CASO INTEGRADOR

(Seguimiento - 1)

MARTIN OTINIANO CARBONELL

 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

OBJETIVOS
a) Elaborar una propuesta de mejora centrada en la simplificación
administrativa de los procesos - procedimientos de trabajo en el marco
de una gestión educativa moderna y descentralizada con enfoque
territorial.
b) Comprender el marco del Desarrollo organizacional como enfoque de
cambio planeado dentro del proceso de modernización del estado y la
necesaria mejora de las organizaciones públicas.
c) Aplicar la metodología del desarrollo organizacional para elaborar
diagnósticos de comprensión de la realidad de sus instancias
institucionales.
d) Aplicar las herramientas del desarrollo organizacional y de la mejora
continua de procesos para elaborar propuestas de mejoramiento y
simplificación administrativa

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

METODOLOGIA

El taller es de carácter semi-presencial, durante las sesiones

presenciales del curso, se realizarán exposiciones dialogantes que
generen la reflexión de los participantes y discusiones grupales sobre
conceptos e instrumental de Desarrollo Organizacional. Durante las
sesiones virtuales se reforzarán los elementos conceptuales, así como el
instrumental aplicable para el desarrollo de las propuestas de mejora.

Se proporcionará la asesoría directa a los participantes en el desarrollo

del aplicativo o propuesta de mejora a lo largo del programa.

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

FECHA DE LA
MÓDULO SESIÓN ACTIVIDADES TIPO MODALIDAD
SESIÓN

 Desarrollar conceptos básicos de

Desarrollo Organizacional. Presencial
Sensibilización
 Énfasis en herramientas de carácter (revisar el
y presentación 04/09/2016 Grupal
diagnóstico * ppt de la
del Taller
 Presentación de la metodología de sesión)
MODULO
la PCM *
01

 Profundización y reforzamiento de
05 al Virtual
la sesión 1
Seguimiento 23/09/2016 Revisar el
 Ppt de reforzamiento - seguimiento Individual
Virtual ** ppt de
(en plataforma)
seguimiento

• Revisar en plataforma: Lecturas de Desarrollo Organizacional y principalmente el Decreto Supremo

N°007-2011-PCM. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
** La finalidad de este período es que los participantes vayan elaborando su propuesta de simplificación,
determinando sus objetivos de mejora, alcances (plan de trabajo) y fase diagnóstica.

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

FECHA DE LA
MÓDULO SESIÓN ACTIVIDADES TIPO MODALIDAD
SESIÓN

 Avance plan de trabajo, diagnóstico y

bosquejo aspectos a mejorar. Debe
Entrega avance 17/10 al
de adjuntarse el avance efectuado Individual Virtual
virtual 20/10
en la plataforma en las fechas
indicadas (17 al 20 del 10 – 2016).
MODULO
02
 Revisión de la Aplicación de
20/10 herramientas diagnósticas en el
Revisión al 23/10/ entregable. *
avances - 2016 Individual Virtual
reforzamiento  Afirmación de las bases de
presentación de propuestas de
mejoramiento. **

• Esta revisión la efectúa el profesor –asesor del Taller

** Los participantes ampliarán la base conceptual para el desarrollo de su propuesta a partir de los
temas dictados en su segunda visita.

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

FECHA DE LA
MÓDULO SESIÓN ACTIVIDADES TIPO MODALIDAD
SESIÓN

Virtual
 Reforzamiento Revisar el
Fase virtual 10 al 23/11/
Individual ppt de
previa 2016
seguimiento
2

MODULO Presentación de 27/11/

2016  Presentación – exposición de las
03 propuestas de Grupal Presencial
propuestas
mejora

28/11 al
 Retroalimentación y entrega
Fase virtual 05/12/
2016 definitiva de las propuestas de Individual Virtual
posterior
mejora *

• Esta revisión la efectúa el profesor –asesor del Taller indicando los últimos ajustes que fuesen requeridos para la
conformidad de la propuesta.

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

PRIMER ENTREGABLE
1. Identificación y priorización del procedimiento a simplificar
2. Fundamentar por qué de su escogencia
3. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación.
4. Diagnóstico
5. Bosquejo del rediseño del procedimiento.

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 TALLER PRESENTACION CASO INTEGRADOR

PLAN DE TRABAJO
1. Objetivo de l proceso de simplificación emprendido
2. Alcances: Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada etapa del
proceso
3. Establecer los pasos – actividades a seguir y realizar un cronograma para
asegurarse su seguimiento y cumplimiento efectivo.
4. Identificar los recursos con los que cuenta para realizar su propuesta
5. Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los que se
deberá trabajar.

¡ Mucho animo y disposición total !

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 Pasos a seguir
• En las diapositivas siguientes se presenta paso a paso el
despliegue metodológico sugerido en el D.S N° 007-2011-
PCM.
• Revisar cuidadosamente para lograr un desarrollo
significativo del entregable solicitado. La aplicación de las
herramientas diagnósticas deberá adecuarse al manejo de
cada participante según la información y apoyo con el que
cuente.

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ETAPAS

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 ¿Qué es la metodología de
Simplificación Administrativa?

• Es un proceso a través del cual se busca

eliminar exigencias y formalidades que
se consideran innecesarias en los
procedimientos administrativos que
realiza la ciudadanía. La Metodología
de Simplificación Administrativa brinda
pautas a las entidades públicas para la
simplificación o eliminación
procedimientos que son innecesarios o
irrelevantes para la ciudadanía,
utilizando un modelo estandarizado.
 Etapas de la metodología de S.A.

Etapa Objetivo

Etapa preparatoria Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su

alcance.
Etapa de diagnostico Contar con una visión integral de la problemática del
procedimiento y abordar la estrategia de
simplificación con un enfoque integral.
Etapa de rediseño Simplificar el procedimiento lo más posible, con la
menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero
manteniendo la seguridad y control necesario, de tal
manera que cumpla con los objetivos para el que fue
creado y dentro del marco legal aplicable.

Etapa de implementación Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa

previa.

Objetivo: Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance
Fases
1. Identificación y conformación
del equipo de trabajo
2. Sensibilización de la entidad
3. Identificación y priorización de
los procedimientos a simplificar
4. Identificación de los Actores
Involucrados
5. Elaboración del Plan de Trabajo
del Proceso de Simplificación.
Etapa preparatoria
Resultados
Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar
adelante el proceso.
Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del
proceso.
Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y
priorizados, para proceder a simplificarlos.
Se ha identificado a los actores relacionados directamente
con los procedimientos a simplificar, a efectos de conocer
quiénes pueden ser aliados o no del proceso.
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de
las actividades a realizar, los responsables, los tiempos
estimados y los recursos necesarios.
 Etapa preparatoria

Impacto en la
Mayor
actividad
demanda
económica

Identificación de
procedimientos a
Mayor eliminar y/o
costo simplificar quejas
 ETAPA PREPARATORIA
Identificar Procedimientos a Eliminar
• Aquellos que no generen valor para el interés
público y la sociedad así como para la ciudadanía.
• Aquellos que no estén alineados con los ejes
contemplados en sus Planes de Desarrollo
Concertado y Planes Estratégicos Institucionales.
• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.
• Aquellos que no hayan sido utilizados en un período
igual o mayor a un año.

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 ETAPA PREPARATORIA

¿Qué procedimientos priorizar?

• Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en

comparación con los demás procedimientos de la entidad.
• Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad
para el Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en
razón a su misión.
• Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas
de actividad económica.
• Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados
del pago de derechos, de los documentos que se tengan que
presentar y de otros costos asociados a su gestión.

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 ETAPA PREPARATORIA

¿Qué procedimientos priorizar?

• Aquellos que presentan el mayor número de quejas por
parte de los ciudadanos.
• Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo
económico para tu provincia o distrito.
• Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la
simplificación de este puede implicar el inicio más o menos
favorable de un proyecto de reforma y modernización más
ambicioso y los primeros pasos influenciarán positiva o
negativamente en los siguientes.

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 Etapa preparatoria

4. Identificación de los Actores Involucrados

Una vez seleccionado el o los procedimientos a simplificar, es
importante identificar los actores involucrados. Éstos, son
aquellas personas u organizaciones relacionadas con los
procedimientos, cuyos intereses pueden verse afectados
como resultado de la ejecución del proceso de simplificación
administrativa; pueden ser externos (usuarios) o internos
(personal de la municipalidad).
 Etapa preparatoria

5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación.

• Objetivo de l proceso de simplificación emprendido

• Alcances: Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada etapa
del proceso
• Establecer los pasos – actividades a seguir y realizar un
cronograma para asegurarse su seguimiento y cumplimiento
efectivo.
• Identificar los recursos con los que cuenta para realizar su
propuesta
• Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los
que se deberá trabajar.
• Informar sobre el plan al Asesor – profesor
 Etapa de diagnostico
Objetivo: Contar con una visión integral de la problemática del
procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque
integral
Fases Resultados
1. Caracterización del procedimiento y Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar.
herramientas a utilizar

2. Diagnóstico legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el procedimiento

actual y analizado cuáles deben modificarse o derogarse .

3. Diagnóstico de equipamiento e Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura, TIC y equipamiento
infraestructura utilizado para llevar a cabo el procedimiento.

4. Diagnóstico de costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos directos
no identificables del procedimiento.

5. Mapeo de las capacidades de los recursos Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el procedimiento
humanos para poder aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificación.

6. Presentación de resultados al Comité de Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.
Dirección del Proceso de Simplificación
 Etapa de diagnostico

• Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.

• Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y
se hace un “recorrido” a lo largo de las actividades que éste
implica hasta su culminación.
• En este “recorrido”, se observarán las actividades realizadas
por los usuarios, el personal, así como los documentos que
reciben, utilizan, o generan, y con ello se va construyendo el
recorrido preliminar del procedimiento.
• Entreviste a los funcionarios.
• Pida copia de expedientes finalizados.
• Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO.
• Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen los
procedimientos compilados en el TUPA.
 Etapa de diagnostico
• Diagrama de bloques
 Etapa de diagnostico
• Tabla ASME - vm
Etapa de diagnostico
Etapa de diagnostico
 Etapa de rediseño

• Objetivo: Simplificar el procedimiento lo más

posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y
requisitos, pero manteniendo la seguridad y control
necesario, de tal manera que cumpla con los
objetivos para el que fue creado.

• Nota: Tomar encuentra para el planteamiento de la propuesta de

mejora una vez finalizado el diagnóstico.
• Para el primer entregable solo se requiere el planteamiento básico de
esta etapa.
 Etapa de rediseño
Fases
Análisis del Procedimiento
Rediseño
Modificación o Elaboración del Marco
Normativo que regule el Procedimiento
Rediseñado
Propuesta de Acondicionamiento de la
Infraestructura y el Equipamiento
Propuesta de Rediseño de Costos
Propuesta de Fortalecimiento de
Capacidades
Presentación al Comité de Dirección del
Proyecto de Simplificación
Elaboración de la Propuesta Final
Resultados
Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son
innecesarias.
Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento
rediseñado.
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la
infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del
procedimiento.
Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.
Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores
del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y
habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento.
Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo
de la propuesta de simplificación.
Se cuenta con la nueva propuesta elaborada