DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Profesora: Nitzia de Rojas

 ESTRUCTURA
La estructura interna de los documentos administrativos
responde a la condiciones propias de cada uno de ellos y se
caracteriza por su:
 Claridad

 Unidad

 Congruencia

 Orden

 Sencillez

 Concisión

 Precisión

 Cortesía

 Originalidad

 Veracidad

 Objetividad

 Sobriedad
CONFORMAN LA ESTRUCTURA EXTERNA
ASPECTOS FORMALES COMO:

• Ortografía
• Sintaxis
• Formato de presentación
REDACCIÓN ADMINISTRATIVA
La documentación administrativa es variada;
incluye cartas, hoja de vida, memorandos,
certificaciones, comunicado, resoluciones, avisos,
actas, informes y otros

1. Carta u oficio: documento oficial que compete

a la institución o que plantea la posición de esta
ante un determinado suceso, su presentación
debe ser formal. Consta de: encabezamiento,
nombre, y dirección del destinatario saludo o
vocativo, texto o contenido, despedida, firma e
iniciales .
EJEMPLO DE CARTA
David, 25 de mayo de 2012
4 espacios

Licenciado
Diego Fonseca
Director de Recursos Humanos
Universidad de la Mancha
2 espacios

Estimado señor:
1 espacio
El Instituto FOCADE ha firmado un convenio con la Universidad de la Mancha, con la finalidad de
ofrecerle cursos de inglés subsidiado por esta institución a los funcionarios.

Se ha hecho un análisis de la población y se ha determinado que las personas que tienen algún grado
de relación con el público deben recibirlo primero. Los cursos inician el 1er de julio, pero hay que
entregar la lista el 28 de junio a la Coordinación de Lengua Extranjera.

Por consiguiente, le solicito, respetuosamente, se sirva hacernos llegar, a más tardar el 27 de junio, la
lista de los posibles participantes.

2 espacios
Atentamente,

4 espacios
Ignacio Lamas
Director de Relaciones Externas
 CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO U OFERTAS DE
SERVICIOS
David,22 de octubre de 2012

Señores
Defensoría del Consumidor

Estimados señores:

Leí en La Prensa del 20 de este mes que esa Institución requiere los servicios de una secretaria, lo cual me
interesa.

Soy graduada de la Universidad Autónoma de Chiriquí, la cual se caracteriza por la amplia preparación en
materias relacionadas con el comercio, las relaciones públicas y los idiomas que ofrece en los programas de
secretariado. Esto hace de sus graduados, personal muy calificado para laboral en instituciones como la
Defensoría del Consumidor. Domino el inglés y leo francés; además, tengo capacidad para laboral bajo presión y
disponibilidad de horario.

Por lo anterior, ofrezco mi servicios con la certeza de que reúno los requisitos para optar por la vacante y solicito,
respetuosamente, se me conceda una entrevista.

Atentamente

Laura González
Céd:3-654-980

Adj. Hoja de vida

PS: Email: lauragm@hotmail.com Tel: 7753820
HOJA DE VIDA
I Datos Personales
Nombre con dos apellidos
Sexo
Edad
Nacionalidad
Estado Civil
Fecha de nacimiento
Lugar de nacimiento
Número de cédula
Dirección postal
Teléfono
Dirección electrónica

II Preparación académica
III Experiencia laboral

Institución Puesto Año

________________ ________________ ________________
________________ ________________ ________________

IV Otros estudios (Cursos libres, congresos, seminarios, idiomas)

V Otras actividades (Trabajos no remunerados, Asociaciones , Grupos de Apoyo, Asesoría Consultorías)
VI Publicaciones (Artículos de periódicos o revistas, página web, libros)

VII Referencias Personales:

Nombre Institución o cargo Tel.

__________________ __________________ __________________
__________________ __________________ __________________
Nota: se adjuntan copias de títulos.
MEMORANDO

 Generalmente es de uso interno; es una

comunicación breve que informa, da instrucciones
o solicita datos; de ahí, que sea enviado por el jefe
a los subalternos. En instituciones de carácter
oficial es usado para hacer amonestaciones.
 La mayoría de las entidades disponen de
formularios especiales para redactar sus
“memos”. No llevan saludos ni despedidas, pero sí
es preciso que la persona responsable del mensaje
lo firme.
 MEMORANDO

DE: Ámbar Rodríguez

Jefe de Recursos Humanos

PARA: Jefe de Planillas

ASUNTO: Vacaciones del señor José Ramos

Fecha: 5 de julio del 2012

Para el control de asistencia y la emisión del pago correspondiente, le informo que el señor José Ramos
Soto hará uso de sus vacaciones a partir del 15 de este mes.

Atentamente,
CERTIFICACIÓN
 Documento que se expide frecuentemente por
solicitud de la persona interesada, donde se hace
constar un hecho o situación. Debe especificar
quién expide el documento, nombre y datos
personales del interesado, motivos de la
certificación, lugar y fecha. Esta última debe
estar escrita preferiblemente con letras.
 CERTIFICACIÓN
LA DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN

CERTIFICA:

A QUIEN CONCIERNA

Que el profesor Pedro Rodríguez, docente en el Colegio Félix Olivares C., con cédula 4-76-934, elaboró
el informe relacionado con los fracasos escolares.
Que este informe servirá para buscar soluciones inmediatas al alto índice de fracasos en nuestras
escuelas.
Que la confección de este documento representará para el profesor Rodríguez el reconocimiento de un
punto por parte del Ministerio de Educación.

Dada en la Dirección Regional de Educación de Chiriquí, a los quince días de mayo de dos mil doce.

Prof. Manuel Vasquez

Director Regional

MV/nder
ACTA

 Recoge lo ocurrido en una reunión, así como la

información obtenida en una investigación
realizada. Es preciso que se reseñen con
objetividad los hechos más importantes, los
acuerdos tomados, la forma en que fueron
aprobados y la fecha. Cuando el acta presenta
todo el desarrollo de la reunión se le llama
MINUTA.
 ACTA
En la ciudad de David , Provincia de Chiriquí, República de Panamá, a las cuatro de la tarde del 12 de
mayo de 2012, se celebró reunión extraordinaria en el auditorio del plantel, con la participación del
personal directivo y docente del Colegio Félix Olivares C; para analizar el informe relacionado con el
alto índice de fracasos escolares durante el primer trimestre.
Presidió el profesor Carlos López, Director del plantel y actuó como secretaria la señora Edalia Ortega.

ORDEN DEL DÍA

1. Comprobación del quórum.
2. Informe del Director.
3. Discusión del informe.
ACUERDOS
Luego de discutir el tema, se llega a los siguientes acuerdos:
1. Realizar la nivelación durante todo el trimestre.
2. Citar a los padres de familia de los estudiantes fracasados para involucrarlos en la educación de
sus hijos.
3. Coordinar el número de pruebas que realizarán los estudiantes para evitar excesos.
4. Llevar un registro del rendimiento de estos estudiantes.

Agotado el orden del día, se da por finalizada la reunión a las 6:00 pm del día antes indicado .

Presidente Secretaria
RESOLUCIÓN
 Su elaboración responde a motivaciones como:
respaldo, pésame, que exhortan o exponen la
posición de la entidad ante un hecho. Sus partes
son: nombre de la institución o grupo que se
pronuncia; los considerandos o motivaciones ( se
inician con el relativo que); los resueltos o
decisiones adoptadas ( se inician con un verbo en
infinitivo); lugar, fecha y firma de los
responsables del grupo o instituciones
 RESOLUCIÓN
RESOLUCIÓN 01-2012

El Departamento de Español de la Universidad Autónoma de Chiriquí,

CONSIDERANDO:
Que la profesora Blanca Pérez obtuvo el Primer lugar en el Concurso Interamericano de Poesía, celebrado
en San José, Costa Rica;
Que la docente labora en el Departamento de Español de la Universidad Autónoma de Chiriquí;
Que siempre se ha distinguido en el quehacer literario, donde ha ganado premios importantes;
Que su destacada participación en este certamen, representa una distinción importante para la
UNACHI.
RESUELVE:
1. Felicitar a la profesora Blanca Pérez por el premio obtenido.
2. Asistir al acto que en su honor se realizará en el Auditorio Estela Real.
3. Entregar esta resolución a la compañera Blanca Pérez.
4. Enviar de esta resolución a los medios de comunicación social para su publicación.

Dada en la Universidad Autónoma de Chiriquí, a los 15 días de septiembre de 2012.

Prof. Rosario Guerra

Directora del Departamento
INFORME
 Los informes se escriben para comunicar hechos, ideas,
estadísticas y tendencias. Deben ser exactos, confiables y
objetivos. Hay informes de muchos tipos. Varían desde cortos
en forma de memorando, hasta informes casi tan largos como
un libro, los que pueden incluir análisis de experimentos
sumamente técnicos y complejos.
 El informe de carácter formal y objetivo debe estar escrito en
tercera persona, respaldado por datos que han sido reunidos
y ratificados con técnicas de investigación.
 En cuanto al formato, puede ser flexible, en forma de
memorando cuando es de pocas páginas o más formales si es
largo. El tono y el estilo dependen del escritor, la persona o
personas que van a recibirlo y el asunto que se va a tratar.
 Es importante su veracidad, ya que en ocasiones se depende
de estos datos para tomar decisiones.
 El memo-informe debe seguir la forma más
apropiada para su función particular. La idea
principal se presenta en el primer párrafo; los
párrafos intermedios contienen detalles que
respaldan esa idea; y los finales representan las
conclusiones o sugerencias para futuras acciones.
 Los informes analíticos pueden requerir métodos
más complejos de recolección de datos, como
investigación en la biblioteca(bibliografía),
encuestas con cuestionarios, observaciones y
experimentaciones. Debe tener cuidado de no
mezclar sus propias opiniones con los datos que
presenta; reserve sus comentario para las
conclusiones y recomendaciones.
 EXPRESIONES ADMINISTRATIVAS

Convencionales Actualizado

 Por medio de la presente …  Le participo que ...

 Adjunto a la presente…
 Incluyo, anexo…
 Ha llegado a nuestras manos su
atenta carta….  Recibimos su carta…
 La presente tiene por objeto  La reunión se realizará
informarle que la reunión se
realizará…
 Agradezco por anticipado…  Agradeceré…
 atte…
 Atentamente…
 Deseamos manifestar que su
solicitud …  Su solicitud…
 En una fecha cercana…  Próximamente…
 De los corrientes…
 De julio, agosto,etc…
 Según dejamos dicho
anteriormente…  Como dijimos…
 ALGUNOS CONSEJOS PRÁCTICOS

Empleo de la palabra exacta, propia y adecuada.

Uso constante de un buen diccionario etimológico y de sinónimos.
Hacer un esquema previo, un borrador.
Leer buenos escritores que nos ayuden en la tarea de escribir.
Evitar los verbos fáciles: hacer, poner, decir y los vocablos
muletillas: cosa, especie, algo.
Cuidado con el uso del gerundio.
Una frase mal puntuada nunca queda clara.
Cuidado con los barbarismos y solecismos.
Recuerde el orden sintáctico y lógico de la oración.
Huya de las frases hechas.
Evite las repeticiones excesivas.
Relea lo escrito como si fuera de otro.
 BIBLIOGRAFÍA
* Basulto, H. (2005). Aplique la gramática. México: Editorial Trillas.
* González Picado, Jézer. (2000). Curso fundamental de gramática
Castellana. San José, C.R: CEUR.
• Metz, M.L. (1990). Redacción y estilo: una guía para evitar los
• errores frecuentes. 2ª edición. México: Editorial Trillas.
* Pazos, Ethel. (2002). Castellano básico. San José, Costa Rica: UNED.
* ____________ (2008). La comunicación escrita: Redacción de trabajos de
investigación, informes técnicos, tesis, artículos y ensayos. San José, Costa
Rica: SECADE.
* Real Academia Española de la Lengua. (2010). Diccionario de la lengua
española. Ed.XXII. Madrid: Espasa Calpe.
* Real Academia Española de la Lengua.(2005). Diccionario panhispánico de
dudas. Madrid: Editora Aguilar.
* Sanguineti de Perigault, C. (2007). Introducción al estudio del texto.
Panamá: Editorial Universitaria.