Ing.

John Harold Lanza Martnez

Son sistemas complejos de informacin que integra distintos procesos dentro de la compaa en puntos esenciales como Compras, Produccin, Presupuestos, Pagos, Etc.

Esta Integracin genera una reduccin de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, as como tambin informacin actualizada y verdica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas, administrativas como estratgicas.

El ERP como tal forma parte de la Cadena de Abasto (Supply Chain) que se encarga de darle servicio a toda la compaa en especial a los procesos principales de la misma para hacerla mas eficiente

En momentos como estos, el ser una empresa de un tamao relativamente grande y no tener implementado un sistema de ERP de manera adecuada puede significar estar fuera del mercado, debido a que los costos administrativos llegan a subir demasiado o a la toma incorrecta de decisiones, por no tener toda la informacin adecuada, verdica o actualizada.

Cabe destacar que el ERP se hace mas necesario y evidente conforme la compaa crece.

Pero a todo esto:

Cmo afecta el ERP dentro de una Organizacin?, Cual es el flujo que sigue el proceso de la compaa y como puede apoyar el ERP a esta compaa?|

En la Figura se muestra el flujo de actividades de un negocio y en todas esta involucrado el ERP.

Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados. Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a travs de un MRP en base a los niveles de inventario. Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del rea y el sistema deber validar si el rea en cuestin tiene presupuesto para comprar el requerimiento. De acuerdo al requerimiento el comprador deber convertir dichos requerimientos en rdenes de compra. Las rdenes de compra debern de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador El Almacn, Planta o usuario deber recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepcin de los mismos deber estar registrada en el sistema (ERP). En caso de ser materia Prima, se deber conocer su estatus dentro del proceso de produccin para de esta manera identificar si se requiere mas materia prima (Se conecta al MRP). El rea de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podr recibir aquellas facturas que estn relacionadas a una recepcin de materiales, materia prima o servicios, El sistema validar que se tenga presupuesto para pagar y asignar una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los trminos y condiciones de la compra. Se le entregar el pago (Cheque) al proveedor y quedar registrada la fecha, el monto y el proveedor al que se le pag en el sistema.

 El Almacn, Planta o usuario deber recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepcin de los mismos deber estar registrada en el sistema (ERP). En caso de ser materia Prima, se deber conocer su estatus dentro del proceso de produccin para de esta manera identificar si se requiere mas materia prima (Se conecta al MRP). El rea de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podr recibir aquellas facturas que estn relacionadas a una recepcin de materiales, materia prima o servicios, El sistema validar que se tenga presupuesto para pagar y asignar una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los trminos y condiciones de la compra. Se le entregar el pago (Cheque) al proveedor y quedar registrada la fecha, el monto y el proveedor al que se le pag en el sistema.

Uno de los valores agregados de un software de ERP es que tan amigable puede ser este, si un software puede tener una entrada ms visible de los requerimientos y es ms amigable entonces la aceptacin del mismo por los empleados ser ms rpida y de la misma forma ser menor la resistencia al cambio

Un ejemplo de esto, es el Software Lilly, que logra integrar al ERP de una forma amigable y con apoyos visuales que pueden llegar a manejar inclusive dibujos de CAD. Con esto se le da un valor agregado al ERP en cuanto al manejo, facilidad de capacitacin y aceptacin del mismo dentro de la compaa

Otro aspecto que ya deben de tener los ERP son el " e-bussiness" el cual poco a poco ser parte fundamental de una empresa, mediante estos sistemas se le puede pedir automticamente a los proveedores que surtan materiales requeridos sin necesidad de que interactu ninguna persona, simplemente cuando se llega el nivel de reposicin del material el sistema genera de manera automtica una orden de compra electrnica para el proveedor para que este la entregue en una fecha previamente pactada.

As mismo se identificaron los 3 pilares que soportan el mantenimiento y buen uso de un ERP Los 3 pilares son:
Personal: Tanto los usuarios como los programadores de soporte tcnico: Los usuarios son los encargados de usar los software, mientras que los programadores deben proporcionar soluciones Infraestructura: De acuerdo a las instalaciones, tamao, giro y necesidades de la empresa, se deber especificar un determinado sistema operativo. Comunicacin: El sistema que implanten debe de poder hacer interfases de manera rpida y fcil con los otros sistemas ya instalados.

Podemos concluir que es responsabilidad de la alta direccin mirarse al espejo y ver como es la empresa y posteriormente ver hacia el futuro para identificar como debe de estar la empresa en 5 o 10 aos y en base a eso tomar las decisiones para las implementaciones de ERP.