Secretara General

Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos.

CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA 2008
Seccin Segunda Administration pblica Art. 227.- La administracin pblica constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua, desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin, planificacin, transparencia y evaluacin. Art.- 1 y 3 , LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. Del derecho a la informacin Pblica.

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El presidente de la Repblica en el ao 2007, emiti el Decreto 616, declarando el estado de emergencia del Patrimonio Cultural a nivel nacional. Que permiti descubrir, que centenas de instituciones, contenan archivos pasivos o inactivos con importante documentacin. El patrimonio documental generado por la Administracin Pblica, debe ofrecer condiciones de accesibilidad, siendo indispensable y obligatorio mantenerlos organizados y protegidos para asegurar el derecho de la ciudadana al acceso de la informacin. Con este propsito el Archivo Nacional ha preparado el INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, como instrumento didctico que cuya finalidad es la de guiar la organizacin y custodia de documentos y archivos, aplicando tcnicas universales.

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OBJETIVO.

Unificar las tareas tcnico administrativas de registro, control, distribucin, despacho, archivo y conservacin de documentos que se tramitan en las Instituciones Pblicas.

IMPORTANCIA.
Los Archivos Administrativos de las Instituciones Pblicas, representan la Gestin de cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas en la Administracin.

AMBITO DE APLICACIN.

Este instructivo est dirigido a todos los organismos e instituciones del Sector Pblico, ser aplicado en todas las Unidades Administrativas de servicios archivsticos existentes, las instituciones debern contar con la Unidad de Archivo Central que dependern de la Secretara General o en su ausencia de una unidad responsable.
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Con estos antecedentes LA SECRETARIA GENERAL del MIES, presenta este instructivo con el objetivo de: unificar, planificar, organizar y coordinar con las Unidades Administrativas de esta Cartera de Estado, actividades correspondientes al archivo, en busca de su optimo desempeo.

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DEFINICIONES
TIPOLOGA DOCUMENTAL.-Es la expresin de las diferentes actuaciones de la administracin, reflejadas en un determinado soporte (papel, magnticos, microfichas, imgenes, etc.) y con los mismos caracteres internos, especficos en los cuales se determinan su contenido.

FONDO DOCUMENTAL.- Constituye la totalidad de documentacin producida y recibida por una Institucin Pblica.

la

SECCION DOCUMENTAL.- Conjunto de documentos generados en razn de la actividad, bajo una estructura orgnico funcional que dependen del fondo documental, es decir, esta conformada por series documentales. SERIE DOCUMENTAL.- Agrupamiento de documentos que dan testimonio continuado de actividades desarrolladas por una funcin determinada. SUBSERIE DOCUMENTAL.- Conjunto de documentos que se incluye en una serie documental.
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SECCION DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

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DOCUMENTO DE ARCHIVO.- es toda expresin testimonial de

las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las Instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material.

ARCHIVO ACTIVO.- Constituye la documentacin producto de la

actividad institucional, documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta. A.-Archivos de Recepcin y Registro Constituye el inicio de la gestin documental. B.- Archivo de Oficina Son aquellos generados por la actividad de cada Unidad Administrativa. C.- Archivo Central Es nico en cada entidad. D.-Archivo de Descentralizado. Archivo independiente del Archivo Central con las mismas responsabilidades del Archivo de Oficina.
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ARCHIVO INTERMEDIO
Administrador de las series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las Instituciones de servicio pblico, permanece en ste hasta que prescriban sus valores administrativos.

GESTION DOCUMENAL
Es el inicio de la Gestin Institucional que establece los procedimientos de entrada, proceso, salida, y retro alimentacin de la informacin.

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LA ENTRADA DE LA DOCUMENTACIN
A.-Recepcin B.-Calificacin C.-Apertura de Sello D.-Registro y Control E.-Distribucin de Comunicaciones F.-Organizacin de los Archivos

PROCESO DE LA GESTION DEL DOCUMENTO.

A.- Trmite y Control Interno del Documento en las

Unidades Administrativas. B.- Siglas de Identificacin y Numeral del Documento.

C.-Elaboracin de Respuesta. Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevar en las copias al pie del documento la sumilla de firma de responsabilidad de los funcionarios que intervinieron en la elaboracin. 11/20/2009

La Secretara General (Planta Central o Unidad encargada ) es responsable del control, registro, numeracin, fechado y distribucin de los ACUERDOS, CONTRATOS, CONVENIOS, DECRETOS Y RESOLUCIONES, la numeracin es consecutiva por cada periodo de gobierno.

DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO.

La salida de la correspondencia constituye un importante factor para que la entidad cumpla oportunamente la funcin que le corresponde dentro del aparato estatal.

CONTROL Y DESPACHO DE LA DOCUMENTACIN.

La Secretara General correspondiente es responsable del despacho de los documentos. Todo documento que se enve a travs de FAX U OTRO MEDIO ELECTRONICO, que no garantice la durabilidad de la informacin ser remitido inmediatamente el original a su destinatario. Se establecer un registro de salida de la correspondencia.

RETROALIMENTACION DE LA INFORMACION.
Establecer el registro de entrada y salida de los trmites, control de tiempo, congruencia entre la institucin y el ciudadano.
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ORGANIZACION DE ARCHIVOS.
CRITERIOS Todos los documentos se clasifican en referencia a:
Procedencia
Orden cronolgico, numrico y alfabtico Se ordenaran respetando la Seccin, Serie y Subeserie documental.

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ARCHIVO PRINCIPAL
FORMACION DE ARCHIVOS ARCHIVO AUXILIAR (Respaldo)

PRINCIPIOS BASICOS DE ORDENAMIENTO

CLASIFICACION DOCUMENTAL ETIQUETACION DE CARPETAS

Implementar normas de seguridad.

Crear respaldos (archivos auxiliares).

Fijar al menos un plazo anual para la realizacin del inventario.

Implementar un lugar especifico para el archivo de la documentacin indispensable o vital. No pueden ser eliminados documentos originales, aun siendo reproducidos en cualquier soporte. Las copias simples de los trmites, podrn ser eliminadas previa a la calificacin del analista o funcionario responsable.
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AREA FISICA DE LOS ARCHIVOS

Iluminacin Temperatura Humedad Polvo Ventilacin Equipos para Archivo Equipos para planos, mapas o similares Equipos para fotografas

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FONDO DOCUMENTAL SECCION DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

INDICADORES TEMPORALES
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OTROS EJEMPLOS

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