DOCUMENTOS

CONTABLES
JAMES CAMILO RUIZ GARCIA
 ¿ QUE SON DOCUMENTOS
CONTABLES?

Por documento contable se hace referencia a

soportes físicos que son la base para el registro
de una transacción comercial de una empresa.
 ¿PARA QUE SIRVEN LOS
DOCUMENTOS CONTABLES?
Los documentos contables tienen una gran cantidad de funciones, algunas de ellas
para nuestro propia organización y control, y en otras ocasiones, de terceros como
entes reguladores. Funcionan como herramientas contables y nos sirven para:
• Respaldar las transacciones económicas que se hacen en una empresa.
• Calcular ingresos, egresos y patrimonies del mismo.
• Calcular movimientos internos no solo de dinero, sino de otros bienes.
• Respaldar datos y/o importes en una ubicación temporal específica (un
presupueste)
• Controlar por parte de entes reguladores gubernamentales
 TIPOS DE DOCUMENTOS
CONTABLES
Existen 2 tipos de documentos contables:
Documentos Contables: Son documentos utilizados en los procesos contables y
son registrados por su área respectiva. Estos son: Factura de venta, consignación,
recibo de caja, recibo de ingreso y egreso, tarjeta Kardex, cheque, nota débito,
crédito y de contabilidad, nómina, entre otros.
Documentos NO contables: También conocidos como documentos informativos, y
sin carácter solamente de soporte. Algunos de ellos son: Remisión, salida de
almacén, cotización, remesas, contratos, hoja de vida, solicitud de crédito, hoja de
inventarios.
 ¿QUÉ SON SOPORTES
CONTABLES?

Los soportes contables son los documentos son

documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa.
 TIPOS SOPORTES
CONTABLES

Existen 2 tipos de documentos contables y son:

Internos: son aquellos documentos que emiten directamente la empresa para el
control y el registro de terceros.Estos documentos son: Recibo de caja o
comprobante de ingreso,recibo de caja menor, comprobante de egreso,facturas de
venta, comprobante de diario, notas bancarias.
Externos: Son documentos que sirven de soporte a la transacción pero son
elaborados por terceros. Estos documentos son: Consignaciones bancarias, notas
bancarias, Pagarés, letras de cambio, remisiones, facturas por compra.
 REQUISITOS:

Todos los soportes deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de la elaboración, revisión, aprobación, contabilización
de los componentes o comprobantes.
 SOPORTES CONTABLES
1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE
INGRESO: Es un soporte de contabilidad en el
cual constan lo ingresos en efectivo recaudados
en los diferentes medios por la empresa. El
original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo de la
empresa y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza
por débito en la cuenta caja y crédito de acuerdo
con su contenido o concepto de pago.
Generalmente es un soporte de los abonos totales
o parciales de loas clientes de una empresa por
conceptos de ventas al contado ya que para ellos
el soporte es la factura.
2. RECIBO DE CONSIGNACIÓN
BANCARIA: Es un soporte que
elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que diligencien al
consignar. El original queda en el banco
y una copia con el débito de cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve
para la contabilidad de la empresa que
consigna. Existen dos tipos de
consignaciones, una para consignar en
efectivo y otra para consignar en
cheques.
3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO O
RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO: Las
corporaciones ahorro y crédito han diseñado
unos formatos que suministran a sus clientes,
en libretas, para que sean diligenciados al
depositar, o retirar dinero de sus cuentas de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir solo una, depósito en efectivo o en
cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque de acuerdo a la cuantía
y exigencia del cliente.
4. FACTURA DE VENTA O COMPRA: La
factura comercial es un soporte contable
que contiene además de los datos
generales , de los soportes de contabilidad,
la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se
causen y las condiciones de pago. Desde el
punto de vista del vendedor se denomina
“factura de venta” y desde el punto de vista
del comprador se denomina “factura de
compra”, usualmente el original se entrega
al cliente y se elaboran dos copias, una
para el archivo consecutivo de la empresa y
otra para anexar al comprobante diario de
contailidad.
5. COMPROBANTE DE PAGO: Denominado
también orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia
para el archivo consecutivo de la empresa.
6. NOTA DÉBITO: Es un comprobante que
utiliza la empresa para cargar en la cuenta de
sus clientes un mayor valor por concepto de
omisión o error en la liquidación de facturas y
los intereses causados por financiamiento o
por mora en el pago de sus obligaciones.
7. NOTA CRÉDITO: Cuando la empresa
concede descuentos y rebajas que no
están liquidadas dentro de la factura o
cuando sus clientes hacen devoluciones
totales o parciales de sus mercancías. Es
te comprobante se prepara en original y
dos copias, el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
8. RECIBO DE CAJA MENOR: Es un
soporte de los gastos pagados en efectivo,
por cuantía mínimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
9. COMPROBANTES DE
EGRESO: Es el documento en el
cual se permite discriminar los
diferentes pagos ya sean en
efectivo o en cheque.
10. LIBRANZA: Es un mecanismo de recaudo
de cartera en el cual el deudor autoriza a du
entidad empleadora, descontar de su nómina
mensual o quincenal una suma de terminada
para aplicar la cancelación de sus obligaciones
ante una entidad financiera, y la entidad
empleadora se compromete a entregar dichas
sumas a la entidad financiera en un plazo
precisamente convenido.
 TÍTULOS VALORES

1. LETRA DE CAMBIO: Es un documento o

título valor de orden condicional que da una
persona llamada “girador” a otra llamada
“girado” para que pague a la orden o al
portador cierta suma de dinero, a la vista o
una fecha determinada. En el comercio se
emplea como garantía de pago en compras
o ventas a crédito.
2. CHEQUE: Es un título valor del cual una persona
llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado”
que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado “beneficiario. Existen varios tipos
de cheques:
 Cheque cruzado: Es aquel que contiene al inverso
dos líneas cruzadas en las cuales va escrito el
número.
 Cheque de gerencia: Es aquel emitido por la entidad
financiera y bancaria, por ende es el cheque más
seguro.
 Cheque viajero: Es aquel en donde una persona
solicita al banco se cargo pagadero en su país o en el
extranjero.
 Cheque fiscal: Es aquel en el cual el pago va girado a
favor del fisco, y por ende no es negociable y no es
pagado en efectivo.
 Cheque certificado: Es aquel en donde la persona
exige al banco la certificación de los fondos
disponibles en la realización de su pago.
 Endoso: Es el requisito al momento de la realización
de la transferencia de títulos valores.
3. PAGARÉ: Es un título valor mediante el
cual una persona obliga a otra a pagar
cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se aplica
para respaldar los créditos bancarios.
 SOPORTES NO CONTABLES

1. NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que

se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierres.
2. COTIZACIÓN: Es el medio mediante el cual los
sujetos obligados (empresarios y trabajadores)
aportan recursos económicos al sistema de
seguridad social. El órgano competente es la
tesorería general de la seguridad social que tiene
la capacidad de imponer la obligación de cotizar.
3. COMPROBANTE DARIO DE
CONTABILIDAD: Es un documento que debe
elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el
número, fecha, origen, descripción, y cuantía
de la operación, así como las cuentas
afectadas por el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que
lo justifiquen.
4. ORDEN DE PEDIDO: La orden de
pedido es el documento escrito por el cual
el vendedor y el consumidor manifiestan
estar de acuerdo sobre el objeto y el precio
de la venta. Un acuerdo sobre estos
elementos, el objeto y el precio de la venta
es suficiente para que una venta exista en
el sentido jurídico.
5. INFORME DE SALDO EN
BANCO: Es aquel que recopila
en forma clara y precisa las
transacciones realizadas cada
día en una empresa.
6. CONCILIACIÓN BANCARIA: Es un
ejercicio por la cual se comparan las
pérdidas que aparecen en el estado de
cuenta que recibe del banco con los
partidos que tiene contabilizados en la
cuenta “bancos” en sus libros de
contabilidad.
 ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE
LOS SOPORTES CONTABLES?
Los soportes contables son elementos para el registro en la contabilidad de la
empresa.