UFCD: Circuito documental na

organização

Código: 0661
25 horas
Formadora:
ÁREA DE FORMAÇÃO
346 – Secretariado e trabalho administrativo

PROGRAMA
Tipologia da documentação interna e externa
Utilização de equipamento
Tratamento do correio recebido
Tratamento do correio expedido
Correio Eletrónico
Procedimentos de qualidade

EQUIPAMENTOS E MATERIAL DIDÁTICO

Computador (para o formador); Caneta; Papel; Quadro; Tela de Projeção; Videoprojector; Ligação à internet (para o
formador).
 Objetivos:

 Identificar os tipos de documentos existentes na organização, quer internos, quer externos.

 Aplicar as normas internas do tratamento do correio recebido e do expedido.
 Utilizar adequadamente os equipamentos associados ao circuito documental.
Conteúdos programáticos:
Tipologia da documentação interna e externa Tratamento do correio expedido
• Correspondência recebida • Verificação
• Correspondência expedida • Registo
• Circuito da documentação interna • Seleção
Utilização de equipamento • Dobrar
• Fotocopiadora • Pesagem/Expedição
• Máquina de encadernar Correio Eletrónico
• Scanner • Tratamento (recebido/expedido/arquivo)
• Fax Procedimentos de qualidade
• Máquina de destruir papel • Normas internas do circuito de documentação
Tratamento do correio recebido • Níveis de acessibilidade à correspondência recebida
• Separação • Fichas de controlo dos procedimentos
• Abertura
• Registo
• Distribuição
• Despacho
O que é um documento: é qualquer registo de informações, independentemente do formato ou suporte.

Diferentes tipos de Documentos

 Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas
 Guias de Remessa
 Faturas
 Notas de Crédito
 Notas de Débito
 Recibo Documentos comerciais
Catálogos
Orçamentos
Pedidos de orçamento.
Nas empresas destacamos os documentos
enviados: Documentos bancários
 Clientes Extratos de Conta
 Fornecedores Notas de despesas
 Bancos Notas de transferência
 Entidades Oficias Documentos de entidades oficias
 Autoridade Tributária Notificações
 Segurança Social Ofícios
 Outros
Tipo de informação que chega à empresa

cartas comerciais,
circulares,
ofícios,
memorandos,
faxes,
convocatórias,
comunicações internas,
E-mails
tantos outros
CIRCUITO DOCUMENTAL
 CIRCUITO DOCUMENTAL

1º Passo 2º Passo 4º Passo

3º Passo
RECEPÇÃO TRIAGEM CARIMBO E
ABERTURA
REGISTO

8º Passo 7º Passo 6º Passo

ABERTURA/ 5º Passo
REGISTO DE DESPACHO/
INCLUSÃO DISTRIBUIÇÃO
SAÍDA RESPOSTA
PROCESSO

9º Passo 1º Passo
EXPEDIÇÃO ARQUIVO
 O que é o Circuito Documental?

É o percurso efetuado pelos documentos até chegarem ao destino

final.

Existem 3 tipos de
correspondência:
Quais os tipo de
• Recebida;
correspondência • Expedida;
existentes? • Interna.
 TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:

 Correspondência recebida – é verificada e separada em correspondência necessária, não necessária ou

dirigida à empresa. Depois é registada num livro próprio e enviada para a secção correspondente ou
eliminada (exemplo: carta de apresentação, etc.).

 Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização para o exterior, primeiro passa
pelo departamento logístico, é registada em livro próprio, selecionada e depois expedida (ex: orçamento).

 Correspondência interna – é a correspondência que circula no interior da empresa, devendo ser efetuado
um registo de saída com todos os pormenores (ex: memorandos, comunicados, ordens de serviços, etc.).
Esta correspondência deve ser colocada num local acessível, para que todos tomem conhecimento da
informação divulgada.
 Equipamentos de apoio

Scanner

Fotocopiadora

Maquina para destruir papel

Maquina de encadernar
 No que consiste o processo de verificação da correspondência?
1º Confirma-se se a
correspondência é realmente
toda destinada à empresa;
2º procede-se à separação da
mesma;
A correspondência não
necessária não tem interesse
para a empresa, mas mesmo
A correspondência divide-se em
assim é filtrada, se for para o
três grupos:
Arquivo onde é guardada por um
1)a que é dirigida a uma pessoa
curto período de tempo. Pode
em particular;
ainda ser destruída de imediato
2)a confidencial; caso não apresente o mínimo
3)a que é dirigida à empresa em interesse para a atividade da
geral. empresa.
 Ao entrar na
empresa, a
correspondência
deve ser ordenada
e datada, desta
Ordenador e forma é mais fácil
Carimbo Datador Carimbo Resultante
Datador controlar e localizar
documentos. Os
datadores e
ordenadores
facilitam este
processo.

No que consiste a correspondência
expedida?
É o registo feito num livro próprio toda a
correspondência que sai da organização
para o exterior. O registo deve conter
informações relativas ao destinatário, tais
como: referência e tipo de documento
expedido, data da expedição, nome e
morada do destinatário e assunto resumido.
 É um documento empresarial,
que faz o resumo dos serviços
Orçamento
e bens que se pretende
fornecer a outra empresa.
 Correio Eletrónico:

VANTAGENS: é barato, rápido, ecológico e pode ser

enviado para vários destinatários, numa só vez.

DESVANTAGENS: falta de privacidade, possíveis casos de

fraude, pode contagiar o computador com vírus, existe
também a necessidade de imprimir os documentos
enviados, para comprovação do seu envio.
Bibliografia:
John A. Carey, 2008, Correspondência Comercial Eficaz, Atual Editora
Campos, Paula Campos, 2000, Guia de Correspondência Comercial, Plátano-Edições Técnicas

Sites consultados:
https://pt.scribd.com/doc/207513440/Manual-0661
https://prezi.com/nhfapq7i-a4a/circuito-da-correspondencia/
https://prezi.com/t5nzpyiot_jn/circuito-documental/
FIM