Escuela de Ingeniería

Marítima
OP V- 2020
ESCUELA DE INGENIERÍA MARÍTIMA
 INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN

4a.sesión
 27 Marzo. 4ª. Sesión. Ahora la Función “Control”

• Primero, resolveremos la tarea pendiente de la sesión 3: Es

importante saber hacerlo por cuanto la 1ª. Solemne será muy
similar.
• Objetivo de la 4ª. sesión: Comprender y explicar la función
Control y poder aplicar este proceso a situaciones laborales
simples, consolidar aplicación de la función Planificación y
Organización.
• Dudas acerca de la teoría.
• Aplicaciones de la teoría de Control.
RECUERDEN: PROCESO O FASES DE LA ADMINISTRACIÓN

Estudios de factibilidad y retroalimentación

Planeación

Objetivos, Identificación Agrupación Coordinación

Delegación
políticas y y de horizontal y
clasificación
de
planes de actividades vertical de
de las autoridad.
apoyo según relaciones de
actividades recursos y autoridad e
requeridas situaciones información
Dirección
A B C D

Organización Control

Planificación Otras
funciones
 RESOLUCIÓN TAREA DE ORGANIZACIÓN DE LA SESIÓN 3

• Ud. ha planificado montar una Empresa a) Importadora de productos

asiáticos en el rubro de materia prima para b) elaborar productos de
belleza (fabricar) y c) línea de repuestos alternativos para automóviles
americanos. Además tiene en d) Proyecto exportar estos productos a
algunos países de Hispanoamérica y África. En su planificación tiene
contemplada la siguiente infraestructura:
• En Placilla: Bodegas, Fábrica y Oficina de Importación.
• En Santiago, Viña y Concepción: Oficina y tienda de venta y distribución.
• En Santiago, Oficina General.
A.- IDENTIFICAMOS LAS TAREAS DE LAS 4 ACTIVIDADES A
DESARROLLAR SEGÚN EL ENUNCIADO DEL EMPRENDIMIENTO

• IMPORTACIÓN.
• ALMACENAJE Y CONTROL DE INVENTARIO.
• CONTROL DE CALIDAD.
• DISTRIBUCIÓN Y TRASLADO.
• PRODUCCIÓN (o laboratorio).
• MARKETING Y VENTAS.
• ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
• FINANZAS Y CONTABILIDAD.
• ESTUDIO Y ELABORACIÓN DE PROYECTO.
• DIRECCIÓN Y CONTROL.
B.- Ahora agrupamos las tareas según complementación
directa de acciones

• A. Dirección y Control
• B. Importación y Aduana.
• B. Almacenaje y control de inventario.
• C. Control de calidad.
• C. Producción (o laboratorio).
• D. Distribución y traslado.
• D. Marketing y ventas.
• E. Administración de personal.
• E. Finanzas y contabilidad.
• G. Estudio y elaboración de Proyecto.
 C.- Delegación de Autoridad

• Director o Gerente delega en funciones en B, C, D, E y G.

• Los Jefes de Departamentos de B, C, D y G cumplen tareas
distribuyéndolas en Divisiones con actividades afines. Por
ejemplo B, tendría dos divisiones: Importaciones y Aduana y
otro como Bodegaje y Control de Inventario. El C
(Producción), tendría Laboratorio y Control de Calidad . El D,
Marketing y Ventas, tendría las Oficinas regionales y
Distribución y Traslado y el E, Administración y Finanzas,
tendría Personal y Contabilidad.
• El Jefe de Proyectos en organización matricial.
• El Gerente, en la Dirección y también liderando el “Control”
general.
 Organigrama. Ahora distribuimos las tareas a cargo de un
responsable y según lógica organizacional pensando siempre en
lo que necesito para cumplir la misión

GERENTE

MARKETING Y ADM. Y
J.P. IMPORTACIÓN PRODUCCIÓN VENTAS FINANZAS

Inportación Marketing Personal

y Aduana
Laboratorio

Bodegaje
y Control
Control de Ventas Contabilidad
Inventario
Calidad

Oficinas
Regionales
27 Marzo. 4ª. Sesión. Ahora la Función “Control”

• Objetivo: Comprender y explicar la función Control y

poder aplicar este proceso a situaciones laborales simples,
consolidar aplicación de la función Planificación y
Organización.
• Dudas acerca de la teoría.
• Aplicaciones de la teoría de Control.
• Aplicaciones de la Función Organización (lo acabamos de
analizar) y Planificación
Función Control.
-   “Es la medición y corrección del desempeño a fin de
garantizar que se hayan cumplido los objetivos de la
empresa y los planes elaborados para alcanzarlos”
-    Está íntimamente ligado a la planificación, ya que sin planes
y objetivos no es posible establecer criterios de medición de
desempeño.
-     Es función de todos los niveles de una organización, desde el
presidente de la compañía hasta los supervisores .
Proceso Básico de Control.
a.-  Establecimiento de normas.
b.-  Medición del desempeño basado en esas
normas.
c.-   Corrección de las variaciones respecto de las
normas y planes.
Control: Sistema de retroalimentación.
-         Puede compararse con el proceso básico de
control de los sistemas físico, biológico y social:
autocontrol por retroalimentación de información, que
muestra desvíos y activa cambios.
-         Ocurre algo similar al termostato doméstico
común, que establece normas, mide desempeño y
corrige desviaciones.
 
Técnicas de Control más comunes.
Primeramente son instrumentos de Planificación,
que anteceden al Control:
-        Auditoría Operacional.
-        Análisis de la red tiempo – eventos: Carta Gantt
-         Observación personal.
- Presupuestos
Auditoría Operacional o Interna.
-     Es la evaluación regular e independiente por parte de
un equipo de auditores internos, de las operaciones
de una empresa y de sus organismos componentes.
- Pondera los resultados reales con los planificados.
-  Se evalúan políticas, procedimientos, uso de
autoridad, calidad de la administración, eficacia en
los métodos y otros. Ejemplo Auditorías ISM e ISO
9000.
Carta Gantt.
- Muestra las relaciones temporales entre los eventos de un
programa de producción.
- Señala que la totalidad de las metas de un programa debe
ser vista como una serie de eventos interrelacionados que
los individuos puedan comprender y seguir.
-    Significó un gran avance en el control y en la selección de
los elementos decisivos de un Plan.
 
Gráfica
Gantt.

  ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

A
             

B            

C            

A: Adquisición de Materiales.
B: Fabricación de piezas.
C: Ensamble.
Observación personal administración por recorrido
   - Ninguna técnica reemplaza totalmente a la observación
personal del Gerente o del Jefe de Departamento.
-   Existe gran cantidad de información que un administrador
experimentado puede obtener en un recorrido ocasional
por las distintas dependencias de la empresa.
-    Permite medir las actividades de los seres humanos, no
siempre reflejadas en presupuestos, verificando en terreno
el cumplimiento de los planes.
El Presupuesto
-     Es la técnica de control de uso más amplio.
-  Consiste en la formulación en términos
numéricos, de planes para un período futuro
determinado.
- Son estados de resultados anticipados en
términos financieros o no financieros.
- Para que los presupuestos sean útiles a la administración de
todos los niveles, deben corresponder al patrón
organizacional.
- Correlacionan la planificación y permiten delegar autoridad
sin pérdida de control.
- Al reducir los planes a números obliga a cierto orden que fija
responsabilidades de costos y producción.
- Fijan límites cuantificables al libre actuar de los
administradores para cumplir los planes.
Presupuesto de Tiempo, Espacio, Materiales y Productos.
-       Es uno de los tantos tipos de presupuesto.
-     Inicialmente se expresan en cantidades y después en
términos monetarios.
-         Son de gran utilidad en la fase de planificación.
- Tienen aplicación en la programación y control de los
costos de operación, mantención y reparaciones de buques.
 
El presupuesto del buque.
- El presupuesto es una planificación valorizada y en
consecuencia es necesario conocer la actividad que
realizará el buque en el año considerado.

- Desde el punto de vista del buque, su presupuesto está

dividido en dos grandes áreas: Costos de Personal y
Costos de la Nave.
La parte Costos de PERSONAL incluye:
-         Sueldos de Oficiales y Tripulantes.
-         Sueldos de relevos y franquías.
-         Sobre tiempo.
-         Víveres
-         Traslados.
-         Ropa.
-         Capacitación.
-         Lanchas.
-         Varios.
La parte COSTOS DE LA NAVE incluye por lo general:
• Seguros
•Mantención y reparaciones
•Lubricantes
•Repuestos
•Pertrechos
•Inspecciones y viajes superintendente
•Provisión para dique

La sumatoria de costos de personal y de la nave conforma el

“Running Cost”.
Control del presupuesto a bordo.
-  Una de las mayores dificultades de la compañía
respecto al buque, es el control de su
presupuesto.
-    Ello se debe a que el gasto se realiza a bordo y una
solución eficaz es entregar esta responsabilidad
al buque.
FIN MÓDULO 1
RECUERDEN: PROCESO O FASES DE LA ADMINISTRACIÓN

Estudios de factibilidad y retroalimentación

Planeación

Objetivos, Identificación Agrupación Coordinación

Delegación
políticas y y de horizontal y
clasificación
de
planes de actividades vertical de
de las autoridad.
apoyo según relaciones de
actividades recursos y autoridad e
requeridas situaciones información
Dirección
A B C D

Organización Control

Planificación Otras
funciones
Respecto de la 1ª. Solemne
• Deben estudiar toda la materia teórica
entregada en las 4 sesiones y aplicaciones sobre
ORGANIZACIÓN, similar al ejemplo de empresa
explicado en clases.
• La primera solemne del 03 Abril se realizará de
acuerdo a instrucciones preliminares que se
impartirán durante la clase del viernes 27 de
marzo y por ANUNCIOS, durante la semana.