Ciclo de Compras

El Ciclo de Compra
 El ciclo de compras se inicia con el análisis de las
necesidades de compra mediante la utilización del método
de rectas de regresión por mínimos cuadrados para luego
pasar al proceso compuesto por la interacción de :

1-Cliente interno
2-Departamento de compras
3-Proveedor
Se puede explicar por medio del siguiente diagrama :
CLIENTE COMPRAS PROVEEDOR

Cotización #1
Pedido de Solicitud de cotización
artículos Cotización #2

Cotización.#3

Selección mejor
proveedor

Copia O.C Orden de compra Producir/comercializar

bienes

Recepción e Empaque/factura
inspección y remisión

Notificación de recibo/pago
ALMACEN
Documentación en el proceso de compra.

 Un buen sistema de compras debe incluir una serie de

formularios y registros que permita la comunicación entre
los involucrados en el ciclo de compra y el control o
seguimiento de las diferentes actividades que lo
conforman.

 El Departamento de compras debe diseñar, imprimir e

implementar la utilización de los formularios más
apropiados para la empresa.
1-Pedido de artículos
 El “Pedido de artículos” es el documento inicial por medio
del cual el cliente interno le solicita al departamento de
compras la adquisición de el o los artículos que necesita.

 El pedido de artículos puede ser originado por cualquier

departamento; sin embargo, no todos los empleados están
autorizados para solicitar materiales.

 La alta dirección de la empresa define quienes están

autorizados a realizar pedidos y cual es el monto máximo
que pueden aprobar.
Ejemplo:
PEDIDO DE ARTICULOS Fecha: Nº:
Código Cant. Unid. Descripción detallada

Proveedores sugeridos:

Cuenta a cargar: Fecha requerida:

Solicitado por: Aprobado por:

Firma : Firma :
2- Solicitud de cotización

 Este documento es de uso de los compradores.

 Aunque muchas veces se solicitan cotizaciones verbales

para compras menores, también se utiliza este documento
para invitar formalmente a los proveedores potenciales a
ofrecer sus productos.
Ejemplo:
SOLICITUD DE COTIZACION Fecha envio Fecha recibida
Proveedor tel: Nº fax mail
Cantidad Unidad Descripción Costo Total
unitario

Plazo de entrega: Lugar :

Plazo de crédito:
Nombre del comprador: Nº de pedido:
Representante del proveedor: Firma:
3-Evaluación de ofertas

Esta fórmula se utiliza para resumir y facilitar el análisis de

las cotizaciones recibidas de los proveedores,
especialmente en pedidos de gran cantidad de líneas.
Elementos valorados en la selección de ofertas
 Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se pueden
agrupar en :
 Factores económicos: son precio unitario, descuentos comerciales y
rappels, gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc. y plazo
de pago.
 Factores de calidad: son evaluables cuando la prioridad principal es
la calidad del producto. Se hace un estudio de las muestras recibidas,
las características técnicas, etc.
 Factores de servicios: comprenden el plazo de entrega, servicio
postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía,
prestigio del proveedor, aceptación del productos en el mercado, etc.
Ejemplo:
EVALUACION DE OFERTAS Fecha Pedido Nº

PROVEEDOR
Línea Nº A B C D
1
2
3
4
5
etc.

Cotizaciones obtenidas por: Firma:

Aprobadas por: Firma:
Observaciones:
Prorrateo
 Prorrateo de los distintos elementos comunes en la compra de varios
artículos.
 Definición: Factor que permite repartir los costes comunes de varias compras
entre los productos adquiridos. En una misma factura aparecen factores
comunes a todos los artículos de la factura independientemente de la cantidad
y el precio de los productos.
 Para calcular el coste de cada uno de ellos hay que repartir proporcionalmente
los elementos comunes a través de la constante de proporcionalidad (K)
 Coste total factura
 K= -------------------------------
 Importe bruto factura
Esta fórmula se utiliza para resumir y facilitar el análisis de las cotizaciones
recibidas de los proveedores, especialmente en pedidos de gran cantidad de
líneas.
4-Orden de compra

 Una vez que se analizan las ofertas y se asignan los

proveedores ganadores se debe realizar un contrato escrito
en el que se le especifique al proveedor los artículos que
debe suplir, cantidades, así como las condiciones de
precio, plazos de entrega, plazo de crédito y demás
condiciones acordadas entre ambos.

 Este contrato se efectúa por medio de un formulario

llamado Orden de Compra, cuya información más
importante se describe a continuación :
Ejemplo:
ORDEN DE COMPRA Fecha Nº
Proveedor : Fecha entrega Nº de fax:
Sírvase entregar por nuestra cuenta los siguientes artículos:
Cantidad unid. Descripción Costo Total
unitario

Sub total
Descuento
I.V
TOTAL
Pedido Nº : Cuenta:
Para ser usado en: Plazo crédito:
Recibido por: Fecha: Nº de Factura:
Firma autorizada:
5-Recepcion e inspección

 Es aconsejable marcar un plazo máximo para la recepción

de la mercadería en función de la urgencia del pedido.

 En la inspección se deben revisar todos los extremos que

hayan sido contratados. Una vez recibida la mercadería
hay que comprobar tonto físicamente como administrativa
que cumplen con las condiciones acordadas en el pedido.
6-Notificacion de recibo/pago

 En este momento es cuando se lleva a cabo el pago al

proveedor. Este pago debe estar acompañado por la factura
correspondiente, documento con el cual queda concluida la
operación de compra-venta.
Fin de la presentación

Muchas gracias!