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La gestion de projet

Atelier 2: La définition de projet

Venmar Ventilation inc. – Francine Belzile – Le 26 février 2003


Les plus et les moins de ma gestion de projet

Réflexion personnelle
Échange en groupe

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Les objectifs

OBJECTIF GÉNÉRAL:
 Améliorer notre efficacité en gestion de projet : gestion des
ressources, des coûts et de l’échéancier.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES:
 Réaliser l’importance de la définition de projet
 Comprendre la différence entre la proposition de projet, la
définition du projet et la définition du produit.
 Maîtriser le processus de définition de projet et ses
composantes.
 Connaître les outils d’aide à la définition de projet.
 Gérer le changement à l’intérieur d’un projet.

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La gestion de projet

Tableau de Bord Stratégique


PROCESSUS CLEFS

CONTENU DÉLAIS COÛTS QUALITÉ

Expression
Besoin
INTÉGRATION
Client Contrôle
Initiation Planification Clôture
Réalisation

COMMU- APPROVI-
RH NICATION
RISQUES SIONNEMENT

PROCESSUS SUPPORTS

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La gestion de projet
La définition du projet

 Lien du projet avec la vision stratégique

 Le temps, les coûts et la qualité attendus

 Problématiques/opportunités pour l’organisation

 Les risques, difficultés et contraintes attendus

La somme de tout ceci est la façon d’arriver au


produit ou service
(Contenant)

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La gestion de projet
La proposition de projet

 Le contexte/problématiques/opportunités et le lien du
projet avec la vision stratégique

 Les objectifs et livrables

 Les ressources et les coûts

La proposition de projet est une définition sommaire


afin de communiquer la valeur d’une idée dans le but
d’obtenir les ressources nécessaires à sa réalisation

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La gestion de projet
La définition du produit ou service
 Identification des besoins du client
 Évaluations des produits ou services compétitifs
 Positionnement dans la gamme de produits ou services
 Établir la structure de coût visé
 Établir la marge bénéficiaire visée
 Faisabilité de production et de technologie
 Investissements nécessaires
 Cahier des charges techniques
La somme de tout ceci est la façon d’arriver aux caractéristiques et
à la faisabilité du produit ou service
(Contenu)
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La gestion du contenu
Cycle de réalisation du projet

Initiation Planification Exécution et Clôture


contrôle
• Analyse préliminaire • Élaborer la définition • Suivre l’évolution de la • Formaliser
du projet et du produit définition du projet l’acceptation
• Énoncé préliminaire
ou service du projet du produit ou
du projet et du • Contrôler et gérer les
service du projet
produit du projet • WBS changements
• Formulaire de • Plan du projet
proposition de projet
NPDP Venmar / PRO-003

Phase 0 Phase 1 Phase 2 à 5 Phase 6


• Analyse préliminaire • Planification générale • Workplan - D107 • Workplan - D107
D103-D220-D320- D819 – D106 – D213
• Product specification • BOM - D425
D008-D009-D535
• Plan Marketing D101 – form – D321
• Autres documents
• New product idea D220 – D423 – D320 –
• BOM - D425
form - D001 D103 – D234
• D234 / Plan Marketing
• Workplan - D107
• Autres documents

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La définition de projet

Le processus de définition du projet


comprend essentiellement 4 étapes

Approbation
Formulation Communication Changement
Appropriation

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Pourquoi?

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Et quoi encore…

 Pour définir ce qu’est le projet et CE QU’IL N’EST PAS

 Pour associer les bonnes ressources au projet

 Pour obtenir les bons appuis organisationnels pour


supporter le projet

 Pour saisir rapidement les risques

 Pour créer une vision commune

 Pour développer un produit répondant au marché

 Pour obtenir la qualité attendue

 Pour éviter les pas en arrière

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La définition de projet

Étape 1 - Formulation d’un projet

Approbation
Formulation Communication Changement
Appropriation

 Développer une meilleure compréhension du projet et de


ses livrables

• Recueillir l’information sur le projet

• Préparer une liste de questions

• Identifier/rencontrer les personnes clés

• Rédiger l’ébauche du scope

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La définition de projet

Étape 1 - Formulation d’un projet


1. Mise en situation
2. Positionnement
3. Problématique/Opportunités
4. Description
5. Objectifs
6. Livrables
7. Contraintes
8. Risques
9. Organisation
10. Plan d’action
11. Budget
12. Priorisation des 3 axes

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La définition de projet

Étape 1 - Formulation d’un mandat


1. Description: mise en situation, positionnement, problématique/opportunités
2. Objectifs
3. Livrables
4. Organisation
5. Plan d’action
6. Budget

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La définition de projet
Étape 1.1 – La mise en situation

 Définition
Brève description de l’entreprise et du contexte actuel en relation
avec le projet à réaliser.

 Objectif
Exposer la mission de l’entreprise, ses objectifs à long terme et
sa structure.

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Étape 1.2 Positionnement du projet

 Définition
Positionnement du projet par rapport à la stratégie de
l’entreprise et aux autres projets entrepris par l’organisation.
 Objectif
Définir l’importance du projet pour l’entreprise et son niveau de
priorité par rapport aux autres projets.

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La définition de projet
Étape 1.4 Description du projet

 Définition
Description sommaire du projet prévu ainsi que de sa portée.
Cette section définit brièvement le projet retenu et ses
bénéfices.

 Objectif
Circonscrire le projet et ses limites, c’est-à-dire là où il s’arrête.

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La définition de projet
Étape 1.3 La problématique

 Définition

La ou les problématiques vécue(s) par l’entreprise ayant engendré le


lancement du projet. Ce sont des éléments problématiques qui
devront être abordés lors de la réalisation des étapes devant mener
à l’atteinte des objectifs.
 Objectif

Présenter la situation actuelle de l’entreprise et les évènements


ayant mené au projet.

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La définition de projet
Étape 1.5 Objectifs du projet

 Définition

Les objectifs doivent être liés à la problématique et au


positionnement du projet. Ils sont quantifiables et qualifiables.

 Objectif

Ce pourquoi on veut réaliser le projet. Viser des résultats


réalistes, réalisables, et livrables dans un temps donné (SMART).

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La définition de projet
Étape 1.6 Livrables

 Définition
C’est ce qui restera de concret à la fin du projet pour répondre
aux objectifs.

 Objectif
Rendre « palpable » le produit du projet. Ceci permet donc de
concrétiser la fin du projet.

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La définition de projet
Étape 1.7 Éléments pris pour acquis

 Définition

Ce sont des affirmations considérées certaines alors qu’en réalité,


elles ne le sont pas nécessairement. Ce sont des hypothèses
posées qui permettent au projet de se poursuivre.

 Objectif

Aider le gestionnaire à faire un choix de scénarios pour le projet

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La définition de projet
Étape 1.8 Contraintes

 Définition
Ce sont les contraintes qui sont propres au projet et à l’entreprise
cliente. Ce sont des limitations imposées et immuables.

 Objectif
Identifier de manière très précise (qualitativement et
quantitativement) les différente contraintes qui sont inhérentes au
projet

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La définition de projet
Étape 1.9 Risques

 Définition

Ce sont des évènements prévisibles qui peuvent devenir


réalités

 Objectif

Permettre d’évaluer d’une manière plus juste l’envergure du


projet

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La définition de projet
Étape 1.10 Organisation et personnes impliquées

 Définition
C’est l’ensemble des intervenants internes et externes qui sont
impliqués directement ou indirectement avec le projet

 Objectif
Assurer une meilleure intégration du produit final. Formaliser
la structure de projet.

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La définition de projet
Étape 1.11 Plan d’action

 Définition
C’est un résumé des grandes étapes du projet ainsi que les dates
butoirs. Il est revu lors des mises à jour du scope.

 Objectif
Établir des étapes précises et des dates butoirs pour le projet

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La définition de projet
Étape 1.11 Budget

 Définition
C’est l’évaluation sommaire de l’enveloppe budgétaire du projet

 Objectif
Refléter l’évolution des coûts versus l’enveloppe budgétaire prévue

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La définition de projet
Étape 1.12 Priorisation des 3 axes

 Définition

Permet de définir le ou les axes auxquels le client du projet est le


plus sensible.

 Objectif

Avoir une compréhension précise des axes sensibles du client.

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La définition de projet

Étape 2 - Approbation & appropriation


Approbation
Formulation Communication Changement
Appropriation

 Assurer une même compréhension du projet à réaliser

 Cristalliser la définition du projet

 Permettre aux parties prenantes de s’approprier la


définition du projet

• Séances d’approbation et d’appropriation

• Corrections et bonifications

• Approbation et appropriation finale

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La définition de projet

Étape 3 - La communication
Approbation
Formulation Communication Changement
Appropriation

 La définition du projet est un outil de communication


efficace pour informer les personnes susceptibles
d’être impliquées dans le projet :

• Tous les membres de l’équipe de projet

• Les parties prenantes

• Les nouveaux membres de l’équipe

• L’arrivée d’un expert externe dans l’équipe de projet

• Etc.

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LA DÉFINITION DE PROJETS

La définition de projet

Étape 4 - Le changement de scope


Approbation
Formulation Appropriation Communication Changement

 Pourquoi ?

• Un livrable additionnel non-défini au départ

• Le changement d’un livrable

• Diminution du budget

• Événement extérieur

• Échéance raccourcie

• Réorientation du projet
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La définition de projet

Étape 4 - Le changement de scope

Approbation
Formulation Appropriation Communication Changement

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Les outils d’aide à la définition de projet

 Le cadre logique: description, objectifs, livrables

 La structure de fractionnement du projet

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Les bénéfices

 Permet d’avoir une vision commune du projet

 Permet de rester en focus et dans la bonne direction tout


au long du projet

 Permet d’évaluer l’atteinte des objectifs à la fin du projet

 Permet de communiquer continuellement la bonne


définition du projet

 Permet l’enrichissement de la connaissance

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