
catalogo de localización e
identifica con sticker, código
interno de CDM, código de
barras, nombre del producto y
referencia del proveedor.

3. Sucursales CDM,áreas de Envían vía correo pedidos para Pedido

ventas y dpto. técnico. su despacho CDM-ALM-RE

4. Almacenista Imprime los pedidos solicitados

y verifica especificaciones.
 PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

5. Almacenista Aclara datos con el área

correspondiente, cuando la
información no sea clara.

6. Almacenista Organiza pedidos por prioridad

y genera despachos.

7. Almacenista Toma de los cubículos las

cantidades solicitadas.

8. Almacenista Registra con una marca la

verificación realizada en el
pedido, en caso de no
completar la cantidad solicitada,
registra en cantidad la cifra real,
firma y sello de entregado.

9. Almacenista Cierra pedido vía Word office

con las cantidades reales
despachadas.

10. Almacenista Registra pedido en Word office

que puede ser solicitud de
maquinas o repuestos
PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

5. Almacenista Registra pendientes en caso de

no haber cantidades o
referencias completas para
hacer seguimiento de las
mismas.

6. Almacenista Envía copia de traslado de

maquinas o repuestos al área
respectiva para su control.

7. Almacenista Archiva documentos de entrada

y salida y formato de solicitud
de repuestos o maquinas.

8. Almacenista Cierre del proceso.

 PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

5. Sucursales CDM, áreas de Se debe enviar via correo la

ventas y dpto. técnico. disponibilidad de la maquina o
repuesto solicitado y demás
información relevante, el correo
será respondido en un lapso de
tiempo no mayor a 24 horas.

6. Sucursales CDM, áreas de Si no hay disponibilidad del

ventas y dpto. técnico. requerimiento, el solicitante
debe hacer seguimiento hasta
el momento de existencias para
su liberación.

7. Almacenista Recibido el formato de solicitud,

se alistaran las maquinas y/o
repuestos solicitados y se
realizaran las adecuaciones
correspondientes para su
despacho en un lapso no mayor
a 24 horas.

8. Almacenista Los despachos se entregaran a

empresas logísticas de
transporte o a personal de
CDM.
 PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

9. Almacenista Protocolo de entrega de

maquinas y/o repuestos:
Si es personal de CDM (Jefe
técnico o coordinador de la
sucursal se entregara maquina
y/o repuesto con remisión
debidamente diligenciada, si es
empresa logística se genera
guía y manifiesto generado
desde su plataforma web.

10. Posterior al despacho se

Almacenista archivan los documentos
soportes (remisiones,
manifiestos de despachos.

11. Almacenista Posterior al despacho se

procede al traslado de las
maquinas y/o repuesto a la
sucursal respectiva.

12. Almacenista Cierre del proceso.

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE MAQUINAS Y REPUESTOS SUCURSALES
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Protocolo para la recepción de

Sucursales CDM, áreas de maquinas y/o repuestos en las
ventas y dpto. técnico. sucursales:
 Recibidas las maquinas y/o
repuestos por la sucursal,
la asistente debe revisar los
soportes: formato solicitud
de maquinas y/o repuestos,
documento de entrada para
su conformidad.
 De presentarse alguna
inconformidad se debe
notificar de inmediato al
almacén para su revisión.

2. Si todo esta conforme a los

Sucursales CDM, áreas de documentos soporte, la
ventas y dpto. técnico. asistente ubicara las maquinas
y/o repuestos en el lugar
asignado, para ser entregados
a la persona que ha hecho la
solicitud.

3. Sucursales CDM, áreas de La asistente archiva

ventas y dpto. técnico. documentos soporte.
 PROCEDIMIENTO PARA DESCARGUE DE MAQUINAS Y/O REPUESTOS
EN LAS SUCURSALES
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Para el descargue de
Sucursales CDM, áreas de maquinas y/o repuestos se
ventas y dpto. técnico. debe seguir el siguiente
protocolo:
 Se debe diferenciar el tipo
de descargue a realizar en
el Word Office, venta,
garantía o consumible.
 Si es por venta se debe
emitir factura con sus
respectivos soportes (orden
de compra, cotización).
 Si es por garantía debe ir
soportada con la orden de
servicio del cliente firmada,
y faulty report como soporte
del cambio realizado
debidamente diligenciado.

2. Los soporte emitidos del

Sucursales CDM, áreas de anterior proceso deben ser
ventas y dpto. técnico. archivados por la asistente de
la sucursal.
Cierre del proceso.
 PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIONES REPUESTOS CAMBIADOS
AL CLIENTE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Los repuestos cambiados a los

Sucursales CDM, áreas de clientes deben ser enviados al
ventas y dpto. técnico. almacén principal con sus
respectivos soporte (orden de
servicio, faulty report)en un
lapso de tiempo no mayor a 3
días despues de prestado el
servicio para su respectiva
destrucción.

2. Cierre del proceso.

Almacenista
 PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. FINALIDAD
Gerencia - Administracion Determinar la existencia física
de los suministros, insumos,
maquinas y repuestos
propiedad de CDM Equipos
que se encuentren
almacenados en cada una de
las sucursales, dicha
verificación debe ser
contrastada con las existencias
que figuran en el Word Office a
la fecha del inventario.
OBJETIVO
 Planificar la realización del
inventario físico en las
sucursales de la empresa.
 Preparar el material
necesario para la toma del
inventario físico.
 Organizar la toma de
inventario físico de
almacén, de tal manera que
el mismo se lleve a cabo,
utilizando criterios de
racionalidad, eficiencia y
economía.