Profesor Manuel Monzalve M.

Fechas Importantes

 Prueba de Contenidos 1 10 de mayo

 Prueba de Contenidos 2 28 de junio

 Proyecto de Mejoramiento 05 de julio

 Objetivo de la Sesión

 Identificar y describir los elementos centrales de un

PROYECTO.
 ¿Qué es un Proyecto?
“…un esfuerzo en que los recursos humanos, materiales y
financieros se organizan de manera novedosa, para
llevar a cabo un alcance único de trabajo, o
especificación dada, dentro de las limitaciones de costo
y tiempo, para producir cambios beneficiosos tanto
cuantitativos como cualitativos”.
Algunos conceptos de proyecto
 Baca (2006):

Es la búsqueda de una solución inteligente al

planteamiento de un problema tendiente a resolver,
entre muchas una necesidad humana.
 Najul (2006 )
El plan de una empresa o persona para invertir sus
recursos en una actividad u operación, con el
propósito de hacer real una expectativa de beneficio al
cabo de un lapso determinado.
Características de un proyecto …

Una serie de Actividades o tareas con las

siguientes características:

 Tienen un Objetivo específico que debe ser

logrado, dentro de ciertas especificaciones.
 Tienen una Fecha de inicio y una fecha de
finalización.
 Tienen Presupuesto específico o limitaciones
en el gasto e inversión.
 Consumen Recursos (dinero, materiales,
equipos, recursos humanos).
 Proyecto vs. Programas
Los Proyectos y Programas se parecen porque:

 Realizados por personas.

 Restringidos por la limitación de los recursos.
 Planificados, ejecutados y controlados.

Los proyectos y los Programas difieren

primordialmente en que las operaciones son
continuas y repetitivas en un programa,
mientras que los proyectos son temporales y
únicos.
¿Cómo surge un proyecto?
 Idea asociada a una solución de PROBLEMA

 Aprovechamiento de una OPORTUNIDAD

 Cubrir una NECESIDAD humana

Cómo surge un proyecto
Problema: Alto índice de
jóvenes drogadictos en la ciudad SOLUCIONES????

de XX.

Oportunidad: EL Gobierno está DEJAR PASAR LA

otorgando recursos económicos a OPORTUNIDAD???
los agricultores para mejorar los
sistemas de riego.

NECESIDAD: Una pasarela Si la necesidad es

común..cómo cubrir esa
para cruzar la carretera. necesidad??
Su turno…
 Trabaje con su compañera de al lado y enuncie un
ejemplo de :

 Problema
 Oportunidad
 Necesidad

 Esté preparada para compartir.

 Dado que los proyectos surgen como una respuesta a un
problema, necesidad u oportunidad éstos deben ser
IDENTIFICADOS claramente.

Éstos permiten identificar el Objetivo del Proyecto el cual

se convertirá en la referencia a evaluar (Evaluación del
proyecto).
 Ciclo de vida del proyecto

INICIATIVA

I P E C
Iniciación Planificación Ejecución Cierre

Control y Seguimiento
Iniciación

 Objetivo y Justificación
 Análisis del Entorno
 Alcance del Proyecto
Iniciación - Objetivo
 Defina el Objetivo amplio y claro.

 El Objetivo del Proyecto debe ser

comprendido por todos los interesados.

 Debe redactarse de tal forma que incluya las

actividades que deban ser realizadas para el
logro final.
Su turno…
 Elija uno de los ejemplos que planteó previamente y
escriba un objetivo general y tres específicos.

 Esté preparada para compartir.

Iniciación - Alcance
 Defina un Alcance realístico.
 “No trate de vaciar el mar con un balde”

 Defina el Alcance del proyecto paso a

paso.

 El Alcance debe definir las cosas que sí

se harán en el proyecto y las que se
excluyen de él.
Proceso de Planificación
 EDT – Estructura de • Recursos
Tareas • Beneficios
 Metas • Riesgos
 Tiempos, Horarios y • Tamaño
Calendario
• Divulgación
 Comunicaciones,
Reuniones
 Herramientas
 Aspectos Financieros
Planificación - Actividades
 ¿Qué son?
 Las Actividades son
acciones mayores que se
deben realizar para el logro
del Objetivo dentro del
Alcance definido.
Su turno…
 Siga con el ejemplo previo y ahora plantee tres grandes
actividades que deberían ser incluidas.

 Esté preparada para compartir.

Planificación - Tareas
 ¿Qué son?
 Las tareas constituyen acciones menores para el logro de
las Actividades
Planificación - Tareas
 Nombre: ¿Qué se hace?
 Duración: días u horas
 Recursos
 Secuencia
 Inicio - Terminación
Planifique el Cierre
Siempre establezca tiempo al finalizar el
proyecto, para:

 Evaluación
 Informes
 Presentaciones
 Reconocimientos
 Seguimiento
Planificación - Metas
 Fije metas a lo largo del proyecto.

 Las metas deben ser medibles, en términos de

trabajo, producto elaborado o en términos
relativos porcentuales.

 Las metas deben ser razonables y se debe tomar

en consideración la eficiencia del personal.
Su turno…
 Continúe trabajando con el ejemplo y ahora plantee
dos metas medibles.

 Esté preparada para compartir.

Planifique las Comunicaciones
 Comunicación entre los integrantes del equipo de
proyecto

 Reportes periódicos a los interesados

Planifique los Recursos
¿Qué son?
 Los recursos son los elementos
necesarios para la ejecución de un
proyecto.

 Típicamente son personas con

conocimientos especializados,
máquinas, materiales y dinero.

 Asegúrese de identificar TODOS los

recursos necesarios.
Cuantifique los Recursos
 USO
 El uso de los recursos es limitado.
 Hay un factor de eficiencia que
debe tomarse en cuenta en la etapa
de planificación.
 Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del
tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo
asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones,
participan en cursos de desarrollo profesional, se
enferman, etc.
Planifique las Finanzas
• Prepare un Presupuesto

• Prepare un Flujo de Caja

(Entrada y salidas de dinero)
Planifique los Riesgos
 Identifique los riesgos
 Describa el impacto
 Cuantifique el impacto
 Haga una reserva monetaria para
mitigar posibles riesgos
¡Importante!

 Una planificación EFECTIVA le ahorrará

TIEMPO y RECURSOS.
Ejecución
 Dirección
 Equipo de trabajo
 Forma de trabajo
 Control
 Cambios
 ¡Adhiérase a su plan!
Ejecución – Manejo de Cambios
 Prepárese para ver y enfrentar cambios
durante la ejecución de un proyecto.

 Hay amenazas y oportunidades externas o

debilidades y fortalezas internas que
suelen generar ajustes y cambios.
Ejecución – Manejo de Cambios
 Los cambios pueden ser:
 de menor impacto: cuando el tiempo y el
costo del proyecto no se ven mayormente
afectados.

 de mayor impacto: cuando el tiempo y el

costo del proyecto se ven afectados.

 de total impacto: cuando el proyecto es

cancelado en la mitad de su ejecución.
Ejecución – Manejo de Cambios
 ¡Adhiérase a su plan!

 Muchos proyectos fracasan porque a lo largo

del camino sufren innumerables cambios que
no habían sido previstos.

 Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual

a su planificación.
Control y Seguimiento

 Seguimiento del progreso

 Comparación del resultado vs.
Planificado
 Reuniones de Control
 Análisis de impacto
 Manejo de cambios
Control y Seguimiento
 Control de Tiempo
 Control de Costo
 Control de Calidad

• Acciones Correctivas
• Responsables
• Fechas
Cierre y Evaluación
 Muy importante!

 Cierre y complete toda la documentación

necesaria
 Económica
 legal
 Informes
Cierre y Evaluación
 El beneficio de la experiencia adquirida

 La Sesión de Evaluación

 Recomendaciones y Mejoras

 La entrega de Reconocimientos.
Cierre - Informe Final
 Prepare un reporte final que contenga
toda la historia del proyecto, desde su
Justificación, Planificación, Ejecución,
Cierre y Evaluación.
Distribuya el Informe Final
Envíe una copia a todos los agentes que:

 Contribuyeron
 Financiaron
 Evaluaron
 Participaron
Cierre y Evaluación
 Pregúntese...
1. ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en
tiempo, costo y calidad?
2. ¿Se logró satisfacer la necesidad como fue
previsto?
3. ¿Se obtuvieron todos los recursos
materiales, en tiempo, costo y calidad?
4. ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?
Cierre y Evaluación
 Pregúntese...
5. ¿Cómo se manejaron los cambios?
6. ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del
proyecto?
7. ¿Hubo problemas de personal, en
disponibilidad, cantidad y calidad?
8. ¿Hubo problemas de comunicaciones?
Cierre y Evaluación
 Pregúntese...
9. ¿Se afectó de alguna forma el flujo principal
del trabajo de la organización?
10. ¿Hubo algún impacto en la cultura
organizacional?
11. ¿Cuál fue la reacción o aceptación de la
Gerencia o la Dirección de la empresa?
12. ¿Hubo buena cobertura por parte de los
medios?