ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA VENDA

1
ARQUIVO

2
Ter um arquivo nas devidas condições é muito
importante nas empresas, devido à grande quantidade de
documentos que um negócio produz, bem como se
transformou num importante elemento de consulta.

3
 UM SISTEMA DE ARQUIVO DEVE CUMPRIR
TRÊS FUNÇÕES:

• Guardar material de forma segura (da humidade, pó,

desgaste, etc);

• Reunir, de forma organizada, toda a documentação que a

empresa produz;

• Quando for necessário, permitir que se possa ter o

material o mais rapidamente disponível.

4
 O LOCAL PARA O ARQUIVO

 boa resistência do piso

 se possível luz natural/iluminação artificial adequada
 não deve ter humidade
 boa ventilação
 humidade relativa de 40%
 instalação eléctrica protegida
 mobiliário adequado
 espaço suficiente para a deslocação do utilizador.

5
 O ARQUIVO DE ACORDO COM OS
DOCUMENTOS
Arquivos activos – guardam-se os documentos de grande
circulação, que ainda estão em período operacional, cujo
conteúdo ainda está à espera de resposta, ou ao qual se faz
referência com regularidade.

NOTA: Os documentos activos ficarão colocados em

arquivadores ou em armários de acesso fácil, dado que o seu
uso será frequente.

6
ARQUIVOS SEMIACTIVOS – EMBORA A
DOCUMENTAÇÃO JÁ TENHA SIDO PROCESSADA E
SE TENHA OBTIDO UMA RESPOSTA, TEM DE SE
CONTINUAR A GUARDAR, PORQUE É PROVÁVEL
QUE SEJA ALVO DE ALGUMA CONSULTA, EMBORA
COM MENOR FREQUÊNCIA.

7
ARQUIVOS PASSIVOS OU INACTIVOS – NESTE
CASO, O DOCUMENTO QUE SE GUARDA JÁ FOI
DADO COMO ENCERRADO E SÓ SE CONSULTARÁ
SE SE PRECISAR DE UMA INFORMAÇÃO MUITO
PRECISA.

NOTA: Considera-se que um arquivo é passivo quando se

lhe faz referência pelo menos 10 vezes ao ano. A partir
desse prazo, o seu arquivo é considerado definitivo.

8
A transferência – passado algum tempo, a documentação
perde actualidade e não devem dificultar a consulta de
documentos mais recentes que mantêm a validade. Ao acto
de passar a documentação do arquivo activo para o semi-
activo e deste para o passivo chama-se transferência.

NOTA: É frequente as empresas organizarem uma

transferência por período (mensal, bimensal, trimestral,
etc).

9
A expurgação – uma vez cumprido o prazo legal (10 anos –
Artigo 40º do Código Comercial) de conservação, todos os
documentos têm de ser seleccionados; a esta acção dá-se o
nome de expurgação. Assim, só os documentos que
conservarem algum interesse continuarão a ser arquivados,
os restantes são destruídos.

10
 A DOCUMENTAÇÃO DO
ARQUIVO

Arquivo Activo:
• Correspondência de Entrada (cartas de informação,
cartas de documentação, cartas de gestão, cartas
pessoais)
• Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à
espera de resposta).

11
Arquivo Semi-activo:
• Correspondência, documentação do departamento pessoal,
contratos de compra e venda, arrendamento, facturas,
documentos contabilísticos, documentos fiscais,
documentos bancários.

12
ARQUIVO
PASSIVO:
(documentos fiscais e arquivo histórico).


Expurgação

13
 OS SISTEMAS DE
ARQUIVO

Arquivador horizontal:
Tipos de documentos - documentos gráficos de tamanho
considerável)

Vantagens:
• o custo do mobiliário não é elevado;
Desvantagens:
• desaproveitamento do espaço;
• difícil localização dos documentos;
14
• difícil extracção e reposição dos documentos.
Arquivador Vertical:
Tipos de documentos - documentação corrente (facturas,
correspondência, etc).

Vantagens:
• visibilidade rápida;
• fácil extracção e reposição dos documentos;

Desvantagens:
• só pode ser utilizado por uma pessoa de cada vez.

15
 AS UNIDADES DE
CONSERVAÇÃO

Os documentos de um arquivo não se colocam directamente

em cima da estante ou nos arquivadores, colocando-se
primeiro em unidades de conservação, para que os

documentos fiquem protegidos do pó e luz.

O método que se escolher dependerá de factores

como:

16
• o tipo de negócio a que a empresa se dedica
• o tipo e o tamanho dos papéis que se arquiva
(correspondência, documentos legais, projectos, gráficos
ou desenhos)

• quantidade de material a arquivar ou a frequência com que

se precise do mesmo.

17
Entre os arquivadores e unidades de conservação convém
destacar:

Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a

correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.

NOTA: Quando não convém furar os documentos, podem

utilizar os modelos mais largos que permitem colocá-los em
bolsas de plástico com os lados perfurados.

18
Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico porque
não permitem a transpiração dos documentos. São os mais
adequados para guardar pequenos fascículos, documentos
informativos, revistas, catálogos, etc.

NOTAS:
1. Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem dobrados.

19
2. SÃO EXCELENTES PARA PROTEGER OS
DOCUMENTOS DO PÓ, LUZ OU DO MANUSEAMENTO.

3. A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta não

ser muito cómoda.

20
PASTAS DE MOLA E COM BADANAS – SÃO
APROPRIADAS PARA PREPARAR O MATERIAL QUE O
CHEFE DEVE LEVAR CONSIGO PARA UMA REUNIÃO
OU VIAGEM. UTILIZAM-SE PARA ARQUIVAR
DOCUMENTOS INFORMATIVOS QUE NÃO SEJAM
MUITO VOLUMOSOS.

21
PASTAS DE PENDURAR – COSTUMAM-SE
ARQUIVAR EM ARMÁRIOS OU GAVETAS COM
CALHAS OU EM CARRINHOS ESPECIAIS PARA OS
MESMOS. UTILIZAM-SE PARA DOCUMENTOS QUE
NÃO SEJAM MUITO VOLUMOSOS E PERMITEM A
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA OU POR ASSUNTOS.

22
TUBOS – SÃO ADEQUADOS PARA
DOCUMENTOS DE TAMANHO
CONSIDERÁVEL. UTILIZAM-SE PARA ARQUIVAR
MAPAS E PROJECTOS.

Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas são

de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem ser de
papel normal ou plástico.

23
FICHEIROS – HÁ MUITOS TIPOS DE FICHEIROS. HÁ
OS PARA PÔR EM CIMA DA MESA COM GAVETAS,
OUTROS CONSTITUEM UM MÓVEL
TRANSPORTÁVEL MUNIDOS DE RODAS. USAM-SE
PARA ARQUIVAR A DOCUMENTAÇÃO QUE É
PRECISO TER À MÃO, COMO AS MORADAS DE
FORNECEDORES, CLIENTES, ETC.

24
 As tecnologias de arquivo

Arquivos de microfilmes – é utilizado nas empresas com um

considerável volume de documentos ou informação para
arquivar.

25
DESVANTAGENS:

• Necessidade de se contar com um microleitor (para

ampliar)

• A não aceitação de microfilmes de documentos como

prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais

• Sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível a

obtenção de microfilmes de segurança.

26
Arquivo Computadorizado – armazenar a informação no
disco rígido do computador, ou arquivar cópias de segurança
por meio de DVD´s, por exemplo.

Arquivo na rede (“Cloud Computing”) – utilização da

memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de
computadores e servidores compartilhados.

27
28
 AS FUNÇÕES DO
ARQUIVO

1– recolher ordenadamente todos os documentos que

circulam na empresa, uma vez que o bom funcionamento do
arquivo depende de critérios de ordenação dos diversos
documentos;

2– garantir perfeita conservação dos documentos recolhidos,

esta função realiza-se mediante a utilização de todos os meios
aptos a atingir o objectivo: armários, estantes, aparelhos de
medir a humidade e a temperatura, ficheiros, etc;

29
3 – a funcionalidade do arquivo depende da oportunidade com
que os centros periféricos da direcção recebem os documentos
para a consulta – o arquivo deve ser um centro activo de
informação e documentação ao serviço de toda a empresa;

4– executar funções com o máximo de qualidade ao menor

custo;

5 – manter e expedir a correspondência.

Horwath Consulting, SA – CDI – 1994 – Há 24 anos

30
 O PLANO DE
ARQUIVO
Todo o sistema de arquivo tem que se adaptar às variadas
condições em que opera a empresa.

Logo qualquer função administrativa deve estudar um plano

próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes
elementos:
• os tipos de material a arquivar

• a finalidade com que é efectuado o arquivo

31
• a quantidade de material a arquivar
• os equipamentos disponíveis
• onde se efectua o arquivo
• quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para
cada operação
• as futuras ampliações previstas para o trabalho de
arquivo.

32
CARACTERÍSTICAS DE UM PLANO DE ARQUIVO

1– facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem

à classificação;
2- permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima
simplicidade e rapidez;

3– determinar os critérios das categorias e a ordem de

classificação dentro de cada categoria;

33
4 – INDICAR QUAIS SÃO AS CATEGORIAS EM QUE
DEVE SER DIVIDIDO O MATERIAL;

5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado

de flexibilidade.

34
 MÉTODOS DE
CLASSIFICAÇÃO
Os principais métodos de classificação são:
• Alfabético,
• Numérico,
• Por assuntos (ideológico),
• Geográfico
• Cronológico.

Cada um deles tem vantagens e desvantagens. Também é

possível combinar dois ou mais métodos, em função das
35
necessidades da empresa.
 A CLASSIFICAÇÃO POR
ORDEM
ALFABÉTICA

Na classificação por nome em ordem alfabética, o material é

organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo
documento é registado e depois ordenado em sequência
alfabética, Ex: lista telefónica.

36
 Vantagens:

• Simplicidade no plano de classificação (não são previstas

classes nem subclasses e o único elemento necessário para
classificar o material é o nome das coisas a classificar:
firma ou nome da pessoa.

• Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem

alfabética é uma das mais tradicionais),

37
• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no
lugar exacto).

• Baixo custo (o material pode ser arquivado em

equipamentos simples).

• Possibilidade de encontrar facilmente uma posição.

38
DESVANTAGENS:

• Os critérios de ordenação do material não são inequívocos

(é fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que
aqueles que classificam e efectuam sucessivamente a
procura não sigam os mesmos critérios).

• Se o material for muito a classificação tem de ser feita por

pessoas práticas neste tipo de trabalho.

39
• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os
casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).

Resumindo, a classificação por nome em ordem alfabética é

aconselhável como único sistema para a ordenação do
material quando:

- este não é muito;

-as probabilidades de cometer erros de sistematização são
limitadas.

40
 As regras de classificação

Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja

eficiente tem que se seguir certas regras:

41
1 – Os nome individuais devem ser colocados em ordem
inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver
nomes iguais, prevalece a ordem do primeiro nome.

Ex: Barbosa, Aníbal

Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo

42
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo,
ligados ou não por hífen, não são separados.

Ex: Castelo Branco, Sérgio

Vilas Boas, Heitor

43
4 – OS NOMES COMO SANTO, SANTA OU SÃO SEGUEM
A REGRA ANTERIOR, CONSIDERA-SE O APELIDO
INTEIRO SEGUINDO A ORDEM NORMAL.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou

não, não são considerados na ordenação alfabética.

Ex: Freitas Júnior, Ary

Ribeiro Neto, Henriques

44
OS GRAUS DE PARENTESCO
SÓ SERÃO CONSIDERADOS
NA ALFABETIZAÇÃO QUANDO SERVIREM DE
ELEMENTO DE DISTINÇÃO.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos

são colocados entre parênteses depois do nome e não são
considerados na alfabetização.

Ex: Araújo, Paulo (General)

CM da Lousã (A)

45
7- OS NOMES ESPANHÓIS SÃO REGISTADOS
PELO PENÚLTIMO NOME QUE CORRESPONDE
AO DA FAMÍLIA DO PAI.

Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)

Hernandes Xavier, José

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são

registados na ordem em que se apresentam.

Ex: Al BemAbib

46
9 – OS NOMES LIGADOS POR APÓSTROFO DEVEM
SER CONSIDERADOS COMO UMA SÓ PALAVRA.

Ex: Sant’Ana, Armindo

Lê-se e arquiva-se Santana

10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme

se apresentam

Ex: Álvaro Costa & Cª

Barbosa Sousa, Ldª

47
11 – AS EXPRESSÕES USADAS NO COMÉRCIO, COMO
SOCIEDADE, COMPANHIA, EMPRESA, DEVEM SER
CONSIDERADAS NA ALFABETIZAÇÃO.

Ex: Companhia Nacional de Bailado

Porto Editora, SA

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem

ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o
conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.

Ex: ANJE
CDU

48
13 – QUANDO UMA EMPRESA OU INSTITUIÇÃO FOR
CONHECIDA, ALÉM DO SEU NOME POR EXTENSO,
TAMBÉM POR UMA SIGLA, O ARQUIVISTA DEVERÁ
ADOPTAR PELA FORMA DE ENTRADA QUE MELHOR
ENTENDE.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

14 – A correspondência recebida de secção, divisão ou

departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome
da empresa e não pelo departamento.

Ex: IEFP – Área de Formação

49
15 – AS DIVERSAS FILIAIS DE UMA EMPRESA SÃO
ALFABETADAS PELO NOME DA EMPRESA SEGUIDO
DAS REGIÕES EM QUE SE ENCONTRAM.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são

considerados como se apresentam.

Ex: Banco de Portugal

Universidade de Coimbra

50
17 – OS NOMES DOS ÓRGÃOS
GOVERNAMENTAIS DE PAÍSES
ESTRANGEIROS DEVEM SER PRECEDIDOS DO NOME
DO Ex:
PAÍS.
Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início,

quer no fim, devem ser considerados como se estivessem
escritos por extenso.

Ex: Ferragem dois irmãos

Insecticida mata Sete

51
QUANDO FALAMOS EM ARQUIVO ALFABÉTICO,
HÁ DOIS CRITÉRIOS PARA A ORDENAÇÃO
ALFABÉTICA (LETRA POR LETRA OU PALAVRA
POR PALAVRA), E AMBOS ESTÃO CORRECTOS.

52
 CLASSIFICAÇÃO POR ORDEM
NUMÉRICA
Na classificação por nome em ordem numérica o principal
elemento a considerar para a classificação é um número e a
sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou
decrescente.

Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a

necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que
remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.

53
VANTAGENS:

• Permite a classificação de um modo indefinido;

• Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção imediata
da falta de um processo;
• Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois
torna-se mais fácil ler números do que letras;
• As operações de arquivo são mais rápidas.

54
DESVANTAGENS:

• Torna-se quase impossível detectar um documento quando

por lapso se lançar um nº errado de processo.

Classificação por nome em ordem geográfica

Na classificação por nome em ordem geográfica o material é

organizado em função do local ou proveniência da
informação.

55
Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome
dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de
outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los
alfabeticamente no arquivo após a capital.

ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Luís

56
 BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos

Este método de arquivo é muito utilizado no caso das

empresas que mantêm correspondência com várias filiais ou
agências em várias zonas e ainda para firmas de transporte de
cargas e mercadorias.

57
 CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOS
(IDEOLÓGICO)

Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém

requer um planeamento prévio além de requisitos como:

• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos

documentos que representam as actividade da mesma;
• Análise minuciosa e interpretação da documentação.

58
ORDENAÇÃO DOS ASSUNTOS POR
ORDEM ALFABÉTICA:

Ordem dicionária:
Artigos para Calçados
Calçados Ortopédicos
Calçados para Crianças
Calçados para Homens
Calçados para Senhoras
Fábricas de Calçados

59
Ordem enciclopédica: agrupam-se os títulos gerais
alfabeticamente.

Ex: Artigos
Concertos
Fábricas

Ordenação de forma numérica: os assuntos ordenam-se

segundo a progressão do número que lhes é atribuído.

60
Ex: 33 Materiais de Construção
1. Cimento
1. Portland
2. de secagem rápida
2. Outros materiais
1. Acelerantes

61
 CLASSIFICAÇÃO POR ORDEM
CRONOLÓGICA
O material é ordenado, com base na data de emissão,
fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc., de baixo para
cima, ou seja, da data mais antiga para a mais recente.

Vantagens:
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
• Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.

62
Para encontrar o material classificado por esta ordem é
preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer
todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser
adoptado quando:

• O material a classificar é limitado;

• Quando é possível conhecer aproximadamente a data da

classificação;

63
A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se
tem que classificar documentos de carácter financeiro.

Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este

sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da
factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou
não.

64
 Ex: a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Séries de 10 dias
d) semanas

Dentro de cada secção o material é ordenado:

alfabeticamente ou numericamente.

65
O QUE SÃO TRANSAÇÕES
COMERCIAIS?

Transações comerciais são trocas que envolvem

algum tipo de pagamento por um bem ou
serviço.

66
 O QUE SÃO TRANSAÇÕES
COMERCIAIS?
Existem muitas formas de transações, incluindo aquelas
que ocorrem entre duas empresas distintas, os
consumidores e empresas, entre as divisões internas da
empresa e entre dois consumidores individuais.

Troca de dinheiro por um produto ou serviço é geralmente

classificada como transação comercial.

67
ALGUNS DOCUMENTOS DE
SUPORTE À TRANSAÇÃO
COMERCIAL

68
FATURA

69
Quais são as condições para a
emissão de faturas?

A emissão de faturas deve respeitar outros

requisitos que não apenas a prestação de
serviços ou transmissão onerosa de bens.

70
1. A primeira condição necessária para a emissão de
documentação comercial (concretamente faturas
ou vendas a dinheiro) é haver um acordo entre o
fornecedor e o cliente. Este acordo poderá ser
apenas verbal ou assumir a forma de uma proposta
ou de um contrato.

2.A segunda condição é que o cliente possa provar

que o vendedor ou o prestador de serviço passou a
fatura e tem pleno e total conhecimento do seu
conteúdo.

71
3. ALÉM DAS CONDIÇÕES ENUMERADAS
QUALQUER FATURA DEVERÁ SER EMITIDA ATÉ
AO 5.º DIA ÚTIL POSTERIOR À TRANSMISSÃO
DOS BENS OU À PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS A
QUE DIZEM RESPEITO.
4. Caso se trate de uma fatura global (que digam
respeito a consumos em determinados períodos de
tempo) deverão ser emitidas até ao 5.º dia útil a
seguir ao período faturado.

5. Uma fatura deve ser emitida pelo menos em

duplicado de maneira a uma via ser entregue ao
cliente e a outra ser arquivada na organização
contabilística do fornecedor. 72
 As faturas e outros documentos equivalentes
devem ter elementos que permitam a inequívoca
caraterização da relação comercial perante a
Autoridade Tributária.

QUE ELEMENTOS DEVEM CONTER

AS FATURAS?
73
NO SENTIDO DE CARATERIZAREM DA MELHOR
FORMA POSSÍVEL AS RELAÇÕES COMERCIAIS
DE UM DETERMINADO AGENTE ECONÓMICO,
AS FATURAS (OU DOCUMENTOS
EQUIVALENTES) DEVERÃO:
1.Ser numeradas sequencialmente (este número pode
corresponder a várias séries - A, B, C, ou outra qualquer
designação - dependendo da organização interna da
empresa);

2. Ser datadas sequencialmente;

3.Identificação completa do fornecedor (nome, morada

e número de identificação fiscal);

74
4. IDENTIFICAÇÃO COMPLETA DO CLIENTE
(NOME, MORADA E NÚMERO DE
IDENTIFICAÇÃO FISCAL);
5.O nome comum dos bens e/ou serviços
transacionados (esta designação deverá conter todos
os elementos necessários para a determinação da taxa
de IVA e respetivo valor a ser aplicado);

6.O preço líquido de imposto e todos os elementos a

ele relativo por forma a que seja inequivocamente
determinado o IVA a apurar, descriminado por cada taxa
em utilização;

7. Se algum item for transaccionado com isenção de

IVA, deverá ser claramente identificado e apresentada a 75
razão da isenção.
FATURA/RECIBO

76
 O QUE É UMA
FATURA/RECIBO?
Tal como as faturas simplificadas, a fatura/recibo
é um documento auto-pago, e assim que o
documento é emitido, este fica automaticamente
liquidado, não sendo necessária a emissão de
um recibo.

77
 O QUE É UMA
FATURA/RECIBO?
No entanto, a fatura/recibo difere da fatura
simplificada porque a fatura simplificada tem um
limite de valor (1.000,00€ euros para retalhistas
e vendedores ambulantes e 100€ para as
restantes atividades). Sempre que o montante
for superior a estes valores, poderá emitir o
documento fatura/recibo.

78
  O Decreto-Lei nº 197/2012, em vigor desde
Janeiro de 2013, introduziu um novo tipo de
documento, a fatura simplificada,
 substituindo as antigas vendas a dinheiro.

 As faturas simplificadas diferem de uma fatura

normal por se tratarem de um documento de
venda auto-pago, ou seja, assim que o
documento é emitido, este fica
automaticamente liquidado.

Já nas faturas normais, é necessária a emissão

de um recibo para que estas fiquem liquidadas.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE

FATURA E FATURA 79
SIMPLIFICADA?
NOTA DE CRÉDITO

80
 Uma nota de crédito é um documento comercial
com valor legal, utilizado para retificar faturas.
Podem ser emitidas para eliminar na totalidade o
valor de uma fatura, apenas parte desse valor,
ou simplesmente para corrigir dados de emissão.

81
O objetivo da emissão pode passar por:

DEVOLVER O VALOR AO CLIENTE

Exemplo: Vende um produto com valor de €50,

outro com valor de €20 e emite uma fatura com valor
de € 70. O cliente pretende devolver o segundo
produto e, portanto, para que possa ter lugar a
devolução do valor, é necessária a emissão de uma
nota de crédito com valor de €20, que anule a fatura
inicialmente emitida.

82
O objetivo da emissão pode passar por:

PERMITIR A TROCA DE PRODUTOS

Exemplo: Vende um produto com o valor de €50 e

emite uma fatura de igual valor. O cliente pretende
trocar o produto por outro com características
ligeiramente diferentes. É necessária a emissão de
uma nota de crédito que anule a fatura inicialmente
emitida, para que uma nova possa ser processada.

83
O objetivo da emissão pode passar por:

CORRIGIR DADOS DE EMISSÃO

Exemplo: A fatura foi emitida sem alguns dos dados

essenciais. É necessária a emissão de uma nota de
crédito que a anule, para que uma nova fatura possa
ser processada.
Em qualquer um destes casos, com a emissão e
subsequente envio para a Autoridade Tributária e
Aduaneira, está a informar que não recebeu a quantia,
que há uma redução do valor tributável da operação, 84
ou que os dados estavam incorretos.
O objetivo da emissão pode passar por:

CORRIGIR DADOS DE EMISSÃO

Nota: Não deve optar pela anulação da fatura,

especialmente se esta já foi enviada, pois o seu cliente
pode já ter inserido a mesma fatura em registo
contabilístico, criando divergências que podem vir a
ser alvo de análise por parte da Autoridade Tributária e
Aduaneira.

85
•Ser datada
•Ser numerada sequencialmente em conformidade
com o sistema de faturação
•Conter a informação do comerciante
•Conter a informação do cliente
•Fazer referência ao número da fatura que está a ser
retificada
•Fazer menção ao motivo da sua emissão

Nota: Esta informação não dispensa a consulta

do código do IVA, nomeadamente o nº 7 do artigo 29.º
e o nº 6 do artigo 36.º. 86
É NECESSÁRIO QUE O CLIENTE FAÇA ALGO?
SIM. DE FORMA A PODER SER INSERIDA EM
REGISTO CONTABILÍSTICO, É NECESSÁRIO QUE
A NOTA DE CRÉDITO SEJA IMPRESSA EM
DUPLICADO, E QUE O CLIENTE ASSINE,
CARIMBE E DEVOLVA O DUPLICADO.
POR QUE RAZÃO SÃO TÃO IMPORTANTES?
É importante considerar que, tal como uma fatura, uma
nota de crédito movimenta IVA. É importante, por isso,
que os registos contabilísticos do fornecedor e cliente
estejam em concordância.

87
O QUE É UM DESCONTO
COMERCIAL?
Um desconto comercial é um desconto aplicado de
forma individual a cada artigo ou serviço faturado num
documento.

• Este incide diretamente no preço de cada artigo num

documento, e é calculado a partir de um valor
percentual inserido.
• Este valor será subtraído ao valor ilíquido, aos qual
depois poderão ser aplicados impostos.
• A este tipo de desconto, ainda pode sobrepor-se um
outro que dá pelo nome de desconto financeiro, e
que tem um papel cumulativo em relação ao 88

comercial.
O QUE É UM DESCONTO
FINANCEIRO?
Ao contrário do desconto comercial, é um desconto
aplicado a todo o documento, e não individualmente a
cada artigo ou serviço.

• É um valor em termos percentuais, que se aplica a

todo o documento e que acumula com o desconto
comercial que cada artigo possa ter aplicado.
• Este tipo de desconto normalmente está
associado a condições de pagamento, e que
permite ao comprador obter mais um desconto
conforme os patamares atingidos ou o prazo de
pagamento escolhido. 89
EM QUE SITUAÇÕES SE DEVE
UTILIZAR UMA VENDA A
DINHEIRO
As Vendas a Dinheiro, tal como o próprio nome indica,
devem ser utilizadas sempre que a venda ou
prestação de serviço é executado e o pagamento é
feito na hora.

A Venda a Dinheiro não dá um prazo de pagamento,

nem implica a emissão de um recibo, uma vez que na
Venda a Dinheiro está implícito que o pagamento seja
feito na hora da sua emissão.
Sempre que der um prazo ao cliente para efectuar o
pagamento, emite-se antes uma fatura. 90
 TRABALHO PRÁTICO
Nº2
Elaboração do fluxo documental:

1. Venda de um computador numa loja de informática

2. Reparação de uma máquica de lavar roupa (com

levantamento e entrega na casa do cliente)

3. Venda de 50 grades de cerveja Sagres (entrega no

domicílio do cliente empresa)

91
GUIA DE TRANSPORTE
10 perguntas essenciais

92
A guia de transporte é um documento de transporte que
deve acompanhar a circulação em Portugal dos bens
envolvidos em operações efetuadas por sujeitos
passivos de IVA.

De seguida encontra respostas às principais questões

sobre a guia de transporte segundo as considerações das
Finanças e a legislação em vigor.

93
1. O QUE SÃO BENS DE
CIRCULAÇÃO?
Consideram-se bens de circulação os materiais que se
encontram fora dos locais de produção, transformação ou
exposição nos estabelecimentos de venda. Incluem-se ainda
os bens encontrados nos veículos no ato de descarga ou
transbordo, ou bens expostos para venda em feiras e
mercados.

Os bens de uso pessoal ou doméstico, por exemplo,

encontram-se excluídos do regime de bens em circulação.

94
 Em geral, sim. Porém, quando o remetente se encontra noutro
país da União Europeia ou em países terceiros, não é
obrigatório comunicar à AT.

Tal também sucede com as mudanças de instalações (do ativo

fixo), o transporte de resíduos sólidos urbanos, taras e
embalagens retornáveis.
2. É OBRIGATÓRIO EMITIR E
COMUNICAR UM DOCUMENTO DE
TRANSPORTE? 95
 Os bens agrícolas de produção própria ou as amostras para
oferta também estão excluídas.

Contudo, é necessário provar a origem da mercadoria por

intermédio de uma declaração da empresa.

2. É OBRIGATÓRIO EMITIR E
COMUNICAR UM DOCUMENTO DE
TRANSPORTE? 96
 Os documentos de transporte são processados pelos sujeitos
passivos de IVA que sejam remetentes dos bens e pelos
detentores dos bens, antes do início da circulação.

3. QUEM TEM DE PROCESSAR A

GUIA DE TRANSPORTE E QUANDO?
97
4. QUEM É OBRIGADO A
COMUNICAR A GUIA DE
TRANSPORTE E COMO?
Todos os sujeitos passivos com volume de negócios superior a
100 mil euros são obrigados a comunicar os documentos de
transporte, por transmissão eletrónica de dados, ou através de
serviço telefónico.

98
5. É necessário comunicar os
documentos de transporte antes de sair
com a mercadoria mesmo circulando
com a guia?
Sim, é sempre necessário comunicar os documentos de
transporte com softwares certificados ou por telefone.

99
6. QUE ELEMENTOS DEVE CONTER
A GUIA DE TRANSPORTE?
Segundo o artigo 4º do Regime de Bens em Circulação, a guia
ou documento de transporte deve conter obrigatoriamente:

• nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e

número de identificação fiscal do remetente dos bens;
• nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do
destinatário ou adquirente dos bens;
• número de identificação fiscal do destinatário ou
adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º
2.º do CIVA); 100
• menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou
adquirente não é sujeito passivo de IVA;
• designação comercial dos bens, com indicação das
quantidades;
• locais de carga e descarga;
• data e a hora em que se inicia o transporte.

101
Quando a guia não é processada por computador deve ainda
apresentar:

• referência à autorização ministerial relativa à tipografia que

os imprimiu;
• a numeração atribuída;
• os elementos identificativos da tipografia, nomeadamente a
designação social, sede e número de identificação fiscal.

102
7. EXISTEM DIFERENÇAS ENTRE GUIA
DE REMESSA E GUIA DE
TRANSPORTE?
Não existem diferenças entre a guia de transporte e a guia de
remessa, a nível de conteúdo. Ambas podem ser utilizadas
segundo os seus usos comerciais.

103
8. QUE DOCUMENTOS SÃO
CONSIDERADOS DOCUMENTOS DE
TRANSPORTE?
Qualquer documento será considerado um documento de
transporte se apresentar os elementos obrigatórios.

Consideram-se documentos de transporte:

fatura;
a guia de remessa;
a guia de transporte
a nota de devolução;
o documento equivalente (guia de movimentação de ativos 104
próprios; guias de consignação; folha de obra ou outros).
9. UMA FATURA SIMPLIFICADA
PODE SERVIR COMO DOCUMENTO
DE TRANSPORTE?
Uma fatura simplificada não serve para este fim uma vez que
não contém os elementos referidos no n.º 5 do artigo 36.º do
CIVA, a indicação dos locais de carga e descarga, a data e
hora em que se inicia o transporte.

105
10. O QUE É UMA GUIA DE
TRANSPORTE GLOBAL?
Trata-se de um documento que é emitido quando o
destinatário dos bens não é conhecido, no momento da saída
dos bens.

A emissão deste documento obriga à emissão de um

documento de entrega do bem ao destinatário ou, de registo
em documento próprio no caso de saída de bens a incorporar
em serviços prestados pelo remetente.

106
 QUAL A DIFERENÇA ENTRE GUIA DE
TRANSPORTE E GUIA DE REMESSA?

A Guia de Transporte, para efeitos de Regime de Bens

em Circulação, não difere da Guia de Remessa no que
se refere ao seu conteúdo. Por vezes não se colocam
preços nas Guias de Transporte e nas Guias de
Remessa sim.

Por outro lado, é obrigatório facturar-se nos próximos 5

dias úteis a Guia de Remessa e a Guia de Transporte
não.
107
QUAL A DIFERENÇA ENTRE GUIA DE
TRANSPORTE E GUIA DE REMESSA?

No entanto, isso pode ser entendido pela AT de

outra forma, pois segundo o artigo 7º do CIVA:

“o imposto é devido e torna-se exigivel nas

transmissões de bens e no momento em que os bens
são colocados à disposição do adquirente”.

Daí que se pode também “obrigar” a facturar-se a Guia

de Transporte.
108
FIM
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