PROYECTOS

Microsoft Project

Lo imposible

Lo posible

Hace 50 aos la complejidad de los proyectos eran bastante menores Riqueza = posesin de tierras o de bienes materiales

Hoy Riqueza = En muchos casos la riqueza de una empresa es un papel

Algunas Caracteristicas actuales de los negocios Complejidad extremada en todos nuestros negocios Velocidad sorprendente
Debemos trabajar por proyectos sabiendo que todos los esfuerzos son temporarios y con objetivos claros y definidos

Que es un proyecto?
Es un emprendimiento no repetitivo. Es algo que huye de nuestra rutina de trabajo. Es algo nuevo que nos exige un tratamiento diferente, una visin y una gestin diferenciadas. Adems un proyecto tiene una secuencia clara y lgica de eventos. Ejemplo. No es posible que yo llegue a un aeropuerto, entre un avin y recin despus piense, bueno a donde estoy yendo, es necesario que ante yo defina el lugar para despus definir como llegar hasta all. El tercer aspecto muestra que es temporal, tiene principio, medio y fin. Esto no quiere decir que sea corto o que sea largo.

Esa caracterstica de que tenga un trmino definido es lo que va a marcar el proyecto. Adems un proyecto tiene un objetivo claro y definido Significa saber exactamente lo que quiero cosechar con el termino de mi proyecto. Otro aspecto, tenemos costos, plazos, calidad y recursos limitados. No dispongo de todo el dinero del mundo, todo el plazo del mundo, todos los recursos del mundo. y tengo que alcanzar la mejor calidad posible para diferenciarme de mi rival Cuando hablo de diferenciarme me refiero a personas con habilidades gerenciales que hacen que el proyecto sea un xito.

Pero que es el xito?

xito es terminar el proyecto ms rpido, Es consumir menos dinero, Es sorprender al cliente con la calidad Es consumir menos equipamientos, Menos recursos .

No. xito significa cumplir lo planeado,

Significa cosechar lo que se ha plantado Si he plantado una sola semilla es imposible cosechar una montaa de frutos, Si he plantado una sola semilla tendr suerte si cosecho algn fruto, porque mi plano y mi xito estn en una semilla Si he plantado mal es imposible cosechar bien.

Etapas de un Proyecto

Iniciacin Planeamiento Ejecucin Control Finalizacin

Tringulo del Proyecto

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

programacin del mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los

recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo

necesario para realizarlos.

Definir un proyecto Durante la fase de planificacin de proyectos que tienen una duracin significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto. Definir los objetivos del proyecto Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento delos mismos. Un objetivo de proyecto claro es especfico y medible. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos".

Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

* Una lista de resultados del proyecto. * Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los hitos intermedios. * Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. * Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto. Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estn oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto.

Definir las suposiciones del proyecto Durante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas cuestiones importantes sin respuesta Por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. Para comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipotticas y, a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: * Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. * Se pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional sobre esos factores

Hay que tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones adicionales: Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas. Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento) Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas? Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes?

Cmo programa Microsoft Project

Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin = trabajo / esfuerzo de recurso,

Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes

de que la tarea est realizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de

tiempo para realizar una tarea.

Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los

recursos asignados a la tarea y su asignacin.

Por ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores). La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

Se necesita enviar cartas a una lista de contactos ofreciendo nuestros nuevos productos , la misma que tiene que ser aprobada por la alta gerencia para su impresion y envio.

Id
1 2 3 4 5 6

Nombre
Ordenar lista de envo Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Imprimir carta Enviar carta

Id 1 2 3 4 5 6

Nombre Ordenar lista de envo Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Imprimir carta Enviar carta

Duracin .125d 1.d 1.d 1.d 2.d .d

Comienzo 01/01/2011 01/01/2011 02/01/2011 03/01/2011 04/01/2011 07/01/2011

Fin 01/01/2011 01/01/2011 02/01/2011 03/01/2011 07/01/2011 07/01/2011

Predecesoras 1 2 3 4 5

Establecer dependencias y delimitaciones de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas Ejemplo Vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra.

Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas

Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal por ejemplo se preparan las paredes, se pintan y despus se decoran Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos por ejemplo cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. por ejemplo la tarea "Contactar servicios de abastecimiento debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir mens".

Dependencia entre tareas

Descripcin La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).

Fin a comienzo (FC)

Comienzo a comienzo (CC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A). La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

Fin a fin (FF)

Comienzo a fin (CF) La tarea

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, Si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora.

Establecer tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas tiempo de adelanto especifica superposicin entre tareas que tienen una dependencia Por ejemplo Si una tarea puede comenzar cuando su predecesora est a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora

En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se adelanta al trmino de la primera

tiempo de posposicin

especifica retraso entre tareas que tienen una dependencia

si se necesita un retraso de dos das entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempo de posposicin de dos das

En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se pospone al trmino de la primera

Estructurar las tareas en un esquema lgico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general, creando una jerarqua.

Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas.

Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea.

Especificar la informacin de recursos y establecer los perodos laborables En este punto del proceso de planificacin del proyecto, se han identificado, aprobado y adquirido todos los recursos. Se sabe quines son los integrantes del equipo y qu equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del proyecto. Ahora es necesario introducir la informacin de los recursos en el plan del proyecto.

Pasos a seguir:
Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto Especificar informacin bsica de los recursos Establecer mtodos para comunicar la informacin del proyecto Especificar o revisar los conjuntos de aptitudes de recursos Agregar una nota sobre un recurso Establecer los costos de los recursos Establecer tasas de pago o tarifas para recursos Establecer costos de material Establecer los perodos laborables para el proyecto y los recursos Especificar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto

Introducir informacin para un recurso de trabajo

En el campo Tipo, asegrese de que el tipo de recurso est establecido en el valor predeterminado Trabajo.

Introducir informacin para un recurso material

En el campo Tipo de recurso, seleccione Material para recursos materiales El campo Capacidad mxima est desactivado para recursos materiales

Utilizar notas
Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse segn se desee. 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3. En el campo Nombre de recurso, seleccione un recurso. 4. Haga clic en Notas del recurso .

Notas

Establecer perodos laborables, das no laborables y vacaciones a los recursos

En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

Asignar un calendario base a un recurso

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la ficha Horario de trabajo.

Estimar costos
La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos histricos que va a utilizar como base para la introduccin de informacin de costos en Microsoft Project. A continuacin, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto.

El mtodo de estimacin de costos ms conveniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del nivel de precisin necesario y de las prcticas de su organizacin

Pasos a seguir:
Establecer tasas de pago y tarifas para recursos Establecer costos fijos de tareas Establecer costos de material Cambiar las tablas de tasas en una asignacin de recursos

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos