PLANEJAMENTO ORAMENTRIO EM EVENTOS

Mara Medeiros

O QUE ORAMENTO EM EVENTOS

O oramento responder pelos custos para implantao do projeto apresentado. (...) Todas as atividades propostas empresa devero ser amparadas por um oramento (FRANA e FREITAS, 2002). O oramento composto pela apurao de todas as despesas para o custeio de um projeto, alm de identificar as fontes de recursos para a captao de verba para amparar estas despesas planejadas.

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORAMENTRIO
Relao detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas ou necessitam de apoio, patrocnio ou doao para sua captao. Organizao dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variveis, recursos materiais, humanos ou fsicos, etc). Definio dos processos de captao de recursos (fonte prpria, apoio, patrocnios). Levantamento de custos (via processos de concorrncia, para projetos maiores, ou levantamento junto 3 fornecedores, por exemplo). Avaliao dos custos levantados (avaliao de fornecedores relao custo x benefcio comparativo de propostas e oramentos apresentados).

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO ORAMENTRIO

No caso da necessidade de captao de apoio ou patrocnio, planejamento de proposta, definio de cotas e benefcios ao patrocinador ou apoiador, e definio do plano de captao (detalhamento sobre o assunto posteriormente). Apresentao do planejamento oramentrio para aprovao. Adequaes ou revises que se faam necessrias. Controle e fluxo de caixa. Avaliao verificao de custos no planejados ou sobras Apresentao de relatrio sobre os recursos gastos e retornos obtidos (para nveis superiores na empresa, clientes no caso de agncias - patrocinadores ou apoiadores).

ESTRUTURA PARA DESENVOLVIMENTO DE

PLANO ORAMENTRIO PARA EVENTOS

Em uma empresa: dedicao de um profissional, preferencialmente com experincia em eventos, que pode ser o mesmo responsvel pela organizao do evento todo ou ser destacado um profissional para coordenar as atividades relacionadas ao plano oramentrio. Em uma agncia: o setor de atendimento que tem relacionamento com o cliente brifa a rea de produo para o levantamento de custos e em seguida condensa e avalia as propostas para apresentao ao cliente. No caso de captao de patrocnios e apoios, pode-se elaborar o plano internamente, ou terceirizar este trabalho para profissionais especializados no assunto (especialmente recomendado para projetos de grande porte ou que envolvam leis de incentivo fiscal).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO

ORAMENTRIO - RELAO DETALHADA DOS ITENS

Exemplo 1 Exemplo 2

Planejamento oramentrio feira Photo Image Brasil 2007 Fonte: Samsung Camera Mara Medeiros

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ORAMENTRIO

- ORGANIZAO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA

-

Exemplo Recursos Humanos 1 mestre de cerimnias 1 pedreiro 3 garons 2 recepcionistas Recursos Materiais 1 Construo de pedra 1 Livro de presena 1 Urna para documentos 200 brindes Recursos Fsicos 1 Restaurante 20 dirias de hotel 1 preparo do local do evento 3 estacionamento * Fonte: CESCA, 1997.

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ORAMENTRIO

- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
D e maneira geral, realizado o levantamento comno mnimo 3 fornecedores para os principais itens do oramento (alguns itens, em decorrncia de algum carter especfico urgncia ou raridade podem ter seu levantamento realizado com apenas um fornecedor). Neste caso, importante avaliar no apenas os valores apresentados, mas tambm a qualidade dos servios prestados aqui, vale pesquisar o histrico de servios ou produtos do fornecedor junto clientes anteriores ou pesquisar indicaes com profissionais da rea de eventos.

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ORAMENTRIO

- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
Na hora do fechamento com os fornecedores, importante considerar a negociao envolvida, como pedido de descontos, abatimento em troca de benefcios para o fornecedor, entre outras questes. Para projetos maiores, que envolvam o desenvolvimento completo por apenas uma agncia, por exemplo, recomenda-se a escolha da agncia fornecedora dos servios via processo de concorrncia (envolvendo a apresentao de propostas por no mnimo 3 agncias, a partir de um mesmo briefing, e fazendo comparativo mais complexo para a escolha da empresa vencedora do processo).

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ORAMENTRIO
- AVALIAO DOS CUSTOS LEVANTADOS

importante fazer uma avaliao prvia dos fornecedores relao custo x benefcio (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefcio ou proposta para o seu evento). Comparativo de propostas e oramentos apresentados detalhar, via planilha ou materiais diversos, os dados objetivos detalhados das peas ou servios que foram orados, fazendose cruzamento qualitativo e quantitativo dos itens apresentados, para poder-se avaliar com o maior nmero de fundamentos para justificar as escolhas por um ou outro fornecedor ou proposta.

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ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

O patrocnio de eventos um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado no seja mensurvel imediatamente, a mdio e longo prazo projeta e consolida a imagem no mercado. (...) As formas tradicionais de patrocnio ou apoio so: Contribuio financeira; Doao de brindes para distribuio gratuita ou venda (...); Emprstimo de equipamentos, utenslios, mveis etc; Prestao de servios tcnicos; Cesso de locais ou dependncias; Instalao de pontos-de-venda; Servios de transportes; (...) (ZANELLA, 2004)

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ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Possveis benefcios a serem propostos aos potenciais patrocinadores: (...) inscrio de logomarca na mdia especializada do evento; Divulgao da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da promotora do evento; Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitrios, mala direta, boletins, convites, releases para a imprensa, painis, murais publicitrios etc; Utilizao do mailing da promotora para divulgao de produtos e servios da patrocinadora; Divulgao institucional em mdia eletrnica e imprensa; Inscrio do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vesturio, utenslios etc; Incluso de publicaes do patrocinador no encarte oficial do evento. (ZANELLA, 2004)

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ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Organizao da proposta: Organizao do projeto do evento; Planejamento das metas de captao (nmero de patrocinadores, tipo de apoio, valores, cotas de patrocnio tamanhos: ouro, prata, bronze); Seleo dos benefcios a serem apresentados ao patrocinador; Seleo e avaliao das empresas a serem trabalhadas para a captao (avaliando-se seu perfil, seus objetivos de marketing, suas estratgias e oramentos destinados eventos);

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ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Uso de leis de incentivo fiscal: troca de recursos de patrocnio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal (s pode ser oferecida a projetos culturais ou de terceiro setor). Exemplos: Lei Rouanet (incentivo cultura), Lei do Audiovisual (cinema); Lei de Institutos e OSCIPS (projetos socioculturais), Lei Mendona (cidade de So Paulo incentivo cultura); Algumas empresas fazem o provisionamento de verba para patrocnios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrncia do evento. Assim, importante que um planejamento com bastante antecedncia no caso de eventos de grande porte e de que necessitem de aporte de verbas mais volumosas. Algumas empresas tem departamentos estruturados para o recebimento e a avaliao dos projetos, e costumam abrir editais e inscries durante os meses de setembro e outubro poca do planejamento oramentrio das grandes empresas.

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ORAMENTRIO

- APRESENTAO DO PLANEJAMENTO ORAMENTRIO PARA APROVAO

Na apresentao do plano oramentrio para aprovao, importante: Estudar com antecedncia todos os itens calmamente, para revis-los e evitar qualquer erro de clculo; Estudar as argumentaes a favor ou contra determinadas aes ou fornecedores, para estar preparado para argumentar com os nveis superiores de aprovao ou clientes; Detalhar ao mximo informaes e valores, com observaes sobre formas de clculo, converses e especificaes sobre custos fixos e variveis (as aprovaes nem sempre so realizadas com profissionais da rea de eventos, portanto, importante ter em mente que pode-se ter que aprovar um projeto com um profissional leigo.

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ORAMENTRIO

- ADEQUAES OU REVISES QUE SE FAAM NECESSRIAS

Aps a aprovao, ou apresentao do plano oramentrio, possvel que sejam solicitadas adequaes ou revises em relao s verbas apresentadas. Redues de verba ou adequaes no projeto podem ser solicitadas, o que requisitar um novo perodo de tempo de trabalho para a realizao da tarefa. Assim, importante considerar com folga, quando possvel, o espao de tempo no cronograma do projeto para as adequaes e revises de oramento do evento. importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestao de oramentos, mesmo que no sejam os escolhidos para contratao. Na renegociao de valores, ou solicitao de outras demandas, importante ter em mente os prazos necessrios de que o fornecedor necessitar para readequar as propostas.

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ORAMENTRIO

- CONTROLE E FLUXO DE CAIXA

O controle do oramento durante e ps-evento fundamental. Acompanhar as alteraes emergenciais, fazer anotaes, receber e ler atentamente notas fiscais recebidas, fazer encaminhamento dos procedimentos fiscais internamente na agncia ou na empresa so tarefas importantes, que devem ter ateno tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos posteriores com possveis falhas ou erros de comunicao. Ter um fluxo de caixa organizado e atualizado de igual importncia. Anotar e organizar todos os recursos obtidos externamente, e igualmente anotar todos os valores de notas de servios e produtos prestados durante a realizao do projeto so importantes para que o trabalho posterior de produo de relatrio de despesas se torne mais fcil, detalhado e real.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO

ORAMENTRIO

- AVALIAO VERIFICAO DE CUSTOS NO PLANEJADOS OU SOBRAS

Aps o trmino do evento, necessrio o levantamento e anlise do fluxo de caixa, para verificao de possveis desvios ou se tudo ocorreu dentro do planejado. Os desvios podem ocorrer por: Aes no previstas e alocadas emergencialmente no projeto; Custos orados inadequadamente; No atualizao de custos caso o projeto tenha sido planejado com muita antecedncia sua realizao, e no tenham sido considerados aumentos normais da passagem de um ano ao outro; Verbas oradas alm do necessrio (gorduras no absorvidas).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO

ORAMENTRIO
- RELATRIO DO PLANO ORAMENTRIO

Ao fim do evento, necessrio tambm realizar um relatrio sobre os recursos gastos e retornos obtidos, para apresentao nveis superiores na empresa, clientes ou patrocinadores e apoiadores. Esse relatrio deve ser composto pela apresentao de todas as despesas gastas, de forma detalhada contendo valores, nome do fornecedor e data de pagamentos e de todos os recursos angariados por meio de patrocnios, apoios ou ainda de descontos obtidos em negociaes com fornecedores, doaes ou venda de ingressos ou inscries.

EXERCCIO 1

Com base nas fotos apresentadas nos prximos slides, faa o planejamento de oramento para a organizao da participao com estande da Samsung Camera na feira Photo Image Brasil 2008 (ms de realizao agosto). Considere: Simulao de processo de concorrncia; Apresentao de custos para: Construo de estande; Locao de espao; Materiais promocionais (brindes, revista, folder, ou qualquer outra sugesto); Recursos humanos (recepcionistas, profissional de limpeza, seguranas, etc); Servios diversos (buffet, paisagismo, etc); taxas diversas; E outros detalhes que considerar importante para o evento. Considere a captao de parcerias ou recursos com empresas do segmento. Incremente o planejamento com o mximo de detalhes possveis que considerar importante. Apresente o trabalho com os seguintes itens: detalhamento dos pontos do plano oramentrio (de acordo com a proposta de plano apresentada na aula) e tabela ou quadro com os valores resumidos. Trabalho em grupos de 5 a 6 pessoas. Tempo para realizao do exerccio: 30 min. Apresentao dos grupos: cada um apresentar o planejamento para a sala com 5 min. cada para a apresentao.

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Recepcionista

Mock-up de produto - interao

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Materiais promocionais

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Servios: buffet

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Equipe de promotores

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Computadores com acesso internet

Exposio de produtos

EXERCCIO 2

Considerem que os projetos apresentados no exerccio anterior foram propostas apresentadas por diversas agncias a pedido do cliente, em um processo de concorrncia para escolha do melhor projeto. Agora, em seu grupo, elabore uma defesa, argumentando porque seu projeto deve ser o escolhido pelo cliente. Tempo para elaborao da defesa 10 min. Em seguida, todos os grupos devem apresentar suas defesas cada grupo ter 5 min. para a apresentao. Aps as apresentaes, cada grupo dever escolher um projeto, excluindo o seu prprio, como o melhor projeto apresentado, justificando, em texto de at 10 linhas, o porqu da escolha. O grupo ter 5 min. para elaborar a resposta e entregar por escrito.

BIBLIOGRAFIA

CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organizao de eventos. So Paulo: Summus, 1997. FREITAS, Sidinia G. e FRANA, Fbio. Manual da qualidade em projetos de comunicao. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. GIAGAGLIA, Maria Ceclia. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. HOYLE JR., Leonard H. Marketing de eventos: como promover com sucesso eventos, festivais, convenes e exposies. Trad. Ailton Bomfim Brando. So Paulo: Atlas, 2003. ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao. 2 ed. So Paulo: Atlas, 2004.

OBRIGADA!
Mara Medeiros mairamed@uol.com.br