Finalidad del evento

Antes de organizar cualquier acto es necesario saber que objetivos queremos alcanzar. Todo acto tiene una finalidad y ese debe ser el punto de partida.

 Podemos establecer varios objetivos a alcanzar con un determinado evento. Una primera distincin que podemos realizar es entre objetivos primarios y objetivos secundarios. Se debe tener en cuenta cuales son los principales intereses del anfitrin/cliente. Determinaremos tambin con exactitud el pblico al que se dirige (taget)

Cuestiones bsicas sobre la finalidad del evento

Motivacin: un acto obedece a algo. Puede ser la conmemoracin de algo, la consecucin de un logro, la celebracin de un hecho nuevo etc. Objetivos: Qu pretende el anfitrin?. Dar a conocer un nuevo servicio o producto, captacin de votos, vender, comprar, mejorar su imagen pblica.

 Proyeccin: A quines nos dirigimos?. Queremos que tenga proyeccin en toda la sociedad a travs de los medios? Nos dirigimos a una zona concreta o a otra ms amplia? Ceremonial: Cmo desea el anfitrin que se realice el evento? Con solemnidad, sencillo, con rigor protocolario etc.? Referendo: Qu instituciones o personas necesita el anfitrin para que con su presencia se vean potenciados sus objetivos?

Fecha y hora de los actos

De la seleccin de invitados y los objetivos se pueden sacar conclusiones sobre la fecha y hora ms convenientes para posibilitar la mxima asistencia. En teora, la fijacin del calendario del acto no debe hacerse en funcin del anfitrin, sino de los posibles asistentes. El da y la hora deben ser propicios para la asistencia de los invitados evitando que al mismo tiempo haya otro acto de similares caractersticas en otro lugar, un acontecimiento de carcter general o un simple partido de ftbol de cierta trascendencia etc.

 Es conveniente coordinar la fecha con el beneplcito del invitado de honor. Generalmente los sbados, domingos y festivos, as como el da anterior a un feriado largo son malas fechas para cualquier acto que se salga de lo estrictamente familiar o familiar. Los lunes suelen ser complicados para el anfitrin pues los dos das anteriores son poco dados a los preparativos o tareas de ltima hora. Los viernes son das en los que generalmente se acelera el trabajo para llegar terminarlo antes del fin de semana. Adems, los viernes por la tarde ya son fin de semana para muchos.

 Los das ms propicios para eventos de tipo empresarial son los martes, mircoles y jueves. No obstante, hay determinado tipo de actos que evidentemente son ms indicados para otros das de la semana, incluidos sbados y domingos (una boda, un acontecimiento de tipo familiar) Entre la maana y la tarde, hay un mayor ndice de asistencia en la maana que desciende a medida que nos aproximamos al medioda (sobre todo en eventos de tipo reuniones de trabajo, simposios, seminarios etc.)

 Si lo fundamental es la cobertura en medios de comunicacin, la maana es mejor que la tarde, y cuanto ms temprano mejor. Las horas ms favorables de la tarde son entre las 19:00 y las 21:00.

A partir de las nueve de la noche slo el alto inters del acto o compromiso fuerza al invitado a asistir, aunque seguramente no estar muy cmodo, especialmente si no se ha invitado a su pareja. Cuando se trate de una comida, es preferible el almuerzo a la cena (en empresas).

 Si se hiciera de noche, el anfitrin deber ponerle fin a la medianoche, salvo que estuvieran previstas actividades ldicas (baile, actuaciones musicales) En este supuesto, finalizada la cena, la presidencia debe levantarse para posibilitar la marcha a quienes no estn interesados en continuar la fiesta.

 Los actos que exigen traslado y alojamiento de un alto porcentaje de invitados deben finalizar a una hora prudente para que puedan regresar salvo que sea de varias jornadas. Si los invitados tienen que viajar, el da y la hora del evento vendrn condicionados por horarios de los medios de transporte y cuando la mayora de los invitados pertenezcan a un mismo gremio deber elegirse el horario que menos influya en sus horas punta de trabajo.

Los cambios de da y de hora

No es bueno que una vez enviada la invitacin a un evento se comunique un aplazamiento. Solo se admite por razones muy justificadas. Si no hay otra salida, y pese a la comunicacin previa, es prudente que un representante del anfitrin est presente a la hora y da inicialmente previsto, en el lugar de la cita, porque es probable que algn invitado acuda a la misma.

La puntualidad y los retrasos

Los eventos deben iniciarse con puntualidad por respeto a los presentes aunque en nuestro pas se admite una demora prudente (no ms de quince minutos) Un retrazo mayor solo es decidido por razones muy justificadas y fcilmente comprendida y apoyadas por los presentes (retraso en el avin con invitados de honor, la tardanza de otra actividad, etc.) Al invitado de honor o autoridad que preside el acto se le debe esperar un tiempo prudencial, pero si su demora se prolonga y no hay comunicacin se debe comenzar (salvo que sea en su honor o su presencia resultara fundamental para la propia filosofa del evento)

 Si pasados 30 minutos n ose tienen noticias del invitado de honor debe iniciarse el acto previsto o suspenderlo. Se debe prever el sitio que ocupar el invitado de honor en caso de que ste aparezca una vez iniciado el evento. Mientras tanto, su sitio originalmente previsto debe ser ocupado, o disimulado para que grfica y visualmente no se haga an ms evidente su ausencia.