(…Como vamos?

, evalué su SG-SST, auditor por

un día) Revisión por la gerencia y auditorias
OBJETIVO
Ofrecer las directrices para la
ejecución de las auditorías
internas al Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo conforme con el
Decreto 1072 de 2015
(Capitulo 6) e ISO 19011:
2011, “Directrices para
Auditoría de Sistemas de
OBJETIVO
• Definir los Conceptos
fundamentales de las
Auditorias.
• Definir los Elementos
Fundamentales de las
Auditorias.
OBJETIVO

Conocer qué es la
Revisión de la Gerencia
de un Sistema de
Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo
OBJETIVO

Definir los elementos

fundamentales de una
Revisión por la Dirección
en un Sistema de
Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
ATRIBUTOS PERSONALES DEL
AUDITOR
Los atributos personales contribuyen al
desempeño exitoso de un auditor. Un
auditor debería ser:
• Ético: Justo, veraz, sincero, honesto y discreto.
• De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista
alternativos.
• Diplomático: posee tacto en el trato con las personas.
• Buen observador: informando en forma constante y activa de los
alrededores físicos y actividades.
• Perceptivo: Consciente instintivamente y capaz de entender las
situaciones.
• Versátil: capaz de adaptarse a situaciones diferentes.
•Tenacidad: persistente, enfocado en lograr objetivos.
• Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento
y análisis lógico.
• Confiado en si mismo: actúa y funciona independiente mientras
interactúa efectivamente con los demás.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES GENERICOS A
LOS AUDITORES
Los auditores deberían poseer
conocimientos y habilidades en las
siguientes áreas:
• Principios, procedimientos y técnicas de auditoria,
para posibilitar que el auditor seleccione los que son
apropiados para diferentes auditorias, y asegurar que
las auditorias se realizan de manera coherente y
sistemática.
• Documentos de los sistemas de gestión, para
posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la
auditoria y aplique los criterios de la auditoria.
• Situaciones organizacionales, para posibilitar que
comprenda el contexto operacional de la organización.
• Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros
requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que
el auditor conozca los requisitos que se aplican a la
organización auditada y trabaje de acuerdo con ellos.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
ESPECIFICOS PARA LOS
AUDITORES DEL SISTEMAS DE
GESTIÓN
Los auditores del Sistema de Gestión
deberían tener conocimientos y
habilidades en:
• Métodos y técnicas relacionados
con el Sistema de Gestión
(Decreto 1072 de 2015 C6), para
posibilitar que el auditor examine el
SG y genere hallazgos y
conclusiones de auditorias.
 Terminología
 Principios del Sistemas Gestión
 Herramientas de gestión.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgo
Resultados de la evaluación de la evidencia
objetiva recopilada frente al conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
Es registrado en la hoja de verificación como
respuesta a los cuestionamientos que han sido
preparados
 NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito especificado
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria.

Las No Conformidades se levantan sobre el

incumplimiento de requisitos normativos y otros
criterios de auditoría y/o cumplimiento de la
legislación aplicable.
EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE
CONTENER DOS PUNTOS:
a.
a. Una
Una observación
observación queque detalla
detalla
completa
completa yy precisamente
precisamente lo lo que
que fue
fue
visto
visto o encontrado por el auditor.
Esta
Esta observación
observación debe ser
atestiguada
atestiguada por la persona auditada
para
para confirmar
confirmar su
su exactitud
exactitud
  
b.
b. Una referencia
referencia aa la
la cláusula
cláusula de
de la
la
norma
norma oo documento
documento del del Sistema
Sistema de
de
Gestión
Gestión
REDACCIÓN DE OBSERVACIONES Y
NO CONFORMIDADES

... Componentes básicos

Observación o no conformidad (Qué
incumple)
Numeral que se incumple (Contra que
se incumple)
Evidencia objetiva que la soporta
 TENDENCIA A ESCRIBIR NO
CONFORMIDADES LARGAS
El
El cuarto que simula las condiciones de operación del
sistema
sistema realreal que
que sese tiene
tiene implementado
implementado en en la
la
práctica,
práctica, es es mantenido
mantenido bajo
bajo condiciones
condiciones controladas
controladas
de
de temperatura
temperatura concon un
un termómetro
termómetro que
que fue
fue calibrado
calibrado
el
el 11 de
de enero
enero dede 2012
2012 hasta
hasta una temperatura de 20°C
en
en tanto
tanto que
que las
las condiciones
condiciones ambientales
ambientales superan
superan
este
este valor
valor con
con un
un promedio
promedio estándar
estándar de
de 25°C,
25°C, lo
lo cual
cual
indica
indica un un error
error en
en el
el concepto de calibración de
equipos
equipos contraviniendo
contraviniendo el el requisito
requisito 3.1
3.1 deldel
procedimiento
procedimiento PRC12PRC12
 PROPUESTA

Se encontró calibrado en un
rango menor al promedio de
trabajo, el termómetro que
mide las condiciones de
temperatura del cuarto que
simula las condiciones reales de
operación del sistema, lo cual
contraviene el requisito 3.1 del
documento PRC 12
 NO
NO CONFORMIDADES
CONFORMIDADES CON ENFOQUE
DISPERSO
DISPERSO O INCOHERENTE
INCOHERENTE

El
El plan anual de
de trabajo de de seguridad
seguridad yy salud
salud en
en
el
el trabajo
trabajo requiere
requiere que
que el
el 100%
100% de
de los servicios
prestados
prestados por
por los
los contratistas
contratistas de de mano de obra
sean
sean verificados telefónicamente;
telefónicamente; los los requisitos
de
de inspección
inspección de de instalaciones
instalaciones exigen una
muestra
muestra aleatoria
aleatoria del
del 15%
15% sinsin embargo
embargo se se han
han
aceptado
aceptado valores
valores de
de 5,
5, 88 yy 10%
10%
 PROPUESTA

El plan de anual de trabajo, PL

005 IE, exige una muestra
aleatoria del 15% para el caso
de las instalaciones; sin
embargo se han aceptado
valores de 5; 8 y 10%.
 EXPRESIÓN DE OPINIONES

No
No se
se realizó la
la evaluación
evaluación de desarrollo semestral para
evaluar
evaluar el
el entrenamiento
entrenamiento práctico
práctico con
con lo
lo cual
cual muchos
muchos de
los
los problemas ocupacionales del área de producción
pudieron
pudieron originarse por esta causa. Lo anterior incumple el
requisito
requisito 2.2
2.2 del
del procedimiento
procedimiento de entrenamiento.
 PROPUESTA

No
No se
se realizó
realizó la
la evaluación de
desarrollo semestral para evaluar
el entrenamiento
entrenamiento práctico
práctico con lo
cual se incumple el requisito 2.2
del procedimiento de
entrenamiento
 NO CONFORMIDADES DUDOSAS,
VAGAS O TRIVIALES

La
La auditoria
auditoria ejecutada
ejecutada en
en febrero
febrero de
de 2.015
2.015 al
al área
área de
de
mercadeo,
mercadeo, establecida
establecida en
en el
el plan
plan dede auditoria
auditoria QF QF
1916-1,
1916-1, no
no está
está de
de acuerdo
acuerdo con
con los
los requisitos
requisitos del
del del
del
Decreto
Decreto 1072
1072 dede 2015.
2015.
 PROPUESTA

La
La auditoria
auditoria ejecutada
ejecutada enen febrero
febrero de
de 2.015
2.015
al
al área
área dede mercadeo,
mercadeo, establecida
establecida en
en el
el
plan
plan de
de auditoria
auditoria QF 1916-1, fue realizada
por
por el
el director
director de
de esta
esta área, incumpliendo
el
el requisito
requisito de
de imparcialidad
imparcialidad exigido
exigido por
por
articulo
articulo 29
29 del
del Decreto
Decreto 1072
1072 de
de 2015.
2015.
 REPETICIÓN
REPETICIÓN DE
DE LAS
LAS MISMAS
MISMAS O
O SIMILARES
SIMILARES NO
NO
CONFORMIDADES
CONFORMIDADES
Se
Se encontró
encontró que
que elel procedimiento
procedimiento PMV-001
PMV-001 del
del área
área
comercial
comercial queque tenía
tenía versión 2 en el el listado
listado maestro y el
que
que sese está usando es la versión 1.
Las instrucciones I 005 e I 006006 utilizadas
utilizadas en control
de calidad tienen
tienen versión
versión 3 yy 44 respectivamente,
respectivamente, en
el listado maestro se presenta la versión 6.

El
El plan de SST para el proyecto de la zona del
sur
sur PS001
PS001 tiene
tiene fecha
fecha dede aprobación
aprobación el 5
febrero
febrero de 2.009 y en el listado maestro se le
le
indica
indica a ese ese documento
documento la la fecha
fecha de
de
aprobación
aprobación del
del 15
15 de
de abril
abril de
de 2.015.
2.015.
 PROPUESTA

Se
Se encontraron
encontraron en
en uso
uso documentos
documentos del
del área comercial (PMV001),
seguridad
seguridad y salud ocupacional (I005, I006) y de gerencia (PS001)
cuyas
cuyas actualizaciones no corresponden aa las versiones vigentes
vigentes
presentadas
presentadas en
en el
el Listado
Listado Maestro
Maestro contraviniendo
contraviniendo el
el articulo 13
13 del
del
Decreto
Decreto 1072
1072 de
de 2015.
2015.
AUDITORIA

Proceso sistemático,
independiente y
documentado para obtener
evidencias de la auditoría y
evaluarlas objetivamente a
fin de determinar hasta que
punto se cumplen los
criterios de auditoría.
Introducción a la Norma ISO 19011: 2011

Norma ISO 19011: 2002

Directrices para la auditoria de

sistemas de gestión de calidad
y ambiente

Norma ISO 19011: 2011

Directrices para la auditoria de

sistemas de gestión
Introducción a la Norma ISO 19011: 2011

PROPÓSITO DE LA AUDITORIA

Determinar si el Sistema de Gestión

• Cumple los requisitos de la

Norma.
• Se adapta a las disposiciones
planificadas
• Esta correctamente
implementado
• Esta correctamente mantenido
 Introducción a la Norma ISO 19011: 2011

TIPOS DE AUDITORIAS
TIPOS DE AUDITORIAS

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA

Realizadas por la propia Auditoria realizada por El Certificación de los

organización, habitualmente Cliente Sistemas de Gestión.
con su propio personal
ISO 17021:2011
Por ejemplo Legal y
Auditoria de Propósitos Similares
Primera Parte Auditoria de
Segunda Parte Auditoria de
Tercera Parte
FASES DE LA AUDITORIA
• Programa de auditorias internas
• Planeación de la sesión de la
auditoria
• Notificación
• Reunión de apertura
• Consecución y registro de
evidencias
• Reunión de cierre
• Elaboración y presentación de
informes.
 PLAN DE AUDITORIA

• Explicar la necesidad de establecer los

objetivos y criterios de auditoria.
• Explicar el principio y campo de aplicación de la
auditoria.
• Describir las funciones y responsabilidades de
los auditores.
NOTIFICACION

• Notificar por escrito al auditado, la

auditoria del Sistema de Gestión, al
menos dos semanas por anticipado.
•En la notificación se suministra el
tema, alcance, objetivos,
información mínima requerida y
agenda de la auditoria. Así mismo,
se dan los nombres de los
auditores.
 ETAPAS DE LA AUDITORIA – EJECUCION

 Reunión Inicial o de Apertura

 Desarrollo de la Auditoría.

 Evaluación

 Reunión de cierre
RECOMENDACIONES PARA EL AUDITOR

EL AUDITOR DEBE TENER EN TODO MOMENTO EL CONTROL

DE LA AUDITORÍA (EVITAR VISTAS TURÍSTICAS O MUY
PREPARADAS)
VERIFICAR SIEMPRE LAS INFORMACIONES VERBALES,
MANTENIENDO SU CONSIDERACIÓN DE TALES HASTA TENER
PRUEBAS
NO FORMULAR SOLUCIONES DURANTE LA AUDITORÍA,
EVITAR CRÍTICAS Y CONSEJOS
ADAPTAR LA AUDITORÍA AL CARÁCTER DEL AUDITADO
NO CENTRARSE EN LA REVISIÓN DE DOCUMENTOS, EN
DETRIMENTO DE LA REVISIÓN DE SU APLICACIÓN
EXAMINAR COMPLETAMENTE ALGUNOS DOCUMENTOS.
SER FLEXIBLE FRENTE A HECHOS DE MENOR IMPORTANCIA.
 REUNIÓN DE CIERRE

EXPLICAR EL METODO DE TRABAJO SEGUIDO

PRESENTAR EL INFORME FINAL
ASEGURARSE DE QUE HA SIDO ENTENDIDO
LA PRESENTACIÓN LA DIRIGE EL AUDITOR LIDER
NO CREAR TENSIONES INNECESARIAS
NO INDICAR ACCIONES CORRECTIVAS
SER CONCRETO, EVITAR GENERALIZACIONES
DEFENDER LOS HECHOS PROBADOS, PERO
TENER FLEXIBILIDAD PARA MODIFICAR ALGUNA
CONCLUSION SI HAY DESACUERDO GRAVE
 INFORME DE AUDITORÍA

Objetivo y Alcance (Qué)

Auditados / Cliente (Quiénes)
Auditores (líder y equipo)
Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde)
Criterios de auditoría
Hallazgos de la auditoría
 No conformidades
 Fortalezas y Debilidades
Conclusiones
Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de
objetivos, áreas no cubiertas, opiniones divergentes,
recomendaciones para la mejora, `planes de acción del
seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y
lista de distribución
 INFORME DE
AUDITORIA
RELATAR HECHOS PROBADOS Y ACEPTADOS
NO HACER GENERALIZACIONES FÁCILES
NO LLENAR EL INFORME DE HECHOS TRIVIALES
EVITAR CRÍTICAS PERSONALES Y USAR UN TONO IMPERSONAL
NO PONER EN DUDA LA COMPETENCIA DEL PERSONAL
ENTREVISTADO
NO OPINAR SOBRE HECHOS QUE NO SE CONOCEN, NI JUICIOS
DE INTENCIONES
SER CONCISO, SIMPLE Y CLARO
NO INDICAR CAUSAS DE LAS DEFICIENCIAS NI PROPONER
SOLUCIONES
SI HAY DUDAS, OTORGAR EL BENEFICIO DE LA DUDA
 Revisión por la Dirección

El proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se

LA ALTA GERENCIA DEBE
reúna la información necesaria para que la gerencia pueda
REVISAR EL SG-SST efectuar esta evaluación, entre otros: Auditoria Interna,
ANUALMENTE, PARA Participación y Consulta, Comunicaciones, Desempeño de
ASEGURAR SU CONTINUA SST, Cumplimiento de Objetivos, Investigaciones de
CONVENIENCIA, Incidentes, Acciones Correctivas y Preventivas, Cambios y
ADECUACIÓN Y Recomendaciones a la Mejora.
EFECTIVIDAD
La revisión de la gerencia debe considerar la posible
necesidad de cambios a la política, objetivos y otros
elementos del SST, a la luz de los resultados de la auditoria
del sistema de gestión, de los cambios de circunstancias y del
compromiso por un mejoramiento continuo
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN