5.

Gestión del Alcance del Proyecto

Novedad PMBOKv5.
PMBOKv5 introduce mayor seriedad en los planteamientos iniciales de
cada área de conocimiento, exponiendo el desarrollo de planes de gestión,
que detallen cómo el alcance del proyecto, en este caso, será definido,
validado y controlado.
“El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y
controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto”
Es común encontrar proyectos que no cumplen con las especificaciones
establecidas por el cliente. Esta situación, muchas veces es ocasionada por
malos sistemas de comunicación entre los interesados del proyecto.
Es común ver la historieta que muestra claramente que el cliente quiere el
diseño de un columpio, y a medida que el proyecto avanza, por falta de una
buena definición de las expectativas del cliente, se le entrega algo que no
cumple con lo que el cliente solicita. Una imagen vale más que mil palabras
dicen:
 5. Gestión del Alcance del Proyecto
• Historieta Tomada de http://www.projectcartoon.com/
 5. Gestión del Alcance del Proyecto

• En este simple ejemplo, podemos ver por qué es tan importante definir
claramente el alcance de un proyecto, la importancia de definir un plan
de trabajo que sea verificado y controlado para asegurar la consecución
del objetivo final del proyecto, que a la larga se traduce en satisfacer las
necesidades del cliente.
• En esta clase abordaremos la Gestión del Alcance del Proyecto, vista desde
los procesos que demanda el PMBOK para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo necesario y requerido para completarlo con éxito.
Con esto en mente podemos sintetizar que el objetivo fundamental de la
Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se debe
incluir y qué no se debe incluir en el proyecto.
 QUE ES EL ALCANCE DEL PROYECTO Y DEL
PRODUCTO ?
• El alcance del proyecto:
• Define el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado
con características y funciones específicas.
• El alcance del producto:
• Son las especificaciones y funciones que definen el producto o servicio que deseo crear.
• La línea base del alcance del proyecto :
• Es la versión aprobada del enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose
• del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la EDT/WBS asociado. Una línea base puede
• cambiarse solo mediante procedimientos formales de control de cambios y se utiliza
como base de comparación durante la realización de los procesos de Validar el Alcance
y de Controlar el Alcance, así como de otros procesos de control.
• Diferencias: entre estas dos visiones radica en que el grado de cumplimiento del
alcance del proyecto se calcula en relación al plan para la dirección del proyecto y lo
que busca es lograr un objetivo definido. Por ejemplo, definir las tareas a ejecutar para
definir la construcción de un vehículo con capacidad de carga de una tonelada. El grado
de cumplimiento del producto se calcula en relación a los requisitos del producto, por
ejemplo, que mi vehículo automotor tenga una capacidad de carga de 1 tonelada.
• 5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan para la gestión del
• alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
• 5.2 Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las
• necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del
proyecto.
• 5.3 Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del
• proyecto y del producto.
• 5.4 Crear la EDT - Estructura de Desglose del Trabajo WBS: Es el proceso de
• subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y
más fáciles de manejar.
• 5.5 Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del
• proyecto que se hayan completado.
• 5.6 Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la
• línea base del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

• Planificar la Gestión del Alcance es el proceso

de crear un plan para la gestión del alcance
que documente cómo se va a definir, validar y
controlar el alcance del proyecto.
• El beneficio clave de este proceso es que
proporciona orientación e indicaciones sobre
cómo se gestionará el alcance a lo largo del
proyecto.
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

. Entradas

•Acta de
Constitución del Herramientas & Salidas
Proyecto Técnicas
•Plan para la •Plan Para La
gestión del •Juicio de expertos. Gestión del
proyecto. • Reuniones Alcance.
•Factores •Plan para la
Ambientales de la gestión de los
Empresa requerimientos
•Activos de los
Procesos de la
Organización
 5.2 RECOPILAR REQUISITOS
• “Recopilar requisitos consiste en definir y documentar las necesidades de
los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto” .
• El PMBOKv5 marca una diferencia en este punto al prestarle mayor
atención que la dedicada en la versión 4.
• En concreto, define incluso una categorización de los requisitos del
proyecto, de la siguiente forma:
• - Requisitos de negocio: Necesidades del más alto nivel dentro de la
organización.
• - Requisitos de los interesados.
• - Requisitos de la solución, características, funciones que debe incorporar
el resultado final del proyecto.
• - Requisitos de transición, por ejemplo, de formación.
• - Requisitos de proyecto.
• - Requisitos de calidad.
 5.2 RECOPILAR REQUISITOS
• Levantamiento o Recopilación de los requisitos incluye:
• Definir y gestionar las expectativas del cliente.
• Definir los requisitos que constituyen la base de la Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT).
• A partir de la EDT se identifican requisitos relacionados con costos, cronogramas y
calidad.
• Formas para el levantamiento de la información :
Entrevistas a los interesados
• grupos de opinión en donde se buscan expertos o usuarios que nos puedan
suministrar información sobre el producto, servicio que se busca satisfacer con el
proyecto,
talleres facilitadores,
técnicas grupales de creatividad como el brainstorming o lluvia de ideas,
técnicas grupales de toma de decisiones,
cuestionarios, encuestas, observaciones y prototipos.
 5.2 RECOPILAR REQUISITOS
Herramientas &
Entradas
Técnicas
.
•Plan para la
•Focus Group.
gestión de los
• Reuniones .
requerimientos.
•Facilitadores. Salidas
•Plan para la
•Técnicas de
gestión de los
creatividad. •Documentación
stakeholders.
•Cuestionarios de
•Registro de
observaciones. Requerimientos.
Stakeholders
•Benchmarking. •Matrix de
•Plan para la
•Protototipos. Trazabilidad de
gestión del
•Documentos de requerimientos
Alcance.
Análisis.
•Carta del
Proyecto.
 5.3 DEFINIR ALCANCE

• “El alcance del proyecto consiste en hacer una descripción

detallada del proyecto y del producto, lo cual es
fundamental para su éxito” ,
• Para definir el alcance es necesario realizar un análisis
detallado de los riesgos, los supuestos y las restricciones
existentes, para asegurarse de que hemos contemplado
todos los escenarios posibles. Sin embargo, es normal que
estos ítems se vayan agregando a medida que avanza el
proyecto. .
 5.3 DEFINIR ALCANCE

.
Herramientas y
Entradas Técnicas

• Acta de Salidas
constitución del
proyecto •Declaración del
Juicio de expertos
•Documentación Alcance.
•Análisis de
de requisitos •Actualización de
Productos
•Activos de los los documentos
•Identificación de
Procesos de la Del Proyecto.
alternativas
Organización •Talleres
facilitadores
 5.4 CREAR LA EDT/WBS

• La (EDT o más conocida WBS–Work breakdown Structure) no

es más que la descomposición jerárquica de las actividades
que deben ejecutarse en el proyecto para alcanzar los
objetivos propuestos y generar las entregas requeridas y
establecidas. Cada nivel descendente de la EDT representa
una definición cada vez más detallada del trabajo del
proyecto.

• “La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y

representa el trabajo especificado en la declaración del
alcance del proyecto aprobada y vigente”
EJEMPLO DE EDT
 5.4 CREAR LA EDT/WBS

Entradas
.
• Declaración del
Alcance del
proyecto .
•Plan para la Herramientas y Salidas
Gestión del Técnicas
Acance. •Línea base del
•Documentación Alcance.
de requisitos •Actualización de
•Activos de los •Juicio de expertos los documentos
Procesos de la •Desglose. Del Proyecto.
Organización.
•F actores
Ambientales.
 5.5 VALIDAR EL ALCANCE
• “La validación del alcance consiste en formalizar la aprobación de
los entregables del proyecto que se han finalizado”.
• La línea base del Alcance incluye:
• La declaración del alcance del proyecto: descripción del alcance del
producto y las entregas del proyecto, y definición de los criterios de
aceptación establecidos por el usuario del producto.

• La EDT: define cada entrega y su descomposición en paquetes de

trabajo.

• El diccionario de la EDT: contiene una descripción detallada del

trabajo y documentación técnica acerca de cada elemento de la
EDT.
 5.5 VALIDAR EL ALCANCE

Entradas
.
•Plan para la Salidas
dirección del
proyecto Entregables
•Documentación Aceptados
Herramientas y
de requisitos •Solicitudes de
Técnicas.
•Matriz de Cambio
•Inspección
Rastreabilidad de •Actualizaciones
Requisitos a los
•Entregables Documentos del
Validados Proyecto
 5.6 CONTROLAR EL ALCANCE
• “El control del alcance del proyecto guía el estado del alcance
del proyecto y del producto, y gestiona los cambios a la línea
base del proyecto” .
• En este proceso se busca monitorear el estado del alcance del
proyecto y del producto, a la vez que se gestionan los cambios
que surjan y que afecten a la línea base del alcance. .
• Cuando los cambios no son controlados esto se denomina
corrupción del alcance del proyecto. Si los cambios son
inevitables, se impone un tipo de proceso de control de
cambios.
 5.6 CONTROLAR EL ALCANCE
Salidas
Entradas •Mediciones del
Desempeño del
•Plan para la Trabajo
. dirección del •Actualizaciones
proyecto . a los Activos de
•Información los Procesos de
sobre el la Organización
desempeño del •Solicitudes de
trabajo. Herramientas y Cambio
•Documentación Técnicas. •Actualizaciones
de requisitos •Análisis de variación al Plan para la
•Matriz de Dirección del
Rastreabilidad de Proyecto
Requisitos •Actualizaciones
•Entregables a los
Validados Documentos del
Proyecto