|
|




³O TEMPO É UM RECURSO
MUITO IMPORTANTE´.

Profa. Elizabeth Galvão

 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

É a otimização do tempo
disponível.

Trata-se de um recurso muito valioso.

Aprender a usá-lo requer habilidades de

liderança e funções administrativas.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O Líder/ Administrador precisa

analisar como o tempo é administrado
na sua unidade, e envolver os membros
de sua equipe para obter cooperação
para maximização do tempo na
implantação e conclusão de suas
metas.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O tempo investido no
trabalho é limitado, temos como
prioridade máxima planejar
quanto tempo investir em cada
tarefa, do mesmo modo que
fazemos com outros recursos.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Há 3 etapas básicas na administração

do tempo, e acontecem de forma cíclica.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

1K dispor de tempo para planejar

e estabelecer prioridades.

2- concluir as tarefas de maior

prioridade, sempre finalizar
uma tarefa antes de iniciar a
seguinte.

3- Priorizar novamente as tarefas a

a serem realizadas, com base em
novas informações obtidas.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Os líderes/Administradores são
capazes de manter um controle maior
sobre os limites de tempo e de
energia, tanto em sua vida
profissional como no pessoal.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Dois erros básicos cometidos

pelos Administradores iniciantes:

1- Subestimar a importância de um
planejamento diário.

2- Não conceder tempo para se

planejar.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PLANEJAMENTO DIÁRIO

É fundamental para a realização do

trabalho pela eficiência e não pela
crise.
ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO

EFICIÊNCIA NO PLANEJAMENTO DO
TEMPO
O Líder/Administrador requer
algumas habilidades como: pensar,
analisar dados, considerar
alternativas (ser flexível) e tomar
decisões.
ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO

PLANEJAR O TEMPO SIGNIFICA:

³SABER O QUE SE QUER FAZER´

 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PARA FACILITAR O PLANEJAMENTO

DEVEMOS:
1- ESTABELECERm rotinas de trabalho e
prazos para o cumprimento de tarefas;
2- PEDIR: informações completas sobre
todos os compromissos e orientação
sobre as prioridades, ao seu gerente;
3- PERGUNTAR: quando não entender;
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

4- UTILIZAR: bom senso e iniciativa própria;

5- SER REALISTA: Não querer ser super-
herói;
6- EVITAR: trabalho após expediente,
acúmulos e interrupções;
7- RESPEITAR SEU RITMO BIOLÓGICOR
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

É importante que no início do dia se

faça uma agenda priorizando as tarefas,
revisando metas e prazos a serem
atingidos a curto, médio e longo prazo e
prever quanto tempo será necessário para
a conclusão de cada uma.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Nesta agenda deve constar lacunas

com os itens:
- Atividades: o que deve ser feito;
- Prazo: por data. Caso não haja, estipule uma;
- Meta: dar nota aos resultados para certificar se os
objetivos foram alcançados;
- Facilidade: da tarefa mais rápida para a mais
complexa;
- Prioridade: priorização da ação;
- Finalizar: checar a atividade concluída.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PRIORIZAÇÃO

É A HABILIDADE MAIS ESSENCIAL

NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Segundo Vacarro (2001), existem 5

armadilhas no estabelecimento de
prioridades:

1- Fazer o que aparecer primeiro:

Simplesmente reagir as coisas que acontecem, em
vez de pensar antes de agir.

2- Via de menor resistência:

Resolver as tarefas sozinho, não delegar de maneira
adequada.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

3- Quem não chora não mama:

Período do tempo imposto pelos que falam mais alto
em vez de reagir ao seu próprio prazo.

4- Omissão:
É a obrigação de assumir tarefas que ninguém se
propôs a fazer.

5- Inspiração:
Esperar sentir-se inspirado para realização da tarefa,
não esquecer que algumas tarefas jamais serão
inspiradoras, porém necessárias.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Uma forma de priorização é a divisão

de todas as solicitações pelo tempo, em
em 3 categorias:

1- NÃO FAZER:
Reflete em problemas que se solucionam
sozinhos, serão resolvidos por outra pessoa
ou que está ultrapassado.
Resolvendo assim um acúmulo desnecessário
em sua área de trabalho.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

2- FAZER MAIS TARDE:

Problemas que não tem prazo

imediato, podendo ser adiados.

Ocasionando a ³Procrastinação´.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PROCRASTINAÇÃO (Bukanas - 2001).

Significa postergar algo até um tempo

posterior, adiar, transferir, retardar.
Resulta em um problema grave, gerando
crises, estresse, baixa produtividade,
frustrações, sobrecarga, trabalho insatisfatório
e ressentimentos.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O Administrador antes de fixar o

lema: ³FAZER MAIS TARDE´, precisa
certificar-se de que os projetos
maiores foram segmentados e de que
existe uma linha de tempo e um plano
específico de implementação.
 ADMINISTRAÇAÕ DO TEMPO

3- FAZER AGORA:

Reflete as necessidades operacionais

diárias; também pode representar itens
que foram adiados anteriormente ou
novas informações obtidas.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Ao priorizar o item ³FAZER AGORA´ é

bom o preparo de uma lista (plano) para que
se atinja a meta. Trata-se de um recurso de
planejamento.

Importante lembrar: a lista jamais deverá ser

maior do que se pode realizar no dia, para que
não haja desmotivação.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

FATOS INESPERADOS
Teremos que alterar as prioridades
em um tempo maior, de acordo com as
novas informações fornecidas.

Para evitar crises ocasionais deve-se

replanejar, comunicar e delegar outro
plano que reflita novas prioridades.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Reexaminar as listas anteriores:

Para ver o que não foi executado e
avaliar os motivos da não realização
(FALHAS).
Alguns projetos deixam de ser
concluídos por falta de fragmentação ou
por não serem delegados
adequadamente.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

DELEGAR
É passar todo material necessário
pertinente à pessoa que foi delegada a tarefa,
inclusive suas responsabilidades e não fazer
acompanhamentos constantes, senão, não é
delegar e sim inspecionar.
Utilizar um sistema de reuniões ou
relatórios para avaliação da tarefa delegada e
o resultado alcançado.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PRIORIZE NO DELEGAR:

3 OTIMISMO: O serviço flui melhor;

3 HABILIDADES: Leve em conta as

habilidades pessoais e tarefas de
menor complexidade;
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

3 SAÚDE: Não exigir o cumprimento de

tarefas inadequadas a pessoas com
limitações;

3 FÍSICO: Delegar tarefas de acordo com o

estereótipo, levando em conta
características pessoais.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

LEMBREM-SE: TRABALHAMOS EM EQUIPE,

PARA CONSEGUIRMOS EXECUTAR PRAZOS E
METAS , TEMOS QUE DELEGAR TAREFAS
PARA GANHARMOS TEMPO.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

ADMISTRAÇÃO DO TEMPO NO
TRABALHO

Envolve ³CONNHECER A SI MESMO´.

3
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A auto percepção e auto disciplina

são habilidades de liderança;
O administrador tem que permanecer
em um trabalho importante até sua
conclusão, tendo a certeza de suas
prioridades, inclusive das metas e
prazos.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Deve ser destinado um tempo para

pensar sobre a forma que os planos
serão traduzidos em ações;
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Coordenar a maneira como suas

tarefas serão executadas e delinear
métodos que tornem o trabalho mais
simples e eficiente.
O planejador precisa decidir a
maneira como as pessoas, as atividades
e os materiais serão reunidos para a
execução dos objetivos;
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Há necessidade de plano concreto,

com limites de tempo;
Delinear os planos em etapas
administráveis, realistas e alcançáveis;
Saber em que período do dia é mais
produtivo e aproveitar este para
realização de tarefas mais complexas.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

INTERVALOS

É importante agendar intervalos

regulares, afim de proporcionar uma
pausa física e mental ao funcionário, pois
a falta destes, ocasiona queda do
desempenho.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

INTERRUPÇÕES

Podem ser de natureza interna e/ou

externa e são chamadas também de
³ladrões de tempo´.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

INTERRUPÇÕES EXTERNAS:
3 Telefonemas imprevistos ou longos;
3 Socialização fora de hora;
3 Política da porta aberta, sempre à
disposição;
3 Visitas sem agendamento;
3 Pessoas desqualificadas ou vários
patrões;
3 Reuniões longas e mal organizadas.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

INTERRUPÇÕES INTERNAS:
3 Prioridades e objetivos confusos;
3 Ausência de plano de trabalho;
3 Trabalhos inacabados ou falta de prazos;
3 Perfeccionismo ou desorganização;
3 Resistência à mudanças;
3 Interesse disperso ou cansaço;
3 Falta de FEED BACK;
3 Não saber dizer NÃO.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

APRENDA A DIZER NÃO:

3 Não assuma responsabilidades que não sejam suas;

3 Diga sim primeiro a si próprio;
3 Estabeleça prioridades claras e tenha-as sempre em
mente;
3 Pedidos inesperados, requerem tempo para pensar
antes de aceitá-los;
3 Seja sutil para recusar: ³deixe-me pensar no assunto,
tenho outros compromissos que podem vir a intervir´.

COM ISSO VOCÊ EVITA O ACÚMULO DE TAREFAS.

 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

ESTILOS DE ADMINISTRAÇÃO

Monocrônico: prefere fazer uma

coisa de cada vez.

São organizados, estruturados e

costumam cumprir prazos previstos.
 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Policrônico: costumam realizar 2 ou

mais tarefas ao mesmo tempo.

Tendem a mudar os planos, têm

hábitos de pedir e emprestar coisas,
enfatizam as relações mais do que as
tarefas e constroem relações de longa
duração.
 ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO

É importante saber seu estilo de

administração do tempo e ser consciente
que tal orientação influenciará na sua
interação com a equipe.
A interação requer habilidades como a
comunicação interpessoal e funções
administrativas associadas a
produtividade.
 ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

1K MARQUIS B.L. HUSTON C.J. Administração e

Liderança em Enfermagem Teoria e Prática. 4ª ed
Artmed. p 92-103.
2- hpt//www.chaves.com.br. Administrar o tempo é
administrar a vida. CHAVES E. acesso em: 02/10/09.
14:33h.
3- Apostila do curso Admistração do Tempo
Empresa:Consultoria de recursos humanos IPS.1993