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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

LO QUE QUEREMOS
VS
LO QUE HACEMOS
REGLAMENTO DE
CAPACITACIÓN
• RESPETO A LOS
COMPAÑEROS.
Estas son las reglas, si
• PUNTUALIDAD. no se respetan hay
• PARTICIPACIÓN. tabla

• NO QUEDARSE CON
DUDAS.
• PRESTAR ATENCIÓN A
LA CAPACITACIÓN.

Duración aproximada: 2hrs.


OBJETIVOS DE LA
CAPACITACIÓN
Proporcionar al personal los conocimientos,
recursos y herramientas para gestionar el
tiempo de manera eficaz.
Motivar y aumentar la productividad y
efectividad del recurso humano dentro de
los diferentes ámbitos de su vida.
ACTIVIDAD 1
IDENTIFICANDO EL CENTRO DE SU VIDA
ÁMBITOS DE VIDA
AMIGOS

BIENESTAR TRABAJO

PRINCIPIOS

PAREJA SALUD

FAMILIA
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
Periodo determinado
durante el cual se realiza
una acción o se
desarrolla un
acontecimiento.
PARADIGMAS DEL TIEMPO
• Es un recurso escaso,
finito y limitante.

• Es un recurso no
almacenable, no
acumulable ni
intercambiable.

• El tiempo no se puede
retroceder ni detener.
ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
GESTIÓN DEL TIEMPO
MALA GESTIÓN DEL
TIEMPO
Es una herramienta básica Las consecuencias de una
que nos permite conseguir deficiente organización de
la máxima eficacia esperada, nuestro tiempo son
al manejar y disponer múltiples y afectan
plenamente de su tiempo. diferentes ámbitos de
nuestras vidas como son:
• Profesionales.
• Laborales.
• Personales.
LEY UNIVERSAL DE LA GESTIÓN
DEL TIEMPO
No puedes sacarle mas horas a un día de 24
horas, ni hacer en menos tiempo algo que
necesita ese tiempo; solo puedes observar
que es lo que mas te acerca a tu objetivo, y
decidir hacerlo primero.

Roberto Crobu
• Cuan distintas son nuestras vidas cuando
sabemos que es lo verdaderamente
importante para nosotros, y, manteniendo
ese cuadro en mente, actuamos cada día
para ser y hacer lo que en realidad nos
interesa.

• Si la escalera no esta apoyada en la pared


correcta, cada paso que demos no hará
más que acercarnos al lugar erróneo.

Stephen Covey
ACTIVIDAD 2
¿COMO UTILIZAMOS NUESTRO TIEMPO?
¿CÓMO EMPEZAR A
ORGANIZARSE?
DEFINIR OBJETIVOS

Conocer funciones y
responsabilidades del
puesto.

fijar objetivos y
establecer prioridades
para planificar nuestro
trabajo.
¿CÓMO EMPEZAR A
ORGANIZARSE?
TAREAS ACTIVAS Y TAREAS
REACTIVAS REGLA DE PARETO

• Las tareas que tengan TIEMPO RESULTAD


que ver con la misión de OS
su puesto, con sus
responsabilidades y
20 %
objetivos, son llamadas 80 %
tareas activas.
80 %
• Las tareas que no aportan
a la función de su puesto, 20 %
que llegan
cotidianamente y que se
deben sacar se les llama
¿CÓMO EMPEZAR A
ORGANIZARSE?
RECONOCER LO IMPORTANTE FRENTE A LO
URGENTE
URGENTE NO URGENTE
Tiempo utilizado Tiempo utilizado
IMPORTANT

en: Proyectos de en: Proyectos


ultima hora, planificados,
actividades o tareas desarrollo personal,
E

CUADRA CUADRA
vencidas NTE NTE realización de
I II
tareas activas.
Resultados:
Cansancio y Stress Resultados:
Tiempo utilizado Tiempo utilizado
motivación y en:
IMPORTANTE

en: Interrupciones, distracciones,


felicidad
CUADRA CUADRA actividades
llamadas NTE NTE placenteras sin
NO

imprevistas,
presiones. III IV beneficio
significativo, tiempo
Resultados: desperdiciado.
Enfoque a corto
plazo, objetivos y Resultados:
¿CÓMO EMPEZAR A
ORGANIZARSE?
PRIORIZAR
EJEMPLO DE
PRIORIZACIÓN
Análisis ABC VALOR DE TIEMPO
LA REALMENTE
• Tareas A: consideradas muy ACTIVIDAD TAREAS A
EMPLEADO
MUY
importantes ya que tienen IMPORTA
NTES 20 %
mayor efecto sobre los 65 %
objetivos. TAREAS B
IMPORTA
NTES
15 %
• Tareas B: consideradas
importantes ya que tienen 20 % TAREAS C
una incidencia intermedia RUTINARI
AS 65 %
en el cumplimiento de
objetivos. 15 %
• Tareas c: tareas rutinarias y
que mayor tiempo
consumen
¿CÓMO EMPEZAR A
PRIORIZAR
ORGANIZARSE?
• Planificar 1 o 2 tareas clasificadas como Tips
A ( dos o tres horas aproximadamente).
• Planificar solo el 60% del
• Asignar tiempo para el control de 2 o 3 tiempo y dejar el otro 40%
tareas de las clasificadas como B ( una restante como tiempo
hora por tarea aproximadamente). muerto.

• Reservar el resto del tiempo para las • Planificarnos con una


tareas C y para dedicarlo a la visión doble, es decir
planificación. diaria – semanal.
RESUMEN DE CÓMO
ORGANIZARSE
Dedicar
Conocer la Hacer una Establecer Primero
tiempo a
misión y lista de un orden, dedicarse a
trabajar en
funciones tareas, sin intentando realizar lo
lo urgente,
principales orden, separar lo urgente e
posteriorm
del puesto. colocándol urgente de importante
ente
¿Por qué as todas lo
centrarse
estoy aquí? conforme importante
en lo
nos van .
importante
viniendo a
y despues
Recuerda la cabeza
lo demás.
Existe un mañana, las cosas no urgentes pueden esperar, a través de la
planificación les dedicaremos la importancia que requieren en el
momento adecuado.
ACTIVIDAD 3
EL TIEMPO Y YO
APOYOS PARA LA
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
Existen 2 tipos de apoyos para
gestionar nuestro tiempo

• Apoyos técnicos

Todos aquellos que nos ayudar a


hacer una planificación adecuada.

• Apoyos psicológicos

Ayudan a valorar positivamente el


trabajo hecho y a ir enfrentándose
en cada paso con mayor energía
APOYOS PARA LA
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
APOYOS TÉCNICOS

• Diagramas de planificación: diagrama de Gantt,


diagrama de flechas, etc.
• Calendarios.
• Herramientas y software de programación: avisos
sonoros, notas de hechos relevantes, etc.
• Agendas.
APOYOS PSICOLÓGICOS

• Llegar al trabajo sabiendo que debe de hacer ese día.


• Al salir del trabajo es importante dejar todo
debidamente archivado y ordenado.
LADRONES DEL TIEMPO
• Teléfono.
• Correo, papeleo, etc.
• Exceso de reuniones y
conferencias.
• Las visitas e
interrupciones.
• Relaciones publicas.
• Carga de
responsabilidades (teoría
de los monos).
• Exceso de burocracia en la
EVITAR A LOS LADRONES DEL
TIEMPO
• Exceso de perfeccionismo.
• Superar el miedo a decir que no.
• Que no te pasen el mono.
• Educar a los demás a que esta ocupado.
• Educar a las visitas externas.
• Coordinar las llamadas.
• Evitar acaloramientos innecesarios.
• Evitar el exceso de reuniones improductivas.
• La hora tranquila.
RESUMEN DE GESTIÓN DEL
TIEMPO
Gestionar adecuadamente nuestro tiempo es clave para
alcanzar la eficacia en el puesto de trabajo y en nuestra vida
personal y familiar.
Es necesario organizarnos a nosotros mismos antes de querer
organizar a los demás.
Para organizarnos debemos:
• Conocer cuales son nuestros objetivos, nuestras
responsabilidades claves dentro de la organización, aquello
por lo que nos han contratado.
• Listar las tareas que hacemos
• Distinguir entre tareas activas y reactivas, diferenciar entre lo
que es importante y urgente.
• Programar mi tiempo dando respuesta a las tareas que
realmente son importantes dentro de mis responsabilidades
como forma de alcanzar los objetivos.
• Apoyarnos en metodologías para clasificar prioridades.
Método ABC.
ACTIVIDAD 4
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
DELEGACIÓN
DEFINICIÓN RAZONES COMUNES DE
Proceso que nos permite NO DELEGAR
• Falta de tiempo.
conferir a un colaborador • Trabajo demasiado
el encargo de realizar importante para correr
una función, riesgos.
concediéndole autoridad • Gusto por ciertas
y la libertad necesarias actividades.
para su ejecución, pero • Miedo a perder el
conservando siempre la control.
VENTAJAS DE LA
responsabilidad
DELEGACIÓN final • Resistencia al cambio
• Directivo.
sobre el resultado. • Desvió de
• Empleado. reconocimientos
• Empresa.
¿CÓMO LLEVAR A CABO UNA
DELEGACIÓN?
1. Identificar funciones que se pueden
delegar.
2. Seleccionar a la persona adecuada
en quien delegar.
3. Explicar la tarea, resultados a
mediano y largo plazo.
4. Dar tiempo.
5. Mantener un control sobre los
resultados.
6. Ir agrandando el circulo de
delegación.
7. Intercambiar responsabilidades.
8. Conceder derecho al error.
¿CÓMO LLEVAR A CABO UNA
DELEGACIÓN?

Elegir las Elegir a la Explicar las Seguimiento


tareas a persona tareas y dar por
delegar adecuada tiempo resultados
¿QUÉ TAREAS PODEMOS
DELEGAR?
TAREAS DELEGABLES TAREAS NO
• Funciones que no • DELEGABLES
Tareas que puedan
dominamos y un generar conflictos o
colaborar puede
desempeñar igual o resultados no deseables
mejor que nosotros. para el grupo.
• Delegar tareas • Tareas urgentes.
importantes y
rutinarias, es decir • Tareas que son propias
tareas B y C. del directivo o
• Tareas de coordinador.
recopilación de • Gestión de personas a su
información.
cargo.
• Tareas sencillas y/o
sistemáticas.
• Subrogar roles.
• Tareas que requieren
¿QUÉ SE NECESITA PARA QUE LA
DELEGACIÓN SE DESARROLLE
ADECUADAMENTE?
• Mantener el principio de
jerarquía
• Propiciar una cultura
participativa.
• Programas de formación.
• Conocimiento de
objetivos.
• Manual de funciones.
• Planificación.
• Principio de
responsabilidad.
¿QUÉ HACER CUANDO SALE
MAL?
• Seguimiento personal
• Muestras
• Informes de progreso
• Implantar un sistema de seguimiento formalizado.

Si al aplicar estas técnicas de control se observa que el


empleado tiene mas dificultades de las previstas para
hacer su trabajo, lo que se puede hacer es:
• Aumentar el control.
• Asesoramiento.
• Rescindir la autoridad y delegación.
CONTROLAR LOS PROGRESOS
La clave de la delegación esta en el controlo positivo de los resultados
finales, los progresos y la evolución del trabajo.

Sin embargo en la dirección de personas se tiene la seguridad de que


cada empleado es único motivo por el cual se debe adaptar la forma de
control a cada uno.
Sistema de Seguimiento de
Estilo de Líneas de Recompensar
seguimiento de acuerdos
control comunicación el rendimiento
tareas alcanzados
• Puntos • Escrito. • Abierta. • Confianza del • Las alabanzas
críticos. • Informático. • Sincera. directivo. se hacen en
• Reuniones de • Confianza del público y las
seguimiento. empleado. críticas en
privado.
ROLES EN EL PROCESO DE
DELEGACIÓN
EL PAPEL DE QUIÉN EL PAPEL DEL
DELEGA DELEGADO
Comunicar claramente. Asumir la iniciativa.
Precisar la autoridad Ser leal con el jefe.
que se concede.
Controlar los Decidir en función de
resultados no el las metas.
método.
Establecer objetivos y Comunicación
seguimiento de constante con el jefe.
resultados.
Confiar en la persona Desarrollo continuo.
elegida y en su forma
de hacer el trabajo.
NIVELES DE AUTORIDAD A
NIVEL 1
DELEGAR
• Facilitar información disponible y el jefe
toma la decisión.
NIVEL 2
• Propuesta de soluciones y alternativas
para analizar en conjunto

NIVEL 3
• Análisis independiente de soluciones y
propuesta de plan de acción

NIVEL 4
• Actuar y mantener informado.

NIVEL 5
• Actuar y analizar resultados.
PAUTAS DE APLICACIÓN PARA
LOS NIVELES DE AUTORIDAD
• Tipo de liderazgo. En cuyo caso las personas que se
mantienen en los niveles 1 y 2 nunca llegan a delegar
autoridad realmente, ni responsabilidades. Son siempre
omnipresentes y no permiten el desarrollo de sus
colaboradores.
• Un líder que vaya aplicando adecuadamente la delegación
debería, en función de la madurez del colaborador, ir pasando
por los distintos niveles con el objetivo de situarse en el nivel
5.
• Riesgos inherentes a una decisión. En este caso, si el resigo es
muy alto, o la importancia de la decisión tomada también,
podrá ser normal delegar hasta un nivel 3, mas por cuestión
de buscar consenso y reforzar como equipo que por una
cuestión de desconfianza hacia el colaborador.
TIPOLOGIA DE DIRECTIVOS QUE
NO DELEGAN

SUPERMÁNAGER JETMANAGER

ABDICADO
R
ARISTOMANAGE
HEROEMANAGER
R
LIDER COACH
• Mejorar el rendimiento de
los colaboradores.
• Desarrollar el potencial del
personal.
• Mejorar las relaciones
director- colaborador.
• Fomentar el liderazgo.
• Facilitar la motivación
• Aumentar la autoestima.
• Promover la independencia
de la gente.
RESUMEN DE DELEGACIÓN
La delegación es un proceso que nos permite conferir a un
colaborador el encargo de realizar una función,
concediéndole autoridad y la libertad necesarias para su
ejecución, pero conservando siempre la responsabilidad
final sobre el resultado.
Para el presenta
La delegación Paravarias
la empresa
ventajas: Para el
coordinador empleado
Le permite centrarse Aumenta la Desarrolla las
en tareas mas productividad. habilidades.
importantes de su
función y conseguir
mejores resultados.
Aborda mas Disminuye tiempo Mayor involucración
funciones en la toma de y motivación.
importantes al decisiones.
disponer de mas
tiempo.
RESUMEN DE DELEGACIÓN
Las fases de la delegación eficaz son:

Elegir las Elegir a la Explicar las


Seguimiento
tareas a persona tareas y dar
por resultados
delegar adecuada tiempo

• De forma general se podrán delegar todas aquellas tareas que no


tengan que ver con la función principal del puesto y las que requieran
de un nivel de conocimiento técnico altamente cualificado.
• Para asegurar el buen resultado de la delegación es necesario
desarrollar un control positivo y efectivo sobre la evolución de la
misma, adecuando el control y liderazgo a las características de cada
colaborador, tanto por su experiencia como estilo de trabajo.
• El papel del coordinador y del colaborador en un proceso de
delegación debe basarse en la voluntad, respeto y confianza.
• Dentro de la tipología de liderazgo mas adecuado para llegar con éxito
en un proceso de delegación, esta el líder facilitador que con las
TAREA
APLICACIÓN DE LO APRENDIDO