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LUISA FERNANDA GÓMEZ

HANNA PINILLA
STEPHANIE ORJUELA
KATHERINE OVIEDO
CONTROL
DE LA INFORMACION
DOCUMENTADA DE UN
SISTEMA
DE GESTIÓN
DE LA
CALIDAD
ETAPAS HABITUALES EN LA
GESTIÓN DE UN DOCUMENTO
ELABORACIÓN Es conveniente que esta
DE LOS establezca algunos
controles mínimos en lo que se
DOCUMENTOS refiere a la elaboración de
los documentos

Qué personas/cargos pueden


elaborarlos y bajo el
mandato de quién.
Un formato común para
documentos del mismo tipo.
Reglas de estilo en la
redacción de los documentos.
RESPONSABLES DE LA
ELABORACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
HABILIDADES

Capacidad de
observación.
Capacidad de redacción.
Capacidad de síntesis.
Una buena gramática y
ortografía.
FASES EN LA
ELABORACIÓN DE UN
DOCUMENTO
FORMATO Y ESTRUCTURA
PARA LOS DOCUMENTOS
Portada
Encabezado y pie de pagina
Textos

Estructura y contenidos
Identificación

Reglas de estilo
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
APROBACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
si en la etapa de revisión se comprueba que el texto del
documento es idóneo para el fin previsto, y que cumple con los
requisitos de la norma, en la aprobación, una persona con
autoridad se responsabiliza de que el documento es apto para
ser difundido y otorga la autorización para su divulgación.
DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS E
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN
DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Existen dos tipos de distribución:
Interna y externa.

También se puede encontrar:


Distribución controlada y no controlada.
CANALES DE DISTRIBUCIÓN
DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Distribución en papel
Gestores documentales
Cuentas FTP
La “nube”
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Mejoras propuestas por el personal o por otros grupos de
interés (clientes, proveedores…).
Mejoras y no conformidades identificadas en las
auditorías.
Cambios en los procesos.
Nivel de revisión.
Fechas de emisión, revisión y aprobación.
RETIRADA Y CONTROL DE
DOCUMENTOS OBSOLETOS
CONTROL DE VERSIONES E
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
ALMACENAMIENTO Y
PRESERVACIÓN
¿Qué es la integridad de la documentación?
Seguridad y confidencialidad
CONTROL DE
LOS En este sentido, la norma ISO
9001 es clara y exige que “la
DOCUMENTOS información documentada de
EXTERNOS origen externo, que la
organización determine que es
necesaria para la planificación y
operación del sistema de gestión
de la calidad, se debe identificar
y controlar, según sea
adecuado”.
CONTROL DE LOS
REGISTROS
GRACIAS