OTORGAMIENTO, EJECUCIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTA DE

ENCARGOS OTORGADO AL PERSONAL DEL MINISTERIO DE

EDUCACIÓN
 ART.40° Directiva Tesorería y Modificatorias
aprobado con R.D. N.° 002-2007-EF/77.15
“Encargo” Es la entrega de dinero a personal
expresamente designado, mediante cheque o
giro bancario, para el pago de obligaciones que, Contingencias
Desarrollo de eventos,
por la naturaleza de determinadas funciones o derivadas de
talleres o
características de ciertas tareas o trabajos situaciones de
investigaciones, cuyo
necesarios para el cumplimiento de los objetivos emergencia declaradas
detalle de gasto no
institucionales, no pueden ser efectuados de por Ley.
puede conocerse con
manera directa por la Oficina de General de Inc. b) Num. 401. Art.
precisión ni con la
Administración. Num.40.1 del Art. 40° 40
debida anticipación.
Inc. a) Num. 401. Art. No procede la entrega de nuevos “Encargos” a
40 personas que tienen pendiente la rendición de
cuentas o devolución de montos no utilizados de
“Encargos” anteriormente Otorgados. Num. 40.5
del Art. 40 Servicios básicos y
alquileres de
dependencias que por
razones de ubicación
Adquisiciones de bienes geográfica ponen en
y servicios, ante riesgo su cumplimiento
restricciones justificadas dentro de los plazos
en cuanto a la oferta establecidos por los
local, previo informe de respectivos proveedores.
la Oficina de Logística. Inc. c) Num. 401. Art. 40
Inc. d) Num. 401. Art. 40

Encargos a personal de la institución

(Articulo 40º Directiva de TESORERÍA)
ART.40° Directiva Tesorería y Modificatorias aprobado con R.D. N.° 002-2007-EF/77.15

Asimismo, el Art. 40.2 refiere que el “Encargo se regula mediante Resolución del Director de la Oficina General de
Administración (…), estableciendo el nombre de la(s) persona, la descripción del objeto del Encargo, los conceptos del gasto, los
montos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas, el tiempo que tomará el
desarrollo de las mismas y el plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada.

El Art. 40.3 precisa que la rendición de cuentas no debe exceder de los tres (03) días hábiles después de concluida la actividad
materia del Encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país, en cuyo caso puede ser de hasta
quince (15) días calendario.

Encargos a personal de la institución

(Articulo 40º Directiva de TESORERÍA)
MARCO NORMATIVO RELACIONADO

Directiva de Tesorería N.° 001-2007-EF/77.15 aprobada con R.D. N.° 002-2007-EF/77.15 y modificada con R.D. N.° 004-2009-EF/77.15 (30.04.2009), la cual hace
precisiones sobre los “Encargos”.
Igualmente, con la Ley N.° 30518 “Ley de Presupuesto del Sector Público”-año 2017, indica en el 2do. Párrafo de la vigésima primera disposición
complementaria final y autoriza al MINEDU y a los Gobiernos Regionales con cargo a su presupuesto institucional a financiar el pago de pasajes y viáticos de
los participantes en los concursos, eventos y actividades de formación y capacitación que el Sector Educación organice y ejecute (…) los mismos que deberán
ser autorizados mediante Resolución del MINEDU que establezca los eventos a realizarse durante el año 2017, así como la condición y cantidad de
participantes por cada Event0.
Asimismo, en el último párrafo precisa que los viáticos que se otorguen en el marco del párrafo anterior se sujetan a los montos aprobados por D.S. N.° 007-
2013-EF, para los viáticos por viaje a nivel Nacional en comisiones de servicio.
Dando cumplimiento a la Ley de Presupuesto, con Resolución Ministerial N.° 111-2017-MINEDU se aprobó el cuadro con el detalle de Eventos y Actividades de
Formación y Capacitación, el mismo que ha sido actualizado con R.M. N.° 120, 261 y 336-2017-MINEDU, este último de fecha 09.06.2017.

Igualmente, hay otras normas necesarias a considerar para el tratamiento de “Encargos”, como son:
1. Ley N.° 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
2. Ley N.° 28693 – Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
3. Ley N.° 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública.
4. Resolución de Contraloría N.° 320-2006-CG – Normas de Control Interno.
5. Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT- Reglamento de Comprobantes de Pago, ampliatorias y
modificatorias.
Acciones previas que adoptará el responsable del Encargo:
El responsable del “Encargo”, deberá verificar que las características y
datos de los comprobantes de pago se ajusten a lo dispuesto en el
Reglamento de Comprobante de Pago SUNAT, tales como:

- Factura.
- Boleta de Venta.
- Boleto de Viaje.
- Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras; y siempre
deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento
de Comprobantes de Pago aprobado con Resolución de
Superintendencia N°007-99-SUNAT, y el Texto actualizado al
12.12.2016, publicado con Resolución de Superintendencia
N.° 318-2016/SUNAT

- REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE PAGO

Los comprobantes de pago, precisarán la siguiente información:
- Razón Social : Nombre de la Unidad Ejecutora.
- RUC. : de la Unidad Ejecutora correspondiente.
- Dirección : La que corresponda a la Unidad Ejecutora.
Las facturas, tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras
que se presentan adicional a la información referida en el párrafo
anterior, deberá consignar el siguiente requisito indispensable:
El detalle del monto del Impuesto General a las Ventas (IGV) que
grava la operación y deberá exigir el original y copia que
corresponde a SUNAT.
RENDICIÓN DE CUENTAS DE ENCARGOS - DIRECTIVA 019-2011-ME/SG-OGA:

En el numeral 5.5 de las Disposiciones Generales precisa: “Es responsabilidad del encargado del fondo y del funcionario que autorizó el encargo
la correcta y oportuna presentación de la rendición de cuenta, la cual no debe exceder del plazo de tres (03) días hábiles después de concluida la
actividad materia del encargo (Directiva n.° 019-2011-ME/SG-OGA aprobada con R.J. n.° 0893-2011-ED del 18.mar.2011)

Puntos a tomar en cuenta para rendir:

1. El encargado del fondo revertirá los saldos de las asignaciones específicas no utilizados al área de Tesorería, antes de presentar la rendición de
cuenta.
2. La rendición de cuenta saneada se presentará a la Coordinación de Control Previo.
3. La Coordinación de Control Previo devolverá al usuario o remitirá a la Oficina de Contabilidad y Control Previo las rendiciones, según
corresponda.
4. La Oficina de Contabilidad y Control Previo registra y contabiliza las rendiciones de cuenta.

El monto máximo a ser otorgado

en cada Encargo no debe
exceder de diez (10) Unidades
Impositivas Tributarias (UIT).
  Rendición de cuenta de encargo - Formato 8.
 Voucher del Banco de la Nación (devolución por menor gasto).
 Informe Económico de la ejecución del Encargo
 Copia del comprobante de pago.
 Copia de validación de comprobantes de pago efectuado ante
SUNAT.
 Copia de la Resolución Jefatural.
La rendición de cuenta  Copia del informe de logística.
deberá ser presentada a  Copia de DNI del responsable del fondo (ambas caras).
la Coordinación de
Control Previo por  Copia del Oficio de la solitud del Encargo.
SINAD.  Copia de la Certificación Presupuestal
A fin de uniformizar y
 Copia del Plan de Trabajo
ordenar las rendiciones
es conveniente  Control de asistencia diaria de participantes - Formato 5.
presentarlo de acuerdo al  Relación de gasto de comisión de servicio – Formato 6
siguiente orden:
 Copia de DNI de cada participante (ambas caras).
 Comprobantes de pago de los gastos realizados.
 Recibo de ingreso por las retenciones efectuadas y voucher de la
detracción de darse el caso.
 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS: (Directiva Encargos)

Numeral 6.3 :Mediante esta modalidad de pago no se autorizará la

adquisición de bienes duraderos (vida útil más de un año) o de
bienes de capital.

Numeral 6.2: Los montos autorizados para cada

asignación señalada en la Resolución Jefatural de
Encargo, son inalterables bajo responsabilidad solidaria
del encargado del fondo y del funcionario que solicitó el
fondo.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:
7.3 El reembolso de los gastos por pasaje terrestre se realizará con
la presentación de los boletos de viaje (llegada y/o retorno).
7.4 La Declaración Jurada se empleará para sustentar gastos de
pasajes terrestres intermedios, fluviales y otros conceptos,
equivalente al 10% de la UIT.
7.5 Con el proveedor de alimentos y alojamiento no formal de zona
rural se firmará un contrato (Modelo 4 de la Directiva).
7.7 Para la custodia del dinero, se deberá tener en cuenta las
medidas de seguridad existentes.
7.8 Los responsables de Encargos deberán cumplir y aplicar los
Principios y Deberes Éticos del Empleado Público para el uso
adecuado y transparente de los recursos del Estado.
Principios: Respeto, Probidad, Eficiencia, Idoneidad, Veracidad,
etc.
Deberes: Transparencia, Discreción y la Responsabilidad.
7.9 El funcionario que autorizó el “Encargo” es responsable del
seguimiento del proceso hasta su culminación y rendición de
cuenta satisfactoria del encargado.

Es necesario comentar respecto del uso de la D.J. Al respecto, los

numerales 71.1 y 71.3 del Art. 71 de la Directiva de Tesorería n.° 001-
2007-EF/77.15 aprobada con Resolución Directoral n.° 002-2007-
EF/77.15 regula la utilización de la Declaración Jurada:
71.1 La D.J. es un documento sustentatorio de gastos, únicamente
cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea
posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con lo establecido por la Sunat.
71.3 El monto de la D.J. no debe exceder del 10% de la Unidad
Impositiva Tributaria (…). Para el año 2017 será de S/ 405.00 Soles.
FORMATOS DIRECTIVA DE ENCARGOS
.

El responsable del fondo de encargo solicitará cotización de

los servicios de alimentos y alojamiento para los
participantes asistentes al taller, de preferencia, la
cotización deberá presentar la información de acuerdo con
el siguiente detalle:

Dirección y ubicación exacta del lugar donde se prestó el

servicio de alimentación y/o alojamiento.

Apellidos y Nombres de los participantes a quienes se les

brindó el servicio de alimentación, detalle de la
alimentación brindada, costo unitario y total del servicio
prestado por día.

Apellidos y nombres de los participantes a quienes se les

brindó el servicio de alojamiento, hora y fecha de ingreso y
salida de cada participante, detalle del servicio brindado
(tipo de habitación), costo unitario y total del servicio
prestado por día.

La Cotización deberá estar firmada o sellada por el

representante legal de la empresa que brindó el servicio.
Se considera falta grave y delito contra le fe
pública la presentación de comprobantes de pago
falsos o simulados; así como el permitir que otra
persona administre y ejecute los recursos de los
encargos otorgados por Resolución Jefatural.
Los Formatos autorizados en la Directiva de Encargo, deberán ser llenados en su
totalidad, de ser el caso se brindará información adicional de los participantes.
 Deber de la Función Pública (Código de Ética): El
servidor público debe ejecutar los actos del servicio de
manera transparente (…). Debe brindar y facilitar
información fidedigna, completa y oportuna.

El reembolso del gasto de los participantes se efectuará

solicitando copia del documento nacional de identidad (DNI) por
ambas caras, antes de efectuar el reembolso la misma que se
adjuntará al expediente de rendición de cuenta.
 Cuando no exista la posibilidad de contratar un proveedor formal
que brinde el servicio de alimentación y alojamiento a los
participantes asistentes al taller, se deberá considerar la realidad
geográfica (zonas rurales, caseríos, lugares alejados de la Ciudad).
En tal caso, se firmará el contrato (Modelo 4), adjuntando lo
siguiente:
• Copia del DNI del proveedor que brindó el servicio.
• Registro fotográfico del lugar donde se prestó el servicio y de
las condiciones de cómo fue la participación de los asistentes.
• El registro fotográfico formará parte del expediente de
rendición de cuenta del fondo de encargo.
La firma del contrato es sólo para zonas alejadas y rurales donde
no exista comercio formal, y de ser posible deberá ser certificada
por la autoridad local.
 La dotación de bienes y servicios como
alimentación, hospedaje etc., en la ciudad de
Lima serán atendidos por la Oficina de Logística,
con excepción de la movilidad local y los pasajes
terrestres, que están a cargo del responsable del
Encargo.
El reembolso de los gastos por pasaje terrestre
se realizará con la presentación de uno de los
boletos de viaje (llegada y/o retorno, sede del
evento).

La movilidad Local se atenderá considerando la

realidad geográfica, la programación histórica de
eventos y según la necesidad para el desarrollo del
evento y/o talleres de capacitación. Se
programarán tratando de ajustarse al costo
promedio de un pasaje terrestre de una empresa
de transporte.
!GRACIAS !