Control

Interno

Proceso:
Rendición Caja Chica
Marco Legal

1. Ley Nº 28693– Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

2. Ley 28716 – Ley de control Interno en las Entidades del Estado y sus
Modificatorias
3. Ley Nº 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
4. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15 “Sistema Nacional de Tesorería”.
5. Ley Nº 30518- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2017.
6. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba Normas de Control
Interno.
7. Manual de Procedimientos MAPRO - 2011
Proceso

Solicitar Validación Asignación

Rendición
Monto a de Monto de Monto
de Cuenta
Caja Chica Solicitado solicitado
Subprocesos: Solicitud y Validación de Gastos a rendir de Caja
Chica

Normativa
Directiva
Procedimientos

Jefe Inmediato OCP - OGA

Usuario
y/o superiores

Solicita Entrega de
Aprueba
Monto a Caja Validación Monto
Monto
Chica solicitado

Comisionado

Sistema de Caja
Chica
Subproceso: Rendición de Cuentas

Comisionado Jefe Inmediato

y/o Superiores OCP - OGA

Llena formato Presenta Aprueba

Conformidad
de Rendición Documentación Rendición de
de Cuentas Sustentatoria Rendición
Cuenta

Sistema de Saldar
Caja Chica Devolución
Rendición

Archivo
Comisionado
Subproceso: Reposición de Fondos de Caja Chica

Encargado de
Caja Chica

Sumar todos Sumar el

los Recibos efectivo en
de Caja Caja

El total de gastos deben ser

La suma debe ser igual Si reembolsado para incluirse
al Monto Asignado a en el saldo inicial del mes
Caja Chica siguiente
No

Se levanta un reporte
con la cantidad
faltante o sobrante
Matriz FODA
Fortalezas
- Objetivos Estratégicos definidos.
- Gestión eficiente en el uso de
recursos públicos.
- Transparencia en la gestión de
recursos.
- Cumplimiento de los objetivos
institucionales.
- Determinar cuánto se está
gastando en compras menores,
diferenciar la necesidad de
continuar ó anular alguno de los
diferentes conceptos.
- Establecer reglas de control en las
diferentes transacciones.
Debilidades
- Deficiente programación de
comisiones de servicio.
- Deficiente rendición de cuentas
por la utilización de los recursos
entregados.
- Falta de interiorización de los
actores involucrados en los
procesos de asignación de
recursos.
- Existencia de gastos que no
pueden ser acreditados.
Matriz FODA
Oportunidades Amenazas
- Mejoramiento de procesos - Informalidad de establecimientos
establecidos. en la entrega de comprobantes de
- Impulsar la formalidad y al pago.
crecimiento de los negocios - Alza de precio de materiales
locales. normalmente utilizados (menor
cuantía).
- Falta de proveedores
Análisis del
Ambiente de
Control
Componentes :
1. Filosofía de la Dirección:
Rendición de cuentas desde la Gerencia (Alta Dirección) hasta el ultimo
escalafón del personal operativo.

2. Integridad y Valores Éticos:

El diseño del proceso responde a los valores de la entidad; se verifica el
cumplimiento de la normativa vigente.

3. Administración Estratégica:
Objetivos Estratégicos definidos y se cuenta con directivas internas.

4. Estructura Organizacional:
Se cuenta con documentos de gestión (ROF – MOF – CAP), participan todos
los niveles: Alta Dirección, Nivel Gerencial y Nivel Operacional.
Componentes :
5. Administración de los RRHH:
Promoción el cumplimiento de rendición de cuentas y asignación de
fondos.

6. Competencia Profesional:
Profesionales competentes e idóneos para representar a la entidad y al
Perú.

7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad:

Acorde a las competencias definidas en los instrumentos de gestión en la
aprobación, verificación y conformidad.

8. Órgano de Control Institucional:

Cuenta con personal multidisciplinario (contadores, ingenieros, etc.), y
recursos para realizar acciones de control.
 Análisis de Riesgos
• Clasificación
• Medición
• Efectos
• Estrategia de Mitigación
Criterios de Clasificación
PROBABILIDAD VALOR IMPACTO VALOR NIVEL DE VALOR
RIESGO

Raro 1 Insignificante 1 Inaceptable 1

Imposible 2 Menor 2 Importante 2

Moderado 3 Moderado 3 Moderado 3

Probable 4 Mayor 4 Tolerable 4

Con Certeza 5 Catastrófico 5 Aceptable 5

Análisis de Riesgos
SUB TIPO DE CAUSAS
RIESGO EFECTOS
PROCESO RIESGO (Factores Internos y Externos)
Deficiente planificación de
Pago de penalidades por
comisiones de servicio de las áreas
postergación o cancelación.
Inadecuada usuarias.
SOLICITUD DE
R1 programación anual Operativo Pérdida de recursos para la
VIÁTICOS
de viajes Deficiente coordinación entre las Entidad.
áreas usuarias. Sanción pecuniaria, pago de
interés legal.
Pérdida de recursos para la
Error en registro de montos.
CÁLCULO DE Entidad.
R2 Deficiente cálculo Financiero
VIÁTICOS Desconocimiento del marco legal Sanción pecunaria, pago de
vigente. interés legal.
Comprobantes de pago no válidos Pérdida de recursos para la
(adulterados). Entidad.
R3 Deficiente rendición Operativo Emisión de comprobantes de pago
Responsabilidad
por empresas no activas, no
RENDICIÓN DE administrativa, civil o penal.
autorizadas.
CUENTAS
Desconocimiento del marco legal Presentación de rendiciones
Deficiente revisión
vigente. fuera de plazo de Ley.
R4 por parte del Organo Operativo
Primacía del interés particular Información adulterada que
de Control Previo
sobre el ínteres institucional. origina focos de corrupción.
Matriz de Riesgos
EVALUACIÓN DE RIESGO RESPUESTA AL RIESGO
RIESGO
RIESGO PROBALIDAD IMPACTO NIVEL DE RIESGO RESPONSABLE
RESPUESTA ACTIVIDADES CONTROLES NECESARIOS RESIDUAL
NIVEL VALOR NIVEL VALOR NIVEL VALOR
Establecer en la Directiva
OGA
Inadecuada que los Jefes asuman la
Modificación y aprobación de y
R1 programación Probable 4 Moderado 3 Importante 2 Reducir responsabilidad Moderado
la Directiva Unidades
anual de viajes administrativa por el pago
Organicas
de penalidades.
Capacitación a trabajadores Desarrollo de capacitaciones
Deficiente de Control Previo periódicas
R2 Moderado 3 Moderado 3 Importante 2 Reducir Moderado OGA
cálculo
Difundir la Directiva de
Publicación en la web
Comisión de Servicios
Difundir la Directiva a todo
el personal de la entidad.
Deficiente Acciones de fiscalización
R3 Probable 4 Catastrófico 5 Inaceptable 1 Evitar Concientización del Tolerable OGA
rendición posterior (monitoreo).
personal en los valores
institucionales.
Establecer en la Directiva Modificación y aprobación de
plazos perentorios la Directiva
Deficiente
Capacitación a trabajadores Desarrollo de capacitaciones
revisión por
de Control Previo periódicas
R4 parte del Con certeza 5 Catastrófico 5 Inaceptable 1 Evitar Tolerable OGA
Organo de Establecer procedimientos
Control Previo en la Diectiva para Modificación y aprobación de
verificación posterior de la Directiva
documentos
Análisis de las
Actividades de
Control Gerencial
Componentes :
1. Procedimientos de autorización y aprobación:
Solicitud:
Primera instancia el responsable es la Unidad Orgánica y en segunda instancia la
Oficina General de Administración (OGA )o Secretaría General, dependiendo si
se trata de una comisión al interior o exterior del país.

Cálculo de los viáticos:

La Oficina de Control Previos (OCP) de la OGA determina el cálculo de los
viáticos.
La Oficina General de Planificación Presupuesto y Desarrollo verifica la
disponibilidad presupuestaria y da el V°B°.

Rendición de cuentas:
La OCP de la OGA aprueba la rendición de viáticos, debidamente documentada.
Componentes :
2. Segregación de funciones:
Solicitud:
El Usuario ingresa su solicitud en el “Módulo de Control de Viajes”.
Responsable del Órgano la remite a la OGA o a la Secretaria General para su
aprobación.

Cálculo de los viáticos:

La OCP de la OGA realiza el cálculo de los viáticos.
La Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo, verifica la
disponibilidad presupuestal.
La Sub Dirección de Contabilidad efectúa el registro correspondiente en el SIAF.

Rendición de cuentas:
El Comisionado es responsable de efectuar la rendición de cuentas documentada
en el “Módulo de Rendición de Cuentas”.
La OCP de la OGA es la responsable de su aprobación.
Componentes :
3. Evaluación costo-beneficio:
Dado que este proceso es interno, no se determina que los costos del
procedimiento implementados en sus distintas etapas (solicitud, itinerario de
viajes, cancelación del viaje, cálculo de los viáticos, rendición de cuentas y de
seguimiento y control) superen los beneficios de lograr un adecuado Control
Interno dentro de la Entidad.
4. Controles sobre el acceso a los recursos y archivos:
La documentación es custodiada por Tesorería.

5. Verificaciones y conciliaciones:
Se realiza una verificación de la Certificación de Crédito Presupuestal, el
clasificador de gastos, la existencia de fondos en la fuente de financiamiento y la
correcta liquidación del viatico a otorgarse

6. Evaluación del desempeño:

No aplicable en este proceso.
Componentes :
7. Rendición de cuentas:
En este proceso la rendición de cuentas está establecida como parte del
Proceso de Gestionar Viáticos, que señala claramente que el Comisionado debe
rendir los montos definidos en la Planilla de Comisión de Servicios utilizando el
aplicativo informático establecido para tal fin y adjuntar los documento
sustentatorios, dentro de los plazos establecidos.

8. Documentación de procesos, actividades o tarea:

El presente proceso fue aprobado mediante la Directiva N° 004-2011-
MINCETUR/DM aprobada mediante Resolución Ministerial N° 334-2011-
MINCETUR/DM.
Componentes :
9. Revisión de procesos ,actividades y tareas:
MINCETUR se encuentra en mejora continua de sus procesos.

10. Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones:

El presente proceso utiliza el Sistema Informático denominado “Comisión
de Servicios”, que cuenta con los Módulos de Control de Viajes y de
Rendición de Cuentas.
El acceso a dichos módulos requiere de Usuario y contraseña de acceso.
Análisis de los
Sistemas de
Información
Componentes :
SISTEMA – COMISIÓN DE SERVICIOS

Módulo Viáticos
Módulo de Viáticos Rendición de Cuentas

1. Funciones y Características de la Información: Sistema web que cuenta con niveles de acceso.
2. Información y Responsabilidad: Usuarios, Jefe, OCP, OGA.
3. Calidad y Suficiencia de la Información: Cuenta con mecanismos adecuados .
4. Sistema de Información: Cuenta con módulos de registro que permite la transparencia de la
información.
5. Flexibilidad al Cambio: Permite modificaciones de acuerdo a la necesidad de la entidad.
6. Archivo Institucional: La Oficina Informática efectúa backups semestrales.
7. Comunicación Interna: Permite comunicación fluida entre los diversos niveles de acceso,
emitiendo alertas de seguridad.
8. Comunicación Externa: No aplicable.
9. Canales de Comunicación: Permite comunicación expedita entre los diversos niveles de
acceso.
Análisis de la
Supervisión
Componentes :
Reporte de
Revisión contínua de deficiencias
Directiva , indicadores, (mejora
procesos. continua)
Prevención Seguimiento
Monitoreo oportuno : Y de Registro y
identifica, recomienda, Monitoreo Resultados
seguimiento de
mejora. (OCP) implementación
de medidas
Compromiso de correctivas y
Mejoramiento mejoras.

Autoevaluación de control: todas las unidades

orgánicas verifican la calidad y efectividad de los
controles internos.
Auditoría – SNC
Conclusiones
 El control interno en las instituciones son acciones dinámicas que deben ser
planificadas, implementadas y evaluadas.
 La retroalimentación de las acciones de control permiten determinar los
puntos de mejora.
 El análisis de Proceso de “Asignación de Viáticos – Rendición de Cuentas”,
muestra que la Entidad ha cumplido razonablemente con la implementación de
los componentes de control establecidos en la Ley N° 28716.
 Se deberán realizar cambios en la Directiva que involucren sanciones
pecuniarias a los funcionarios responsables de autorizar determinadas etapas
del proceso, a fin de evitar la ocurrencia de los riesgos calificados como
“inaceptables”.
 Se deberán realizar capacitaciones y difusión de la normativa vinculada al
Proceso para todos los funcionarios involucrados, a fin de reducir al mínimo la
ocurrencia de los riesgos calificados como “importantes.
Gracias