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Dokumenten-Management und Archivierung


Mehr Effizienz durch modernes Dokumenten-Management

Tim Knoll, Vertrieb


Warum DMS / Archivierung?

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Anforderungen

• wichtige Belege verschwunden


• Kundenmappe nicht auffindbar oder unvollständig
• lang andauernde Suchen nach unterschriebenen Lieferscheinen, Rechnungen etc.
• abteilungsbezogene Dokumentenablage
• unübersichtliche und nicht erreichbare Personalmappe, etc.
• Realisierung eines vollständig integrierten QM-Handbuchs mit automatischer Revisionierung
• enorme Lagerfläche für Aktenordner …
• „Das richtige Dokument zur richtigen Zeit am richten Ort“
• Gesetzliche Anforderungen (GoBD)

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DMS & ECM / Archivierung

Dokumentenablage
• ECM – Ablage in der Datenbank –

ERP
Externe
veränderbar und versioniert Archivierung aller druckbaren Belege aus dem ERP-System
Dokumente

• Archiv – Ablage in der Datenbank Rechnung Chargenprotokoll Auftragsbestätigung Zertifikate Auftragsbestätigung

und Langzeitspeichermedien –

DMS & Archiv


nicht veränderbar und revisionssicher
Verknüpfung über Dokumenten- Recherche
Datenpfad gruppe Archivmanager

Datenablage
Datei ECM Archiv

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Prozess DMS

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Archivieren

• Sämtliche Drucke im CSB-System


(Bestellungen, Rechnungen, Mahnungen, Prüfprotokolle etc.)
• Archivierung von Scans
(Lieferantenrechnungen, Zollpapiere, Lieferscheine etc.)
• Einzelscan
• Stapelscan (mit Barcode)
• Frühes Archivieren (zentrale Poststelle)
• Spätes Archivieren
• Import externer Dokumente per Drag & Drop
• Archivierung aus jeder Standardanwendung
• Archivierung aller Dateiformate

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Archivieren

• Ein- und Auscheck-Funktion für jedes Dokument


• Automatische Versionsverwaltung
• Zertifizierte, elektronische Signatur von Dokumenten

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Recherche

• Einbindung in die Arbeitsprozesse


• Einbindung in CRM- / SCM-Cockpit
• Frei definierbare Suchschlüssel
• Vollständige Kundenmappe
• Volltext-Recherche auch bei PDF, DOC, TXT, E-Mails
• Recherche aus externen Modulen mit Data-Trade möglich

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Recherche

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Recherche

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Option: Dokumentenlenkung („Workflow“)

• Dokumentenlenkung, z. B. zur Freigabe von Bestellungen im Einkauf

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Option: Dokumentenlenkung („Workflow“)

• Dokumentenlenkung, z. B. zur Freigabe von Bestellungen im Einkauf

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Nutzen

• Mehr Sicherheit und Effizienz im täglichen Umgang mit Ihren Dokumenten


• Signifikante Zeitersparnis bei der Archivierung und Recherche von Dokumenten
• Zentrale Bereitstellung von Unternehmenswissen
• Lückenlose Dokumentenkonsistenz
• Mehr Transparenz durch unternehmensweite Verfügbarkeit von Dokumenten
• Gesteuerte Prozesse (Artikelanlage, Freigabe Bestellungen etc.) durch Dokumentenlenkung
• Revisionssichere Archivierung
• Zeit-/Kostenersparnis

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Nutzen: Zeit-/Kosteneinsparung

4-fache Zeitersparnis bei 18-fache Zeitersparnis Nur 1/3 der Kosten im Kosteneinsparung von
der Archivierung von bei der Recherche von Vergleich zur üblichen ca. 75 % gegenüber
Dokumenten Dokumenten Dokumentenablage einer Papierrechnung

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Nutzen: Zeit-/Kosteneinsparung

Vergleich: Ablage Aktenordner ↔ DMS/ Archiv

Ablage 250 60 min


Seiten 13,2 min

Recherche 3 min
10 Sek.

Lohnkosten 30 €/Std.
30 €/Std.

Archivkosten 15 € Quelle: Fraunhofer Institut für


32 Cent Arbeitswissenschaft und Organisation
(www.fraunhofer.de)

elektronisches Archiv Ordner

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Fragen

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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!

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