Experiencias de implementación

de Business Intelligence:
SAGE SP - Blas y Cía.
 SAGE SP Blas y Cía.
Proyecto Sage SP emprendió un Planificación,
proyecto de data monitorización y análisis.
warehousing y
reporting corporativo,
estableciendo la calidad de
los datos como
una de las prioridades
clave.
Implementador Equipo interno dedicado y Lantares / COGNOS.
consultores
PowerData.
 SAGE SP
Descripción del En octubre de 2004, Sage SP tomó
proyecto la decisión de emprender un
proyecto
de Business Intelligence con la
implantación de un data
warehouse
corporativo y un sistema de
reporting para la alta dirección. La
implementación de un sistema
CRM y uno de gestión de
campañas se
dejó para una segunda fase.
Blas y Cía.
La Empresa De Blas y Cía se encontró,
en un momento dado, frente a la
paradoja siguiente: Aún disponiendo de
un volumen de información elevado, no
era capaz de analizar adecuadamente
su situación. A través de la información
de los sistemas transaccionales se
disponía de una información histórica
que no se encontraba estructurada y,
en consecuencia no era fácilmente
analizable. En otras palabras.
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Objetivos del • Generar información necesaria Precisaba comprender el
proyecto para la toma de decisiones porqué del comportamiento
estratégicas, de fácil acceso y en de la propia operativa de la
tiempo real. compañía, con el objetivo de
• Asegurar la integridad de los datos poder mejorar el servicio y
para un mejor conocimiento del optimizar los recursos.
cliente y, por lo tanto, la prestación
de un servicio más personalizado.
Orientados a la excelencia del
servicio.
• Asegurar el cumplimiento con la
normativa vigente en cuanto a
protección de datos.
 SAGE SP
Descripción de la Sage SP, fundada en 1981, es la empresa
compañía: líder en soluciones de gestión
para la pequeña y mediana empresa en
España. En 2003 pasó a
formar parte del Grupo Sage, el líder
mundial en software de gestión,
con más de 5 millones de clientes en
todo el mundo y presente en 17
países. Sage SP cuenta en la actualidad
con más de 250.000 clientes
registrados y 2,5 millones de productos
vendidos, entre los que se
encuentra SP ContaPlus, el programa de
gestión más utilizado por las
pymes españolas.
Blas y Cía.
Empresa De Blas y Cía tiene su
origen en el afán emprendedor
de dos familias, Gregorio De Blas
e Isidro Gómez, que, al concluir la
Guerra Civil, da inicio a sus
servicios entre Madrid y
Navalcarnero a través de Cuatro
Vientos.
El continuo crecimiento ha hecho
que Empresa De Blas y Cía.
consolide su marcado liderazgo
en el Transporte Interurbano por
Carretera en la Comunidad de
Madrid con más de 35.000.000
de viajeros en el año 2.005 y
cerca de 600 empleados.
Inicio del proyecto
 SAGE SP
Problemática o las estrategia totalmente orientada
necesidades de la al cliente, para potenciar al máximo
empresa esta estrategia, la alta dirección
necesitaba un reporting que
facilitara descubrir tanto cuáles
eran las necesidades del cliente,
como las ventas y además que se
adecuara con la realidad.
Todo ello era necesario para poder
tomar decisiones conformes
con la evolución de su negocio.
Blas y Cía.
Comprender las razones por las
que se producían impactos en la
cuenta de resultados,
normalmente originadas en las
áreas principales del negocio -
Tráfico y Taller- y poder solucionar
y optimizar de un modo sostenido
el rendimiento corporativo.
El objetivo final era poder
gestionar la actividad de una
manera proactiva, integrada y
basada en información fiable y
oportuna.
 SAGE SP
¿Cómo se aprobó El proyecto fue aprobado por el
el proyecto? Consejo de Dirección teniendo en
cuenta los objetivos que se habían
fi jado y los planes de ejecución.
Se hicieron cálculos de amortización
y de retorno de la inversión en
las campañas de marketing.
Espónsor Fueron dos: Alvaro Ramírez, CEO y
Consejero Delegado de Sage
España, y Juan Pablo Herrera, CFO
de Sage España.
Blas y Cía.
Se valoró especialmente que la
solución abarcase todo el proceso
de gestión, a la vez que pudiera
escalar en amplitud de
información, capacidad de análisis
y cobertura de usuarios.
El Director de Sistemas,
detectando las inquietudes de la
Dirección General, buscó las
soluciones y fue quien lideró la
iniciativa de inicio a fi n con el
apoyo y colaboración de la
Dirección General.
 SAGE SP
Requerimientos de Solicitaban información al
negocio departamento de Sistemas que
después elaboraban.
Ahora los usuarios de negocio
trabajan con la herramienta
Microstrategy, lo cual les
proporciona mucha más libertad
ante el departamento de Sistemas,
ya que pueden generar los informes
que necesitan ellos mismos y
obtener datos actualizados y en los
cuales se pueda confiar.
¿Se planteó No se planteó desarrollar ninguna
desarrollar la solución herramienta, ya que en el mercado
de Business existían soluciones, a partir de las
Intelligence? cuales se hizo una selección.
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Disponer de información
fiable y oportuna. Este
requerimiento condicionaba
la necesidad de estructurar e
integrar el gran volumen de
información existente.
Integrar los procesos de
gestión de la compañía
utilizando los métodos y
herramientas de CPM.
Se estudió por parte del área
de TI la posibilidad de realizar
un desarrollo a medida, pero
se desechó básicamente
porque la amplitud de la
solución de CPM
 SAGE SP
¿Se evaluaron distintas Se evaluaron varias de las
soluciones de Business herramientas disponibles en el
Intelligence? mercado.
Solución escogida Microstrategy
¿Qué riesgos se El riesgo más importante que
detectaron?, se detectó en el proyecto fue
el de los problemas con la
calidad de los datos.
limitaciones al proyecto En principio no se
establecieron limitaciones,
pero sí fases concretas
para minimizar los riesgos.
Blas y Cía.
Sí, se analizaron otras tres
opciones: Microstrategy,
Oracle y Business Objects.
Cognos, todos los módulos de
la solución de CPM.
El único riesgo que existía a
priori era conseguir involucrar
en el proyecto a la alta
dirección, debido a que, al ir
orientado en gran
parte hacia ellos, requería de
su disponibilidad para un
correcto desarrollo.
No, en cada fase del proyecto
se ha trabajado en un marco
concreto pero abierto para
permitir la asimilación de las
tecnologías.
 SAGE SP
Equipo de trabajo Por parte del implantador,
un Director de Proyecto y
un Consultor en cada
módulo. Por parte de
Empresa De Blas y Cía. el
Director General y el
departamento de
Sistemas.
Procedimientos de procedimientos de
comunicación y comunicación entre el SGI
aprobación de y las distintas direcciones
cambios para la obtención y
homogeneización de los
requerimientos.
Blas y Cía.
2 Programadores del ERP interno.
1 Analista ERP.
1 Analista de sistemas.
2 Consultores de negocio .
1 Programador administrador de
sistemas.
Se estableció un modelo sencillo
de gestión de proyecto que
permitió que, en general, los
plazos y las expectativas se
cubrieran sin cambios
significativos.
 SAGE SP
Fuentes de datos Bases de datos SQL Server y
origen ERP (desarrollo propio).
Hubo que hacer pequeñas
modificaciones en el ERP para
los procesos más críticos.
Modelos de negocio Ventas.
cubiertos Canal de Distribución.
Marketing.
Periodicidad del Internamente existía un
seguimiento seguimiento semanal en todo
el periodo
de desarrollo y un reporte
mensual al Consejo de
Dirección.
Blas y Cía.
El primer paso fue el
diseño, la construcción y la
carga de un
datawarehouse para
consolidar y estructurar
toda la información de que
se disponía.
tráfico, taller, recursos
humanos, reclamaciones,
siniestros y demanda.
Al realizar la implantación
del proyecto por módulos,
se hizo el seguimiento de
la misma manera,
controlando los plazos de
finalización de cada uno de
los módulos
 SAGE SP
Problemas con calidad Datos incompletos
de los datos Datos que tenían que cumplir
con la LOPD
Hardware instalado 1 Servidor de integración ( 2
procesadores 2Gb RAM).
1 Servidor de presentación de
datos ( 2 procesadores 2Gb
RAM).
1 Servidor de BBDD conectado
a un rac de discos en SAN
con 100 Gb.
Blas y Cía.
El principal problema fue
el cuadre de los datos
contables con el detalle de
los distintos módulos del
transaccional.
Se instaló un servidor con
una base de datos ORACLE
para el soporte de las
herramientas de COGNOS
y de gestión del
datawarehouse.
 SAGE SP Blas y Cía.
Productos y licencias de 5 licencias de • Microsoft Windows 2003
software Microstrategy, Server.
dependiendo de cada • Base de Datos ORACLE 10g
dirección Enterprise Edition.
funcional. • Oracle Warehouse Building
1 licencia PowerCenter. para creación y carga del
1 licencia Informatica datawarehouse.
DataQuality. • COGNOS Serie 7 Planning:
1 licencia SQL Server. Analyst y Contributor.
• COGNOS Serie 7 FrameWork
Manager.
• COGNOS Serie 7 PowerPlay:
Transformer y PowerPlay Web.
• COGNOS Serie 7 ReportNet:
Report Studio, Query Studio y
FrameWork Manager.
• COGNOS Serie 7 Metrics:
Metrics Manager.
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Tamaño de la base de 11Gb de datos que crecen día
datos a día
Formación para los 1. Personal responsable de la
usuarios arquitectura y de la generación
de informes.
2. Personal con
responsabilidad de reporting
en las distintas
direcciones.
3. Personal con necesidades de
consulta para la operativa.
¿Se han alcanzado los Sí, se han alcanzado los
objetivos propuestos? objetivos propuestos en la
primera fase al
100%.
Blas y Cía.
24 Gb en transaccional y 4 Gb en
el Data Warehouse
Sí, aparte de la formación al
departamento de Sistemas en
todos
los módulos instalados, tanto
como usuarios como
administrado res, se ha dado
formación interna a todos los
usuarios que trabajan con estas
nuevas herramientas.
Sí, ahora se dispone de
información consolidada, fi able y
oportuna, habiéndose involucrado
a los responsables de cada área
en la consecución de este
objetivo.
 SAGE SP Blas y Cía.
Desviaciones en Leves. Se incrementó el número de horas pesar de haber planteado el
los costes de consultoría por la baja por enfermedad proyecto como un proyecto
de uno de los consultores internos. abierto no se han producido
desviaciones sobre los costes
previstos.
lecciones • Visión global de los procesos de La importancia que tiene
aprendidas negocio. alinear a toda la compañía,
• No es posible llevar a cabo un proyecto desde la alta
como este sin la implicación de la alta dirección hasta el último
dirección. Es un proyecto que afecta a involucrado, en la
todo lo que hace una empresa. consecución de los objetivos
• Los problemas de los datos son deseados.
consecuencia de problemas en la gestión
que no son fáciles de detectar.
• Es necesario alinear los objetivos del
proyecto a la estrategia de la compañía.
Daniel Camacho
Daniel Tello
Carlos Centeno
Oscar Rodriguez