GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO

GESTO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

Facilitador Marcelo Cndido da Silva

Braslia DF, maro de 2008

FUNDAMENTAO LEGAL

DECRETO N. 3.143, DE 19 DE JANEIRO DE 1976. Estabelece normas gerais sobre Comunicao Administrativa para o Distrito Federal, e d outras providncias. PORTARIA N. 09/SEA, DE 01 DE ABRIL DE 1997. Aprova o Manual Simplificado de Comunicao Administrativa, e d outras providncias.

DECRETO N. 8.530, DE 14 DE MARO DE 1985 Cria o Arquivo Pblico do Distrito Federal ArPDF.

LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

FUNDAMENTAO LEGAL

DECRETO N. 20.940, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1999. Aprova o Manual de Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal, e d outras providncias. PORTARIA N. 275, DE 1 DE DEZEMBRO DE 2006. Aprova o Mdulo Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal, Parte III MODERNIZAO, integrante do Manual de Normas e Procedimentos Administrativos.

LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000. Dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.
DECRETO N. 24.204, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003. Institui a Comisso Central de Arquivos - CCA e as Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos - CSAD. DECRETO N. 24.205, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003. Regulamenta a Lei 2.545, de 28 de abril de 2000, que dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.

FUNDAMENTAO LEGAL

DECRETO N. 25.849, DE 17 DE MAIO DE 2005. Regulamenta a Lei n 47, de 02 de outubro de 1989, que dispe sobre o tombamento, pelo Distrito Federal, de bens de valor cultural. PORTARIA CONJUNTA SC E SGA N. 02, DE 22 DE OUTUBRO DE 2004. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos da Administrao Direta, Indireta e Fundaes do Distrito Federal. PORTARIA CONJUNTA SEPLAG/SC N 87, DE 17 DE AGOSTO DE 2007. Dispe sobre a destinao de papis provenientes da eliminao de documentos dos arquivos pblicos no mbito dos rgos e entidades da Administrao Direta, Indireta e Fundaes do Distrito Federal. PORTARIA CONJUNTA SC E SGA N 18, DE 23 DE MAIO DE 2006. Estabelece procedimentos para o recolhimento de documentos arquivsticos dos rgos da Administrao Direta e Indireta do Distrito Federal ao Arquivo Pblico do Distrito Federal.

FUNDAMENTAO LEGAL

PORTARIA N. 156, DE 27 DE AGOSTO DE 2007. Dispe sobre a numerao de peas de processos oriundos de rgos externos ao Sistema de Comunicao Administrativa do Distrito Federal.

DECRETO N. 28.722, DE 28 DE JANEIRO DE 2008. Institui medidas desburocratizantes para o recebimento de documentos no mbito da Administrao Pblica do Distrito Federal e d outras providncias.

ATOS DE CORRESPONDNCIAS
CARACTERSTICAS BSICAS PARA ELABORAO DOS ATOS:

IMPESSOALIDADE Uso dos termos e expresses impessoais; FORMALIDADE Uso adequado de certas regras formais - normas de tratamento; CONCISO Uso de termos estritamente necessrios; CLAREZA Uso de expresses simples e objetivas, de fcil entendimento; PRECISO Emprego de termos prprios e adequados integral expresso de uma idia; CORREO Emprego de termos de acordo com as normas gramaticais.

ATOS DE CORRESPONDNCIAS
OBSERVAES GERAIS

As formas de tratamento Ilustrssimo e Dignssimo ficam abolidas das comunicaes oficiais;

Doutor ttulo acadmico e no forma de tratamento;

O fecho das correspondncias oficiais deve-se utilizar somente dois tipos para todas as modalidades de comunicao oficial:

Respeitosamente

- para o Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional, Presidente do Supremo Tribunal Federal e Governador do Distrito Federal. Atenciosamente - para as demais autoridades.

ATOS DE CORRESPONDNCIAS
UTILIZAO DE LOGOMARCAS E SMBOLOS

X
Instruo Normativa n. 02, de 02 de fevereiro de 2007 Decreto n. 2.594, de 14 de maro de 1974 Decreto n. 23.912, de 14 de julho de 2003 Decreto n. 25.366, de 19 de novembro de 2004 Cria a frase Braslia documentos oficiais.

Patrimnio

Cultural da Humanidade que dever constar obrigatoriamente no rodap de

TIPOS DE CORRESPONDNCIAS

OFCIO MEMORANDO CIRCULAR

CORRESPONDNCIAS

USO DO OFCIO

OFCIO

DEFINIO

Ofcio o meio de comunicao utilizado entre dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidades do Distrito Federal ou destes para a Administrao Federal e Empresas Privadas. 1. designao do rgo dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - OFCIO; 3. Numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; 5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo; 10.destinatrio - tratamento, nome, cargo e rgo da pessoa a quem destinado o ofcio. (localizado sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina).

ESTRUTURA

OBSERVAO:

Se o OFCIO tiver mais de uma folha, numerar as subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito das pginas, a partir do nmero 2 (dois). O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina

OFCIO
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO SUBSECRETARIA DE SUPRIMENTOS DIRETORIA DE SUPORTE INSTITUCIONAL GERNCIA DE DOCUMENTAO

OFCIO N. 1/2007 - GEDOC Senhor Administrador,

Braslia - DF, 18 de janeiro de 2007.

Reportando ao Ofcio n 14/2007- GAB/RA XXIV, datado de 16 de janeiro de 2007, informamos que cadastramos os servidores abaixo, no Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP: NOME MATRCULA LOTAO LOGIN

Rodrigo Leandro Flix

Adriana Jos Torres de Lima Nereida Simioni 2.

159.332-8
159.344-3 159.353-X

GEAOP
PROTOCOLO GEAPL

RODRIGOF
ADRIANATL NSIMIONI

A senha dever ser alterada de imediato, podendo usar at seis (6) caracteres.

3. O treinamento est agendado para o dia 23 de janeiro s 9:00h, na Gerncia de Documentao, situada no Anexo do Palcio do Buriti, 5 andar sala 541. 4. Informamos ainda, que a Gerncia de Documentao disponibiliza os seus tcnicos para tirar dvidas sobre a utilizao do Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP. Atenciosamente,

MARCELO CNDIDO DA SILVA Gerente de Documentao Senhor Alexandre Ricardo Souza Carvalho Administrador Regional do Park Way - RA XXIV NESTA

CORRESPONDNCIAS

USO DO MEMORANDO

MEMORANDO

DEFINIO
Memorando a correspondncia utilizada no mbito de um mesmo rgo ou entidade, para expor assuntos referentes s necessidades administrativas em geral.

ESTRUTURA

1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - MEMORANDO; 3. Numerao/ano - sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. destinatrio - PARA, seguido de dois pontos; 5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo.

OBSERVAO:
Pode ser usado no mesmo nvel hierrquico ou em nvel hierrquico diferente.

MEMORANDO
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO SUBSECRETARIA DE SUPRIMENTOS DIRETORIA DE SUPORTE INSTITUCIONAL GERNCIA DE DOCUMENTAO

MEMORANDO N. 32/2007 GEDOC

Braslia, 9 de maio de 2007.

Para: Diretoria de Suporte Institucional

Solicitamos que sejam transferidas seis cadeiras para o Ncleo de Arquivo e Microfilmagem (NUAMI) que esto localizadas na Diretoria de Transportes, sob a responsabilidade da Gerncia de Administrao Patrimonial. 2. de uso. Tais cadeiras substituiro as que se encontram em pssimas condies

Atenciosamente,

MARCELO CNDIDO DA SILVA Gerente de Documentao

Braslia - Patrimnio Cultural da Humanidade

CORRESPONDNCIAS

USO DA CIRCULAR

CIRCULAR

DEFINIO

Circular a correspondncia oficial de igual teor, expedida por dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidades da Administrao do Distrito Federal a vrios destinatrios.

ESTRUTURA

1. designao do rgo dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - CIRCULAR; 3. Numerao/ano - sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio seguido de vrgula; 5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo; 10. destinatrio - tratamento, nome, cargo e rgo da pessoa a quem destinada a circular.

OBSERVAO:
Se a CIRCULAR tiver mais de uma folha, numerar as folhas subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito das pginas, a partir da nmero dois. O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.

CIRCULAR
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ESTADO DE GESTO ADMINISTRATIVA ESCOLA DE GESTO PBLICA

CIRCULAR N........./......EGEP Braslia,..........de....................de............... .

Senhor Secretrio,

A misso da Escola de Gesto Pblica dotar a Administrao Pblica de talentos humanos qualificados e comprometidos com a excelncia na prestao de servios sociedade. Estamos, neste momento, reorganizando e planejando nossas atividades para o quadrinio....... ............ e para tanto, solicitamos a Vossa Excelncia a indicao de um servidor para atuar como Consultor Interno de Recursos Humanos desse rgo. 2. A proposta a de que esse profissional possa diagnosticar as reais necessidades de treinamento e auxiliar no planejamento de metas de Recursos Humanos, tornando-se um elo de ligao entre este Instituto e essa Secretaria. Tendo em vista a importncia do papel a ser representado por este profissional, sugerimos que sejam observados alguns aspectos significativos para que haja uma melhor atuao, conforme documento anexo. 3. Solicitamos que a indicao seja feita at o dia ........./........... e encaminhada mediante o preenchimento do formulrio anexo.

Atenciosamente, Assinatura NOME POR EXTENSO Cargo

Senhor Nome por extenso Cargo NESTA

Braslia Patrimnio Cultural da Humanidade

RECIBO DE CORRESPONDNCIA

DE

PARA DISTRIBUIO INTERNA

ESPCIE E N

DESTINATRIO

RUBRICA

MATRCULA

RGO DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA DATA / / ASSINATURA MATRCULA

DF

RECIBO DE DISTRIBUIO DE CORRESPONDNCIA

SDCA

DOS PROCESSOS

DOS DOCUMENTOS PRIMRIOS E SECUNDRIOS QUEM PODE AUTUAR CANCELAMENTO DO USO DO REQUERIMENTO

AUTUAO
MODELO DE SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO

Ao

SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO

Por meio deste, estamos encaminhando o(s) documento(s) anexo(s) para que seja(m) AUTUADO(S) e em seguida, devolvido a esta(e), ________________________ ________________________________________ _____

Braslia-DF, _____/_______/_______

_____________________________ Assinatura/Matrcula CARIMBO

AUTUAO

AUTUAO

COMPROVANTE DE PROTOCOLO

(Frente) RGO DATA

(Verso) MOVIMENTAO MOVIMENTAO RGO DATA

A APRESENTAO DESTE FACILITAR SUA INFORMAO

DF COMPROVANTE DE PROTOCOLO

SDCA

FORMAO

DO ASSUNTO (TABELA DE ASSUNTOS) DO INTERESSADO UTILIZAO DE ABREVIATURAS

DA FICHA DE TRAMITAO (DEVOLUO)

DOS CARIMBOS (DE PEA E DE CONFERIDO)

CARIMBOS

CONFERIDO Processo autuado com ________ ____________ peas.

Rubrica _____ Matrcula ___________

Pea n. ________________________ Processo n. _____________________ Rubrica _______Matrcula ________

TRAMITAO

SICOP
SISTEMA INTEGRADO DE CONTROLE DE PROCESSOS

DECRETO N. 19.866,DE 07 DE DEZEMBRO DE 1998. Institui no mbito do Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP.
DECRETO N. 24.151,DE 17 DE OUTUBRO DE 2003. Dispe sobre o Sistema de Apoio Operacional da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal e d outras providncias. PORTARIA N. 278, DE 23 DE OUTUBRO DE 2003. Disciplina os procedimentos operacionais do SICOP.

PRIORIDADE NA TRAMITAO

DECRETO N. 24.614, DE 25 DE MAIO DE 2004. Dispe sobre a tramitao prioritria de processos e procedimentos administrativos, em que figure como parte ou interveniente o idoso, no mbito da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal, e d outras providncias. PORTARIA N. 176, DE 07 DE JUNHO DE 2004. Disciplina a utilizao da inscrio PRIORIDADE NA TRAMITAO DE PROCESSOS - ESTATUTO DO IDOSO.

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL

PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO Art. 71 da Lei n . 10.741, de 01 de outubro de 2003, Decreto n . 24.614, de 25 de maio de 2004

PRIORIDADE NA TRAMITAO

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO Art. 71 da Lei n . 10.741, de 01 de outubro de 2003, Decreto n . 24.614, de 25 de maio de 2004

FICHA DE TRAMITAO

FORMULRIO DE DEVOLUO DE PROCESSOS

DESPACHO

DA AUTORIDADE USO DO ESPAO NAS PEAS

VOLUME DE PROCESSO

TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO DA TRAMITAO DA NUMERAO

VOLUME DE PROCESSO

TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME

Em ........./........../.............., o presente processo passa a constituir-se de volumes. Sendo que o volume ______________ iniciou com a pea n. ____________ e encerrado com a pea n. _____________, dando incio ao volume ___________ .
____________
RBRICA

_____________
MATRCULA

________________
UNIDADE/ RGO

RETIRADA DE PEAS

DA SOLICITAO DA ASSINATURA (QUEM RECEBEU O DOCUMENTO)

DO RETORNO DO CARIMBO (LOCAL)

RETIRADA DE PEAS

TERMO DE RETIRADA DE PEA EM .........../.........../.............., fao a retirada do presente processo da (s) pea(s)

N.(s) .................... ...................................... ..................... ..................... ....................... Servidor Matrcula Sigla do rgo

JUNTADA - ANEXAO

DA SOLICITAO (QUEM PODE E LOCAL) QUEM PODE FAZER A JUNTADA DA NUMERAO DO ARQUIVAMENTO DO CARIMBO

ANEXAO

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO

Em ........./........../.............., atendendo ao despacho da pea ..................., fao anexar ao processo de n. ............................. o(s) processo(s) de n.(s) ......................................................... ...................................................................... passando o todo a constituir-se de ..................(...........................................) peas.

................................
SERVIDOR

.............................. .............................
MATRCULA SIGLA DO RGO

JUNTADA - APENSAO

DA SOLICITAO (QUEM PODE E LOCAL) QUEM PODE FAZER A JUNTADA

DA NUMERAO
DO ARQUIVAMENTO

DO CARIMBO

APENSAO
TERMO DE JUNTADA POR APENSAO
Em ........./........./..............., .atendendo ao despacho de pea .............,

fao apensar ao processo de n .........................................................

o(s) processo(s) de n(s) ...................................................................... ..............................................................................................................

........................... ........................... ............................

SERVIDOR MATRCULA SIGLA DO RGO

TERMO DE DESAPENSAO
Em .............../..................../..................., fao desapensar do processo n ............................................ o(s) processo(s) de n(s) ................................................., que passam a tramitar em separado.

........................ ................... ..........................

SERVIDOR MATRCULA SIGLA DO RGO

ARQUIVAMENTO

QUEM PODE ARQUIVAR DA CONFERNCIA E RECEBIMENTO

DO CARIMBO

ARQUIVAMENTO

TERMO DE ARQUIVAMENTO Atendendo o despacho da pea ....................., estou arquivando ao presente processo contendo ...................... (................................) peas inclusive esta, devidamente numeradas. Conferido e arquivado. Em ............/........./................... ................................ Servidor .............................. Matrcula

DESARQUIVAMENTO

DO FORMULRIO DE DESARQUIVAMENTO

QUEM PODE DESARQUIVAR

QUEM PODE FAZER A JUNTADA

DO DESARQUIVAMENTO/CARIMBO E ENCAMINHAMENTO

DESARQUIVAMENTO

TERMO

DE DESARQUIVAMENTO

Atendendo a solicitao constante da RQ n. _________/____, estou desarquivando o presente processo contendo _______________ ( ____________________) peas inclusive esta, devidamente numeradas. Conferido e desarquivado.
Em _____/________/_______ . __________________ SERVIDOR ________________ MATRCULA

DO SISTEMA DE MALOTE

DECRETO N. 17.616, DE 21 DE AGOSTO DE 1996. Institui o Sistema Integrado de Malote, no mbito do complexo administrativo do Governo do Distrito Federal. PORTARIA N. 32/SEA, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1996. Regulamenta o Decreto n. 17.616, de 21 de agosto de 1996. DECRETO N. 25.947, DE 21 DE JUNHO DE 2005. Cria o Programa de Reduo de Custos Operacionais, estabelece procedimentos a serem adotados para a reduo dos gastos, e d outras providncias. Art. 2, alnea b) otimizar a entrega de documentos e correspondncias utilizando exclusivamente o Sistema de Malote Oficial.

FORMULRIO EXPEDIO DE DOCUMENTOS VIA MALOTE

GERNCIA DE DOCUMENTAO NCLEO DE PROTOCOLO E EXPEDIO EXTERNO DE: ITEM 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 RECEBI O MALOTE RUBRICA MATRICULA DATA LACRE RUBRICA MATRICULA DATA DOCUMENTO PARA: DESTINO ITEM 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 DOCUMENTO EM: / /

DESTINO

CONFERI O MALOTE

DOS PRAZOS DE GUARDA DE DOCUMENTOS

DA TABELA DE TEMPORALIDADE

PORTARIA N 03/SEA, DE 22 DE JANEIRO DE 1998. Aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos Atividade - Meio.

OBJETIVO: ATIVIDADE MEIO/FIM EXEMPLO/ESTRUTURA BSICA DA ELIMINAO DE DOCUMENTOS

DOS PRAZOS DE GUARDA DE DOCUMENTOS

CLASSE 000 - ADMINISTRAO GERAL 010 020 030 040 050 060 070 080 090 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO PESSOAL MATERIAL PATRIMNIO ORAMENTO E FINANAS DOCUMENTAO E INFORMAO COMUNICAES (vaga) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

CLASSE 900 - ASSUNTOS DIVERSOS 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLO DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS

DOS PRAZOS DE GUARDA DE DOCUMENTOS

PRAZO DE GUARDA CDIGO ASSUNTO PATRIMNIO NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES BENS IMVEIS PROJETOS, PLANTAS E ESCRITURAS FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA DESTINAO FINAL OBSERVAO

040

5 anos

1 ano

Guarda Permanente opcional a alterao do suporte, (microfilme ou disco tico) previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpia para consulta. Os documentos que no envolvam pagamentos sero eliminados aps 1 ano.

041

3 anos

5 anos

Guarda Permanente

041.01

FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS GUA E ESGOTO GS At aprovao das contas At aprovao das contas

041.011 041.012

5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao

GERNCIA DE DOCUMENTAO

3966 6166 3966 6182 3966 6214