PLANEACIN EN UNIDADES DE INFORMACIN

Lic. Elizabeth Huisa Veria

Conceptos
Planificar es determinar de antemano el camino

a seguir. Consiste en determinar por anticipado qu debe hacerse, cmo debe hacerse, cunto debe hacerse y quin debe hacerlo. (Ramos Simn, Luis F., p. 78) - La planificacin consiste en generales de una institucin o de un conjunto de instituciones a corto, mediano y largo plazo; definir las polticas o las estrategias para alcanzar esos objetivos; establecer el marco normativo dentro del cual desenvuelven las acciones de la institucin. (Gmez Hernndez, Jos A., 2002, p.54).

Para qu sirve planear?

Sirve para llenar el vaco que existe entre lo que hoy somos y lo que queremos ser. Segn McClure (En: Gmez Hernndez, J. A., 2002, p. 55) la planeacin sirve para: Dotar a la organizacin de metas que se conviertan en fines para llegar a una situacin nueva. Disear estrategias que se concreten en proyectos de actuacin. Definir las actividades que deben realizarse, cuando hacerlas y qu medios son necesarios y cules estn disponibles.

Para qu sirve planear?

Segn Gloria Ponjun Dante, Jos A. Gmez Hernndez y otros autores, el proceso de planeacin requiere de diferentes etapas: - Establecimiento de misin, objetivos y polticas, - Provisin, ordenamiento y seleccin de premisas e informacin relacionada con la consecucin de los objetivos. - Establecimiento y seleccin de alternativas que contemplen la incorporacin dinmica y creativa de las tecnologas. - Elaboracin del plan de accin que asigne los recursos necesarios para llevar a la prctica la estrategia seleccionada.

Definicin de Planeamiento Estratgico

El Planeamiento Estratgico es un

concepto que data de mediados del siglo XX, como una herramienta administrativa de la alta direccin de las empresas, cuyo resultado se refleja en el Plan Estratgico, el cual se convierte en gua de las riendas que tomar la empresa hacia el logro de sus objetivos.

Algunas definiciones
El autor George Steiner nos dice sobre los

orgenes de P.E. La Planeacin estratgica formal fue introducida en 1950, en algunas de las empresas comerciales ms importantes de aquel tiempo, denominndolo sistema de planeacin a largo plazo. Hasta ese entonces era predominante la direccin y planeacin de tipo operacional, la cual se centraba en la gestin de reas especficas, resolviendo problemas a corto plazo.

 P.E es el esfuerzo sistemtico y mas o menos formal de una

compaa para establecer propsito, objetivos, polticas y estrategias bsicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en prctica las polticas y estrategias, y as lograr los objetivos y propsitos bsicos de la compaa.
El P.E. se define como un proceso y un instrumento:

proceso, porque constituye un conjunto de acciones que comprometen al personal de una Entidad en la bsqueda de claridades respecto a las estrategias a adoptar para llegar a la Visin de la organizacin, teniendo en cuenta el potencial institucional actual y futuro. Como instrumento: constituye un marco conceptual que orienta a la gestin institucional con el objeto de llegar a realizar la visin de la Entidad, en el cual se plasma el Plan Estratgico Institucional

Propsito y beneficios del Planeamiento Estratgico

Establecer el propsito y los objetivos Determinar direccin y prioridades Proveer un marco de accin para el desarrollo de polticas

y toma de decisiones Ayudar a la efectiva asignacin y uso de recursos Sealar temas crticos y riesgos, as como las fortalezas y oportunidades.
Beneficios Mayor confianza por parte de la organizacin a la que

pertenece. Mejor prospecto financiero Mejora la moral y motivacin del personal Mejora las relaciones laborales y el espritu de equipo. Mejora la satisfaccin del cliente. Incremento de servicios efectivos y relevantes

Planificacin Estratgica
La planeacin estratgica se realiza para responder a tres preguntas: qu es nuestra unidad de informacin, qu ser y qu debera ser. La planeacin estratgica como el proceso que se sigue para determinar las metas (objetivos) de la organizacin y las estrategias que permitir alcanzarlas La planeacin estratgica provee el marco dentro del cual se llevan a cabo los planes operacionales que tienen que ver con desarrollo diario de la organizacin. Sobre la planeacin estratgica descansa la misin y visin, describiendo en trminos muy amplios el negocio de la organizacin y hacia donde se dirige.

VISION SISTEMICA
Etapa filosfica Misin Visin Valores

Polticas Etapa analtica

Anlisis Interno Objetivos Etapa operativa Estrategias Plan Estratgico Anlisis Externo

Accin y desarrollo

Organizacin y control

FASES PARA EL P.E

Desarrollando una Visin

Imagine la regin, comunidad u organizacin ideal con la que usted suea, dentro de cinco o diez aos. Descrbala, en trminos de estos capitales: Econmico & financiero (mercados, ventas, ahorros, crdito) Fsico (recursos naturales) Social, organizativo y empresas Humano (educacin, liderazgo) Tecnolgico (conocimiento local) Requiere armonizar los intereses existentes; cmo se pueden complementar entre ellos?

Analizando la Brecha: Visin vs. Realidad (Stoner y Wankel)

Sirve para determinar el nivel de cambio

requerido. Contine pensando en trminos de los capitales. Si seguimos con las estrategias actuales, cmo ser la brecha dentro de cinco, diez aos para cada capital? Necesitamos fundar algn tipo de organizacin? Mientras ms grandes sean las brechas proyectadas, mayor ser la necesidad de cambio en las estrategias.

Formulando la Misin y Objetivos (Kotler y Armstrong)

Defina el propsito, misin y objetivos de la organizacin. En cul negocio estamos? Quines son nuestros

clientes? La misin no debe enunciarse en trminos de un producto o servicio, sino basada en las necesidades del mercado o cliente. Los productos se vuelven obsoletos, las necesidades del cliente no. La misin no debe ser ni muy amplia ni muy estrecha. La misin debe ser realista, concreta y motivadora. Divida la misin en objetivos que sean especficos y cuantificables. Los valores de los participantes y la organizacin son importantes.

PARA QUE SIRVE UN ANALISIS FODA

FODA es la sigla usada para referirse a una

herramienta analtica que permite trabajar con toda la informacin que se posea sobre una organizacin, sea sta institucin o empresa. Tambin sirve a nivel personal.
Es til para examinar las:

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES Y AMENAZAS

 Representa un esfuerzo para examinar la interaccin

entre las caractersticas particulares de su negocio o institucin (personal) y el entorno en el cual ste compite.
Tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por

todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto-mercado, lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica de negocios, etc.
Las conclusiones obtenidas pueden ser de utilidad en el

anlisis de mercado y en las estrategias de mercadeo que se diseen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

 Debe enfocarse solamente hacia los factores claves

para el xito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Anlisis FODA

 LA PARTE INTERNA:

Tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algn grado de control. Fortalezas y Debilidades.
LA PARTE EXTERNA:

Mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales tenemos poco o ningn control directo. Oportunidad y Amenazas.

Anlisis Externo
Son los factores externos que indirecta o

potencialmente condicionan el comportamiento de la organizacin e influyen sobre el desarrollo de sus actividades. Tiene como fin relacionar a la organizacin con su entorno, identificando los aspectos negativos llamados amenazas. El entorno indirecto est conformado por variables de orden econmico, sociocultural, poltico legal, tecnolgico.

OPORTUNIDADES
Factores o situaciones presentes en el

entorno de la organizacin y que pueden generar acciones que favorezcan el desarrollo de la organizacin, si se decide aprovecharlas Posibilidades que ofrece el entorno de la organizacin que pueden ser aprovechadas para lograr materializar con xito su misin

AMENAZAS
Dificultades y obstculos que pueden

entorpecer la capacidad de respuesta de la organizacin

Restricciones que presenta el entorno

para la materializacin del propsito institucional y sobre los cuales la organizacin tiene escaso o nulo control

Matriz Evaluacin de Factor Externo (EFE)

Es una herramienta para determinar la

posicin estratgica externa. Consiste en listar las oportunidades y amenazas del entorno y determinar la importancia relativa de cada una para el desempeo de la unidad de informacin, asignacin dentro de un rango.

Anlisis Interno
Consiste en evaluar la situacin presente de la

organizacin para identificar las fortalezas o aspectos que contribuyen positivamente a la gestin y las debilidades o aspectos negativos que obstaculizan el adecuado desempeo de la organizacin. Los factores a analizar ser la visin, misin, objetivos y estrategias de la organizacin; asimismo aspectos tales como los recursos humanos, recursos tecnolgicos, recursos econmicos, infraestructura y equipos, productos y servicios, procesos, cultura organizacional.

Cadena de Valor
Es una herramienta que separa las actividades

estratgicas ms relevantes de una organizacin, para poder entender el comportamiento de los costos y las fuentes existentes y potenciales de diferenciacin.
La cadena de valor considera actividades primarias y

actividades de apoyo, cada una de stas de no ser bien administrada, puede dar origen a imperfecciones en la gestin de la organizacin adems de su rea respectiva; por lo que este anlisis permitir tomar las acciones necesarias para superarlas y poder competir en el entorno. De la cadena de valor se obtiene las fortalezas y debilidades de la organizacin.

Cadena de Valor Interna

CICLO DE INNOVACIN CICLO DE OPERACIONES CICLO SERVICIO POST-VENTA

CREA LA IDENTIFICA OFERTA EL DE MERCADO PRODUCTOS Y SERVICIOS

ENTREGA CONSTRUYE LOS LOS PRODUCTOS PRODUCTOS Y Y SERVICIOS SERVICIOS

SERVICIO AL CLIENTE

NECESIDADE S DEL CLIENTE SATISFECHAS

Matriz de Evaluacin del Factor Interno (EFI)

Herramienta que se aplica para determinar la

posicin estratgica interna. La matriz EFI, resume fortalezas y debilidades de la unidad de informacin y determina la importancia relativa de cada una para el desempeo de la Unidad de Informacin. El procedimiento es el mismo que el de la Matriz EFE, con la diferencia que las oportunidades y amenazas se reemplazan por las fortalezas y debilidades.

Generacin de Estrategias

Qu es estrategia?
La Estrategia crea una direccin para la organizacin en

base a sus diversos objetivos y orienta la mobilizacin de recursos, empleados para mover a la organization hacia estos objetivos. (Stoner y Wankel)

Estrategia es el patrn de objetivos, propsitos, o metas y polticas y planes principales para alcanzar estas metas, enunciados de tal manera que definan en cul negocio est o debera estar la empresa y la clase de empresa que es o debera ser. (Learned et al) La formulacin de estrategia requiere que los decisores amornizen lo siguiente: (Learned et al) las oportunidades en el entorno, fortalezas y debilidades de la empresa, valores personales de los ejecutores claves, expectativas ms amplias de la sociedad respecto a la empresa.

Desarrollando las Estrategias (Hamermesh; Stoner & Wankel; Kotler & Armstrong)

La Estrategia responde a la pregunta Cmo hacemos para alcanzar nuestros objetivos? Identifique, evale y seleccione estrategias alternativas. Siempre mantenga en la mira las necesidades del mercado y a los competidores. Las estrategias tienen que responder a las capacidades y habilidades de la organizacin; aproveche sus fortalezas. En ocasiones, sin embargo, una estrategia exigir una inversin para captar nuevas capacidades y habilidades. El desarrollo e implementacin de estrategias son tanto contnuas como simbiticas.

Estrategias

Estrategias
La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo

de la estrategia DA (Debilidades vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institucin que estuviera enfrentada slo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situacin totalmente precaria. De hecho, tal institucin tendra que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidacin.

La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia,

DO (Debilidades vs- Oportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una institucin podra identificar oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado.

Estrategias
La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA

(Fortalezas vs-Amenazas), se basa en las fortalezas de la institucin que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una institucin fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una institucin deben ser usadas con mucho cuidado y discrecin.

La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier institucin le

agradara estar siempre en la situacin donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas vsOportunidades) Tales instituciones podran echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios.

Ejemplo Instituto Politcnico Nacional (Mx)

Ejemplo en Unidad de Informacin

FORTALEZAS APROVECHAR FO MAXI-MAXI =OFENSIVOS OPORTUNI DADES -Conformacin de una Biblioteca Infantil Especializada en Ingls (F1+F2+F5+O1+O3) -Alianza Estratgica con la Embajada Britnica del Per. (F2+O3) DEBILIDADES OPONER DO MAXI-MINI =DEFENSIVOS -Alianza Estratgica con la Biblioteca Municipal y otras bibliotecas de la jurisdiccin. (D1+D5+O5) -Implementar el link de la biblioteca con la finalidad de marketearse ante los Convenios de Nidos. (D5+O1). EVITAR DA MINIMINI=SUPERVIVENCIA -Proponer a las autoridades la urgencia de actualizar la coleccin en ingls y mejorar la tecnologa, para enfrentar a la competencia. (D2+D3+D4+A1+A3) -Implementar hardware en la biblioteca y difundir el link de la biblioteca en la web de la Institucin. (D3+D4+A1)

AMENAZAS

TRANSFORMAR FA REORENTACINTRA

MAXI MINI =

-Desarrollar proyectos culturales. (F1+A1) -Establecer visitas guiadas a la Biblioteca Infantil. (F1+F3+F5+A1)