Treinamento SAP ERP

PS – Sistema de Projetos
 INTRODUÇÃO

Tanto projetos de larga escala, como a construção de uma

fábrica, quanto projetos de pequena escala, como a
organização de uma feira ou exposição, exigem o
planejamento e controle, preciso das diversas tarefas
envolvidas em um evento deste tipo.
O Módulo PS é a ferramenta que suporta todas as fases de
um Projeto, facilitando e tornando eficiente o seu controle e
gerenciamento.
Ao se utilizar o PS para este tipo de projeto, tem-se a
possibilidade de planejar custos, elaborar orçamento,
programar datas de execução das tarefas, gerar requisições
de compra para materiais e serviços,controlar a
disponibilidade orçamentária, etc.
 Overview

Encerramento
Liquidação
Orçamento
Planejamento
Estrutura de Projetos
Definição

 SAP AG 1999
Overview
 Overview

Planejam. Planejam.
Status
Concepção geral detalhado Aprovação Execução Encerra/o
Fase

Def.
Projeto
Orçamento
. Items em aberto,. .
Custos . Liquidação
. custos, Receitas.
Datas . . .
PEP
(WBS)
...
liberação

Conformidade

Rede Obra

TEMPO
 Overview

Fases de um projeto:
• Concepção: Define-se o que se vai fazer e quando se
pretende terminar.
• Planejamento: Efetua-se o planejamento de custos, recursos,
datas e define-se as atividades a serem executadas e seu
encadeamento.
• Orçamento: Aloca-se a verba necessária para a execução do
projeto.
• Realização: Realiza-se os trabalhos necessários,
apropriando-se os custos gastos.
• Encerramento: Efetua-se a liquidação do projeto, que
consiste na transferência dos custos realizados, que pode ser
para contas de imobilizados, centros de custo, etc.
 Definição do Projeto

Definição

 SAP AG 1999
 Definição do Projeto

A Definição do Projeto é a estrutura de dados que contem

todos os elementos organizacionais de um projeto. Quando
é criado um plano da estrutura do projeto, a definição de
projeto correspondente é gerada automaticamente.
Na Definição do Projeto , é possível atualizar valores
propostos para um projeto, tais como: data de inicio e fim,
norma de apropriação. Esses valores propostos são
copiados para os novos elementos PEP criados para esse
projeto.
 Estrutura do Projeto

Estrutura de Projetos

 SAP AG 1999
 Estrutura do Projeto

É um modelo de trabalho à ser realizado dentro de um

Projeto organizado de forma hierárquica. Este modelo é
chamado de Plano de Estrutura do Projeto ou Estrutura de
Elementos PEP.
O projeto poderá ser estruturado conforme:
• as fases ou a lógica;
• as funções;
• os objetos.
 Plano de Estrutura do Projeto

Objetivo:

Os principais objetivos da Estrutura de Elementos PEP são:

• Repartir o projeto em unidades administráveis
• Definir datas básicas.
• Planejar recursos necessários ao projeto.
• Orçar o projeto.
• Controlar os custos lançados ao projeto.
• Liquidar os custos realizados para as contas
previamente definidas.
 Plano de Estrutura do Projeto

Principais benefícios:
•É a base funcional para as etapas seguintes no
planejamento de um projeto, como o planejamento do
processo, planejamento de custos, programação de prazos,
planejamento ou cálculo de custos de capacidades e
controlling do projeto.
•A Estrutura de Elementos PEP fornece uma visão clara do
projeto e facilita a sua coordenação e implementação do
ponto de vista da administração.
 Plano de Estrutura do Projeto

Definição de
Projetos
Project

E - 99##

E --99##
99## Estrutura de
Elevador
Elevator Elementos PEP
Project

E - 99## - 1 E - 99## - 2 E - 99##

99## - 3 E - 99## - 4

Engenharia
Engineering Compras
Procurement Montagem
Assembly Testes
Acceptance

E
E - 99## --1 - 1 E - 99## - 1 - 2 E
E - 99## - 2 - 1 E
E - 99## - 2 - 2 E - 99## - 2 - 3
Elétrica
Electrical Mecânica
Mechanical Motor
Engine Cabine
Cabin Equipamentos
Equipment
 Plano de Estrutura do Projeto

Códigos operativos:

Os códigos operativos definem os atributos de um Elemento

PEP e as tarefas que o mesmo pode executar em um
projeto. São eles:
• Elemento de Planejamento: ao definir este código
torna-se possível planejar custos no elemento PEP.
• Elemento de Faturamento: ao definir este código torna-
se possível lançar receitas no elemento PEP.
• Elemento de Classificação Contábil: ao definir este
código torna-se possível receber custos e gerar
compromissos no elemento PEP.
 Estrutura PEP Standard

Os Planos da Estrutura de Projeto Standard são estruturas

de projeto neutras, que podem ser usadas como modelos
para criar outros planos da estrutura do projeto standard
ou operativos. Um PEP standard possui as tarefas
individuais (elementos PEP) pelas quais o projeto é
estruturado, além dos dados organizacionais gerais.
Além disso, é possível ligar redes standard a planos da
estrutura do projeto standard para criar um projeto-modelo
a fim de predefinir a organização e as tarefas no projeto.
 Estrutura PEP Standard

1 2
Manual Hierarquia

Display
area

Navigation area

3 4
Copia Incluir
Projeto
Project

= Estrutura standard
= Estrutura Operativa
 Diagrama de Rede

Definição

O Diagrama de Rede é a ferramenta que permite a

elaboração de um cronograma físico de atividades,
necessárias para o gerenciamento de um Projeto,
propiciando o planejamento de custos e datas.
Como o planejamento de custos é integrado, ao definir
os recursos necessários às atividades do projeto, o
sistema gera automaticamente as requisições de
compras de materiais e de serviços, ou reservas de
materiais de estoque, de acordo com as necessidades
da atividade planejada.
 Diagrama de Rede
Um diagrama de rede consiste em:
•Operações
•São componentes de um processo, tendo como
características: duração, data de inicio e fim,
processadas sem interrupção, necessitam de
recursos para executa-las, acarretam custos.
•Elementos de operação
•Fração de uma operação, que possibilita obter
mais detalhes de uma operação.
•Relações de interdependência
•Componente que cria um vinculo de inicio e fim
entre as operações.
 Diagrama de Rede
Gráfico representativo
 Operações no Diagrama de Rede

Tipos de operações

 Operações internas
Atividades realizadas dentro da
Empresa (Centros de Trabalho).

 Operações externas Atividades realizadas fora da

Empresa (Fornecedores).

 Operações de custos
Atividades de custos gerais (outras despesas)
 Programação de datas no diagrama de rede
Principais dados de uma operação

•Duração
•Data de inicio e fim
•Centro de trabalho
•Lista de materiais necessários
•Relação de serviços a serem contratados
•Quantidade de recursos físicos necessários
 Diagrama de Rede Standard

Definição
As redes standard são estruturas de diagramas de rede
neutras, que podem ser usadas como modelo para criar
outras redes standard ou diagramas de rede operativos.
A criação de diagramas de rede com base em redes
standard pode economizar tempo e ajudar a assegurar a
consistência de processos empresariais, quando diversos
projetos possuem as mesmas tarefas , por exemplo, na
fase de engenharia.
 Diagrama de Rede Standard
1 2
Manual Estrutura hierárquica

3
Cópia

5
Cópia da rede e suas
Projeto
Project Builder atividades

4
Incorporação

Estrutura Standard

Estrutura Operativa
 Integração das Estruturas

O Diagrama de Rede está integrado à estrutura de

Elementos PEP.
Assim cada atividade planejada no Diagrama de Rede estará
vinculada a um Elemento PEP, para efeito de transações
contábeis dentro do SAP.
O orçamento necessário para execução das atividades do
Diagrama de Rede, estará atribuído no Elemento PEP.
 Integração das Estruturas

Definição do Projeto
Elemento PEP
T --200##
200##
Turbine
Turbina

T --200##.1
200##.1 T --200##.2
200##.2 T --200##.3
200##.3 T --200##.4
200##.4 T --200##.5
200##.5
Engenharia
Engineering Planejamento
Planning Compra
Purchasing Produção
Production Conjunto
Assembly
Activity
Lista de 1000
1000 2000
2000 3000 4000
4000 5000
5000
list for
atividades do 1100
1100 3100 6000
6000
WBS element
Elemento PEP 1200
1200
1300
1300
1400
1400 Atividades
Activities
1500
1500

90xxxx 2000 3100 Relações de Dependência

Relation ships
3000 1200
Rede
Network
1000 1300 4000 5000 6000

1100

1400 1500
 Administração de Status

O Sistema de projetos utiliza a administração de status R/3.

A ferramenta de administração de Status do sistema é que
determina a possibilidade de executar ou não operações
contábeis, tanto nas atividades do Diagrama de Rede quanto
diretamente em um Elemento PEP.
Os Status existentes são:
• Aberto
• Liberado
• Bloqueado
• Encerrado Tecnicamente
• Encerrado
 Administração de Status

Operações permitidas nos diferentes Status do sistema:

• Aberto
• Não é a geração de compromissos.
•Liberado
• O Projeto está liberado para todas as operações
contábeis e geração de compromissos.
•Bloqueado
• Todas as operações contábeis e geração de
compromissos ficam bloqueadas. É possível retornar
este Status à condição de Liberado.
 Administração de Status

Operações permitidas nos diferentes Status do sistema:

• Encerrado Tecnicamente
• Não é permitida nenhuma operação contábil ou
geração de compromissos, porem todas os
compromissos assumidos podem ser processados e
concluídos.
•Encerrado
• Status de fechamento do Projeto. Não é permitida
nenhuma operação contábil ou geração do projeto.
 Planejamento

Planejamento

 SAP AG 1999
 Planejamento de Custos

O planejamento de custos no plano de estrutura de

projeto (PEP), cobre os custos esperados durante a
execução de um projeto. O usuário pode planejar os
custos do projeto em várias versões e formas,
dependendo de quando estiver planejando e de todas
informações disponíveis.
O Sistema de projetos suporta o planejamento de
custos bottom-up e top-down. O planejamento bottom-
up significa que o usuário entra os valores planejados
nas classes de planejamento de nível mais baixo e o
sistema, então, os totaliza para cima. No planejamento
top-down, os valores planejados são distribuídos das
classes de planejamento de nível mais alto para os de
nível mais baixo.
 Planejamento de Custos

Como o planejamento de custos é um processo contínuo,

o usuário pode armazenar diferentes versões do
planejamento. É possível modificar essas versões do
plano, copiá-las e compará-las entre si no sistema de
informação.
As formas de planejamento a seguir estão disponíveis no
Sistema de projetos:
 planejamento de custos pelo PEP;
 planejamento de custos por classes de custo;
 cálculo de custo unitário;
 Planejamento de Custos

Classe de custo
no PEP
Estrutura PEP
Classe Período Valor
400000 ... 1.000
415000 ... 10.000
615100 ... 5.000

Custo unitário para

elementos PEP
Tipo Texto Elemento Valor
M Matl. estoque 400000 500
M Matl. não estoque 400000 500
F Ativ.Externa 415000 8000
F Ativ.Externa 415000 2000
L Ativ.Interna 615100 5000
 Planejamento de Datas

Neste componente são planejadas e verificadas as datas

no Sistema de projetos.

O objetivo da programação por datas é determinar a

duração das fases de um projeto, quais eventos são
especialmente importantes para o programa, tempos de
folga e caminhos críticos.
As datas podem ser programadas nas operações do
Diagrama de Rede ou diretamente nos Elementos PEP.
 Planejamento de Datas
Gráfico abaixo exibe quais tipos de datas são suportados por
qual elemento do projeto.
 Planejamento de Datas

Tipos de datas no Diagrama de Rede:

• Datas básicas ou base
São as datas vinculadas ao planejamento de recursos e
capacidades.
• Datas previstas
São as datas esperadas durante a evolução do projeto.
Não afetam as datas dos recursos programados.
• Datas programadas
São as datas calculadas pelo sistema, em função das
atualizações das operações.
• Datas reais
São as datas efetivamente ocorridas durante a
execução das operações.
 Orçamento

Orçamento

 SAP AG 1999
 Orçamento

O orçamento é a estrutura de custos aprovada para um

projeto.
Embora os custos sejam estimados com a maior precisão
possível durante a fase de planejamento, é na fase de
aprovação que os fundos do projeto são definidos, na forma
de um orçamento.
O orçamento é o dispositivo pelo qual a administração
aprova o desenvolvimento esperado de custos de projeto
em um intervalo de tempo determinado.
Orçamento
 Orçamento

O Sistema de projetos reconhece os seguintes tipos

diferentes de orçamento:

• Orçamento original

O orçamento original é o orçamento atribuído

originalmente, isto é, o orçamento antes de qualquer
atualização. De um certo ponto determinado, ele só
poderá ser corrigido por meio de atualizações de
orçamento
 Orçamento

Atualizações de orçamento

Eventos imprevistos, necessidades adicionais, aumentos de

preços e outros, podem gerar a necessidade de correção do
orçamento original, ou seja, são necessárias atualizações de
orçamento. Essas correções têm a forma de:
•Suplementos
•Restituições
•Transferências
 Orçamento

Orçamento atual

O orçamento atual é calculado da seguinte forma:

• Orçamento original
•+ Suplementos
•- Restituições
•+/- Transferências
•= Orçamento atual
 Orçamento

•Liberação do Orçamento:

Em muitas empresas, distribuição de orçamento não é o

mesmo que liberação de fundos. Por esse motivo, o Sistema
de projetos inclui um recurso de liberação de fundos
separado, que pode ser utilizado para fazer sucessivas
liberações de orçamento. A liberação se baseia no
orçamento atual, isto é, o orçamento original conforme
corrigido por atualizações de orçamento.
 Orçamento
Orçamento original
Original Budget Transferência Orçamento
Budget updates

2001

2000 + 100
Overall

O P D ...
E - 1399 S D B
i/9999 - 1 T A S
... - 100 +100
E - 1399 - 1 - 1 G N ...
E - 1399 - 1 - 2 T S B
E - 1399 - 2 N E T ...
. A D
M
- 100
. D M ... ...
. B
Controle Disponibilidade
Availability control:
• Orçamento atualbudget
Against current
• Liberação de orçamento
Against budget releases

Orçamento
Budget anual
carryfwd Liberar
Budget orçamento
releases

2000 2001 2002

Orçam

Liberar
$2.5m
 Orçamento

Transporte de Orçamento:
Com o transporte de orçamento, pode -se transferir fundos
não utilizados nos projetos, ordens internas e ordens de
manutenção para o ano seguinte, como parte do
encerramento do ano . A expressão " Fundos não utilizados"
significa a diferença entre o orçamento e os custos
realmente incorridos. Em determinadas circunstâncias, os
fundos transferidos desta maneira podem ser transferidos
de volta.
 Orçamento

Controle de Disponibilidade:
O PS tem um ”Controle ativo de disponibilidade" que pode
impedir comprometimentos excessivos dos recursos assim
que eles ocorram. Por exemplo durante a entrada de um
compromisso de custo, como uma requisição de compras que
é atribuída ao Projeto, o sistema verifica se o orçamento
disponível e liberado, é suficiente.
O sistema usa limites de tolerância acima e abaixo do
montante atual do orçamento, sendo possível se configurar
para que seja enviada uma mensagem de aviso ou de erro,
quando houverem lançamentos de custos que excedam o
orçamento.
 Orçamento
Controle de Disponibilidade

Erro Orçad Compro Real

o metido
+ Avisos Aviso ao
Orçamento Ger. de
Projeto

Avaliação de Avisos
Disponibilidade

Requisição Ordem Receb. Receb.

de de Físico de
Compras Compra Fatura

Projeto
Orç. Comp Real
r
 Execução

Execução

 SAP AG 1999
 Execução

Custos

Datas Pagamento
X

Recursos Controle de Disponibilidade

Integração
SD FI
MM CO
PS HR
PP PM AM
 Execução

A etapa de execução do Projeto consiste no efetivo

desenvolvimentos dos trabalhos necessários para a
conclusão do mesmo.
Durante a execução serão atualizados os seguintes dados:
• Datas reais das operações do diagrama de rede e dos
elementos PEP.
• Confirmação das operações do diagrama de rede
• Entrega dos materiais de estoque
• Entrega dos materiais comprados
 Liquidação

Projetos e
CO-PS
Ordens

CUSTOS
REAIS Centro
de Custos CO
Projetos

Ativos
em FI-AA
Ativo Fixo
constr. FI-
AA

Conta do
Razão FI
 Execução

Os custos reais do diagrama de rede, bem como os custos

reais liquidados ao Projeto ( Elemento PEP ), resultam de:
• Lançamentos na Contabilidade Financeira
• Saída de materiais do estoque para o Projeto
• Confirmações de operações internas
• Transferências de custo de CO
 Liquidação

Liquidação

 SAP AG 1999
 Liquidação

Conceito
Processo realizado periodicamente para que os custos
realizados nos projetos sejam transferidos para os objetos
de custos ou contas, a serem determinadas.
O Projeto pode ser liquidado Individualmente ou
Coletivamente.
 Sistema de Informação

O sistema de informação é a ferramenta de análise do

projeto, ele é flexível, para que o usuário possa avaliar e
exibir dados on-line, como desejar.
O sistema info de PS apresenta informações sobre o estado
de um projeto, proporcionando um valioso suporte para
alcançar os objetivos do projeto, ele fornece, em vários
graus de detalhes, os dados atuais sobre:
 Datas,
 Recursos,
 Análise da evolução do projeto.
 Orçamento, custos/receitas,
 Sistema de Informação

Datas/Estrutura
Structure/Dates Custos/Rendimento/Pagamento
Costs/Revenues/Payments
- List EditGoto View Extras Settings System Help

W BS elements Act. Network CCenter Cost Element Actual Costs

P.1234.1000 10 6004056 1000 400000 10,000.00

P.1234.1000 20 6007843 1000 420000 12,000.00

ALV
P.1234.1000 30 6009977 1000 450000 23,000.00

*1000 10 1000 45,000.00

P.1234.1000 20 6003433 1200 600000 30,000.00

P.1234.1000 30 6005678 1200 240000 36.000,00

*1200 1200 620000 66,000.00

** P.1234.1000 111,000.00

10 1200 24,000.00 20,000.00

4731 10 COPC-FINI-2 1200 40,000.00 36,000.00

4745 10 COPC-CONFIG
-1 36,000.00

Capacidade
Capacities Project de
Projeto summarization
sumarização
Análise
Profitability Analysis
Sistema de Contabilidade de Centro Lucro
Profit Center Accounting
SAP -EIS
Informação

Análise
Progressdoanalysis
Progresso Relatórios de Ordens Informação de negócio
Business Information
Order report
Reserva de materiais Armazém
Warehouse (BW)
Reservations
Requisição de compras
Purchase requisitions
Pedido
Purchasede orders
compra
Lista de estoque
Stock/requirements list
 Integração com MS-Project

Objetivos:
Criar a estrutura de elementos PEP e atividades do
diagrama de rede, através da transferência de dados do
MS-Project.
Funcionalidades:
Criação de projeto no ERP utilizando o MS-Project
Atualizar datas no MS-Project e transferir para o ERP
Apresentar os dados de projeto através do MS-Project