Gua para realizar proyectos de mejora.

Habilidades de Gestin Directiva

Objetivos del tema:

General: Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS, cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares: 1. Comprender los usos del proyecto de mejora 2. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de mejora. 3. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados

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El Proyecto de Mejora.
Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?
Por qu debe realizarse? Quin lo elabora? Para qu sirve? Quin lo aplica? Es un documento que representa la actividad imprescindible de todo programa de gestin de calidad, el que ms necesita de un enfoque interno y de auto compromiso. Inicia con la identificacin de una oportunidad de mejora en algn aspecto de los servicios Cada Jefe de Servicio, Jefes de Piso de Enfermera, Directores, Jefes de Divisin, en fin cada mando directivo que tenga definido un tramo de control Para establecer los lineamientos de trabajo y organizar al equipo en base a la definicin de roles, responsabilidades, y tiempos, que permitan elevar el nivel de calidad , al mximo posible. Todo el personal que se integra como equipo de mejora continua. Cmo se controla su aplicacin? A travs del cumplimiento de metas, mismas que deben de estar definidas en base al logro esperado en determinado tiempo. Tambin a travs de indicadores para medir sus resultados.

que se estn ofreciendo (el

problema de calidad en terminologa tradicional).

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Etapas:
Etapa: Qu se hace. En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en trminos concretos, explcitos y especficos, apoyndose en hechos y datos, representndolos en forma tal que sea fcil de visualizar y entender en funcin del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o error Se utilizan Histogramas y Mtodos Grficos. Cmo se documenta: Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificacin y definicin del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su riesgo, costo y volumen.

AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)

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Para eliminar realmente el problema, se necesita realizar un anlisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El anlisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situacin DETERMINACI actual. N DE CAUSA Se utilizan herramientas como RAIZ Diagrama Causa-efecto (espina de pescado) Diagrama de pareto. Anlisis de procesos.

Los resultados del anlisis del problema y la aplicacin de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en el punto 2: Anlisis de causas del problema. En este punto se presentan los grficos y el anlisis de los mismos, integrando un conclusin que explique la causa raz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o rea de oportunidad.

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DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIN

Una vez identificada la causa raz se toma la decisin acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raz, es necesario definir propuestas de accin para cada de ellas. Para la seleccin de las mejores alternativas de accin es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- Resolver todo o parte del problema? Factibilidad.- Se puede implantar la solucin? Factor tiempo.- Qu tan rpido dar resultados? Es una solucin de corto o largo plazo? Orientacin al usuario.- Satisface los requisitos del usuario?Mejora el servicio? Eficacia.- Es una solucin costoefectividad?

En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionar el problema mediante la eliminacin o disminucin de las causas raz. Y en el punto 4 se presentan los planes de accin, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarn para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y trmino y estatus.

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Esta etapa constituye la toma de accin para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qu. Y de ser necesario se debe de EJECUCIN DE proporcionar capacitacin a aquellas personas que van a ACCIONES intervenir para que sepan qu hacer y cmo hacerlo bien.

Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de accin, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitcoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc)

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SEGUIMIENTO

Una vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de accin se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la informacin que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientacin o redefinicin de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el despus Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Grficos de control. Tableros y semforos de indicadores. Histogramas

Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluacin cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluacin y seguimiento, del formato, en donde se hace una realizacin de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estndares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.

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TERMINO DEL PROYECTO.

Se anexa formato electrnico de Avances y Resultados de los Equipos de Mejora para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que debern emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 das de cada mes, a la Coordinacin de Sistemas de Administracin por Calidad.

En el formato electrnico establecido por la Unidad de Evaluacin a Delegaciones.

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COMPONENETES DEL PROYECTO.

1. Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta PORQU ABORDARLO ,

2. Anlisis de causas: Responde a la pregunta PORQU OCURRE,

3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QU PLAZO 4. Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS, QUIN Y CUNDO. 5. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS. 6. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA. 7. Autorizacin del Proyecto
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APLICACIN PRCTICA:

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Definicin del problema. Primer paso Priorizar la problemtica:

1.Costo:
2.Riesgo:. 3.Volumen:. 4.Factibilidad.

PROBLEMA:

COSTO

RIESGO

VOLUM EN

FACTIBI LIDAD

SUMA

Diferemiento de cirugas. Alto ndice de quejas de los pacientes y familiares. Alta tasa de infecciones. Estancia prolongada en hospitalizacin.

Escala:

(2) poco,

(4) medio

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(6) mucho

(8) muchsimo

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Descripcin del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema. 2. A quienes afecta y como les afecta? 3. Qu impacto tiene en los procesos del hospital? 4. Qu riesgos le implica al paciente? 5. Qu riesgos le implica a los trabajadores? 6. Cunto cuesta tener el problema? 7. Con cunta frecuencia se presenta?

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Justificacin del proyecto.

1. Desde cundo se presenta el problema? 2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han obtenido? 3. Porqu es urgente resolverlo? 4. Porqu es factible que se pueda resolver? 5. Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo? 6. Quin se beneficia con su solucin? 7. En que plazo se veran los resultados? 8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema? 9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
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Determinacin de causas.

Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.

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Analizar el problema
Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador) Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA
CATEGOR A
CAUSA RA Z

- EFECTO
CATEGOR A

MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA

CAUSA CAUSA CAUSA

CAUSA CAUSA

Problema EFECTO
CAUSA CAUSA RA Z CAUSA CAUSA SUBCATEGOR A CAUSA SUBCATEGOR SUBCATEGOR A CAUSA CAUSA RA Z A

CATEGOR A CATEGOR A Habilidades de Gestin Directiva

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Ejemplo diagrama de Ishikawa.

Materiales
Provedores inclumplidos Mal trato Falta de medicamentos Cpm insuficiente Error en receta

Mano de obra (Personas)

Perfil deficiente. Actitud negativa Falta de ropa Descuido en la atencin Abuso de autoridad

Falta de capacidad

Falta de personal

Negativa De atencin Tramites largos

Falta de privacidad normatividad

Insatisfaccin Quejas De los pacientes

instalaciones

Falta de mantenimiento

Retrasos en la atencin

Maquinas Mtodos. Medio ambiente

Falta de aseo

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Priorizacin de causas con Pareto.

Motivo de insatisfaccin. Casos en un ao. Motivos ordenados casos Frecuencia acumulada % de FA

Maltrato Falta de medicamentos. Descuido en la atencin. Falta de capacidad.

114 186 178 98

Instalaciones. Falta de medicamentos. Descuido en la atencin. Retraso en la atencin.

195 186 178 163

195 381 559 722

18% 36% 52% 67%

Instalaciones.
Retraso en la atencin.

195
163

Maltrato
Falta de capacidad.

114
98

836
934

78%
87%

Trmites largos
Otros. Total de casos

75
64 1073

Trmites largos
Otros.

75
64 1073

1009
1073

94%
100%

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18

100

150

200

250

50

Fa lt a de m ed ica m en to s. on es .

In st al ac i

De sc ui do en la at en ci n . at en ci n . Re tr a so en la

M Fa lt a de ca pa cid ad . al tra to

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Tr m it e s

la rg os O tro s.

0%

20%

40%

60% % Frecuencia

80%

100%

120%

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Etapa 3. Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar.

Objetivos:

Metas comprometidas

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Plan de accin.
Causa o aspecto a mejorar: Objetivo: Actividad Responsable Meta: Inicio Trmino Estatus

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Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento.

Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen) Fecha Inicio Planeada Fecha Inicio Real Fecha termino Planead a Fecha termino Real AVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA

Etapa

AREA DE OPORTUNIDAD 1 (definicin del problema) 2 DETERMINACIN DE CAUSA RAIZ

DEFINICIN DE 3 PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIN 4 EJECUCIN DEACCIONES

5 SEGUIMIENTO 6 TERMINO DEL PROYECTO.

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MEDICIN DE RESULTADOS

NOMBRE DEL INDICADOR

% de variacin con el estandar/ Meta Comprome tida

Valor de Medicin Inicial

Estandar / Meta Compro metida

1 MEDIC IN

2 MEDI CIN

3 MEDI CIN

4 MEDI CIN

5 MEDICI N

MEDICI N OBTENI DA AL TERMIN O DEL PROYEC TO

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Identificacin del proyecto.

DATOS GENERALES Delegacin Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicacin del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO

Objetivo del Proyect o

Metas del Proyecto

Nombre de Patrocinador

Cargo del Patrocinador

Nombre del Asesor

VCIC

Lnea de Accin

FECHA DE SOLICITU D

Fecha de inicio

Fecha de Cierre

Nombre del Lder del Equipo

Motivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta compromiso

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA No. 1 2

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Nombre

Categoria / Puesto

Adscripcin

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Recomendaciones de fondo.
2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.
5. Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y trmino de cada actividad. 6. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia. 7. Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.

8. Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de

autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.

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PRODUCTO FINAL.
1. Determinar un problema a resolver. 2. Integrar un equipo de mejora en su servicio. 3. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora. 4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)

5. Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora

y plan de accin, el 29 y 31 de octubre. 6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de

diciembre.
7. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.
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NO ES POSIBLE MEJORAR SIN CAMBIAR

Si que crees que no es posible cambiar,
no habr cambio, pero si crees que habr cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo. Esa es TU ALTERNATIVA. Noam Chomsky.
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