AULA 04 05_03_2012 CONTROLE INTERNO

As normas de auditoria estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, a poca e extenso dos procedimentos de auditoria. O auditor independente executa os seguintes passos na avaliao do controle interno: Levanta o sistema de controle interno; Verifica se o sistema levantado o que est sendo utilizado na prtica; Avalia a possibilidade de o sistema de imediato revelar erros e irregularidades; Determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.

Avaliao do Controle Interno NOTA 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Volume de testes % 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Um bom sistema de controle interno funciona como uma peneira na identificao desses erros ou irregularidades. A nota 0 zero, representa que no existem controles e a nota 8 mxima, significa que o controle interno excelente. Observe que o auditor sempre executa testes, mesmo no caso de o sistema de controle interno ser excelente.

O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.

Sistema de Conferncia, aprovao e autorizao; Segregao de funes; Controles fsicos sobre ativos; Auditoria Interna

Anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos; Controle de qualidade; Treinamento de Pessoal; Estudos de Tempos e Movimentos; Anlise das variaes entre valores orados e os incorridos; Controle dos compromissos assumidos, mas ainda no realizados economicamente

RESPONSABILIDADE: As atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao. Razes para se definirem as atribuies: Assegurar que todos os procedimentos e controles sejam executados; Detectar erros e irregularidades; Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa.

Exemplo de tarefas internas que , ser definidas aos empregados responsveis: Aprovao e aquisio de bens e servios; Execuo do processo de compra Certificao do recebimento de bens ou prestao de servios; Habilitao do documento fiscal do fornecedor para pagamento; Programao financeira do pagamento; Guarda do talonrio de cheques em branco; Preenchimento dos cheques para pagamento: Assinatura dos cheques; Pagamento ao fornecedor; Aprovao de venda; Preparo de Nota fiscal de venda, fatura e duplicata Entre outros.

ROTINAS INTERNAS: A empresa deve definir no manual de organizao todas as suas rotinas internas Exemplo formulrios internos e externos: Requisio de aquisio de material ou servios; Formulao de cotao de preos; Mapa de licitao; Ordem de compra; Aviso de recebimento de material; Mapa de controle de programao financeira; Fichas de lanamento contbil; Boletim de fundo fixo; Carta de comunicao com os bancos; Formulrio de devoluo de material;

ACESSO AOS ATIVOS: A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios a seus ativos e estabelecer controles fsicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa representa: Manuseio de numerrio recebido antes de ser depositado em conta corrente bancria; Emisso de cheque sozinho, nica assinatura; Manuseio de cheques assinados; Manuseio de envelopes de dinheiros de salrios; Local fechado para o caixa; Guarda de ttulos em cofre; A fbrica deve ser totalmente cercada

SEGREGAO DE FUNES: A segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no pode ter acesso aos ativos e aos registros contbeis. Exemplo: O funcionrio que tiver acesso aos ativos e registros contbeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baix-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transao.

CONFRONTO DOS ATIVOS COM OS REGISTROS: A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a forma de responsabilidade , sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. Exemplos: Contagem fsica de caixa e comparao com o saldo do razo geral; Contagem fsica de ttulos e comparao com o saldo da conta de investimentos; Conciliaes bancrias; Inventrio fsico dos bens do estoque e do ativo imobilizado

AMARRAES DO SISTEMA: O sistema deve ser concebido de maneira que sejam registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos e dentro do perodo de competncia. AUDITORIA INTERNA: No adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno, sem que algum verifique periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema no deveria ser adaptado s novas circunstncias.

CUSTOS DO CONTROLE X BENEFCIOS: O custo do controle interno, no deve exceder aos benefcios que dele se espera obter. LIMITAES DO CONTROLE INTERNO: As limitaes do controle interno so principalmente com relao a: Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa; Os funcionrios no so adequadamente instrudos com relao s normas internas; Funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias.

Para um funcionrio praticar um desfalque, ele tem de ter acesso aos ativos da empresa. Os desfalques podem ser temporrios ou permanentes. DESFALQUE TEMPORRIO: Ocorre quando um funcionrio se apossa de um bem da empresa e no altera os registros da contabilidade (transferindo o ativo roubado para despesas) DESFALQUE PERMANENTE: Ocorre quando um funcionrio desvia um bem da empresa e modifica os registros contbeis, de forma que os ativos existentes concordem com os valores registrados na contabilidade.

As informaes sobre o sistema de controle interno so obtidas das seguintes formas: Leitura dos manuais internos de organizao e procedimentos; Conversa com funcionrios da empresa; Inspeo fsica desde o incio da operao. As informaes obtidas so registradas pelo auditor atravs de: Memorandos narrativos Questionrios padronizados Fluxogramas

Os testes de observncia consiste em o auditor se certificar de que o sistema de controle interno levantado o que realmente est sendo utilizado. O auditor normalmente cumpre esse procedimento mediante a observao da execuo dos trabalhos pelos funcionrios e da inspeo de documentos e registros contbeis.

A avaliao do sistema de controle interno compreende: Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros e irregularidades; Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existncia de erros ou irregularidades; Emitir o relatrio- comentrio dando sugestes para o aprimoramento de controle interno da empresa

Aline Silva de Mendona