Correo electrnico

Amarilis Daz Torres, MLS Bibliotecaria

Correo electrnico o E-mail

El

correo electrnico es el programa conectado a la red de Internet ms utilizado, por la facilidad que representa la comunicacin rpida con otros usuarios a bajo costo y con la facilidad de llegar a cualquier parte del mundo. Todos los sistemas Windows cuentan con un sistema de correo electrnico que funciona de forma muy parecida. El correo electrnico ofrece la posibilidad de incluir attachments o apndices que pueden ser archivos, bases de datos, audio, etc.

Correo elecrnico o E-mail

El

correo electrnico es un sistema de intercambio de informacin, a travs de una lnea telefnica, cuyo servicio emula al del correo postal. Los mensajes enviados por un remitente ser almacenan en un buzn hasta que el destinatario se conecta a la red, recoge su correspondencia y lee su correo. Los mensajes no van directamente a la computadora del usuario sino a una central en donde se depositan en la casilla designada por el administrador, por eso podemos recibir mensajes aunque nuestra computadora est apagada.

Caractersticas comunes del correo electrnico

Acuse de recibo automtico- Se puede comprobar si el receptor ha recuperado el mensaje. Distribucin mltiple- Podemos dirigir un mensaje a varios destinatarios sin necesidad de repetirlo. Respuesta automtica- se puede dar respuesta al emisor sin repetir la direccin del destino en la cabecera. Redireccionamiento- Trasmitir el mensaje a otra direccin simplemente introduciendo el destinatario Privacidad- Restriccin al acceso a los contenidos de los mensajes. Caducidad- Automatizacin del borrado del mensaje por fecha de caducidad del mismo. Archivo- El mensaje puede ser tratado como cualquier archivo y por lo tanto, puede ser almacenado, copiado, eliminado y clasificado.

E-mail

Qu se necesita?
Para hacer uso del correo electrnico, necesitamos abrir una cuenta de e-mail, para ello necesitamos: Tener un servidor que establezca la comunicacin entre usuarios, igual que una oficina de correos tradicional. Un nombre de usuario o username que es la clave de acceso que te identifica y que consta de tres partes, username- en -dominio. Mi username por ejemplo es adiaz. Arroba: Es el signo @ el cual significa en. Dominio: direccin de la computadora central, que puede tener a su vez varios subdominios separados por un punto: Ej. br.inter.edu

Direccin
1

en 2 3

Usuario@dominio
Ej. adiaz@br.inter.edu

Mi direccin de correo electrnico es: adiaz@br.inter.edu, que quiere decir que el buzn adiaz est en el servidor br.inter.edu. Hay compaas que pueden proveer el servicio de correo electrnico de forma gratuita, ej. hotmail.com, terra.com, msn.com, yahoo.com, prtc.net, caribe.net Para abrir estas cuentas debe seguir las instrucciones particulares de cada una.

Qu se necesita?

Dominio
Existen varios dominios, pero fue a partir del verano del 2000 cuando la organizacin que se encarga de la asignacin de estos nombres (ICANN) decidi que era necesario aumentarlos.

Estos son varios ejemplos de dominios

Dominio

Significado Comercial Institucin educativa Gobierno Organizacin

Ejemplo
sanchez@aol.com

com edu gov org net

br.inter.edu

president@whitehouse.gov

publicrelations@redcros.org

Reservado paraateneopr@prtc.net proveedores de servicio Organizacin internacional

executivecom@unesco.int

int

Para

poder ver mis mensajes y que no sean vistos por usuarios no autorizados, necesito que el servidor me provea una llave de acceso o password, la cual protege mi privacidad. Para leer un mensaje solo debe hacer click sobre el mensaje recibido, seleccionndolo de la lista de mensajes. Si no reconocemos quien nos enva un mensaje es conveniente no abrirlo porque se puede tratar de un virus.

Para recibir un e-mail

Para

enviar un correo electrnico debe conocer la direccin o direcciones a las que se van a enviar, ya que contamos con opcin de enviar el mismo mensaje a varios recipientes. Debo ser cuidadoso con la informacin que enva, ya que existe la posibilidad de que otra persona la pueda leer (seguro social, direccin fsica, etc.). Debe tenerse mucho cuidado con los errores ortogrficos ya que una vez se oprima el botn de Enviar o Send, ya no hay forma de recuperar el mensaje.

Para enviar un e-mail

Informacin que acompaa un correo electrnico

El

correo electrnico, adems del mensaje, me dice a qu hora y en qu da se envi, a cuntas personas fue enviado y el tamao del mensaje. Puede ir acompaado de cartas, fotos y de documentos que deben ser compatibles con los programas de la computadora para que se puedan abrir: Ej. Tener instalado Power Point

 Pulse New o Nuevo En el recuadro Para

destinatario. Cc es para enviar copia de mi mensaje a otros usuarios. Debo separar por el signo de punto y coma (;) cada direccin electrnica. Bcc significa que se enviar una copia de mi mensaje a otra persona pero de forma confidencial. Subject Cada mensaje debe acompaarse de un Asunto, (Subject) el cual es el ttulo que le damos a nuestro mensaje. En el recuadro en blanco escriba el mensaje, que debe escribirse como la carta tradicional. Haga click en el botn de enviar.

en la barra de herramientas. (To) escriba la direccin del

Para enviar un mensaje

Enviar
Destinatario

Copia Tema

Cuerpo de la carta

Enviar
Destinatario

Copia Tema

adiaz@br.inter.edu mlopez@br.inter.edu Destrezas de Informacin

31 de julio de 2005 Sra. Maribel Lpez Directora CAI Estimada seora Lpez: Como parte de la informacin disponible para los estudiantes de la Universidad Interamericana, Recinto de Barranquitas, hemos creado un Power Point sobre la utilizacin del correo electrnico. Este estar disponible a travs de la pgina del CAI, http://www.br.inter.edu/caiweb/. Cordialmente, Amarilis Daz Bibliotecaria

 Estas

herramientas le ayudan a clarificar al remitente sobre la importancia del mensaje:

Mensaje muy importante

Importancia del E-mail

Mensaje con poca importancia

Cmo aadir informacin Attachment

El

botn que asemeja a una presilla te permite aadir otra informacin a tu mensaje.
#1 escribimos el nombre del archivo que queremos aadir
#2 damos click sobre el botn de Browse

#3 le damos
#4 Vemos cul documento se aadi click al botn de Attach #5 Cerramos la ventana

Responder a un mensaje del buznInbox

Si

quiere responder al mensaje, haga click en el botn Responder o Replay. Aparecer de nuevo el mismo texto recibido con la opcin de escribir en la parte de arriba la respuesta. Por ltimo, pulse el botn de Enviar o Send. Si el mensaje fue enviado a varias personas y usted quiere que todos lean su respuesta, entonces debe pulsar el botn de Replay to All.

Contestar

No todo el mundo tiene correo electrnico. Los mensajes pueden retrasarse por

problemas tcnicos. No hay garanta de lectura. No hay recibo de entrega. Existe la posibilidad de interpretar errneamente el tono redaccional debido a la ausencia de los modificadores de la expresin.

Desventajas del E-mail

Libreta de direcciones
Para

comunicarse con amigos o con colaboradores, puede encontrar que necesita enviar informacin al mismo grupo con regularidad. Para ello, se puede crear una Lista de distribucin, la cual es denominada Equipo que contiene los nombres del personal. Haga click en Libreta de direcciones o Address Book

Libreta de direcciones
New

Entry o nueva entrada

Haga click en New Entry

Contacts

Luego haga click en ok

Se

escribe la informacin que identifica al nuevo contacto o se puede aadir uno nuevo.

Libreta de direcciones

Aadir lista en libreta de direcciones

Luego

de entrar los nombres en la lista de distribucin se abre la pantalla de Select Members (Selecciona los integrantes) y con la tecla apretada de [Ctrl] puede aadir los nombres de su lista en un solo grupo. Cuando suelte la tecla de [Ctrl] le da un click a Aceptar. Luego de entrar todos los contactos nuevos se le da click al botn de Save and Close (Guardar y cerrar). Luego al dar un click al botn de Address Book aparecer la lista de las personas incluidas en el grupo con un icono que los identifica.

 Antes

de enviar el mensaje resultar muy efectivo revisarlo con la lista siguiente: Objetivo- logr lo que pretenda? Estilo- utilic el tono y vocabulario apropiado? Accin- se adjunta lo que se indica en el mensaje? Estructura- sigue una exposicin lgica? Contenido- est completo? Privacidad- escrib algo que es conveniente comunicar por otro medio? Legibilidad- utilic adecuadamente los signos de puntuacin y modos de citar, facilit la lectura? Direccin- estoy escribiendo la direccin correcta? Tiempo- debo tomar mi tiempo para revisar el mensaje y asegurarme que es claro y preciso.

Lista de cotejo final

Lista de cotejo final

El

correo electrnico cuenta con otras opciones para facilitar el trabajo. Diariamente debemos eliminar los mensajes que no son importantes con la opcin de Deleted Items. Esto evita que la computadora llene la memoria. Tambin hay que borrar los mensajes enviados de la lista de Sent Items. La prctica nos hace diestros en los programas que trae la computadora y son para facilitarnos la vida.

FIN