UDELAR-

Unidad de Capacitacin Jos Jorge (Tito) Martnez Fontana

Nociones de planificacin estratgica

Programa de Gestin Universitaria 2007

Nivel de Conduccin II
Modulo 2. Planificacin Estratgica

Objetivo :
Brindar conceptos claves para el entendimiento de los procesos de planificacin estratgica y en particular su aplicacin a la Udelar.

El concepto de planificacin estratgica

No presentaremos de una vez el concepto de planificacin estratgica, sino que veremos como se fue construyendo este a lo largo de la historia.

Qu se nos pensamos en PLANIFICAR?

ocurre la

cuando palabra

Qu se nos pensamos en ESTRATEGIA?

ocurre la

cuando palabra

Tomemos las ideas comunes que surgieron de las dos preguntas anteriores

El concepto de planificacin estratgica

Toda organizacin disea planes estratgicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas. Esta planificacin incluye planes a largo, mediano y corto plazo.

Origen del concepto

Actividad militar

Adopcin en Administracin
Siglo XX como concepto clave a la hora de organizar y administrar a los diversos tipos de organizaciones.

La Planificacin Estratgica constituye un sistema gerencial con nfasis en el donde estoy y a donde quiero llegar. Entre el punto de partida y el punto de llegada debo especificar el camino a recorrer.

Principales conceptos del proceso de planificacin estratgica:

Misin Visin Valores o filosofa organizativa Poblacin objetivo Objetivos o lineamientos estratgicos Estrategia corporativa Plan de accin Implementacin de la estrategia

Misin

Razn de ser de la organizacin.

Describe el porqu y qu debe hacer la organizacin. Incluye al destinatario de la actividad de la organizacin.

Visin

Hacia dnde se dirige la organizacin Cul es la situacin futura esperada o deseada para la organizacin, Es factor motivacional a la accin

Plantea logros esperados y expectativas

Valores o filosofa organizativa

Marco de referencia Incluye principios, valores y aspiraciones que van a guiar las acciones de la organizacin Pautas de conducta que regulan las acciones de la organizacin y el comportamiento de los miembros de la organizacin Valores fundamentales y valores operativos

Poblacin objetivo
A quienes est dirigida la actividad de la organizacin Personas que organizacional justifican la misin

Objetivos o lineamientos estratgicos

Derivan de la misin organizacional Qu quiere lograr o concretar la organizacin

Estrategia corporativa

Proceso continuo que consiste en adoptar ahora decisiones (asuncin de riesgos) en forma sistemtica y con el mayor conocimiento posible de su carcter futuro Organizar sistemticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar stas decisiones, y en medir los resultados de las decisiones comparndolos con las expectativas

Plan de accin

Conjunto de acciones concretas que permiten aprovechar oportunidades y hacerlas coincidir con los recursos que posee la organizacin. Su finalidad es ejecutar la estrategia institucional. El plan de accin se lleva a cabo en entornos dinmicos, por lo que el proceso del planeamiento es continuo y permanente.

Implementacin de la estrategia

Puesta en prctica de la estrategia diseada

Anlisis del entorno.

Se debe comenzar con el anlisis del entorno de la organizacin y los factores que influyen en su evolucin. PESTEL ( poltico, econmico, social cultural, tecnolgico, ecolgico y legal) y

Anlisis del entorno

Entorno cultural Entorno legal e institucion al

Entorno ecolgico

Organizaci n

Entorno tecnolgic o Entorno econmico

Entorno social y cultural

Anlisis FODA.

Fuerte herramienta de la planificacin estratgica. Herramienta de anlisis institucional que permite realizar un diagnstico de la situacin actual para visualizar las estrategias para el logro de los objetivos de la organizacin. Trata de un anlisis de dos reas: 1. Factores de contexto: oportunidades y amenazas que existen en el entorno en que acta la organizacin. 2. Factores internos de los cuales la organizacin dispone para enfrentar este entorno: fortalezas y debilidades.

FACTORES EXTERNOS. OPORTUNIDADES AMENAZAS

FACTORES INTERNOS. FORTALEZAS DEBILIDADES

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Proceso de administracin estratgica.

Seleccin de la misin y objetivos estratgicos. Anlisis de contexto externo para identificar oportunidades y amenazas. Anlisis interno de la organizacin para identificar fortalezas y debilidades. Formulacin de la estrategia.

Esquema del proceso de administracin estratgica.

CONSIDERACIONES GENERALES

DESCRIPCIN DE CONTEXTO

OBJETIVOS

ESTRATEGIA

PROGRAMA DE ACCIN

METODOLOGA DE MARCO LGICO (ML)

Es una herramienta de para facilitar el

proceso

conceptualizacin,

diseo,

ejecucin y evaluacin de proyectos

MARCO LOGICO Y CICLO DE VIDA

1.1. Identificacin del problema y alternativas de solucin

A. Anlisis de involucrados B. Anlisis del problema C. Anlisis de objetivos D. Identificacin de alternativas de solucin al problema E. Seleccin de la alternativa ptima

Para armar el Marco Lgico debo preguntarme:

QU FINALIDAD PERSIGUE EL PROYECTO?

EN QU CAUSA PUEDO INCIDIR PARA PROVOCAR EL EFECTO DESEADO DEFINIDO EN EL FIN? QU BIENES O SERVICIOS CONCRETOS DEBO GENERAR PARA PODER MODIFICAR LA CAUSA? QU ACTIVIDADES CONCRETAS DEL DIA A DIA, DEBO LLEVAR ADELANTE PARA LOGRAR GENERAR ESOS BIENES O SERVICIOS?

Para armar el Marco Lgico debo preguntarme:

A TRAVS DE QU NMERO O DATO PUEDO DARME CUENTA EN LA REALIDAD SI LOGR CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DEFINIDOS EN CADA ETAPA? DE DNDE OBTENGO EN LA REALIDAD ESE NMERO O DATO PARA MEDIR EL CUMPLIMIENTO? BAJO QU CONDICIONES DEL MEDIO DEBERA TRABAJAR PARA QUE EFECTIVAMENTE SE PUDIERAN CUMPLIR LAS ETAPAS DE TRABAJO Y LOGRAR EL FIN LTIMO DEL PROYECTO?

1.2. Matriz de (planificacin) marco lgico

1.2. Matriz de (planificacin) marco lgico

A. Resumen narrativo de objetivos

I. Fin - Por qu es importante para los beneficiarios y

la sociedad?

II. Propsito - Por qu es necesario para los

beneficiarios?

III. Componentes (resultados) - Qu se

entregar?

IV. Actividades - Qu se har?

1.2. Matriz de (planificacin) marco lgico

B. Indicadores - Los indicadores presentan informacin necesaria para determinar el progreso hacia el logro de los objetivos establecidos por el proyecto.

I. Indicadores de fin y de propsito II. Indicadores de componentes III. Indicadores de actividad

1.2. Matriz de (planificacin) marco lgico

C. Medios de verificacin indican dnde el ejecutor o el evaluador pueden obtener informacin acerca de los indicadores. D. Supuestos comprenden riesgos ambientales, financieros, institucionales, sociales, polticos, climatolgicos u otros factores que pueden hacer que el mismo fracase y se expresa como un supuesto que debe ser cumplido para avanzar al nivel siguiente en la jerarqua de objetivos.

Matriz de Marco Lgico

Fin ltimo que Forma de medir persigue el proyecto. el logro del fin Puntos de impacto Forma de medir para lograr el fin el impacto Bienes o servicios Forma de medir concretos a entregar la Prod. de Bs. Actividades necesarias para Producir esos bienes Forma de medir si cumpli con Actividades Fuente de informacin Fuente de informacin Fuente de informacin Fuente de informacin Condiciones externas Condiciones externas Condiciones externas

LGICA VERTICAL

Importa que las actividades permitan entregar los bienes definidos; que la entrega de los bienes permita incidir sobre los puntos elegidos; que los puntos elegidos efectivamente conduzcan a cumplir el fin.
Debe prestarse atencin a la relacin de CAUSAEFECTO entre los distintos escalonesde la primera columna.

LGICA HORIZONTAL

Importa que los indicadores permitan medir ellogro de la finalidad, o actividad enunciada en trminos de cantidad, calidad, tiempo. El medio de verificacin, debe ser alcanzable, es decir, el indicador debe poder obtenerse de manera relativamente fcil y a un costo razonable. Si no puedo obtener el indicador, o no lo construyo a medida de lo que quiero medir o planteo supuestos irreales, no podr satisfacer la lgica horizontal

RELACIN ENTRE SUPUESTOS Y OBJETIVOS

1.3. Tcnicas para medir resultados

A. Objetivos deben ser logros, xitos y metas cumplidas

Realistas, Eficaces, Coherentes, Cuantificables

1.3. Tcnicas para medir resultados

B. Indicadores son la especificacin cuantitativa y cualitativa para medir el logro de un objetivo, aceptada colectivamente por los involucrados como adecuada

Caractersticas:

Especfico Realizable Medible Relevante Enmarcado en el tiempo Independiente

1.3. Tcnicas para medir resultados

B. Indicadores Tipos de Indicadores

Cuantitativo cunto se quiere producir o lograr? Cualitativo capacidad de respuesta Temporal cundo se lograr? De cobertura para quin? dnde se lograr? De eficacia en qu medida se lograr? De eficiencia relacin costo-beneficio De desempeo presupuestal en qu medida ejecutamos el presupuesto

1.3. Tcnicas para medir resultados

C. Medios de verificacin- Indican dnde el ejecutor o el evaluador pueden obtener informacin acerca de los indicadores Requiere que se considere la disponibilidad de la informacin:
si dicha informacin est disponible con la regularidad requerida; con la actualizacin requerida; con la desagregacin requerida con la frecuencia requerida.

1.3. Tcnicas para medir resultados

C. Supuestos son factores crticos, que estn fuera del control de la gerencia del proyecto o de la agencia ejecutora (que implican riesgo) cuya ocurrencia es necesaria para que el proyecto logre sus objetivos y, por lo tanto, afectar sus probabilidades de xito

I. Fuentes para identificar supuestos

i. Lecciones aprendidas. ii. Simulacin de involucrados (y del cuadro de involucrados). iii. Instrumentos de anlisis.

Ciclo del proyecto