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E-Mails stoßen heute auf eine viel breitere Akzeptanz als in den 80er- und 90er-Jahren, als nur
wenige Mitglieder der »Internet-community« die elektronische Form der Kommunikation
nutzten. Für diese »Community«, meist Wissenschaftler und Computerexperten, war die
elektronische Post in der Regel ein Mittel allein für den fachlichen Austausch. Das ist
inzwischen anders: E-Mails sind–im privaten sowie im beruflichen Bereich–heutzutage weit
verbreitet: Wer Zugang zu einem Internetanschluss hat, kommuniziert in der Regel auch per E-
Mail mit anderen Menschen.
Mit der steigenden Akzeptanz von E-Mails sind aber auch die Ansprüche gestiegen, die
die Menschen heute an Form und Inhalt stellen. Nicht wenige ärgern sich über E-Mails,
die vor Fehlern strotzen und eine gewisse Nachlässigkeit oder Gleichgültigkeit
gegenüber dem Empfänger offenbaren.
Die Antwort auf eine eingehende E-Mail wird in der Regel innerhalb weniger Tage
erwartet, bei dringenden Anfragen – je nach Situation – manchmal auch innerhalb
weniger Stunden. Deshalb sollten Sie hier zumindest einmal pro Tag die elektronische
Eingangspost bearbeiten und das, was keinen Aufschub duldet, sofort beantworten.

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- Bei Terminabsprachen besser zum Hörer greifen
E-Mails sind für Terminvereinbarungen nur praktisch, wenn viele Personen beteiligt sind, die telefonisch
nicht gut zu erreichen sind. Ähnliches gilt auch für andere Themen, die einer Abstimmung bedürfen: Hier
sind E-Mails meist viel umständlicher als mündliche Absprachen beziehungsweise persönliche Treffen.
- Für Kritik und Auseinandersetzungen sind E-Mails nicht das richtige Medium
Wer einen anderen Menschen kritisieren will, sollte das nicht per E-Mail tun. Gleiches gilt für die
Übermittlung unangenehmer Nachrichten, bei denen ein Widerspruch wahrscheinlich ist. Solche
Botschaften per E-Mail zu senden, wirkt leicht feige und konfrontationsscheu.
- E-Mails haben vor Gericht keine Beweiskraft
Der gesetzlichen Anforderung an die Schriftform (§ 126 BGB - das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB))
werden E-Mails ebenfalls nicht gerecht, es sei denn, sie tragen eine qualifizierte elektronische Signatur.
Dieses Schriftformerfordernis gilt beispielsweise für:
■ die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses
■ Mietverträge, die für länger als ein Jahr geschlossen werden, aber nicht unbefristet gelten sollen
■ Arbeitszeugnisse
■ arbeitsrechtliche Kündigungen und Aufhebungsverträge
■ Bürgschaftserklärungen, Schuldversprechen oder Schuldanerkenntnisse.
Auch eine arbeitsrechtliche Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag wären als E-Mail – selbst mit
qualifizierter elektronischer Signatur – nicht gültig.
- Persönliches und Vertrauliches gehören nicht in eine E-Mail.
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 Je wichtiger der Anlass, desto weniger ist eine E-Mail-Gratulation angebracht. So
wirkt eine Gratulation per Brief oder Karte etwa bei einer Firmeneröffnung oder
einem Firmenjubiläum stilvoller und persönlicher als eine E-Mail, die stets etwas
leger und lässig wirkt.
z. B.:
»Sehr geehrter, Herr Wrede,
heute ist für Ihre Firma ein großer Tag. Auf den Tag genau vor 100 Jahren hat Ihr
Urgroßvater das Unternehmen gegründet. Wir freuen uns darauf, diesen wunderbaren
Anlass am Samstag zusammen mit Ihnen im festlichen Rahmen gebührend zu feiern.
Aber schon heute, am eigentlichen Jubiläumstag, wollen wir Sie wissen lassen, dass
wir gerade besonders herzlich an Sie und Ihre Mitarbeiter denken.
Deshalb schon jetzt – auf elektronischem Wege – unsere herzlichsten Glückwünsche!
Ihre Madeleine Stöckli-Rosenbaum und Ihr Dieter Stöckli«

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E-Mail-Adresse Eine deutsche E-Mail-Adresse setzt sich häufig so zusammen:
■ vorname.name@anbieter.de
■ name@anbieter.de
Firmen und Institutionen haben zudem oft eine allgemeineAdresse für Anfragen, bei denen
nicht klar ist, wer sie bearbeitet.
Beispiele:
■ service@anbieter.de
■ info@anbieter.de
■ mail@anbieter.de
Weniger einheitlich sind private E-Mail-Adressen. Für die elektronische Korrespondenz
mit Freunden, Bekannten und Verwandten werden häufig nur der Vorname, ein Spitzname
oder eine Namensabkürzung benutzt.

Für geschäftliche Mails keine offenkundig private Adresse verwenden

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»An«
Dies ist das Feld für den- oder diejenigen Empfänger, an die sich die E-Mail vorwiegend richtet.
Empfänger, deren Adressen in dieses Feld eingetragen sind, sind für alle anderen Empfänger
sichtbar.
»cc«
steht für »carbon copy« (Kohledurchschlag). Dies ist das Feld für diejenigen Empfänger, denen
eine Kopie der E-Mail zur Kenntnisnahme zugesandt wird. Im eigentlichen E-Mail-Text werden
diese Empfänger meist nicht namentlich angesprochen. Empfänger, deren Adressen ins »cc«-
Feld eingetragen sind, sind für alle anderen Personen zu sehen, die die entsprechende Mail
bekommen.
»bcc«
steht für »blind carbon copy« (Blinddurchschlag). In dieses Feld werden Empfänger eingetragen,
die ebenfalls einen Durchschlag erhalten. Allerdings bleiben diese Personen beziehungsweise
deren E-Mail-Adressen für alle anderen Empfänger der E-Mail unsichtbar. Manche Programme
informieren jedoch die Empfänger darüber, dass die betreffende E-Mail auch »bcc« verschickt
wurde.

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Betreff: kurz und prägnant
Die Betreffzeile einer E-Mail sollte möglichst kurz, aber aussagekräftig sein. Damit sorgen Sie dafür,
dass der Empfänger Ihre E-Mail sofort öffnet und liest, anstatt sie ungelesen im Posteingang liegen zu
lassen oder sie gar zu löschen.
Beispiele und Musterformulierungen
■ »Hier kommt das versprochene Angebot«
■ »Anbei der Entwurf für die Imagebroschüre«
■»Wie versprochen: unser Unternehmensprofil«
Antworten Sie auf eine E-Mail, dann steht in der neuen E-Mail automatisch der alte Betreff, allerdings
mit einem vorangestellten »Re:« (»zurück«) oder »AW:« (»Antwort«).
Eine recht ärgerliche Sache sind E-Mails mit leerem Textfeld. Nicht wenige Chefs versenden E-Mails,
die nur aus der Betreffzeile bestehen.
So nicht Sondern lieber so
Betreff Vorlage für Ihre Arbeit Vorlage für Ihre Arbeit
Textfeld (leer) ) Hallo, Herr Seifried,
anbei ein erster Entwurf (siehe Anhang).
Was halten Sie davon? Können Sie aus
der Vorlage etwas machen?
Ich bin gespannt auf Ihre Ideen!
Signatur
Mit freundlichen Grüßen
Georg Mertens Industriedesigner
Thyssen-Krupp-Str. 110 12345 Beispielstadt Mit freundlichen Grüßen
Georg Mertens Industriedesigner
Thyssen-Krupp-Str. 110 12345 Beispielstadt
Anhang
Entwurf.jpg Entwurf.jpg

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Die informelle Anrede »Hallo« ist in E-Mails weit verbreitet. Selbst bei E-Mails unter
Geschäftsleuten, die sich untereinander siezen, ist sie – anders als bei Briefen – weithin akzeptiert,
sofern der gegenseitige Umgangston nicht ganz so förmlich ist. Doch geht der Trend auch hier
allmählich zu mehr Förmlichkeit: »Sehr geehrter Herr...« beziehungsweise »Sehr geehrte Frau...«
und »Lieber Herr ...« beziehungsweise »Liebe Frau ...« sind mittlerweile die beliebteren
Anredeformen. Unter Jugendlichen üblich sind zudem die Anreden »Hey« und »Hi«. Sie werden
aber seltener als »Hallo« verwendet.
Anrede mehrerer Personen
Soll eine E-Mail zugleich an mehrere Personen geschickt werden, stellt sich ebenfalls die Frage
nach der richtigen Anrede
Beispiele und Musterformulierungen
»Sehr geehrter Herr Dr. Nordkamp, sehr geehrter Herr Hansen, sehr geehrte Frau Meldorf«
»Guten Tag, Herr Müller, Frau Schmidt und Herr Elsterkamp «
Versenden Sie eine E-Mail an mehr als drei Personen, haben Sie die Möglichkeit, mit einer Serien-
E-Mail – ähnlich dem Serienbrief – für jeden Empfänger automatisch die richtige Anrede einfügen
zu lassen:
»Sehr geehrte Damen und Herren« (förmlich)
»Liebe Geschäftspartner und Freunde« (weniger förmlich)
»Liebe Mitglieder und Freunde des Sportvereins Thalhausen«■ (weniger förmlich)

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Bei der Grußformel gilt Ähnliches wie bei der Anrede: Sie muss – auch in geschäftlichen E-
Mails – nicht zwangsläufig so formell sein wie in einem Brief. Das bedeutet: Neben »Mit
freundlichen Grüßen« ist beispielsweise auch das weniger formelle »Tschüss« erlaubt. Unter
E-Mails, die sich gute Freunde oder Bekannte schreiben, findet sich häufig die Grußformel
»Liebe Grüße«.
Beispiele und Musterformulierungen
»Freundliche Grüße« (förmlich, aber etwas weniger formelhaft als
»Mit freundlichen Grüßen«) »Beste Grüße« (förmlich)
»Herzliche Grüße« (weniger distanziert)
»Herzliche Grüße aus Odenthal« (weniger distanziert, mit lokalem Bezug)
»Herzlichst« (weniger distanziert)
»Viele herzliche Grüße« (weniger distanziert)
»Ganz herzliche Grüße« (weniger distanziert)
»Viele Grüße« (freundlich bis neutral)
»Viele Grüße an den Niederrhein« (freundlich, mit lokalem Bezug)
»Gruß« (kurz und knapp, bisweilen auch distanziert)
»Liebe Grüße und bis bald« (unter Freunden)
»Bis demnächst« (informell, unter Freunden und Bekannten)
»Sommerliche Grüße nach München« (freundlich, mit jahreszeitlichem■ und lokalem Bezug)
Von abgekürzten Grußformeln wie »MfG«(Mit freundlichen Grüßen), »lg/LG« (Liebe Grüße)
oder »cu« (see you, also »wir sehen uns«) sollten Sie allerdings keinen Gebrauch machen. Sie
wirken weder »freundlich« noch »lieb«, sondern schlicht nachlässig. Der Absender zeigt
damit, dass ihm andere Dinge gerade wichtiger sind als der Empfänger.

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№ Abkürzung Inhalt der Abkürzungen Übersetzung
1 DaF Deutsch als Fremdsprache Немецкий язык как
иностранный
2 d.J. dieses Jahres в этом году
3 d.M. diesen Monat в этом месяце
4 k.J. kommendes Jahr в будущем году
5 k.M. kommenden Monat в будущем месяце
6 k.W. kommende Woche на будущей неделе
7 n.W. nächste Woche на следующей неделе
8 v.J. voriges Jahr в прошлом году
9 v.M. vorigen Monat в прошлом месяце
10 v.W. vorige Woche на прошлой неделе
11 i.G. in Grenzen в целом
12 o.a. oben angeführt= смотри выше =
13 s.o. siehe oben смотри выше
14 u.U. unter Umständen смотря по
обстоятельствам
15 evte eventuell возможно, при случае
16 Abs. Absender, Absatz отправитель, абзац
17 Abt die Abteilung отдел
18 Art der Artikel артикул, товар
19 i.V. in Vollmacht по полномочию, по
in Vertretung доверенности
20 i.A. im Auftrag по поручению

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