Produciendo eventos masivos

AR2RO MUOZ

CONTENIDO:
1.- Pre- Produccin de eventos masivos a)Logstica y planeacin. b)Planificacin de presupuestos. c)Tipos de eventos masivos. d)Plan de Produccin. e)Contratos (equipo tcnico, personal, entre otros) f)Promocin y Publicidad.

2.- Produccin en eventos masivos

a)Eventos masivos. b)Logstica y Desarrollo el da del evento. c)Seguridad. d)Qu hacer ante un problema en dicho evento? e)Personal (puestos). f)Pagos y ganancias. 3.- Proyecto Final (El alumno debe de desarrollar un simulacro de un evento masivo, empleando los elementos impartidos en el curso)

Qu es la Logstica?

La Logstica es aquella parte de la gestin que planifica, implementa y controla el flujo, el almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e informacin relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los consumidores.

Beneficios de la logstica
- Incrementar la competitividad.
- Cumplir con los requerimientos del mercado. - Agilizar las actividades de compra del producto terminado. - Planificar estratgicamente para evitar situaciones inesperadas. - Optimizar los costos, tanto para los proveedores como para los clientes. - Planificar de forma eficaz las actividades internas y externas de la empresa.

Planeacin
Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la actuacin depende en gran parte de una buena planeacin.

George R. Terry Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. Leonard J. Kazmier Consiste en determinar objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos. Robert N. Anthony Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.

Planificacin de presupuestos
Un presupuesto es un plan por escrito que describe sus ingresos y gastos de la forma ms precisa posible. Los presupuestos y los planes de gastos son esenciales para usar el crdito prudentemente y cumplir con las metas financieras, como ahorrar para el anticipo o pagar la cuota hipotecaria mensual. Con estas herramientas, descubrir sus pautas de gastos y puntos en los cuales podra ahorrar. La palabra presupuesto parece bastante inofensiva, aunque existen pocos trminos en espaol que provoquen ms ansiedad y emociones negativas. Si lee un peridico, enciende la televisin o escucha la radio, lo bombardean con noticias sobre recortes presupuestarios, dficits presupuestarios o despidos relacionados con cuestiones de presupuesto. No sorprende que la mera mencin de la palabra provoque sobresaltos.

PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

La planificacin de un evento abarca diferentes factores y cada uno de ellos es tan importante como el anterior, ya que debemos tener en cuenta que un evento se trata fundamentalmente de una correcta planificacin, organizacin y ejecucin, es por eso que resulta tan importante que todo evento multitudinario cuenta con los servicios de una empresa productora de eventos musicales, no solo porque el hecho de organizar este tipo de eventos resulta ser bastante complicado para una persona sin experiencia, sino porque tambin, justamente, las productoras de eventos musicales suelen cubrir cada una de las reas con profesionales.

Tipos de eventos masivos.

Abiertos

Como son en Deportivos, Plazas. Delegaciones, entre otros.

Cerrados

Como son en el Auditorio Nacional, Palacio de los Deportes, entre otros.

Plan de Produccin
El plan de produccin es la organizacin de todo el proceso productivo, o lo que es lo mismo, recoge todos los aspectos tcnicos y organizativos que conciernen a la realizacin de dicha produccin o evento. Las fases para confeccionar un plan de produccin son las siguientes:
Necesidades Tcnicas: Equipo de audio, iluminacin, video, ingeniera, consolas, Back line, entre otras. Target deseado: Nmero de personas, gnero, edades, etc. Patrocinadores: dependiendo del evento (cerveceras, telefona, refresqueras, etc.) Seguridad: tanto privada como pblica (Proteccin civil, polica, ambulancias, etc.) Personal: las personas necesarias a dicho evento (Productores, ingenieros, staff, abogado, etc.) Promocin y Publicidad: La Promocin y publicidad en un evento es para reforzar y dar a conocer dicho evento. (Ex. Lonas, papeletas, postales, flyers, souvenirs, etc).

Contratos
Un contrato, es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre dos o ms personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral. Es en suma el contrato un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones relativos, es decir, slo para las partes contratantes y sus causahabientes. Adems del acuerdo de voluntades, algunos contratos exigen, para su perfeccin, otros actos de alcance jurdico, tales como efectuar una determinada entrega (contratos reales), o exigen ser formalizados en documento especial (contratos formales), de modo que, en esos casos especiales, con la sola voluntad, no basta.
Ver anexo contrato.

Promocin y Publicidad
La publicidad es una tcnica de comunicacin comercial que intenta informar al pblico sobre un producto o servicio a travs de los medios de comunicacin con el objetivo de motivar al pblica hacia una accin de consumo.
A travs de la investigacin, el anlisis y estudio de numerosas disciplinas, tales como la psicologa, la sociologa, la antropologa, la estadstica, y la economa, que son halladas en el estudio de mercado, se podr desarrollar un mensaje adecuado para el pblico. La publicidad llega al pblico a travs de los medios de comunicacin. Dichos medios de comunicacin emiten los anuncios a cambio de una contraprestacin previamente fijada para adquirir dichos espacios en un contrato de compra y venta por la agencia de publicidad y el medio, emitiendo el anuncio en un horario dentro del canal que es previamente fijado por la agencia con el medio, y con el previo conocimiento del anunciante. Tal contrato es denominado contrato de emisin o de difusin. La Promocin es un elemento que consiste en incentivos de corto plazo que la empresa realiza para fomentar la venta de un producto o servicio. Segn Kotler es "la cuarta herramienta del marketing-mix, incluye las distintas actividades que desarrollan las empresas para comunicar los mritos de sus productos y persuadir a su pblico objetivo para que compren".

Eventos Masivos
En trminos generales un evento masivo contempla la permanencia de una multitud dentro un espacio confinado y por un tiempo limitado, con un propsito comn que en ocasiones deriva en una alteracin emocional, lo que a su vez propicia el abandono de los valores personales y la conciencia individual, por un comportamiento de alguna manera irracional. Estos eventos masivos comprenden una amplia gama de espectculos desde deportivos, musicales, artsticos, hasta celebraciones particulares. Por tal motivo los riesgos en un evento masivo no provienen nicamente de las deficiencias de las estructuras en donde se lleva a cabo para facilitar la permanencia o trfico de las personas, sino tambin del comportamiento de la multitud presente, ya que, como lo establece el Modelo de Hienrich, slo el factor humano es quien provoca los actos y condiciones de riesgos que derivan en accidentes y que a su vez generan las lesiones a las personas y los daos a las propiedades.

Seguridad
En principio, las medidas y previsiones de seguridad en un evento masivo pretenden proteger a las personas presentes, as como preservar la integridad de las propiedades que son parte y/o se encuentran en el lugar del evento. Para tal propsito se deben contemplar e integrar dos mbitos: los enfocados a evitar riesgos y que corresponden al campo de la seguridad fsica y proteccin civil y los orientados a evitar daos y que corresponden al campo de la seguridad funcional.