Gestin de Operaciones

Haga clic para CEMA MADE modificar el estilo de subttulo del patrn Semana 8 Administracin de Proyectos en Operaciones

11

GESTION DE OPERACIONES DE OPERACIONES - GESTION Ing Pedro del Campo

Objetivos

Identificar los factores de xito de la administracin de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administracin de proyectos Representar graficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades crticas de un proyecto Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mnimo
22
- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares

PROYECTO:
v

es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos nico: definido especficamente

33
- GESTION DE OPERACIONES

Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificacin de nuevas localizaciones Ejecucin de auditoras Campaas publicitarias Administracin de una campaa de ayuda en desastres Certificacin de calidad Alianza estratgica

44

- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares

ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT

es el conjunto de
v

conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto 55
- GESTION DE OPERACIONES

Definiciones Preliminares

STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o

cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto

66

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos

Uso de Recursos / Costos Implementacin

Desarroll o

Cierr e

Concepci n

77

- GESTION DE OPERACIONES

Tiemp o

Ciclo de vida de Proyectos

FASE I Concepcin

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobacin

88

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos

FASE II Desarrollo

Plan de Recursos

Personal Materiales Equipos Fondos Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos

Plan General

99

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos

FASE III Implementacin Organizacin Comunicacin Liderazgo del Proyecto Motivacin Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Accin Correctiva

1010

- GESTION DE OPERACIONES

Ciclo de vida de Proyectos

FASE IV Cierre

Negociar desactivacin Reduccin progresiva equipos proyecto

Evaluacin Final Lecciones aprendidas

1111

- GESTION DE OPERACIONES

Recursos del Proyecto

Personas
Fo

nd

po

os

Eq
M at er ia le s

ui

Informacin y Tecnologa 1212

- GESTION DE OPERACIONES

Ed Te ifi rr cio en s os y

Requerimientos del Cliente

s sto Co

1313

Tie

Resultados / Tecnologa

mp

os

- GESTION DE OPERACIONES Fuente: Harold Kezner

Factores crticos en la Administracin de Proyectos

Gerente de Proyecto Sistema de Administrac in

Equipo de Proyecto

1414

- GESTION DE OPERACIONES

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerent e de Proyec to

Responsabilidades

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas

1515

- GESTION DE OPERACIONES

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerent e de Proyec to

Competencias

Liderazgo Comunicacin Coordinacin Motivacin Negociacin Capacitacin

1616

- GESTION DE OPERACIONES

Equipo de Proyecto

Equipo de Proyec to

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto representan generalmente reas funcionales u organizaciones desempean roles especficos su nmero suele variar durante el avance del proyecto al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

1717

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos

Estructura Organizacional

Sistema de Administr acin

Sistema de Informacin 1818

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo Coordinacin de Proyectos

Sistema de Administr acin

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal afectado a Proyectos

1919

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo

Sistema de Administr acin

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

2020

- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION MIXTA

Sistema de Administr acin

Estructura de Matriz
Gerente Funcional Gerente Funcional

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Coordinacin Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin del Proyecto A

- GESTION DE OPERACIONES

2121

Sistema de Administracin de Proyectos

Sistema de Administr acin

Sistema de Informacin

proporciona los medios para la planificacin integradora y el control del proyecto provee una base de informacin de

desempeo el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto
2222
- GESTION DE OPERACIONES

Sistema de Administracin de Proyectos

Condiciones que destacan su importancia

Sistema de Administr acin

Esfuerzo de magnitud Necesidad de coordinacin Incorporacin de conocimientos y competencias Necesidad de flexibilidad para responder a cambios Independencia de las reas funcionales Importancia crucial del xito del Proyecto
2323

- GESTION DE OPERACIONES

Mtodos de Planificacin de Red

Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s que pueden representarse por un diagrama de red formado por nodos y arcos que representan las relaciones

2424

- GESTION DE OPERACIONES

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Creada en la dcada del 50 Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

2525

- GESTION DE OPERACIONES

CPM (Critical Path Method)

Creada en la dcada del 50 Desarrollada por Remington Rand y Du Pont para la programacin de operaciones de mantenimiento durante la suspensin de actividades

2626

- GESTION DE OPERACIONES

Ventajas de los mtodos

Identifican y organizan las actividades Proporcionan una base de discusin Permite estimar el tiempo de finalizacin de los proyectos y sus interrelaciones Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalizacin del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
2727
- GESTION DE OPERACIONES

Pasos en la Administracin de Proyectos

1.

descripcin del proyecto elaboracin del diagrama de red estimacin del tiempo de terminacin monitoreo de los progresos del proyecto

1.

1.

1.

2828

- GESTION DE OPERACIONES

1.- Descripcin del Proyecto

Punto final: producto / servicio Descripcin de todos los aspectos que lo componen Actividades y relaciones de precedencia

Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse Precedencia: secuencia de actividades

2929

- GESTION DE OPERACIONES

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en arcos (AOA)

Actividades = arcos Nodos = eventos

S U 3 T 3030 4 S y T debern completarse antes de que se inicie U

- GESTION DE OPERACIONES

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en nodos (AON)

Enfoque orientado a actividades

S U

S y T debern completarse antes de que se inicie U

T 3131
- GESTION DE OPERACIONES

Traslado de Hospital
Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

3232

- GESTION DE OPERACIONES

Actividad en los nodos

Actividad

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE 3333
- GESTION DE OPERACIONES

Red AON para el proyecto del Hospital

I 15

A 12

F 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4
- GESTION DE OPERACIONES

3434

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha temprana de comienzo Ftc

es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la precede en forma inmediata cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf

es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE Ftf = Ftc + dE

3535

- GESTION DE OPERACIONES

Nodos Fechas tempranas

Actividad

Fecha temprana de comienzo Ftc

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE 3636
- GESTION DE OPERACIONES

Rutas A-I , A - F
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

3737

- GESTION DE OPERACIONES

Ruta A C G
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

3838

- GESTION DE OPERACIONES

Rutas B D H , B E - J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

J 4

3939

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 4

4040

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo K
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

4141

- GESTION DE OPERACIONES

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere ms tiempo
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

4242

- GESTION DE OPERACIONES

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC

es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada de la tarea FTC = FTF dE
4343
- GESTION DE OPERACIONES

Representacin completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Fecha Tarda de Comienzo FTC Duracin de la actividad dE 4444

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

- GESTION DE OPERACIONES

12 I 27 48 15 63

A 12 12

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

4545

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

4646

- GESTION DE OPERACIONES

Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

0 0

B 9

9 9

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

59 J 63 59 4 63

4747

- GESTION DE OPERACIONES

Traslado Hospital
septiem bre Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 N om br e de tarea S eleccion ar person al adm . y m dico S eleccion ar lu gar y realizar estu dio S eleccion ar el equ ipo Preparar plan os y distribu cin Llev ar los serv icios p blicos al predio En trev istar solicitan tes e in corporar C om pr ar equ ipo y su perv isar en trega C on str u ir el h ospital D esarrollar u n sistem a de in form acin In stalar el equ ipo C apacitar al person al de en ferm era y ay u dan tes octu br e n ov iem bre diciem bre en ero D u racin 30/09 07 /10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 das 9 das 10 das 10 das 24 das 10 das 35 das 40 das 15 das 4 das 6 das

4848

- GESTION DE OPERACIONES

Holgura

La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto Se puede calcular de dos modos

H = FTF Ftf H = FTC - Ftc

4949
- GESTION DE OPERACIONES

Clculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K Duracin 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6 Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63 FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63 Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

5050

- GESTION DE OPERACIONES

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos

Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)

Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16 FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53 Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37
- GESTION DE OPERACIONES

5151

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendr que ahorrar dos semanas en CG-J-K , una de las dos semanas tendr que ser en D-H Si consigue ese ahorro habr dos caminos crticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto Supuestos

Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16
50

FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53

Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37
- GESTION DE OPERACIONES

5252

- GESTION DE OPERACIONES

Estimaciones probabilsticas de Tiempo Introduccin de factores de incertidumbre

1.

2.

3.

El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de la tarea

5353

- GESTION DE OPERACIONES

Distribucin de probabilidades

En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabildad beta

media

a 5454

b
- GESTION DE OPERACIONES

Supuestos

Es posible estimar con precisin a,m, y b. Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las actividades Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas
5555
- GESTION DE OPERACIONES

Clculo

La media se calcula ponderando

a + 4m + b 6

La varianza para cada actividad

b a ( ) 6

5656

- GESTION DE OPERACIONES

Anlisis de probabilidades Actividades variables independientes

Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto

Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

(Varianzas = en la ruta crtica)

b a ( ) 6

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada

z =
5757

T Te

Tabla distribucin Normal

- GESTION DE OPERACIONES

Consideraciones sobre costos

Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificacin para acortar una semana

Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI

5858

- GESTION DE OPERACIONES

Relaciones entre costos y tiempo

8000

Costo Intensivo Suposicin de costo lineal Costo de reducir el tiempo dos semanas

Costo directo (pesos)

7000 6000 5000 4000 3000 2000 0 5 Tiempo Intensivo Normal 6

Costo Normal

9 Tiempo

10

5959

- GESTION DE OPERACIONES

Programa de costo mnimo

Se determina el camino crtico Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificacin ms bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, otra ruta se convierta en crtica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos

6060

- GESTION DE OPERACIONES

Software de proyectos

Capacidades

Diagramas Gantt Diagramas PERT/CPM Informes de estado Informes de rastreo Mltiples proyectos

Productos

Primavera Microsoft Project Scitor

6161
- GESTION DE OPERACIONES

Conclusiones

Solamente mediante la administracin de Proyectos se puede garantizar la coordinacin de diferentes actividades la disponibilidad oportuna de los recursos lograr los resultados del Proyecto en los tiempos programados a los costos presupuestados y la satisfaccin de los clientes del Proyecto

6262

- GESTION DE OPERACIONES