IMPLEMENTACIÓN DE LA

METODOLOGÍA LEAN
OFFICE ENLA OFICINA DE
LOGÍSTICA DEL INSTITUTO
NACIONAL
CARDIOVASCULAR - INCOR
CESAR ABEL TIPO RAMOS
 El presente trabajo tiene como objetivo tomar algunas
herramientas de la metodología Lean Office para aplicarlas en
las tareas administrativas de la Oficina de Logística del
Instituto Nacional Cardiovascular INCOR. Actualmente existen
diversos tipos de desperdicios tales como: reprocesos,
demoras al entregar tareas, movimientos innecesarios,
reprocesos, entre otros. Esto se traduce en una situación
problemática donde se vuelven a hacer o corregir expedientes,

RESUMEN
demoras en la facturación de proveedores, situación de
desabastecimiento de material médico, excesivas
aprobaciones para continuar con las tareas.
Para el desarrollo de la investigación primero se buscará
identificar las causas raíz de la situación problemática, se
analizarán estadísticas para enfocarnos en los principales
problemas. Se pretende hacer uso de herramientas tales como
las 5S, diagrama de causa efecto, encuestas, mapeo de flujo de
valor (VSM), SIPOC, sistemas de control visual, indicadores de
desempeño.
 Programa Línea de
PROGRAMA Y  B. Gestión investigación
LINEA DE y producción
INVESTIGACION  B.2
Industrial Gestión
 INFORMACION GENERAL

INCOR
Brinda atención especializada
Órgano desconcentrado de
a patologías cardiovasculares
EsSalud
de alta complejidad
PLANTEAMIENTO
DEL PROBLEMA

Oficina de Logística
Asegurar los recursos y
Patrimonio, almacén, archivo,
servicios en la cantidad, calidad
facturación
y oportunidad requerida
  DESABASTECIMIENTO MATERIAL MEDICO Y MEDICINAS

Recurso Ítems con cobertura menor a un mes Total de ítems

Medicamento 59 294

DDMM radiológico 15 17
IDENTIFICACION DDMM oftalmológico 4 5
DEL PROBLEMA DDMM odontológico 116 151

DDMM laboratorio 155 203

DDMM radiológico 15 17

Material medico 426 940

TOTAL 790 1627

Fuente: Informe SIOMED de la Oficina de Información de Operaciones de EsSalud

Elaboración: Propia
 Situación de abastecimiento del Instituto Nacional Cardiovascular INCOR,
marzo 2019

Material medico

DDMM radiológico

DDMM laboratorio

DDMM odontológico

DDMM oftalmológico

DDMM radiológico

Medicamento

0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000
Total de ítems Numero de ítems con cobertura menor a un mes
AUDITORIA A LA ELBORACION DE EXPEDIENTES

Expediente Orden de compra Se ha hecho una revisión de los expedientes de contratación a la fecha
de Inscripción RNP encontrándose que faltaban validar 120 cuadros comparativos por las áreas
usuarias de un total de 583 expedientes revisados del archivo de la oficina
contratació Cuadro comparativo
de Logística INCOR correspondiente a lo que va del 2019 (ene-abr), lo cual
n compra EETT se detalla en el siguiente cuadro
menor 8 Carta requerimientos
UIT Cuadro necesidades Expedientes por validar
Informe de stock
Histórico de precios

17% Expedientes por

validar
Total
Expedientes de adquisición menores a ocho UIT de la Oficina
83% expedientes
de Logística que requieren validación del área usuaria (marzo
2019)
 38% de los expedientes de contratación adquisición directa observados por Instituto
de Evaluación de Tecnologías en Salud e Investigación (IETSI) , marzo 2019

Expedientes
observados
por EETT: 67

Total
expedientes
de
contratacion:
174
Fuente: IETSI
Elaboración: Propia
  ¿Cómo mejorar la eficiencia de los procesos de la Oficina
de Logística del Instituto Nacional Cardiovascular INCOR
a través de la metodología Lean Office?

PROBLEMAS ESPECÍFICOS
 ¿Cómo reducir el número de ítems de material médico,
FORMULACION requerimientos y medicamentos en situación de
DEL desabastecimiento?
 ¿Cómo estandarizar el proceso de elaboración de
PROBLEMA expedientes de contratación de adquisición directa
evitando hacer reprocesos?
 ¿Cómo ordenar y archivar los expedientes de
adquisiciones del archivo de la oficina de Logística a fin
de eliminar demoras en su búsqueda?
 IMPORTANCIA
 Una mejora en los procesos de la oficina de Logística
permitiría que sean ágiles, efectivos, eficientes, flexibles
teniendo efectos en la percepción de calidad de servicio
por parte de los mas de 11 millones de asegurados.
JUSTIFICACION PRACTICA
DE LA  La metodología Lean busca identificar y eliminar los
desperdicios y actividades que no generan valor para hacer
INVESTIGACION más y con menos esfuerzo humano, menos equipo, menos
tiempo y menos espacio (Womack y Jones, 2005)
SOCIAL
 La metodología Lean actualmente se orienta
mayoritariamente a actividades productivas. Una
investigación en tareas administrativas podría servir de
referencia para futuras investigaciones
 TRABAJOS CONSULTADOS:
 Karen Torres Tapia (2017): “APLICACION DE LA METODOLOGÍA LEAN
OFFICE PARA LA MEJORA DE LAS ÁREAS LOGÍSTICA Y COMERCIAL
DE LA EMPRESA INPROMAYO EIRL”
 Sara Chalco Añaños (2015): “ANÁLISIS Y MEJORA EN LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA INVERSIONES MÚLTIPLES
CAMELOT S.R.L”
 Velásquez Erika (2017): “DESARROLLO DE LA MEJORA DEL PROCESO
ANTECEDENTES ADMINISTRATIVO DE TRAMITES EN LA EMPRESA AMARILLO SAS
EMPLEANDO LA METODOLOGÍA LEAN”
 Juan Cruz Álvarez (2018): “ANÁLISIS Y PROPUESTA DE MEJORA DEL
SERVICIO DE ENTREGA DE UN OPERADOR LOGISTICO APLICANDO
LA METODOLOGÍA DE LEAN OFFICE”
 García David (2015): “PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO
DE PERFECCIONAMIENTO DE CRÉDITO HIPOTECARIO EN EL BANCO
DAVIVIENDA S.A UTILIZANDO PRINCIPIOS Y HERRAMIENTAS LEAN “
 Chen Joseph y Cox Ronal (2011): “Value Stream Management for Lean
Office—A Case Study”
 • Es una filosofía, una manera de pensar, hacer las cosas
enfocada en la mejora y optimización de los recursos
disponibles eliminando los desperdicios que no generan
valor (Hernández & Vizán, 2015) .
LEAN • Implementar la metodología Lean puede hacer nuestra
organización óptima, efectiva

• Hacer más y menos con menos esfuerzo humano,

menos equipo, menos tiempo y menos espacio
MARCO OBJ
(Womack, James, & Jones, 2003).
• Con la implementación de Lean haremos más y mejores
cosas y aprovechando mejor los recursos.
TEORICO
• Mejora continua, control total de la calidad,
aprovechamiento de los recursos a lo largo de la cadena

PILAR de valor, JIT, Jidoka, estandarización (Rajadell &

Sánchez, 2010).
• Los pilares Lean nos ponen en camino de la mejora.
ES
 • Eliminación de los desperdicios, mejora de procesos y
reducción de ineficiencias centrándose en la organización del
trabajo en las oficinas (variable e imprevisible) (Locher, 2011).
• Adaptar lo mejor de Lean y enfocarlo en los procesos
LEAN OFFICE administrativos clave

• Principalmente es la estandarización de proceso,

organización del espacio de trabajo y la adopción de las 5S
(Tapping, 2005).
FUNDA • Se busca áreas de trabajo limpias, organizadas; procesos
claros y estandarizados; maximizar rendimiento
MENTOS
 LIBROS CONSULTADOS:
 Lonnie Wilson(2010). How to Implement Lean Manufacturing. Estados
Unidos: Mc Graw Hill
 Lizarralde Eduardo y Ferro Enrique (2013): Lean Manufacturing
Conceptos, tecnicas e implantacion. España: Fundacion EOL
 Rajadell Manuel y Sanchez Jose(2010): Lean Manufacturing La evidencia
FUENTES de una necesidad. España: Ediciones Díaz de Santos
BIBLIOGRÁFICAS  Tapping Don (2005): The Lean Office Pocket Guide. Estados Unidos:
MCS Media
 James Womack y Daniel Jones (2003). Lean Thinking. 15va Edicion.
Reino Unido: Gestion 2000
 Drew Locher (2017): Lean office: Metodología Lean en servicios
generales, comerciales y administrativos. Estados Unidos: Profit
Editorial. Recuperado de
https://books.google.com.pe/books/about/Lean_office.html?id=W5UU
DgAAQBAJ&source=kp_book_description&redir_esc=y