Terceira Aula

Excel Avanado
Aula 3
04/03/2012
Prof Wagner Xantre Tagarro
Listas
Os dados nas linhas e colunas do Excel podem ser ordenados, filtrados e totalizados. A lista uma forma eficaz e fcil de efetuar estas tarefas. Considere linhas regulares de dados, como endereos, nomes de clientes ou produtos e montantes de vendas trimestrais.
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Imagine que j introduziu alguns dados para os vendedores no Excel e que introduziu cabealhos, como Nome e Data para cada coluna desses dados. Uma lista dever comear com cabealhos de colunas bem organizados. No Excel, a exatido conta bastante. Para que o Excel veja estes dados como uma lista, dever clicar em qualquer clula nos dados, apontar para Lista no menu Dados e, em seguida, clicar em Criar Lista. A caixa de dilogo Criar Lista aparecer e vai clicar em OK, confirmando que os dados tm cabealhos (de colunas) e que os dados indicados so os que pretende incluir na lista. Tambm pode realar um intervalo de clulas para utilizar na criao de uma lista. Nota: Se a lista no tiver cabealhos, sero criados pelo Excel. Indicaro "Coluna1", "Coluna2", etc
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As setas do Filtro Automtico so adicionadas automaticamente na linha do cabealho. Aparece um limite azul escuro na lista. S
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Os dados so uma lista e cada coluna na lista tem setas do Filtro Automtico na parte superior da lista na linha do cabealho. O limite azul escuro na lista indica o intervalo de clulas contidas na lista. Pode ter mais de uma lista numa folha de clculo quando utilizar o comando Lista. O limite azul distingue uma lista de outra e ajuda-o a identificar dados de lista dos outros dados da folha de clculo. O limite azul escuro poder mudar para um limite azul suave se clicar fora da lista e as setas na parte superior da lista desaparecero se clicar fora da lista.
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Quando outro nome, Callahan, for adicionado clula A8... ...uma nova linha Inserir adicionada na clula A9.
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A linha que contm um asterisco na parte inferior a linha Inserir, que naturalmente a linha que utilizaria para inserir dados adicionais. Assim que introduzir dados nessa linha, outra linha Inserir vazia ser adicionada lista, pelo que poder continuar a adicionar dados. Se tiver clicado fora da lista, a linha Inserir e o asterisco desaparecero e o limite da lista mover-se- uma linha para cima. Pode adicionar uma coluna lista bastando escrever na coluna vazia direita. A lista ser expandida automaticamente para incluir essa coluna.
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Somar valores na lista
Clique no boto Mostrar/Ocultar Linha Total na barra de ferramentas Lista... ...para adicionar uma linha Total lista.
O boto Mostrar/Ocultar Linha Total totaliza automaticamente a ltima coluna na lista. Para obter um total na coluna C do exemplo, basta clicar no boto Mostrar/Ocultar Linha Total. Pronto, j est. O Excel adicionar outra linha com a palavra "Total" e com a soma. Note que, se a ltima coluna contiver alguns dados que no possam ser somados, como uma coluna de nomes, o Excel contar o nmero de itens. Na sesso prtica, ver como efetuar clculos em colunas, mas no na ltima. Sugesto: Pode desativar o total clicando novamente no boto Mostrar/Ocultar Linha Total. A linha Total desaparece.
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Ordenar e Filtrar uma Lista
As setas do Filtro Automtico so adicionadas automaticamente na linha do cabealho na parte superior da lista.
Quando cria uma lista com o comando Lista, ser adicionado automaticamente setas do Filtro Automtico lista. Nesta lio, vai aprender a utilizar as setas do Filtro Automtico para ordenar e filtrar os dados da lista. Tambm vai ver como o comando Lista permite trabalhar com vrias listas numa nica folha de clculo.
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Como Ordenar a Lista
Clique em Ordenao Descendente para ver primeiro as encomendas mais recentes.
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Pode ordenar qualquer coluna numa lista bastando para isso clicar na respectiva seta do Filtro Automtico e escolher um dos comandos para ordenar no menu que aparece. Se pretende-se ordenar a coluna Data por ordem descendente para ver primeiro as encomendas mais recentes. Pode clicar na seta no cabealho Data e, em seguida, clicar em Ordenao Descendente. E j est. Nota: Para ordenar o contedo de mais de uma coluna de uma s vez, pode clicar em Ordenar no menu Dados. A caixa de dilogo Ordenar aberta e a poder escolher as colunas a ordenar e a forma como pretende orden-las.
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Como Filtrar a Lista
Selecione Peacock para filtrar a lista para mostrar apenas as vendas de Peacock.
Filtrar dados de lista to simples como fazer a respectiva ordenao. Basta clicar numa seta do Filtro Automtico e efetuar uma seleo. O Excel mostra automaticamente apenas os dados especificados. Por exemplo, pode filtrar por nome para ver todas as vendas efetuadas por Peacock em vez de mostrar as vendas de todos. Ou pode filtrar por data para ver a quantidade de vendas efetuadas num determinado dia e por quem. Independentemente da coluna para a qual especificou dados, o Excel mostra apenas as linhas filtradas, nessa coluna e em todas as outras colunas na lista.
Nota: Se pretender ocultar as setas do Filtro Automtico, pode apontar para Filtro no menu Dados e, em seguida, clicar em Filtro Automtico. Se pretender mostrar setas do Filtro Automtico ocultas, pode efetuar o mesmo procedimento.
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Mais de uma lista em uma Folha de Clculo
Pode adicionar uma linha lista direita sem adicionar uma linha lista esquerda.
Quando utilizar o comando Lista, pode ter mais de uma lista numa folha de clculo. Pode adicionar ou eliminar uma linha numa lista sem adicionar ou eliminar uma linha numa lista junto mesma. Tambm pode ordenar estas listas separadamente, uma vez que a utilizao do comando Lista atribui automaticamente a cada lista as prprias setas do Filtro Automtico. Em verses anteriores do Excel, podia ter as setas do Filtro Automtico numa s lista de cada vez. No Excel 2003, as setas do Filtro Automtico para cada lista so ativadas quando clica dentro dessa lista. No entanto, repare que, se tiver duas listas lado a lado e filtrar uma das listas, a outra lista parecer estar tambm filtrada, uma vez que o Filtro Automtico oculta toda a linha, e no apenas a linha na lista que est filtrada.
Listas Personalizadas
Para criar uma seqncia personalizada de preenchimento siga os seguintes passos: Ferramentas / Opes / v para a guia Listas Personalizadas. Em Listas Personalizadas, clique em Nova Lista. Em Entradas da Lista, aps digitar um tem, pressione <ENTER> para validar a entrada. Por exemplo, para criar uma lista de clubes de futebol digite Cruzeiro e pressione <ENTER>, Ipatinga e pressione <ENTER> e assim por diante. Quando terminar, clique no boto Adicionar e depois em OK.
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Caso voc j tenha em uma planilha os itens a serem convertidos em lista, selecione essas clulas e depois abra a guia Listas. Note que em Importar Lista das clulas h uma referncia ao intercalo selecionado; clique no boto Importar. Com isso a lista acrescida s listas personalizadas. Para excluir uma lista, na guia Listas selecione a lista, clique em Excluir e clique no boto OK para confirmar a excluso.
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Ferramentas/Opes/Listas personalizadas
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Filtros
A ferramenta Filtragem boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar exibir dados que atendem uma certa condio e ocultar os demais. Filtrar um meio fcil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados de uma lista. Quando se filtra uma lista (banco de dados), o Excel exibe apenas as linhas que contm um determinado valor ou que atendam as determinadas condies de pesquisa denominadas critrios.
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AutoFiltro serve para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o contedo de uma clula ou usando critrios simples de comparao, com at dois critrios por rtulo (coluna). Para ativar o AutoFiltro selecione uma nica clula dentro do banco de dados. Clique no menu Dados, Filtrar e em seguida AutoFiltro.
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Nos ttulos da planilha apareceram caixas de seleo (dropdown, combobox), vide figura abaixo:
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Filtrando a Lista
Estas caixas de seleo servem para que possamos definir critrios do que queremos que seja filtrado e do que deve ser exibido.Exemplificando, num banco de dados com 34 lanamentos (linhas) com um campo chamado diviso, onde no mesmo aparecem apenas 4 tipos de diviso, sendo que isto ocorre pelo fato de que muitas divises so repetidas, ou seja, existe mais de um registro por diviso (expl. 4 funcionrios trabalham na diviso de fax). Repare que na figura acima que clicar no autofiltro da Diviso aparecem apenas os 4 tipos de Diviso cadastrados (copiadoras, fax, impressoras e scanners), independente do nmero de vezes em que elas se repetem e em ordem alfabtica.
Podemos tambm classificar o banco de dados quando ativamos o autofiltro. Repare que as primeiras opes que temos Classificar em Ordem Crescente e Classificar em Ordem Decrescente. A lgica de classificao idntica a dos botes AZ e ZA. Voltando ao autofiltro, utilizando ainda a figura anterior, vamos selecionar uma das opes apresentadas, porm utilizando agora o campo Departamento. Vamos selecionar o departamento de Marketing, portanto, mova o mouse at o nome do departamento e clique sobre o nome desejado. Confira o resultado na figura a seguir:
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Repare que somente as linhas correspondentes ao departamento de Marketing apareceram. Repare ainda que no Cabealho de Linha alguns nmeros esto fora de ordem e na cor azul. Isto ocorre porque ao selecionarmos o departamento de Marketing na caixa de seleo, demos instruo ao Excel para somente acrescentar os dados que atendessem a este critrio (Departamento = Marketing), escondendo temporariamente os demais registros. Os outros registros continuam na tabela, mas esto ocultos.
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Se neste momento, com a planilha filtrada, voc efetuar uma soma, por exemplo, colocar uma funo autosoma para saber o valor total do salrio de todos os funcionrios, voc vai obter o resultado somente do que est visvel. Os dados ocultos, apesar de estar em na planilha, no sero computados no caso de qualquer nova conta que os envolva. Outro detalhe que no ttulo Departamento, a seta da caixa de seleo aparecer na cor azul. Isto ocorre para chamar a ateno, indicando em que coluna o filtro est aplicado. Para re-exibir a lista inteira novamente, basta clicar na caixa de seleo e escolher a opo Tudo.
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Podemos aplicar filtros em cada um dos ttulos. Ativando novamente o filtro do Departamento de Marketing, e a seguir, na caixa de seleo do ttulo diviso, selecionando Copiadoras:
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Constata-se que a lista atendeu ao segundo critrio e agora est reduzida de 6 registros para apenas 3. Para re-exibir a lista completa, podemos selecionar cada um dos rtulos e definir como Tudo ou limpar a todos os critrios de uma s vez, clicando no menu Dados, Filtrar e Mostrar todos.
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Critrios Personalizados
No tpico anterior, aprendemos como aplicar critrios nicos em cada ttulo. Agora vamos ver como possvel aplicar mais de um critrio por ttulo. Para isto, vamos utilizar a opo Personalizar que apresentada na caixa de seleo.
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Com a opo de personalizar autofiltro possvel selecionar, por exemplo, dois departamentos ao invs de um. possvel, tambm, selecionar um intervalo. Contudo, deve estar atento as opes E e OU, pois caso seja selecionada a opo errada o filtro aparecer em branco . (expl: selecionar todos os salrios maiores que R$ 380,00 E menores que R$ 1.400,00 selecionar o departamento de Marketing OU Copiadoras).
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Filtrando os 10 Primeiros / ltimos

Outro tipo de filtro que podemos utilizar a opo 10 primeiros, porm esta opo somente pode ser utilizada para informaes numricas ou datas. Ao escolher esta opo apresentado um formulrio.
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Na primeira caixa de opo temos a oportunidade de pedir para mostrar os primeiros ou os ltimos. importante interpretar que Primeiros significa maiores e ltimos significa menores. Na segunda caixa, podemos determinar a quantidade. Na terceira caixa, podemos determinar que sejam Itens ou Por Cento. Com esta opo possvel determinar que o Excel filtre, por exemplo, os 10 maiores salrios de uma determinada base de dados.
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Filtro Avanado
A opo de autofiltro que vimos anteriormente, normalmente atende 90% de nossas necessidades. Os outros 10%, requerem uma melhor elaborao vamos conseguir aplicando o Filtro Avanado. A elaborao dos critrios do Filtro Avanado so um pouco mais complexos, mas os resultados compensam. Antes de voc poder aplicar o filtro, tem que criar um cenrio com os critrios. Para ilustrar melhor, segue a seguir a base que ser utilizada como exemplo:
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Queremos aplicar um filtro em nossa base de dados que nos permita observar trs departamentos (no autofiltro) podamos ter no mximo dois critrios. O cenrio citado, nada mais do que a reproduo das linhas de ttulos de nossa base de dados, portanto faremos uma cpia dos ttulos abaixo da base. Nossa necessidade ser filtrar os departamentos de Arte, Marketing e Contabilidade, portanto, colocaremos estes nomes abaixo do ttulo de nosso cenrio. Segue exemplo:
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Filtrar a Lista no Local

Selecione qualquer clula dentro da base de dados e em seguida no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado.
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O formulrio anterior nos fornece a opo de filtrar os dados na prpria base de dados ou copiar para outro local. Apresenta ainda o intervalo de nosso banco de dados, que neste exemplo est no intervalo B4:G38. A seguir precisamos preencher o campo Intervalo de Critrios, que o cenrio que criamos. Em nosso exemplo, nossos critrios esto no intervalo B43:G46. Tanto podemos fornecer todo o intervalo que criamos, ou somente a parte que interessa, ou seja, o intervalo onde esto os dados relativos aos departamentos que desejamos, que neste exemplo poderia ser F34:F46. No tem diferena em fornecer o endereo completo, pois os dados no preenchidos abaixo dos ttulos no interferem em nada. Para preencher o intervalo, podemos digitar a informao, ou selecionar a rea. O resultado ser:
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Filtrar Criando Intervalo de Valores

Outro exemplo: queremos agora filtrar somente os salrios entre R$ 1.000,00 e R$ 2.000,00. Neste caso, quando queremos criar um intervalo de valores, torna-se necessrio que tenhamos dois ttulos iguais, colocando os valores conforme figura abaixo: Salrio Salrio
>=1000 <=2000
A seguir, selecione qualquer clula dentro da nossa base de dados, clicando a seguir no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado. Preencha o campo intervalo de critrios, que o cenrio que criamos acima.
Filtrar Criando Intervalo de Datas

Para criar um intervalo de datas, o procedimento o mesmo anteriormente descrito. Duplique o ttulo e coloque as duas datas, conforme abaixo:
Dt.Admisso
>=05/05/1999
Dt.Admisso
<=31/12/1999
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Tabela de Critrios
Recurso diferente de maior do que maior ou igual a menor do que menor ou igual a Comea com "J" No comea com "J" Termina com "R" No Termina com "R" Contm "F" No contm "F" Segunda Letra Igual a "A" Operador <> > >= < <= J* <>J* =*R <>*R *R* <>*F* ?A
Terceira Letra Igual a "A"

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??A
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Filtrando para Outro Local da Planilha

Outra vantagem do Filtro Avanado podermos ter os dados em outro local da planilha. Vamos filtrar todos os funcionrios do departamento de Arte, e determinar que os dados sejam apresentados a partir da clula B46. Ative o Filtro Avanado conforme os exemplos anteriores, e marque a opo Copiar para outro local. Quando ativamos este recurso, o Excel libera o campo Copiar para. Indique neste campo o local onde o Excel deve apresentar os dados que atendam ao filtro. Basta indicar uma nica clula.
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Confira na figura abaixo:
Agora clique em OK e confira o resultado.

Podemos por exemplo, criar outro critrio para que o Departamento de Contabilidade seja filtrado,apresentando os dados a partir da clula B54.
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Conforme figura anterior, observamos que o resultado do primeiro filtro permanece e que o segundo filtro apresentado a partir da clula especificada. Podemos criar quantos filtros forem necessrios, desde que determinaremos que a apresentao seja abaixo do anterior. Importante: no podemos ter nenhum dado abaixo do ponto que determinamos que os dados sejam apresentados, pois, no momento que o Excel vai colar as informaes, todos os dados nas linhas abaixo do ponto de referncia sero apagados, mesmo que a informao filtrada tenha somente duas ou trs linhas de informao.
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Filtrando para Outra Planilha

Podemos querer filtrar os dados para outra planilha. Neste caso, se fizermos os procedimentos normais,conforme visto nos exemplos anteriores, somente determinando outra planilha no local onde devem ser apresentados os dados, o Excel apresentar a mensagem de erro abaixo:
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Voc no pode iniciar o procedimento de filtro avanado na planilha onde voc tem os dados. Para conseguir que os dados sejam apresentados em outra planilha, voc deve iniciar os procedimentos na planilha onde voc quer que os dados sejam apresentados. Vejamos na prtica. Selecione uma nova planilha, clique no menu Dados, Filtrar e Filtro Avanado. Ao iniciar o recurso de Filtro Avanado, selecione a opo Copiar para outro local, clique em Intervalo da lista e v at a planilha onde encontram-se os dados serem filtrados, em seguida defina os critrios e o local onde devero ser exibidos os dados. Vide figura seguinte:
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Clique em OK e confira o resultado.

Filtrando Somente Registros Exclusivos

O registro exclusivo um recurso interessante do Filtro Avanado. Ele consiste em filtrar registros em duplicidade e exibi-lo uma nica vez, ou seja, o Excel compara todos os dados coluna a coluna, evitando repeties. Exemplificando, copiaremos as informaes contidas na linha 5 para a linha 6, duplicando assim o registro.
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Filtre a base de dados para apresentar o departamento de Marketing. Mantenha o filtro na mesma pgina, mas utilize o recurso Somente registros exclusivos. Vide resultado a seguir:
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Repare que apesar do registro em duplicidade do funcionrio Robert DNiro da Silva, no filtro ele aparece apenas uma vez. Outro tpico interessante do Filtro Avanado poder filtrar para outro local somente a parte do banco de dados que nos interessa. Por exemplo, utilizando a base de dados descrita acima, vamos aplicar um filtro tendo como critrio o departamento de Arte, indicando somente os campos Funcionrio, Salrio e Departamento sejam copiados para outro local.
Para que isto seja possvel, crie tambm uma linha com os ttulos que quer copiar.
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Filtrando para Outro Arquivo

possvel filtrar dados de outro arquivo de dados, sendo que o procedimento ser o mesmo. Abra o arquivo no qual voc quer que os dados sejam apresentados. Acione o recurso de Filtro Avanado na opo de copiar para outro local. Com o cursor na opo Intervalo da Lista, v ao menu Janela e selecione o arquivo onde encontram-se os dados. Selecione a rea onde esto os serem filtrados, selecione a rea onde encontram-se os critrios (os critrios podem estar tanto na planilha onde encontram-se os dados, quanto na planilha onde sero exibidos os dados filtrados) e finalmente defina o intervalo onde sero exibidos os dados finais.
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Validao de Dados
Muitas vezes, quem cria uma planilha deseja restringir o tipo de dados que o usurio final (ele mesmo ou uma segunda pessoa) ir introduzir em determinadas clulas da planilha. Este tipo de restrio serve para evitar, por exemplo, que se insira algum dado incorreto em um campo da tabela. O recurso Validao permite impedir que valores fora dos parmetros sejam digitados em uma clula. Para isso, devemos definir quais so os dados vlidos para aquele campo especfico que desejamos restringir. O tipo de dado aceito pode ser um nmero (inteiro ou decimal), uma data, um horrio, um texto ou qualquer outro tipo de dado definido pelo usurio.
Supondo que uma tabela com um campo Cdigo do Professor, que deve ser preenchido com um nmero inteiro de 1 a 10. Podemos visualizar logo abaixo esta tabela:
Utilizando o Excel, vamos impedir que seja digitados nmeros menores que 1 ou maiores que 10.
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Validao Passo a Passo

Selecione as clulas em que desejamos aplicar a validao. No menu Dados, escolhemos a opo Validao.
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Isto dever abrir a janela Validao de dados como a que se segue. Selecione a guia Configuraes, observe o campo Permitir:, o padro do Excel permitir Qualquer valor, ou seja qualquer valor digitado pelo usurio ser aceito. Clique na seta ao lado do valor do campo Permitir, selecione na lista uma opo conforme situao. Seguindo o exemplo, utilizaremos a opo Nmero Inteiro. Note que os outros campos tornaram-se disponveis nesta janela. Abra a lista correspondente ao campo Dados. Esta lista vai dar uma srie de critrios a serem aplicados ao valor digitado na clula. Neste caso, queremos valores [Entre 1 e 10]. Ento selecionamos a opo Entre
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Digitamos os valores desejados nos campos Mnimo e Mximo que no caso do exemplo utilizado, estes valores so 1 e 10, respectivamente. Em seguida clicamos em OK.
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Quando o usurio insere um valor no vlido em uma clula com este recurso, aparece o seguinte aviso:
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Inserindo Mensagens de Erro

Podemos personalizar o aviso de erro, na mesma janela Validao de dados, entramos na guia Alerta de Erro e inserimos textos nos campos Ttulo e Mensagem de Erro. Lembre-se de deixar marcada a opo Mostrar alerta de erro aps a insero de dados invlidos, para que as demais opes fiquem disponveis.
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Agora o alerta de erro assume uma nova aparncia:
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Inserindo Alertas de Entradas de Dados

Podemos definir tambm uma alerta que aparece toda vez que selecionamos uma clula com o recurso Validao, para isso, escolhemos a guia Mensagem de Entrada na janela Validao de Dados. De forma semelhante mensagem de erro, digitamos um ttulo e uma mensagem, no esquecendo de deixar marcada a opo Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula para que as demais opes fiquem disponveis.
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Quando selecionamos a clula, a seguinte mensagem aparece:
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Criando uma lista de dados

Um recurso muito prtico a criao de lista de dados, onde determinamos o que pode ser digitado num determinado campo. Analisaremos o exemplo abaixo:
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Do lado esquerdo temos uma base de dados, que representa os dados que devem ser preenchidos na tabela ao lado, abaixo do ttulo Empresa. Queremos restringir para que somente os dados constantes na base de dados sejam aceitos.
Para criar esta lista, selecione a rea onde os dados vo ser digitados. Neste exemplo ser o intervalo Base de Dados. A seguir clique no menu Dados, Validao. Escolha na opo Permitir, Lista e a seguir indique a Fonte, como sendo o intervalo das clulas Perdigo at Eleva e clique em OK.
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A seguir, selecione a primeira clula abaixo de Nome e digite um nome qualquer e pressione seta para a direita. Repare que ao selecionar a clula ao lado (abaixo de empresa) automaticamente aparecer um boto com uma seta ao lado da clula. Voc pode digitar a informao normalmente ou pressionar Alt + Seta para baixo para exibir a lista de palavras. Selecione na lista o que voc quer inserir na clula e pressione Enter. Outra opo clicar neste boto e selecionar a palavra com o mouse.
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Ao criar a lista, voc pode configurar uma mensagem de entrada e erro.
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Contato:
wxantre@unicarioca.edu.br
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Como Filtrar a Lista

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Mais de uma lista em uma Folha de Clculo

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Filtrando os 10 Primeiros / ltimos

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Filtrar a Lista no Local

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Filtrar Criando Intervalo de Valores

Filtrar Criando Intervalo de Datas

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Terceira Letra Igual a "A"

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Filtrando para Outro Local da Planilha

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Confira na figura abaixo:

Agora clique em OK e confira o resultado.

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Filtrando para Outra Planilha

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Filtrando Somente Registros Exclusivos

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