AUDITORIAS DE GESTION

GESTION DE CALIDAD

Ao del Centenario de MachuPicchu para el Mundo

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE INGENIERIA
2011

QUE ES UNA AUDITORIA

La auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros , documentos, La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las empresas, para observar su exactitud.

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TIPOS DE AUDITORIAS

Auditoria de Gestin Auditoria Contable Auditoria Integrada Auditoria administrativa Auditoria Operacional

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GESTIN

DEFINICION: La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.

AUDITORIA DE GESTION

DEFINICION: La auditoria de gestin es una parte importante del proceso de rendicin de cuentas, puesto que conduce a una opinin independiente acerca del grado en que los funcionarios pblicos cumplen sus responsabilidades con lealtad, eficiencia y eficacia.
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LAS E ADICIONALES
Eficacia : grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Eficiencia: relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos . Economa :requiere que los recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajo costo. tica: evala cumplimiento de cdigos de conducta o de tica por parte de los directivos. Equidad: evala si las operaciones del ente impactan equitativamente en los miembros de la sociedad. Ecologa : : Evala cumplimiento de las normas de medio ambiente .
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Determinar funcionamiento. Determinar efectividad. Proveer oportunidad de mejora. Asegurar cumplimiento de requisitos legales o regulatorios. Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas . Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos.

OBJETIVOS

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CRITERIOS

Al iniciar una auditoria de gestin, el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades histricas, recuperacin sobre inversin, clases de productos usuales de distribucin. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de evaluar las condiciones fsicas, y localizar indicios de posibles reas de problemas.
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El CONTROL INTERNO Y DE GESTION

El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades.
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CONTROL DE LA AUDITORIA DE GESTIN

La norma bsica en la Auditoria de Gestin es que el personal est apropiadamente supervisado. El Supervisor y el Coordinador debern controlar el cumplimiento de los programas, aprobar los ajustes a los mismos y requerir del Gerente las autorizaciones correspondientes.
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Auditoria interna

Persona que tiene la competencia para llevar a cabo una auditoria, tiene la Capacidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades en el proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de Auditoria.
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Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Deben definirse, en un procedimiento documentado.

El auditor interno debe ser capaz de comunicarse con cualquier persona sin importar: Jerarqua dentro de la organizacin - Nivel de educacin - Edad - Gnero - Etc.

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Auditoria externa

Revela oportunidades claves, amenazas estrategias, se formulan para sacar ventaja de las oportunidades y evitar reducir el impacto de las amenazas ,como en los: Competidores, proveedores, distribuidores, acreedores, clientes, comunidades, gerentes, accionistas, empleados ,sindicatos, grupos de inters,productos,servicios.
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Es conforme con:
Los acuerdos planeados Los requisitos de ISO 9001:2000; Los requisitos establecidos por la organizacin. Ha sido eficazmente implantado y mantenido. Se debe planear un programa de auditorias, tomando en consideracin el estado e importancia de los procesos y reas a ser auditados, as como los resultados de auditorias previas.
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PERFIL DEL AUDITOR

Caractersticas deseables amigable analtico buen comunicador buen receptor carcter firme diplomtico honesto

inquisitivo (curioso) ntegro interesado justo objetivo paciente perseverante profesional razonable sabe planear siempre corts

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Caractersticas NO deseables agresivo autoritario deshonesto fcil de influenciar indeciso inmadura no sabe planear poco comunicativo poco profesional poco razonable polmico terco

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ELABORAR LISTAS DE VERIFICACIN Ayuda de memoria Asegura que se cubran todos los temas y puntos Asegura profundidad y continuidad de la auditoria Ayuda a administrar el tiempo Organiza la toma de notas Ayuda a la preparacin del informe
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EJEMPLO DE FORMATO PARA LISTA DE VERIFICACIN

REUNIN DE APERTURA

Explicar el objetivo, alcance y criterios de la auditoria. Describir el proceso de auditoria a seguir y entregar la agenda. Informar mtodo para levantar no conformidad. Solicitar un gua. Requisitos de seguridad. Acordar la fecha y hora para la junta de cierre.

Realizar entrevistas Aplicar las tcnicas de auditoria. Documentar las evidencias de auditoria encontradas. Manifestar en forma verbal si se ha encontrado alguna No Conformidad.

Preparacin para la entrevista

Dejarle tiempo a los auditados antes de llegar. Nunca llegar antes de la hora ni tarde. Considerar: - Hbitos del auditado - Comidas - Descansos - Hora de cierre Para el Auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien est funcionando el sistema de calidad. GESTION DE CALIDAD

Para el Auditado: La actitud inicial del auditor determinar el desarrollo de la auditoria: - Aceptacin. - Confianza. - Agrado. - Apertura. - Comodidad.

Desarrollo de la auditoria

Ubicacin correcta. - Mnima distraccin. - El escritorio puede ser una barrera. - Auditor y auditados deberan ser un solo equipo.

Crear un buen clima para la comunicacin: - Espacio - Tiempo - Contacto visual - Lenguaje corporal - Trato respetuoso

Creando el clima para la comunicacin. - Hacerlo fcil para el auditado. - Eliminar temores. - Explicar el objetivo. - Explicar las notas. - Mantener al auditado informado de las observaciones.

Los malos hbitos - Prdida de atencin. - Preocupacin. - Sobre-reaccin. - Interrumpir al auditado. - Escuchar sin mirar. - Escuchar slo lo que deseamos or. - Usar el tiempo de escuchar para reflexionar

TCNICAS DE AUDITORA

La aplicacin de tcnicas de auditoria permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no: Documentacin que soporte el sistema de gestin de calidad. Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. Cumplimiento con los criterios de auditoria.

Haga preguntas utilizando los 7 amigos de auditor QU? POR CUNDO? DNDE? CMO? QUIN? MUSTREME

Las preguntas: - Deben dirigirse a la informacin relevante. - No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Usar palabras coloquiales. - Se incorporan en la conversacin. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. Respuesta a preguntas cerradas: S/No Respuesta a preguntas directas: pocas palabras.

Junta de cierre o Reunin de clausura - Se presentan los resultados de lo encontrado. - Se permite que el auditado presente evidencias objetivas adicionales. - Se llega a un acuerdo sobre la completa aceptacin de las no conformidades. - El Auditor Lder puede dejar una lista manuscrita de las no conformidades o un reporte preliminar.
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Comentarios del auditor - Agradecimiento a los auditados. - Recordar objetivo y alcance. - Informar el detalle de hallazgos y no conformidades. - Recordar que "Auditoria es una muestra". - Resaltar oportunidad de mejora. - Resumen global. - Preguntas y aclaraciones. - Acciones correctivas y plazos. - Seguimiento. (Si es posible, entregar a los auditados los reportes de No Conformidades)
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Gracias ..