El Presupuesto Y

La Función
Administrativa
La función de los buenos presupuestos en la
administración de un negocio se comprende
mejor cuando éstos se relacionan con los
fundamentos de la administración misma o
sea, como parte de las funciones
administrativas: planeación, organización,
coordinación, dirección y control.
La planeación y el control, como funciones de
la gestión administrativa, son rasgos esenciales
del proceso de elaboración de un presupuesto.
Además, la organización, la coordinación y la
dirección permiten asignar recursos y poner en
marcha los planes con el fin de alcanzar los
objetivos
El control presupuestario es el medio de mantener
el plan de operaciones dentro de unos límites
razonables. Mediante él se comparan unos
resultados reales frente a los presupuestos, se
determinan variaciones y se suministran a la
administración elementos de juicio para la
aplicación de acciones correctivas.
Sin presupuesto la dirección
de una empresa no sabe:
 hacia cuál meta debe dirigirse.
 No puede precisar los campos de la inversión que
merecen financiarse, puede ocurrir en la
administración incorrecta de los recursos
económicos, no tiene bases sólidas para emplear la
capacidad instalada de producción.
 No tiene a su disposición la información requerida
para medir el cumplimiento de los objetivos.
 La ausencia de presupuestos imposibilita
cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a
ventas, abastecimientos, producción y/o utilidades.

La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad

absoluta en la confección de los presupuestos y con el
concurso de principios de autoridad y poder mal
entendidos, disponer el acatamiento de los mismos
por parte de quienes integran la organización.
Motivos De Fracaso
En La
Implementación De
Un Sistema De
Presupuestos
La gerencia debe organizar sus
recursos financieros, si quiere
desarrollar sus actividades, establecer bases de
operación sólidas y contar con los elementos
de apoyo que le permiten medir el grado de
esfuerzo que cada unidad tiene para el logro
de las metas fijadas por la alta dirección
La presupuestación
puede fracasar por
diversas razones:
1. Cuando solo se estudian las cifras
convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes
y las causas de los resultados.
2. Cuando no está definida claramente la
responsabilidad administrativa de cada área de
la organización y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de metas.
3. Cuando no existe adecuada
coordinación entre diversos niveles
jerárquicos de la organización.
4. Cuando no hay un buen nivel de
comunicación, y por tanto se
presentan resquemores que
perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las
metas presupuestarias.
5. Cuando no existe un sistema contable
que genere confianza y credibilidad.

6. Cuando se tiene la ilusión de control; es

decir, que los directivos se confían de las
formulaciones hechas en el presupuesto y
se olvidan de actuar en pro de los
resultados.
7. Cuando no se tienen el objetivo de la
presente investigación documental es presentar
un resumen coordinado de los conceptos que
constituyen la teoría de los presupuestos desde
las perspectivas de diferentes autores. Principios
conceptos, términos y temas que permitirán a
quienes toma las decisiones en las empresas
tener una base conceptual como guía.
8. Cuando no se siguen las políticas de la
empresa u organización.
ETAPAS DEL PRESUPUESTO
1. Planeación y/o Pre iniciación.
2. Elaboración del Presupuesto.
3. Ejecución.
4. Control.
5. Evaluación
1. PREINICIACIÓN
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en
períodos anteriores, se analizan las tendencias
de los principales indicadores empleados
para calificar la gestión gerencial (ventas,
costos, margen de utilidad, rentabilidad,..etc), se
efectúa la evaluación de los factores ambientales no
controlados por la dirección y se estudia el
comportamiento de la empresa.
 2. ELABORACIÓN
DEL PRESUPUESTO
Con base en los planes aprobados para cada nivel

funcional por parte de la Gerencia se ingresa en la

etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión

monetaria en términos presupuestales, de acuerdo al tipo de

presupuesto que se vaya a realizar si es de venta su valor

dependerá de las perspectivas de los volúmenes previstos y de

los precios. Si es de producción se programaran las cantidades

a fabricar, según los estimativos de ventas y políticas de

inventarios y así sucesivamente.

3. EJECUCIÓN
Esta consiste en la “ puesta en marcha de los
planes” y con el consecuente interés de
alcanzar los objetivos trazados, con el
comité de presupuestos como el principal impulsor,
debido a que sus miembros no escatiman esfuerzo
cuando se busca el empleo eficiente de los recursos
físicos, financieros y humanos colocados a su
disposición, es factible el cumplimiento total de las
metas presupuestadas.
 En esta etapa el director de
presupuestos tiene la responsabilidad
de:

 Prestar colaboración a las jefaturas con el

fin de asegurar el logro de los objetivos
consagrados al planear.
 Además, presentará informes de
ejecuciones periódicos, de acuerdo
con las necesidades de cada área y con sus
metas propuestas.
 4. CONTROL,
MONITOREO Y
SEGUIMIENTO
Las actividades a realizar
en esta etapa son:
1. Preparar informes de ejecución
parcial y acumulativa que incorporen
comparaciones numéricas y
porcentuales de lo real y de lo
presupuestado.
2. Analizar y explicar las razones
de las desviaciones ocurridas.

3. Implementar correctivos o
modificar el presupuesto cuando
sea necesario y hacer el
respectivo seguimiento.
5. Control
El control son todas aquellas
acciones que se hacen para
asegurar el logro de los
objetivos, metas, políticas y
estándares planeados.
 El Control Incluye:

 Comparación de resultados.
 Presentación de informe.
 Análisis de variaciones.
 Alternativas o nuevos planes de acción.
 Selección de la alternativa.
 Seguimiento.
6. EVALUACIÓN
Al culminar el período para el cual se
elaboró el presupuesto, se prepara
un informe crítico de los resultados
obtenidos que contendrá:
 Las variaciones.
 El comportamiento de todas y cada
una de las funciones y actividades
empresariales.

Además Será necesario analizar las

fallas en cada una de las etapas
iniciales y reconocer los éxitos.
Clasificación De Los
Presupuestos
 Rígidos,
Estáticos, Fijos
Según La
Flexibilidad.
Flexibles o
Variables
De Ventas

A Corto Plazo
Según El
Período Que De Producción
Cubren
Largo Plazo
Requerimiento
De Materiales
Clasificación De
Los Maestro
Presupuestos
De Mano De
Obra
Según El
Campo De De Operaciones
Aplicación
Gasto De
Fabricación
Financieros
Costo De
Producción
Públicos
Según El
Sector En El Gasto De Venta
Cual Se Utilicen
Privados
Gasto De
Administración
 Clasificación De Los Presupuestos

Los Presupuestos Se Pueden Clasificar Desde Diversos

Puntos De Vista A Saber:

 Según la flexibilidad,
 Según el periodo de tiempo que cubren,
 Según el campo de aplicabilidad de la empresa y
 Según el sector en el cual se utilicen.
 Según La Flexibilidad
Rígidos, Estáticos, Fijos O Asignados: Son aquellos
que se elaboran para un único nivel de actividad y
no permiten realizar ajustes necesarios por la
variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado
el entorno de la empresa (económico, político,
cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban
anteriormente en el sector público.

 Según La Flexibilidad

Flexibles O Variables: Son los que se elaboran para

diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran
aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son
dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
 Según El Periodo De Tiempo

A Corto Plazo: Son los que se realizan para cubrir

la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de
un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.

A Largo Plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los

planes de desarrollo que, generalmente, adoptan el estados y las
grandes empresas.
 Según El Campo De Aplicación En La
Empresa

De Operación O Económicos: Tienen en cuenta la

planeación detallada de las actividades que se
desarrollarán en el periodo siguiente al cual se
elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se
pueden destacar:
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por
meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en

unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de maquinaria, cantidades económicas a producir
y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto De Compras: Es el presupuesto que prevé

las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto De Costo-Producción: Algunas veces

esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al

comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los
márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto De Flujo De Efectivo: Es esencial en

cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra
los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las
principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina
todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser
concebido como el "presupuesto de presupuestos".

Financieros: En estos presupuestos se incluyen los

rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos
tipos:
El De Caja O Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones
previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de
realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de
fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la
organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por
cortos periodos mensual o trimestralmente.

El De Capital O Erogaciones Capitalizables. Es

el que controla, básicamente todas las inversiones en Activos Fijos.
Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de
recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
 Según El Sector De La Economía En El Cual Se
Utilizan
Presupuestos Del Sector Público: Son los que involucran los planes,
políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más
efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas
de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos Del Sector Privado: Son los usados por las

empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan
planificar todas las actividades de una empresa.
Principios De La Presupuestación
Los principios presupuestales establecidos en el decreto 115 de 1996 por el
cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de
los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de
las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, del orden
nacional dedicadas a actividades no financieras, y a aquellas entidades del
orden nacional que la ley les establezca para efectos presupuestales el
régimen de Empresas Industriales y Comerciales del Estado; son la
planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la
programación integral, la especialización, la coherencia macroeconómica y
la homeostasis presupuestal.
Principios De La Presupuestación
Los principios presupuestales establecidos en el
decreto 115 de 1996 por el cual se establecen normas
sobre la elaboración, conformación y ejecución de los
presupuestos de las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y de las Sociedades de
Economía Mixta; y son la planificación, la anualidad,
la universalidad, la unidad de caja, la programación
integral, la especialización, la coherencia
macroeconómica y la homeostasis presupuestal.
Homeostasis

Lo primero que hay que hacer es establecer el origen

etimológico del término homeostasis. En este caso, podemos
determinar que se trata de una palabra que emana del griego ya
se aprecia que está conformada por dos vocablos griegos
claramente delimitados: homo, que puede traducirse como
“similar”, y estasis, que ejerce como sinónimo de “estabilidad” y
de “estado”.