Présentation du projet

SAGESS
Mai 2016
Ordre du jour
1. Introduction et contexte
• Le projet SAGESS
• Ce que l’on vise
• Les bénéfices
2. Groupes visés par le changement
3. Calendrier de déploiement du projet
4. Changements et nouveautés – premier
déploiement
5. Accompagnement dans le changement
• Plan de communication
• Structure de soutien
• Stratégies de formation
6 Nous joindre
Solution Adaptée pour la GEstion des Stages en Santé
Le projet SAGESS , c’est :
L’ implantation d’un système informatique MedSIS et
de 15 « modules » permettant la gestion des stages

Un projet en plusieurs phases, sur 2 ans

Une diminution progressive du nombre de systèmes

pour la gestion des stages
Ce que l’on vise
Objectifs Principes directeurs
Amélioration de l’efficacité et de la Utiliser une solution commerciale qui a
productivité fait ses preuves dans d’autres universités
Réduire la complexité associé au nombre Minimiser les personnalisations
de systèmes de gestion (développement )
Centraliser les informations et simplifier
leur circulation Optimisation et uniformisation des
processus
Offrir une solution adaptée aux besoins
réels Respect de la portée du projet
Répondre à l’évolution des programmes Implication des parties prenantes et
d’étude accompagnement dans le changement
Les grands bénéfices du projet
1. Centralisation des informations sur une plate-forme technologique
conviviale et performante
2. Consultation efficace et accessible en temps réel des données
liées à la gestion des stages (favorisant une meilleure prise de
décision)
3. Accès à des rapports en ligne (ex: évaluation de l’enseignement)
4. Processus optimisé, uniformisé et informatisé (à moyen terme)
• Efficacité et diminution des coûts
• Plus besoin d’imprimer
• Diminution de la double-saisie et du risque d’erreurs
• Traçabilité des données

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2. Groupes visés
Groupes visés par le changement
❶
Programmes Externat ❷
UdeM Étudiants et
Résidence Résidents

Ergothérapie
❸
Physiothérapie Milieux de stages

Orthophonie Directions de
l’enseignement et
UMF
+ de 7000 Audiologie
personnes Superviseurs
visées Nutrition
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3. Calendrier de déploiement
Déploiement selon les modules
2016 2017
Juillet Août Septembre Octobre Janvier

Sciences de la Santé
Résidence Externat
Prog. nutrition en janvier 2017
4- Capacité
Résidence
1- Données sur les milieux, les superviseurs et les Gérer l’offre de stages des
étudiants milieux en permettant aux
• Fiche sur l’étudiant (détail de l'inscription à un programme milieux de saisir leur
d’étude, par session, par année, par période donnée). capacité d’accueil pour un
• Fiche sur les superviseurs et détails des milieux stage donné par période de
stage.
2- Grilles de stages Grilles de stages
• Assignation manuelle des stagiaires à leurs stages (le milieu, Résidence
les dates, stage, spécialité + type d'activité)
• Disponibilité des détails aux stagiaires et aux milieux
SS à partir d’avril
concernés.

3- Évaluation Viendra
• Évaluation du stagiaire/résident, de l’enseignement et de remplacer le Légende
l’enseignant.
• Accès aux rapports d’évaluation de l’enseignement et des
portail en écriture
enseignants. 7 évaluation
lecture
Déploiement selon les modules
2016 2017
Avril Mai Juin - Juillet Août Janvier

7 -Recommandations
(Résidence)

5- Capacité 8- Immunisation
6- Stages à Dossier santé et immunisations 15- Assignation
SS options automatique
Gérer l’offre de
14- Horaire
Externat 9- Alertes longitudinal Résidence
stages des milieux
Demandes de Ensemble d’alertes (ex: Générer
en permettant aux Externat
stages à option par document manquant) automatiquement
milieux de saisir Demandes de
le biais d’un l’assignation des
leur capacité stages à option
catalogue d’offre de 10- Requis stagiaires en tenant
d’accueil pour un par le biais d’un
stages faites par Permet de définir et assurer le suivi compte des critères
stage donné par catalogue
l’étudiants des documents administratifs d’offre de stages, de
période de stage d’offre de
préférences des
stages faites par
stagiaires et du
11- Professionnalisme l’étudiant
curriculum des
Mesure le professionnalisme
programmes

12 – Incidents

13 – Journal de bord
Documente l’atteinte
7 des objectifs
d’apprentissage
Premier déploiement
1- Données sur les milieux, les superviseurs et les étudiants
2- Grilles de stages
3- Évaluation

Résidence Orthophonie Ergothérapie Nutrition

Juillet Septembre Octobre Janvier

Externat Audiologie Physiothérapie

Août Septembre Novembre
 Changements
4. Changements et nouveautés – premier déploiement
Orthophonie – Audiologie –
Médecine - Ergothérapie
Physiothérapie - Nutrition

Remplacement du portail en évaluation Intégration d’un progiciel intégré

Un accès rapide :
• À partir d’une tablette et d’un téléphone intelligent
• À partir d’un lien personnalisé octroyé par courriel, sans avoir à fournir
de code d’accès et de mot de passe

Une fonction d’évaluateur multiple

Des courriels de rappel à compléter les évaluations automatisés

Des alertes pour suivre les étudiants en difficultés

5. La gestion du changement
Plan de communication
PROGRAMMES DE MÉDECINE

DIRECTEURS DE DÉPARTEMENTS
DIRECTION DE DIRECTEURS DE PROGRAMMES
EXTERNES ET
SCIENCES DE LA SANTÉ
L’ENSEIGNEMENT RESPONSABLES UNIVERSITAIRES ÉTUDIANTS / SUPERVISEURS
RESPONSABLES DE STAGES RÉSIDENTS
UMF
SUPERVISEURS

Fév. - mars Avril Juin Août

Mai
Sept
Déc
Une stratégie et des moyens diversifiés
 Site Web
 Sites Web des programmes
 Présentation et Webinaire
 Rencontres ciblées
 Semaine campus
 Journée de formation des superviseurs
 Courriel ciblés
 Page Facebook
 Documents d’accueil de stages
Stratégies de formation
Publics cibles Moyens
Bureau d’évaluation Accompagnement personnalisé

Superutilisateurs Formation en salle ou

Dans les milieux et dans les accompagnement personnalisé
programmes
Personnel de soutien à Formation en salle Classe virtuelle
l’enseignement Dans les milieux et (milieux éloignés)
Dans les milieux et dans les à l’UdeM
programmes
Gestion académique et Démonstration
administrative
Superviseurs, Étudiants et Capsule d’autoformation en ligne
résidents
Guide d’utilisateurs pour tous
Soutien des utilisateurs
Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

Programmes de médecine
↓
Superutilisateurs
dans les milieux Bureau d’évaluation de la
En soutien à la direction de
l’enseignement et UMF, aux étudiants / Faculté de médecine
résidents et aux superviseurs.
+
Responsable support
Programmes en sciences de la
santé technique et service
↓ client – équipe de projet
Superutilisateurs
dans les programmes
En soutien à ses collègues, aux
étudiants et aux superviseurs
 Nos coordonnées

Pour toutes questions ou commentaires,

écrivez- nous à :

projet-sagess@umontreal.ca