General Cashier

INTRODUCTION
Organisation chart
Director of Finance

F.A.M(FINANCIAL ACCOUNTING MANAGER)

- F.C (FINANCIAL CONTROLLER) ------- G.C (GENERAL CASHIER)
- C.A (CHIEF ACCOUNTING)------PURCHASING,BOOK KEEPER,AR(ACCOUNT
RECEIVABLE),AP(ACCOUNT PAYABLE),COST CONTROLL,STORE KEEPER)
Defination of G.C
Job Description of G.C
adalah bagian dari Departemen accounting dan finance yang memiliki tugas pokok mengelola semua
penerimaan(penerimaan kas hotel yang paling banyak biasanya berasal dari hasil penjualan tunai semua
outlet) dan pengeluaran kas hotel dari semua transaksi biaya yang terjadi selama periode waktu transaksi.

 G.C mempunyai tugas antara lain :

 Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran (Remittance of
found ), Bank Transfer (mengumpulkan uang dari cahsier untuk dibawa ke
bank),dan semua pembayaran dari travel agent dengan mencocokan
data pada bagian yang terkait (Income Audit dan Account Receivable).
 Membuat Jurnal Transaksi dari semua pembayaran yang masuk setiap hari.
 Membuat laporan Harian mengenai pendapatan dan pengeluaran serta
mempertanggung jawabkan semua administrasi kepada bagian
Accounting.
 Menyiapkan semua transaksi pembayaran baik secara Cash maupun
Kredit.
JOB TITLE: General Cashier
DIRECTLY REPORTS TO: Financial Accountant / Assistant Manager of Finance / Director / Manager of
Finance and Business Support
DEPARTMENT: Finance
1. KEY RESPONSIBILITIES
Job Summary – (Role Summary)
Responsible for the timely preparation of the daily banking of cash, preparing the General Cashiers Summary
and processing petty cash
Essential Duties and Responsibilities – (Key Activities of the role)

1. Daily banking involving the collection of banking envelopes from safe, and the opening, counting and
balancing as a whole
2. Process petty cash as required and reconcile weekly
3. Prepare over and under, balance monthly and present to Business Manager of designate
4. Issue and return house bank contracts as required and prepare house bank accounts summary
on a monthly basis
5. Process due backs daily
6. Liaise with Department Heads about cashiering problems
7. Liaise with income auditor
8. Monitor hotel exchange rats and adjust as necessary in accordance with Finance Policy

2. REQUIRED QUALIFICATIONS
Demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the
brand and the Company, Proficient in the use of Microsoft Office,and Good writing skills
 Memeriksa dan menerima semua transaksi
pembayaran(remittance of found) oleh cashier---
laporan yang dibuat G.C berdasarkan Transmital Envelope
SIGN CASHIER = WITNESS 1 = WITNESS 2=
RUPIAH QUANTITY AMOUNT
100.000
50.000
20.000
10.000
5.000
2.000
1.000
500
200
100
.

Rekapitulasi Penermaan kas (signature by Cashier and acknowlede by Income Auditor)

Seksi nama Jml. Rp pengem Disetor Beda Bersih Pembay p.tunai Piutang Bank Sisa setoran Sub pembaya sisa
balian kas aran dagang sebelu jumlah ran
mnya
TAHAPAN PROSES AUDIT-- AUDIT TRANSAKSI CASH --
(PENGECEKAN KEMBALI DATA-DATA PENDAPATAN YANG MASUK KE DALAM HOTEL YANG MELALUI
TRANSAKSI YANG SISTEM PEMBAYARANNYA DILAKUKAN SECARA TUNAI) DAN
AUDIT TRANSAKSI CREDIT/CITY LEDGER(CL)--(PENGECEKAN KEMBALI .... YANG MELALUI
TRANSAKSI YANG SISTEM PEMBAYARANNYA SECARA KREDIT ,BAIK
PERSONAL,COMPANY,GOVERMENT,ATAUPUN TRAVEL AGENT,ATAUPUN DENGAN MENGGUNAKAN
CREDIT CARD)

AUDIT TRANSAKSI CASH

Jika sudah sesuai antara

Lihat Pada akhir transaksi Jika tidak sesuai antara
Compare data support dokumen
apakah sudah dilakukan support dokumen
Registration Card dengan guest
pembayaran secara dengan guest bill ,
dengan Guest Bill bill,lakukan proses
tunai lakukan proses koreksi
balancing

Setelah itu,urutkan
support documennya
dengan urutan,Guest
Bill,RC dan Bill Outlet
kemudian berikan
kepada General Cashier
AUDIT TRANSAKSI CREDIT

Lihat pada akhir transaksi Jika tidak sesuai antara

Compare data registration apakah sudah dilakukan support dokumen dengan
card dengan guest bill penyelesaian pembayaran guest bill,lakukan proses
secara credit koreksi

Setelah itu urutkan support

Jika sudah sesuai antara dokumennya dengan
support dokumen dengan irutan ,guest bill,rc dan bill
guest bill,lakukan proses outlet kemudian berikan
balancing kepada Account
Receivable
PROSEDUR KAS----Kas sebagai bentuk dari aktiva lancar adalah merupakan sumber danda
yang dimiliki oleh hotel dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban lancar kepada pihak ke 2 atau suplier.
BENTUK KAS - Ada 2 kategori yaitu Kas Bank dan Kas di tangan (Cash On Hand)
 Dalam Tahapan Pengeluaran Kas ,maka beberapa format form yang dipakai
harus dipersiapkan terlebih dahulu,format form tahapan ini terdiri dari :
 1.Disbursement Voucher(DV)
 2.Receiving Record (RR)
 3.Invoice/Faktur/Nota Tagihan dari Vendor
 4.Surat Jalan
 5.Supporting dokumen lain
 6.Petty Cash form (PC)
 KAPAN KAS DIKELUARKAN
 1.Kas akan dikeluarkan jika ada transaksi Pembayaran.
 2.Saat mengisi House Bank
 3.Saat Mengisi Kas Kecil
PEMBAYARAN

RECEIVING TANDA TERIMA

RECORD (RR) FAKTUR
• COPY • DITUKAR • LAMPIRKAN
NOTA/FAKTUR DENGAN DISBURSEMENT
• SURAT JALAN TANDA TERIMA VOUCHER
YANG TELAH DI
TANDA
TANGANI OLEH
F.C
HOUSE BANK --- PERSEDIAAN UANG YANG TERDAPAT DI CASHIER OUTLET YANG
BERFUNGSI SEBAGAI UANG PENGEMBALIAN TERHADAP TRANSAKSI PEMBAYARAN YANG BERSIFAT TUNAI ,
HOUSE BANK INI HARUS TETAP NILAINYA ,DAN TIDAK BOLEH BERUBAH ,KARENA HOUSE BANK AKAN
DISISIHKAN TERSENDIRI SAAT TRANSAKSI SELESAI.

ALUR PENGISIAN HOUSE BANK

KAS BESAR

HOUSE BANK FO
HOUSE BANK F&
CAHSIER ( 5
B CASHIER
JUTA)

HOUSE BANK
HOUSE BANK
EXCECUTIVE
CASHIER OUTLET
LOUNGE (3
(1 JUTA)
JUTA)
Bagian Receptionist
1.Mulai,membuat Registration Form (RF) rangkap dua dan Guest List (GL)
2.RF didistribusikan kepada= lembar 1(dimasukkan ke dalam arsip secara permanen
menurut nomor dan Lembar 2 diserahkan ke bagian FO cashier yang nantinya
digunakan untuk membuat Guest Bill (GL).
3.Guest list yang dibuat olehb receptionist di distribusikan ke kantor polisi yang
kemudian dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.

Bagian FO Cashier
1.berdasarkan RF yang didistribusikan oleh receptionist, FO Cashier
membuat GL rangkap 2.
2.Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel untuk
menunjukkan harga kamar tersebut
Lembar 2 = digunakan untuk membuat Cash Recept (CR)
3.Membuat Cash Recepit(CR)rangkap empat ,yang didistribusikan kepada :
Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel
Lembar 2 = diserahkan kepada general cashier beserta uang yang sudah
dimasukkan ke dalam Transmital Envelope.
Lembar 3 = direkam dalam Front Office Cashier Summary yang nantinya
akan diserahkan ke income audit,selesai
Lembar 4 = di masukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.
Bagian Waiters
1. Mulai , membuat Restauran & Bar Order dengan menggunakan formulir
rangkap dua yang didistribusikan kepada :
Lembar 1 = diserahkan ke kasir
Lembar 2 = diserahkan ke kitchen untuk proses lebih lanjut
Bagian Kasir
1. Menerima Restoran & Bar lembar 1 dari bagian waiters yang digunakan
untuk membuat captain order
2. Membuat Captain Order rangkap2 yang didistribusikan kepada :
Lembar 1 ; diserahkan tamu untuk pembayaran
Lembar 2 : diserahkan ke FO Cashier
3. Setelah tamu membayar captain order lembar 1 disobek dan direkam dalam
Restaurant Cashier Daily Report , kemudian mendistribusikan ke bagian FO
Cashier.
Bagian FO
1. Menerima Captain Order Lembar 2 dan menerima Restaurant Cashier Daily
Report dari bagian kasir.
2. Membandingkan Captain order dan restaurant cashier daily report untuk
kemudian dibuat Master Bill.
3. Memasukan Master Bill beserta uang dari tamu ke dalam Transmital Envelope ,
kemudian mendistribusikan ke General Cashier.
4. Kemudian Master Bill direkam dalam FO Cashier Summary dan diserahkan
kepada Income Audit,selesai.
 Example room service order report

ROOM SERVICE ORDER REPORT

DATE :
SHIFT :
ORDER BY DELIVER BY CLEAR UP BY REMARK CHECK FLOOR BY
NO ROOM GUESTS ITEMS NAME TIME NAME TIME NAME TIME NAME TIME

0:00
 Example cashier summary
Restaurant/room service

CASHIER SUMMARY

OUTLET : Room Service DATE :

CASHIER : SHIFT :

Cover Revenue Payment

No Bill No Check Service Tax Total
IH Food Beverage MISC Disc Cash Credit Card Debit Card Room Charge OC Ent CityLedger
Bagian Laundry Hotel
Bagian Room Boy/ Room Maid
1. Mulai , membuat laundry order yang akan didistribusilan kepada bagian Laundry .
Bagian Laundry
2. Menerima Laundry Order dari bagian room boy/room maid or direct from
guest
3. Membuat Laundry list rangkap 2 yang didistribusikan kepada:
Lembar 1 = diarsipkan secara permanen menurut nomor
Lembar 2 = diserahkan ke bagian FO Cashier
Bagian FO Cashier
4. Menerima Laundry list dari bagian laundry.
5. Menerima Uang dari tamu dan membuat cash receipt rangkap tiga yang akan
didistribusikan kepada:
Lembar 1 = Diberikan untuk tamu
Lembar 2 = Beserta Uang dari Tamu di masukkan ke Transmital Envelope
kemudian diserahkan ke General Cashier.
Lembar 3 = Direkam dalam Front Office Cashier Summary dan diserahkan
kepada Income Audit,selesai.
Penjualan Telepon/Fax Hotel
Bagian Operator/BC attendant
1. Mulai,membuat T/FE rangkap dua yang didistribusikan kepada :
Lembar 1 = Diarsipkan secara permanent menurut nomor
Lembar 2 = Didistribusikan ke bagian FO Cashier
Bagian Front Office Cashier
1. Menerima T/FE dari bagian operator.
2. Menerima uang dari tamu dan membuat cash reeopt rangkap 3 yang
didistribusikan kepada:
Lembar 1 = Diberikan untuk tamu
Lembar 2 = Beserta uang dari tamu dimasukan ke Transmital Envelope
Lembar 3 = Direkam ke dalam FOCS dan diserahkan ke Income Audit.
KAS KECIL -- PERSEDIAAN UANG TUNAI DENGAN NILAI RELATIF KECIL YANG
DIGUNAKAN UNTUK MEMBAYAR TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG NILAINYA KECIL ,SEPERTI ONGKOS
KIRIM PAKET , PARKING SERVICE , PEMBELIAN BBM ,DAN LAINNYA.

MEKANISME PENGISIAN KAS KECIL

BUKTI TRANSAKSI
TRANSAKSI- PENYISIAN KE
YANG DIBIAYAI
TRANSAKSI KAS KECIL
DARI KAS KECIL
flow chart (fo cashier /f&b
cashier/outlets cashier to G.C

second meeting

Cindy Citya Dima ,M.Mpar

cp : 082326118409
Flow Chart Penjualan Mulai
Restaurant/Bar Hotel

Bagian Waiters
1. Mulai, membbuat
Restaurant & Bar Order
Buat R&B
dengan menggunakan Order
formulir rangkap dua
yang didistribusikan
kepada : (2)
Lembar 1 = diserahkan ke
R&B order
kasir (1)
Lembar 2 = diserahkan ke
kitchen untuk proses lebih
lanjut. 2
1
 1

Bagian Cashier F&B R&B Order(1)

1. Menerima Restoran dan Bar Membuat Captain Order

lembar 1 dari bagian Waiter yang
digunakan untuk membuat CO(1)
(2)

Captain Order.
3
2. Membuat Captain Order rangkap Rp

2 yang didistribusikan kepada :

CO disobek
Lembar 1 = diserahkan tamu untuk
pembayaran
CO (1)
Lembar 2 = diserahkan ke FO Cashier
3. Setelah tamu membayar captain RCDR (1)

order lembar 1 disobek dan

direkam dalam Restaurant Cashier 4
Daily Report, kemudian
mendistribusikan ke bagian FO
Casier
Bagian Kitchen (2)
1. Menerima Restaurant &
Bar Order lembar 2 dari
bagian waiters yang
akan diproses lebih
lanjut.
R&B order
(2)

Untuk Proses
Lebih Lanjut
 3 4
Bagian FO

1. Menerima Captain Order Lembar 2

dan menerima Restaurant Cashier CO (2) RCDR
Daily Report dari bagian kasir.
2. Membandingkan Captain Order dan
Restaurant Cashier Daily Report untuk CO &RCDR dibandingkan dan membuat
kemudian dibuat Master Bill. MB

3. Memasukan Master Bill beserta uang

dari tamu ke dalam transmital MB

Envelope, kemudian mendistribusikan

ke GC. MB beserta Uang
dimasukkan ke TE
4. Kemudian Master Bill direkam dalam
FO Cashier Summary dan diserahkan
kepada Income Audit.
FOCS to IA
Penjualan Loundry done
Penjualan Telepon/Fax di hotel
 FLOW CHART PENJUALAN Mulai
ROOM HOTEL
1. Mulai, membuat Registration Form
(RF) rangkap dua dan Guest List
(GL)
2. Registration Form (RF) rangkap
dua tersebut didistribusikan
kepada:
Lembar 1 : dimasukkan ke dalam Membuat RF & GL
arsip secara permanen menurut
nomor.
Lembar 2 : diserahkan ke bagian
F.O Cashier yang nantinya digunakan
dalam membuat Guest Bill (GB)
Lembar 3 : GL (Guest List) yang GL
dibuat oleh receptionist di
distribusikan ke kantor polisi yang
(2)
kemudian dimasukkan ke dalam arsip RF(1)
secara permanen menurut nomor.
2
1
N
 1
Bagian F.O Cashier
1. Berdasarkan RF yg didistribusikan
olehreceptionist , F.O cashier
membuat GB rangkap dua,yg
didistribusikan kepada ;
2. Lembar 1 : diserahkan kepada RF (2)
tamu yang menginap di Hotel
untuk menunjukkan harga kamar
tsb.
GB (2)
Lembar 2 : digunakan untuk
membuat Cash Receipt. GB (1)
3. Membuat CR rangkap 4 yg harus
Membuat GB CR (4)
didistribusikan kepada tamu yg CR (3)
menginap di hotel, TE ke GC, FOCS to
IA, dan arsip secara permanen
CR (2)
menurut nomor. CR 1
FOCS N
to IA
membuat CR TE
Untuk
tamu
Bagian Kantor Polisi
4. Menerima GL yg didistribusikan oleh
2
receptionist.

GL