archivo es un conjunto

ordenado de
documentos que una
persona física o jurídica
genera durante sus
funciones o actividades.
AQUÍ PODEMOS VER LAS
CLASES DE ARCHIVOS
EXISTENTES..

CLASES DE ARCHIVOS

POR POR POR POR TIPO

UBICACIÓN CONTENIDO FRECUENCIA SOPORTE
 AHORA
VEMOS LOS
TIPOS DE
UBICACIÓN

POR UBICACION

CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO MIXTO

(archivos que concentran la documentación en (tipo de archivos se mezclan los archivos
un solo lugar) (documentación se sitúa en varios lugares físicos) mencionados con anterioridad)
 SEGÚN EL
CONTENIDO
PUEDEN SER DE POR SU CONTENIDO
DOS TIPOS..

PÚBLICO
(archivos sin restricciones en su acceso, como puede ser
el de las bibliotecas públicas o algunos archivos de la
Administración pública.)
PRIVADO
(archivo, por ejemplo, de una organización o persona
física, que no puede ser consultado por nadie que no
tenga la autorización pertinente)
 Y SEGÚN LA
FRECUENCIA TRES
TIPOS..
POR LA FRECUENCIA

ACTIVO O SEMIACTIVO DEFINITIVO

GESTION (documentación que se consulta de manera (documentación que no se consulta
ocasional y documentos que, aunque no se
(archivo que contiene la nunca y de la que ya no hay obligación de
consulten con frecuencia, hay obligación legal de
documentación de consulta conservar (seis años según el Código de
conservar.)
frecuente) Comercio)
Y EL SOPORTE
DE DOS
TIPOS..
POR TIPO DE SOPORTE

PAPEL
(con las estanterías y archivadores ocupando habitaciones
y plantas enteras de edificios)
ELECTRÓNICO
(Se pueden almacenar archivos enteros en dispositivos tan
pequeños como un pendrive o quedar almacenados en un
equipo informático conectado en red, para que pueda ser
visto por los usuarios que tengan los permisos
correspondientes desde cualquier lugar)
 ALFABÉTICO
ordenar la documentación por orden alfabético de la palabra

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
ordenatriz.

SISTEMAS DE REGISTRO Y
AQUÍ HAY SEIS
NUMÉRICO TIPOS DE
ordena la documentación según una numeración que se
asigna a cada documento
CLASIFICACION
PERO HAY
OTROS…
ALFANUMÉRICO
una mezcla de criterios de los dos anteriores

TEMÁTICO
la documentación se agrupa por las materias, dentro de estas
materias, se sigue un orden cronológico, numérico o
alfabético

GEOGRÁFICO
mención al lugar identificativo del documento (provincia,
región, etc.

CRONOLÓGICO
criterio para ser ordenada dentro de un archivo su fecha de
entrada o emisión
EL MANTENIMIENTO
FISICO DEL ARCHIVO
DEPENDE DE DOS MANTENIMIENTO
FACTORES.. ARCHIVO FÍSICO

RECURSOS MATERIALES
un espacio físico adecuado, de un mobiliario y de materiales
que permitan el archivo y conservación de la documentación
INFRAESTRUCTURA DE
ARCHIVO
No todos los archivos requerirán los mismos recursos. El
tamaño, el tipo de documento que contiene, y otros
aspectos determinarán los recursos necesarios.
 EL ARCHIVO
INFORMÁTICO TIENE
DOS FORMAS DE SU
MANTENIMIENTO… MANTENIMIENTO
ARCHIVO
INFORMÁTICO

UNIDADES DE
MÉTODOS CONSERVACIÓN
La documentación de un archivo queda guardada en una
unidad de almacenamiento en un equipo, por lo general
unidades de almacenamiento para un archivo digital
en un disco duro interno, aunque también proliferan las
unidades de almacenamiento externas pueden ser muy variadas. Cada una con sus
peculiaridades, la organización debe elegir la que más
convenga
 ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y
PLANIFICACIÓN DE UN ARCHIVO DE TIPO DE ACTIVIDAD
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
DETERMINACIÓN DE CONTENIDOS Y TIPO EL ARCHIVO DE
DE DOCUMENTOS A ARCHIVAR DOCUMENTACION
DE GESTION
SISTEMAS DE REGISTRO Y CODIFICACIÓN A NECESITA UNA
IMPLANTAR PLANIFICACION

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y NIVELES DE ACCESO

Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL

DEFINICIÓN DE LAS FORMAS DE ACCESO AL

ARCHIVO

NORMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBSOLETA O

HISTÓRICA (DESTRUCCIÓN, ARCHIVO DEFINITIVO

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ARCHIIVO, SEGÚN LA NORMATIVA VIGENTE,

SEGÚN LA CALIDAD, USO Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

COMUNICACIÓN A LOS EMPLEADOS LOS

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO
 FLUJOGRAMAS EN LA
REPRESENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS

CARACTERÍSTICAS, TIPOS,
CONCEPTO SIMBOLOGÍA, DISEÑO Y
Se puede definir el ELABORACIÓN
flujograma como la
representación gráfica de
una secuencia de
actividades de un proceso. TIPOS
•HORIZONTAL CARACTERISTICAS
•VERTICAL Los flujogramas contienen símbolos relacionados entre sí
mediante flechas que indican la dirección del proceso
•DE BLOQUES

SIMBOLOGIA
PARA LA DISTINTOS SIMBOLOS REPRESENTAN ACCIONES COMO

REPRESENTACION DE
PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS TENEMOS
FLUJOGRAMAS.. DISEÑO
es preciso tener en cuenta que el gráfico debe responder a las siguientes
preguntas: • ¿Qué es lo que se hace? • ¿Quién lo hace? • ¿Cuándo lo hace? •
¿Cómo lo hace? • ¿Qué documentación se genera?

ELABORACION
Es preciso establecer unos mecanismos que, de forma periódica, verificando los
procedimientos que se están siguiendo se corresponden con los que realmente se
están siguiendo en la organización.