Organización y Métodos

Ing. Doris Rojas

Mendoza, MBA
drojas@uni.edu.pe

1
2
 E-commerce

P
R C
O CRM L
V Suplay Enterpris Customer I
E Chain e Relation E
E Management Solution Manageme N
D nt T
O E
R
Integración inter - empresa

Integración inter – empresas B2B

3
4
 •Administración de la calidad total (TQM
•Reingeniería (rediseño de procesos)
•Benchmarking
•Uso intensivo de TI
•Certificación de Sistemas de Calidad (ISO,
HACCP, etc.)
•Empowerment
•Dirección estratégica por
sorpresas
•CPM
•BPMS
5
 •“Una opción para mejorar el desempeño de
las empresas es el concepto de Corporate
Performance Management (CPM) que se
define como manejo de gestión, y es un
proceso de tres etapas: Planning, Score
Card y BI (Business Intelligence)”.
•CPM es el concepto “paraguas” que
describe las metodologías, métricas,
procesos y sistemas usados para
monitorear y administrar el
comportamiento de la empresa. ..
Gartner Group, Diciembre 2001.
•

6
 •BPM significa Business
Process Management y
constituye una de las
tendencias en gestión, que
permite de manera
deliberada y colaborativa
manejar sistemáticamente
todos los procesos de
negocio de una empresa.
•BPM articula la estrategia, los
procesos y la tecnología de
una organización

•
7
En la práctica la
implantación de esta
disciplina de mejoramiento
requiere por parte de la
empresa, una dosis de
pensamiento en procesos de
negocio y la utilización de
tecnologías de Información
centradas en procesos.

.
8
•
 Confusión terminológica

9
 Rápido Resumen
1980’s 1990’s 2000’s

Administración Cadena de valor Porter

Rummler-Brache

Business Process Redesign BPReengineering

BPRedesign
BPMS

Workflow
Tecnología de la Información ERP
Herramientas de Modelamiento

Gestión de la Calidad TQM Six Sigma

10
  Como aprovechar estas
oportunidades y
enfrentar los
cambios.
 Las condiciones
económicas y de
mercado que
predominan en las
ultimas décadas,
impulsa examinar
mas formalmente y
con mayor frecuencia
la manera óptima de
adecuar los recursos
a las oportunidades.
11
12
 Tendencias Actuales
ü Globalización
ü Alta competencia
ü Nuevas formas de comercialización y producción
ü Alta velocidad de cambio
ü Planteo de escenarios
ü Información como artículo de consumo
ü Conocimientos + TIC= Generación Riqueza
ü Mayor creación de trabajo en sector de servicios

13
 Tendencias Actuales
üOficinas y reuniones virtuales
üComunicaciones sin límites
üInfraestructura gratis
üReducción de los ciclos de vida de los productos
Ventajas competitivas: Personal y Gerencia
üProcesos centrados en valor y beneficios para el
cliente
üAlianzas
üInformación Proceso Conocimiento

14
 Síntomas de necesidad de
cambios en las Organizaciones

Dificultad para el desarrollo y crecimiento de

la empresa.
Altos costos, falta de competitividad.
Procesos ineficientes.
Clima conflictivo entre el personal.
¡¡¡ MAL SERVICIO AL CLIENTE ¡¡¡
Problemas en el manejo de la información.

15
 Información a la Gerencia

Informes inexactos
Contradictorios
Insuficientes
Difícilmente
 comprensibles
En documentos
 inapropiados


 TOMA DE DECISIONES CON MAYOR

INCERTIDUMBRE
16 
 LOS RESULTADOS
DE UNA
TECNICA ......

NO SON AJENOS A LA
CULTURA EN QUE SE
APLICA
17
 ADMINISTRACION

planear Organizar

Dirigir/ controlar
Integrar
18
 Funciones generales de la
Administración
 Planeamiento: Visión, misión, objetivos,
investigaciones, políticas, planes, programas,
pronósticos, presupuestos, proyectos.



 ¿ QUE VAMOS HACER ?

 Organización: Funciones, jerarquías,

obligaciones, mecanismos para encausar la
actuación, racionalización.



 ¿ COMO LO HAREMOS ?
19
 Funciones generales de la
Administración


 Dirección: Autoridad, comunicación,

supervisión, coordinación, motivación,
capacitación.
Integración del personal


 VER QUE SE REALICE



 Control: Como se ha llevado a cabo lo

planificado. Confrontar planes y resultados.


 ¿ QUE RESULTADOS TENEMOS ?

20
 FUNCIÓN
PLANEAMIENT
O

21
 Si no se sabe a donde nos
dirigimos, cualquier camino
nos llevará allí


 Pensar en el futuro,
identificar la misión de la
compañía y diseñar la
22 estrategia es la tarea de la
 Requerimos, por lo tanto, ordenar las ideas,


examinar formalmente nuestras

oportunidades, proyectar y evaluar los
resultados de estas ideas y:


Tomar decisiones con menor



incertidumbre
23
 Los directores, interesados en asegurar un futuro


prometedor para sus organizaciones, requerirán

un esquema conceptual para el manejo de la
discontinuidad, un enfoque sistemático para tomar
decisiones estratégicas y una metodología para
orientar su implantación.


Objetivo:
Objetivo Resultados que se desea y espera


alcanzar en el futuro.


Políticas o normas:
normas Enunciado que constituyen
guías o pautas para la actuación. Representan
fronteras amplias que permiten la aplicación de la
iniciativa y el juicio

24
 FUNCIÓN
ORGANIZACIÓN

25
 ORGANIZACIÓN


Comprende los mecanismos destinados
a delimitar los campos de actuación de
los individuos y grupos en una entidad,
de manera de lograr el desenvolvimiento
armónico del conjunto hacia la obtención
de resultado y logro de objetivos.

26
 ORGANIZACIÓN Y METODOS

Conjunto de técnicas y herramientas



de gestión, aplicadas con la finalidad

de mejorar la estructura y el
funcionamiento de las organizaciones,
y facilitar el alcance de sus objetivos.

27
 ORGANIZACIÓN Y METODOS
 Se puede aplicar OYM a través de:


1.Oficina especializada
2.Equipos de trabajo organizados en cada
área
3.Consultoría especializada en OYM

28
 LAS ORGANIZACIONES
La organización es una unidad social


coordinada, consciente, compuesta por dos

personas o más, que funciona con relativa
constancia a efecto de alcanzar una meta o
una serie de metas comunes.



Según esta definición, las empresas
productoras y de servicios son organizaciones,
como también lo son escuelas, hospitales,
iglesias, unidades, militares, tiendas
minoristas, departamentos de policía y los
organismos de los gobiernos locales, estatales
y federal.

29
 Principios de la Organización

Un principio es una afirmación que se

destina a actuar como una guía en
cuanto a la acción que se va a
emprender.
Los principios no son leyes absolutas e
irrevocables, pero sirven como
pautas que se pueden aplicar a una
situación particular.

30
 Principios básicos de
la Organización

- Principio de la Unidad de Objetivos


Una organización es eficiente si esta
estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con un mínimo de
consecuencias o costos no deseados.


- Principio de la Coordinación

Mientras más clara sea la definición de un
puesto o un departamento sobre los
resultados esperados, las actividades a
realizar y la comprensión de las relaciones
de autoridad y coordinación con otros
puestos, la persona responsable podrá
31 contribuir en forma más adecuada al logro
de los objetivos de la empresa
 Principios básicos de
la Organización

- Principio de la paridad entre la

autoridad y responsabilidad

La responsabilidad por la acciones no
puede ser mayor que la implícita en la
autoridad delegada, ni debe ser menor.


- Principio de la unidad de mando


Mientras más completas sean las
relaciones de dependencia de un solo
superior, menor será el problema de
instrucciones opuestas y mayor la
sensación de responsabilidad personal
32 por los resultados.

 Principios básicos de
la Organización



- Principio de la delegación

La autoridad delegada a todos los gerentes
individuales debe ser adecuada para asegurar
su capacidad de cumplir los resultados
esperados.

33
 DISEÑO DE
ORGANIZACIONES

34
 Niveles de las organizaciones
 Nivel estratégico:
estratégico Enfrenta el
más alto grato de
incertidumbre en términos de
insumos provenientes de su
medio externo, sobre los
cuales tiene muy poco
control. Aquí se concentran
las estrategias y se
establecen los planes a largo
plazo.
 Nivel táctico:
táctico Es el nivel
intermedio y coordinador, Las
decisiones están orientadas a
la distribución de los recursos
para el logro de los objetivos,
son difícilmente
35
programables.
 Nivel operacional:
operacional Tiene que
 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Órgano:
Órgano Es una unidad administrativa
impersonal, que tiene a su cargo el ejercicio
de una o varias funciones, o parte de ellas, en
determinado nivel jerárquico. Puede
comprender uno o varios puestos. Ej.: las
direcciones, las gerencias, los departamentos,
etc.

36
 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA


Puesto:
Puesto En una unidad de trabajo específica e
impersonal, constituida por un conjunto de
operaciones que debe realizar, aptitudes que debe
poseer y responsabilidades que debe asumir su titular,
en determinadas condiciones de trabajo. Ej.: Gerente,
Jefe de Dpto., secretaria, etc.


Plaza:
Plaza Es el conjunto de labores, responsabilidades y


condiciones de trabajo asignadas de manera

permanente a un empleado en particular.

37
 Departamentalización

Criterios para la división del trabajo



Por funciones
Por procesos
Por productos
Geográfica
Otros criterios

38
 Vínculos en la estructura
 Autoridad lineal:
lineal Basada en la “línea” jerarquía, de
superiores a subordinados
 Autoridad funcional:
funcional Autoridad otorgada por
cumplimiento de reglamentos, funciones y
normas.
 Asesoría:
Asesoría Para otorgar apoyo especializado y
puntual, sin contar con autoridad.
 Apoyo:
Apoyo Brinda apoyo operativo
 Coordinación:
Coordinación Vínculo libre de los canales de
autoridad y que facilita la comunicación y
operatividad entre toda la organización.

39
 Toda actividad humana, desde una


artesanía hasta el envío del hombre a

la luna, plantea dos requisitos
fundamentales y opuestos:


•La división del trabajo en las distintas

áreas que se debe realizar
•La Coordinación de las mismas

40
 Formas fundamentales en que las
organizaciones coordinan su trabajo

Adaptación mutua
Supervisión directa
Normalización:
üDe los procesos del trabajo
üDe los resultados
üDe las habilidades
üDe las reglas

41
  Adaptación mutua:
mutua
Coordinación del trabajo
mediante la simple coordinación
informal. El control del trabajo
corre a cargo de los que lo
realizan.
 Supervisión directa:
directa A medida
que una organización supera su
estado más sencillo, suele
recurrir a un segundo
mecanismo de coordinación. La
supervisión directa consigue la
coordinación al
responsabilizarse a una persona
del trabajo de los demás.
42
Dándoles instrucciones y
 Normalización:
Normalización Se


coordina el trabajo, sin

adaptación mutua ni
supervisión directa. “La
coordinación de las partes
se incorpora en el
programa de trabajo al
establecerse éste,
reduciéndose la necesidad
•Normalización
de de los procesos de trabajo : El
una comunicación
contenido de los mismos queda especificado y programado.
continuada”.
•Normalización de los resultados:
resultados Se especifica los
resultados esperados.
•Normalización de las habilidades:
habilidades Se establece el
tipo de preparación requerida para la realización del
trabajo.
•Normalización según las reglas:
reglas Se controlan las
reglas que afectan al trabajo, para que toda la
organización funciones con el mismo conjunto de
43
doctrinas.
 LA ORGANIZACION Y SUS DILEMAS

LA ORGANIZACION ES UN BALANCE
ENTRE LA LIBERTAD Y EL ORDEN

44
 PARTICIPACION
FLEXIBILILIDAD FORMACION Y REALIDAD

UDS. DEBEN.....

45
 LA METAMORFOSIS DEL MANAGEMENT

LA PERSONA
COMO DOMINIO
RECURSO PERSONAL

PENSAMIENTO SISTEMICO O INTEGRADOR

PENSAMIENTO LINEAL /SECUENCIAL
RIGIDA/AUTORITARIA/BUROCRATICA

ORGANIZACION FLEXIBLE/INTELIGENTE
VISION DE LA VISIONES
CUPULA COMPARTIDAS
ORGANIZACION

DETERMINISTA
RECONOCIMIENTO
DE LOS MODELOS
OBJETIVIDAD MENTALES

INDIVIDUALISMO APRENDIZAJE
EN EQUIPO

46
 Lecturas para primer foro

Administración Científica
 Frederick Taylor
Administración Industrial y general
 Henry Fayol
La teoría Z
 William Ouchi

47
 Trabajo de campo

Conformación de Grupos de Trabajo.

Investigación sobre un tema elegido, tanto
teórico como práctico.
Conclusiones y recomendaciones.

48
 Conceptos Básicos
Productividad


Calidad


Competitividad


Valor agregado


Proceso

49
 PROD UCTIV ID AD

La productividad  se define como: "La



relación entre las entradas y las salidas

de un sistema productivo". Con
frecuencia es conveniente medir esta
relación como una razón de la salida
dividida entre la entrada. Si se produce
más salida con las mismas entradas, se
mejora la productividad. De la misma
manera, si se  utilizan menos entradas
para producir la misma salida, también
50 se mejora la productividad.

 CALID AD
 Tiene múltiples significados y se pueden
resumir en :
 1.  La calidad consiste en aquellas

características del producto que

satisfacen las necesidades del cliente y
proporcionan la satisfacción con el
producto.
 2.  La calidad consiste en productos y

procesos libres de deficiencias.

 3. La calidad es una calificación que resulta

de comparar el bien o servicio con

estándares.

51

 CALID AD

 En general, la administración de la calidad  se

lleva a cabo mediante el uso  de tres
procesos generales de planeación, control y
perfeccionamiento: "La Trilogía de la
Calidad“:
1.Planeación: Desarrollar productos y
procesos necesarios para satisfacer las
necesidades del cliente.
2.Control: Este procedimiento lo utilizan las
fuerzas de operaciones para lograr los
objetivos del producto y del proceso.
3.Perfeccionamiento: Lograr niveles de
52 desempeño sin precedentes y
significativamente mejores que
 Com p e t it ivid a d

 Entendemos por competitividad a la capacidad de

una organización, de mantener
sistemáticamente ventajas comparativas que
le permitan alcanzar, sostener y mejorar una
determinada posición en el entorno
socioeconómico.


 La ventaja comparativa de una empresa estaría

en su habilidad, recursos, conocimientos y
atributos, etc., de los que dispone dicha
53 empresa, los mismos de los que carecen sus
 PROCESO

Serie de actividades relacionadas entre si que

convierten insumos en productos. . Se componen
de 3 tipos de actividades: actividades que agregan
valor, de traspaso y de control.

Proveedor Cliente
(materia prima, energía, (productos, servicios)
Insumos, información)

Actividades
(valor agregado)

54
 Procesos

Métodos Cultura Organizacional

Entradas Salidas
Proceso
Insumos Productos
Personas Planta Trabajo Personas
Tecnología Knowhow
Maquinarias Valor Agregado
Mat. Indirectos Mano Obra

55
 PROCESOS

56