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La norma 14001:2004
Sesin IV
Sesin IV 1. Interpretacin y aplicacin prctica de sistemas de gestin ambiental y la norma ISO 14001:2004
Indice
Sesin IV Caso: Comercial Tcnica SAC Comercial Tcnica SAC es una empresa que importa, ensambla y vende equipos de cmputo y perifricos (impresoras y scaners). Se encuentra ubicada en el distrito de Maranga, cuenta con 55 trabajadores. Su sede cuenta con instalaciones de oficinas, almacenes y ensamblaje. La gerencia general, consiente de la problemtica ambiental desea implementar un SGA. Para ello ha contratado un ingeniero con conocimientos en ISO 14001 y experiencia en SGA, quien ha desarrollado los documentos que se muestran a continuacin
Brindar el mejor servicio de fabricacin y comercializacin de computadoras y perifricos a nuestros clientes, buscando siempre: oExceder sus expectativas oControlar nuestros impactos ambientales previniendo la contaminacin oCumplir la legislacin ambiental aplicable a nuestras actividades y cualquier otro requisito que la organizacin suscriba libremente oMejorar continuamente nuestros procesos.
Objetivo El presente documento describe la estructura del SGA de Comercial Tcnica SAC, establecido y mantenido sobre la base de los requisitos de la norma: ISO 14001:2004. El presente manual y la documentacin a la que hace referencia pretende ayudar a mantener la continuidad del sistema durante circunstancias cambiantes Alcance Se aplica a la base documental, a los registros y documentos externos incluidos en el SGA N Descripcin 1 Alcance del Sistema de Gestin Ambiental Fabricacin y comercializacin de computadoras y perifricos, reproductores de video y sonido y lnea blanca. 2 Poltica Comercial Tcnica establece una poltica del sistema de Gestin Ambiental, aprobada por la Gerencia General de la empresa. Esta poltica es revisada continuamente a travs de las disposiciones descritas en el punto tem 6 del presente manual. As mismo sirve de marco para el establecimiento de los objetivos 5 y metas, ver la seccin 3.3 del presente documento (ver Poltica de Medio Ambiente).
3.1
Aspectos Ambientales Comercial Tcnica identifica sus aspectos ambientales de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Identificacin de Aspectos e Impactos ambientales en el cual se detallan las actividades y responsables para: la identificacin de los aspectos e impactos que Comercial Tcnica puede controlar y sobre los que tiene influencia. la evaluacin de los aspectos ambientales de acuerdo a los criterios de la empresa para determinar la significancia de los impactos y de los peligros. Los aspectos que resulten significativos (indicados en la Matriz Aspectos e Impactos Ambientales sern tomados en cuenta para el establecimiento de objetivos y metas tal (ver seccin 3.3 del presente manual). Requisitos Legales y Otros Los requisitos legales y otros que la organizacin suscribe libremente, relacionados a los aspectos ambientales son identificados y actualizados segn lo establecido en el Procedimiento para la Identificacin y Seguimiento de Requisitos Legales y otros. Tambin se establecen los responsables y mecanismos de cumplimiento legal a seguir (ver matriz de Requisitos legales ambientales aplicables y otros).
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3.2
3.3
3.4
Objetivos y metas El RED establecer los Programas de Gestin Ambiental con objetivos, metas e indicadores relacionados a los Aspectos Significativos identificados (ver documento Objetivos ambientales del Comercial Tcnica). Con este fin, se consideran los compromisos de la poltica, los aspectos ambientales significativos, las opciones tecnolgicas, los requerimientos financieros, operacionales y comerciales as como opinin de los pblicos interesados. Programas de gestin El RED elabora los Programas de Gestin Ambiental para el cumplimiento de los objetivos y metas planteados (ver Programa de gestin para la segregacin y disposicin de residuos slidos y Poltica de apagado de luces y PCs). Para ello asigna responsabilidades y establecen los medios y plazos en que han de ser alcanzados. Asimismo, lleva a cabo la revisin de los Programas de Gestin Ambiental con el fin de asegurarse de alcanzar los objetivos y metas en los plazos previstos, adems de evaluar la necesidad de llevar a cabo modificaciones a los Programas, cuando un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos o modificados. El RED revisa los avances en los programas con la frecuencia que estime conveniente, de manera que se asegure el cumplimiento de los objetivos trazados.
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Implementacin y Operacin Las disposiciones descritas en esta seccin se aplican a la estructura y responsabilidad de las funciones de Comercial Tcnica, a los procesos de entrenamiento, sensibilizacin y competencia de su personal, a los procesos de comunicacin interna y externa, y a los procesos para responder a las contingencias y emergencias. Estructura y responsabilidades El RED es el responsable de definir las funciones, responsabilidades y autoridades del personal que forma parte del Sistema de Gestin ambiental. Las funciones y responsabilidades se encuentran definidas y documentadas en los perfiles del puesto de trabajo. La Gerencia General ha designado al Gerente de Operaciones como su Representante. Capacitacin, sensibilizacin y competencia Comercial Tcnica ha identificado las necesidades de capacitacin de manera que el personal que realiza trabajos relacionados a los aspectos ambientales significativos reciba la capacitacin adecuada verificando que esta haya sido efectiva (ver procedimiento de Comunicacin Interna y Externa Procedimiento para la toma de conciencia de la importancia del SGA)
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4.3
4.4
4.5
4.6
Comunicaciones Comercial Tcnica mantiene mecanismos de comunicacin constante tanto entre los colaboradores como con la comunidad y dems Pblicos Interesados (ver Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas) Documentacin del sistema de gestin ambiental El Sistema de Gestin del Comercial Tcnica se encuentra descrito en el presente manual y dems documentos a los que se hace referencia en st, y que son controlados de acuerdo a lo indicado en la seccin 4.5 del presente manual. Control de documentos El control de los documentos del Sistema de Gestin se realiza de acuerdo al Procedimiento de control de documentos y registros. Control Operacional Las actividades relacionadas a los aspectos ambientales significativos son identificadas de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Identificacin de Aspectos y valoracin de los Impactos ambientales y a su vez para cada actividad se identifica si se requiere de un control operacional o un Programa de Gestin. En esta identificacin se incluyen las actividades realizadas por los proveedores y contratistas quienes son comunicados de los aspectos relacionados a sus actividades segn lo establecido en el Procedimiento 9 de Comunicaciones internas y externas.
4.7
5 5.1
5.2
Planes de Emergencia y Respuesta ante emergencias Las situaciones de emergencia asociadas con impactos ambientales que podran presentarse se identifican de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Identificacin de Aspectos y valoracin de Impactos ambientales. Para prevenir y/o minimizar los impactos ambientales asociados con emergencias se cuenta con Planes de Emergencia. Verificacin y accin correctiva Monitoreo y medicin El monitoreo de los objetivos, metas, el control operacional y el cumplimiento de requisitos legales y otros es revisado por el RED as como en las auditoras internas. No conformidad, accin correctiva y preventiva El tratamiento de las no conformidades y potenciales no conformidades se lleva a cabo segn lo establecido en el Procedimiento para el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas.
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5.3 5.4
Registros El control de los registros se lleva a cabo de acuerdo al Procedimiento para el control de documentos y registros. Auditora del sistema de gestin Comercial Tcnica lleva a cabo a intervalos planificados auditoras internas al Sistema de Gestin sobre la base de la importancia ambiental de sus actividades y a los resultados de auditoras previas. Dichas auditoras se llevan a cabo segn el Procedimiento de Auditoras Internas. Revisin por la direccin Por lo menos una vez al ao la Alta Direccin lleva a cabo la revisin del Sistema de Gestin para asegurar su continua adecuacin y eficacia. Durante estas revisiones, se revisa los resultados de las auditoras internas, cambios en los procesos, resultados de los programas de gestin, poltica, objetivos y estado de las acciones correctivas y preventivas para tomar decisiones y establecer los nuevos compromisos que permitan lograr el mejoramiento del desempeo ambiental
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1.
2. 3.
4.
Objetivo Establecer la metodologa para la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y modificacin de los documentos del SGA. Alcance El presente procedimiento aplica a los documentos que forman parte del SGA. Responsables Gerencias de rea Jefaturas de rea Definiciones Procedimiento: Documento que describe la manera de realizar una actividad, la cual involucra varias reas y no con lleva riesgo alguno. Instruccin: Documento que describe la manera de realizar una actividad la cual involucra un rea y no conlleva riesgo alguno
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5.
Descripcin Necesidad de elaborar o modificar un documento Cualquiera de las Jefaturas de rea de la organizacin deben identificar la necesidad de elaborar / modificar un documento del SGC y proponer el mismo a la Gerencia de su rea. a) Partes Objetivo Descripcin Alcance Control de cambios Responsables Anexos (opcional) Definiciones (Opcional) b) Revisin y aprobacin del documento Elaboracin: Cualquier persona que detecte la necesidad de elaborar / modificar un documento Revisin: Jefatura de Medio Ambiente Aprobacin: Gerencia del rea que aplica al documento
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2.
SEVERI
DAD
MEDIA BAJA
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La empresa establecer un mecanismo de control para todo impacto ambiental que resulte SIGNIFICATIVO. Para aquellos que resulten NO SIGNIFICATIVOS, la empresa se reserva el derecho de establecer o no un mecanismo de control : 6. Los mecanismos de control pueden ser de dos tipos: *(Los Aspectos Ambientales y Peligros Laborales se controlaran dependiendo del tipo de tratamiento, forma y tiempo de implementacin como:) o Control Operativo. o Programa de Gestin
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5.
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d) e)
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6. 7.
Sesin IV I Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA Procedimiento de comunicacin interna y externa
1. Comunicacin interna a) b) Todo nuevo colaborador deber recibir una induccin sobre el SGA dentro de los 7 das tiles de haber ingresado, la cual ser dada por el Jefe del rea respectiva. Para el caso de proveedores de servicios dentro de nuestras instalaciones, cuando aplique la induccin ser previa al inicio del servicio y ser dada por el Gerente de Operaciones o la persona que ste designe. Evidencia de lo anterior ser el formato Lista de asistencia a capacitacin
c)
d) Documentacin del SGI: la distribucin de todo documento nuevo y/o modificado relacionado al SGA se har de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento de Control de Documentos. La capacitacin y/o difusin a las personas involucradas, estar a cargo del Responsable del rea o el representante del rea que efectu la modificacin y/o elaboracin del documento. e) Las responsabilidades: estn contenidas en los perfiles del puesto, los cuales sern comunicados por RRHH a todo personal de la empresa (nuevo o actual). Cada vez que se modifique un perfil del puesto, este deber ser comunicado por RRHH a las personas afectadas.
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Sesin IV Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA Procedimiento de comunicacin interna y externa
f) Requisitos Legales, y Auditorias del SGA sern comunicadas por el RED a la Gerencia General y/o dems partes interesadas, cada vez que se realicen y/o aparezca un nuevo requisito legal.
g) La difusin de la Polticas de Medio Ambiente, Impactos Ambientales, Objetivos y Metas, Requisitos Legales y controles operacionales: sern comunicadas por el RED a travs del manual de Medio Ambiente impreso o en formato electrnico adems de incluir toda esta informacin en un programa de Induccin para personal nuevo y de re-induccin para personal antiguo. El RED deber comunicar al personal los impactos ambientales del rea respectiva as como los mecanismos de control establecidos. Nota: es responsabilidad del Gerente / Jefe de rea hacer el seguimiento para el cumplimiento de los controles operaciones f) La comunicacin interna deber contar con las evidencias respectivas de su ejecucin: registros de induccin, correos electrnicos, entre otros.
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Sesin IV Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA Procedimiento de comunicacin interna y externa
2. Comunicacin externa a) Clientes: para la poltica ambiental el RED ha establecido mecanismos de comunicacin tales como publicacin de la poltica a la entrada de la empresa y en las diferentes reas de la empresa.
b) Proveedores: El departamento de compras ser encargado de comunicar a los proveedores la Poltica de Medio Ambiente. c) En el caso de proveedores que realicen trabajos en los interiores de la empresa, las personas de la parte operativa pasaran por una induccin con el fin de mantener el cumplimiento de las normas proteccin al medio ambiente establecidas que sern complementadas con las inspecciones inopinadas peridicas.
d) Quejas y reclamos: Vigilancia ser el rea encargada de conducir a / los vecino / s que presenten algn malestar por el desempeo de las actividades de la empresa al RED, quien evaluar las alternativas de solucin a la misma (en caso de proceder) y las implementara. De ser necesario, solicitar el VB de la Gerencia General para proceder a implementar las acciones pertinentes
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Sesin IV Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA Procedimiento de comunicacin interna y externa
e) f) Cualquier otro pblico interesado podr comunicar su requerimiento al RED. Este requerimiento seguir un proceso similar al descrito en el prrafo anterior. Gobierno: Se dispone de mecanismos tales como diario oficial (El Peruano), correo directo, fax y/o e-mail para enterarse de los nuevos dispositivos legales (gobierno o autoridad local) que aplican a sus actividades. Para el caso de nuevos requisitos / dispositivos legales, el RED deber comunicar a la Gerencia General la naturaleza de la misma y la forma de cumplirla, quien la autoriza o no. Todo esto se realizara de acuerdo al procedimiento Identificacin y Seguimiento del Cumplimiento de Requisitos Legales. Todas estas comunicaciones debern contar con las evidencias de su ejecucin: registros, correos electrnicos, entre otros.
g)
Con respecto a la difusin de Impactos Ambientales la organizacin ha definido no comunicarlas a menos que lo exija alguna autoridad competente apoyada en un requisito legal especificando las razones, luego la Gerencia General decidir si se dan a conocer los Impactos Ambientales.
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De encontrarse desviaciones a los establecido, el/los responsables debern realizar un anlisis de causas y plantear y ejecutar las acciones correctivas del caso Nota 1: para los monitoreos deber contarse con los certificados de calibracin de los equipos usados en las mediciones Nota 2: Cada Gerencia deber designar los responsables de la medicin de los indicadores (en forma mensual y acumulada), debiendo entregar un reporte mensual a la Gerencia General, indicando las acciones tomadas en caso se encuentren fuera de control) 2. Para el seguimiento de los mecanismos de mejora continua: o o o Acciones correctivas y preventivas: RED Revisiones por la Direccin: RED Resultado de auditorias: RED
El responsable deber verificar el cumplimiento de las acciones previstas en cada una de ellas
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