CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LA CARTA COMERCIAL
Comunicacin escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

1.

ASPECTOS GENERALES MARGENES CARTA BREVE Superior: 4 cm. Inferior: 3 cm. Izquierdo: 4 cm. Derecho: 3 cm.

CARTA EXTENSA Superior: 3 cm. Inferior: 2 cm. Izquierdo: 3 cm. Derecho: 2 cm.

ESTILOS Bloque Extremo: Todas las lneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las lneas de numero, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

ZONAS

ELABORACION DE LA CARTA COMERCIAL

1. Se pone razn social, sigla o acrnimo logotipo y NIT en la parte superior llamada zona 1, uno debajo de otro, preferiblemente en letra mas grande ( arial 18 ).

2. El nmero debe ser consecutivo segn lo establece el cdigo de comercio. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior (zona 1).

3. En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo, se escriben de dos a tres interlineas del numero y en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto.

4. Los datos del destinatario

se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta ocho lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineacin sencilla.

5. El nombre del destinatario se ubica en la segunda lnea en mayscula sostenida o con mayscula inicial, se escriben los dos apellidos y no se utiliza negrilla.

6. El cargo se escribe con mayscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos lneas para guardar la armona con los datos restantes.

7. La empresa va en la lnea siguiente del cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, o sigla o acrnimo, as: En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social, se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin.

8. En la carta se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a maquina o cuatro a computador, entre el numero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y dems

9. La ciudad se identifica por su nombre, an tratndose de correspondencia local.

10. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la lnea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.

11. El asunto constituye la sntesis del tema de la Carta, expresada en mxima cuatro palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario.

12. El saludo o vocativo para las damas de acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Ejemplos: Apreciado seor Botero: Apreciada ingeniera Gloria: Seora Ministra: Cordial saludo seor Martnez: se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

13. Como parte Inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario, o a tres del asunto del saludo, Si lo hay. Ejemplos: Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con... Con agrado lo saludamos, seor Surez, y le comunicamos... Respetuosamente lo saludamos y confirmamos... Con nuestro cordial saludo adjuntamos...

14. El texto se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre prrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.