Administracin de los recursos de donacin del Fondo

1. Principios para la Gestin de Proyectos del Fondo

Rubros No Elegibles

Nmina; Impuestos; Compra de ttulos valores; Compra o arrendamiento de tierras; Construccin de edificaciones; Compra de vehculos; Pago de deudas o pasivos; Plizas de garanta.

1. Principios para la Gestin de Proyectos del Fondo

Principios Contables

Registrar los libros de contabilidad ante la autoridad competente

(artculo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993).

Registrar el proyecto en un centro de costos independiente. Respetar el principio de causacin. Registrar los recursos del Fondo como un pasivo (obligacin).

1. Principios para la Gestin de Proyectos del Fondo

Administracin de Recursos Financieros

Manejar los recursos del Fondo en una cuenta corriente

independiente y exclusiva para el proyecto.

Fijar medidas de control: Registrar dos firmas autorizadas. Establecer el monto para pago en cheque. Realizar los pagos a proveedores, acreedores y funcionarios en
cheque y adjuntar los soportes correspondientes.

1. Principios para la Gestin de Proyectos del Fondo

Compras

Requisitos mnimos para compra de bienes:

Tener la autorizacin del director del proyecto. Relacionar las compras con el presupuesto aprobado para el proyecto. Solicitar tres cotizaciones con las mismas caractersticas, en lo posible. Obtener garantas de calidad y mantenimiento.

Una vez realizada la compra:

Adquirir plizas que cubran riesgos de dao, prdida o incumplimiento. Registrar los bienes en el libro de contabilidad.

1. Principios para la Gestin de Proyectos del Fondo

Obligaciones con Terceros

Cumplir con pagos, prestaciones sociales y aportes parafiscales

provenientes de las relaciones laborales.

Cumplir con las normas sobre licencias de software, derechos de

autor y propiedad intelectual (Ley 603/2000).

Cumplir oportunamente con los pagos y declaraciones tributarias.

2. Prcticas Administrativas

Soportes que deben enviar al FONDO cada cuatro meses para valorar el desempeo presupuestal, administrativo y contable del proyecto:

Relacin de gastos. Copia de extractos bancarios. Conciliaciones bancarias. Copia de la declaracin de retencin en la fuente. Balance de centro de costos del proyecto. Certificaciones de las contrapartidas ejecutadas. Carpeta de comprobantes de egresos. Contratos de personal del proyecto (Visita inicial).

2. Prcticas Administrativas
Flujograma de egresos

1 NECESIDAD

2 GASTO ELEGIBLE

3 COTIZACION, NEGOCIACION Y APROBACION

4 CONTRATO

5 ORDEN DE COMPRA

9 CALCULO RFTE

8 AUTORIZACION DE PAGO DE LA FACTURA

7 RECEPCION FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

6 RECEPCION A SATISFACCION DE BIEN O SERVICIO.

10 GENERACION DEL CHEQUE

11 CONTABILIZACION

12 ACTUALIZACION PRESUPUESTAL-PES

13 CONCILIACION BANCARIA

SOLICITUD DESEMBOLSO

15 LIBROS OFICIALES

14 ANALISIS Y GENERACOIN BCE PRUEBA

2. Prcticas Administrativas

Ejercicio de Compras

2. Prcticas Administrativas
Cotizaciones

2. Prcticas Administrativas
Seleccin y orden de compra
CAMARA FOTOGRAFICA DSC-W90
PRECIO INCLUYE FORMA PAGO $ 949.000 BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO *NO CONTRAENTREGA INCLUYE MEMORIA NI ESTUCHE- NO HABIA DISPONIBILIDAD ALKOSTO $ 999.000 BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO, CONTRAENTREGA MEMORIA ADICIONAL Y ESTUCHE JAMACOLOR $ 1.040.000 BATERIA, CARGADOR, SOFTWARE, CATALOGO, CONTRAENTREGA MEMORIA ADICIONAL Y ESTUCHE EMPRESA SONY

2. Prcticas Administrativas

Causacin
Factura No.1820, ALKOSTO, cmara digital de $999.000: a. Verificar el gasto del presupuesto a que pertenece: Inversiones ........ $999.000 b. Verificar si el proveedor es auto retenedor, el porcentaje de retencin a aplicar y si la base est dentro de los lmites establecidos: Retencin en la fuente 3.5% $34.965 c. Realizar la causacin en contabilidad: Cuenta por pagar . $964.035

2. Prcticas Administrativas

Comprobantes de egresos

Soportar todo pago con su

comprobante de egreso y soporte (factura o cuenta de cobro).

Diligenciar todo el comprobante de

egreso:

Consecutivo, Concepto, Descuentos, Firmas (beneficiario y aprobador), Datos del cheque.

2. Prcticas Administrativas

Relacin de gastos
FECHA 23/05/2008 COMPROBANTE DE EGRESO # 25680 # DEL CHEQUE 1758 DETALLE DEL GASTO Compra de Cmara Digital VALOR RUBRO PRESUPUESTAL

$ 999.000 Inversiones

2. Prcticas Administrativas

Extractos Bancarios

Verificar entradas y salidas de

efectivo.

Verificar manejo exclusivo. Revisar saldos mes a mes. Identificar sobregiros. Verificar coherencia entre
ingresos y desembolsos del Fondo.

2. Prcticas Administrativas

Conciliaciones Bancarias

Verificar saldo de extracto con

movimientos contables.

Revisar cheques pendientes por

pagar/cobrar de un mes a otro.

2. Prcticas Administrativas

Balance del Centro de Costos

Verificar que la contabilidad est al

da.

Verificar coherencia entre gastos

ejecutados y contabilizados.

Verificar coherencia entre

contabilidad y PES.

Verificar exclusividad del centro de

costos.

2. Prcticas Administrativas

Contratos de Trabajo

Verificar que todo el equipo ejecutor tenga contrato de trabajo. Realizar las retenciones en la fuente: Prestacin de servicios: 6% si no declara y 4% si declara. Consultoras: 10% si no declara y 11% si declara. Verificar la inscripcin y pagos del equipo ejecutor al SSS: IBC 40% del contrato y respaldarlas con la fotocopia de los aportes.

Liquidacion Seguridad Social

Ingreso Base: 40% del contrato Salud: 12.5% Pension: 16% Fondo de Solidaridad: 1% Riesgos Profesionales: 0.522%

2. Prcticas Administrativas
Declaracin de Retencin en la Fuente

Adjuntar soporte por terceros. Discriminar tipo de retencin y

monto cancelado.

2. Prcticas Administrativas

Certificacin de contrapartidas

Especificar montos ejecutados a la fecha de corte por rubro y

clase de aporte (efectivo o especie).

Firma de quien ofrece la contrapartida (representante legal y

contador/revisor fiscal).

Verificar coherencia de montos entre certificados y PES.

2. ndice de Capacidad Administrativa y Financiera-ICAF

Qu es el ICAF: Es un ndice de capacidad administrativa y financiera. OBJETO: medir las capacidades administrativas y financieras con que cuenta la organizacin, y fortalecerla. Periodicidad: se realiza al iniciar el proyecto, a la mitad de ejecucin del proyecto y al finalizar el mismo .

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