ADMINISTRACIN ESTRATGICA DE LA FUNCIN INFORMTICA

1.- La Informtica Y La Organizacin Cuando se habla de la funcin informtica se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnolgicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar informacin consistente y la base que lo hace posible es la informacin.

Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la informacin dentro de la funcin informtica: 1.- La informacin debe ser almacenada y procesada por computadora 2.- Debe ser confidencial para algunas personas 3.- Puede ser mal utilizada o divulgada 4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude

La administracin es el proceso de crear disear y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas. funciones de la administracin: Planear Organizar Integrar Direccin Control

Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de tecnologas de informacin en sus procesos de administracin, produccin, manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas etc.

A tal grado que si se suspende la funcin informtica se paralizan automticamente las dems funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta.

EL FACTOR AFI Se introduce en el ao de 1992 cuando las reas informticas con su estructura centralizada, ya no responden a las necesidades de las organizaciones muy cambiantes en la actualidad.

1.- El desarrollo informtico en Mxico ha sido lrico. Se construyo con absoluta ligereza e improvisacin, debido al poco inters de las autoridades acadmicas ya la carencia de inversin en el desarrollo de nuevas tecnologas. 2.- Debido al desconocimiento que haba respecto de las ventajas competitivas de la tecnologa, se genera un despilfarro computacional.

Importancia de la administracin de la funcin informtica Primero que nada se define la administracin de la funcin informtica como un fenmeno que se presenta ante la necesidad y exigencia del despilfarro de tecnologa.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en administracin existe el concepto de la delegacin de responsabilidades

Es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el rea de informtica tambin se aplica este concepto ya que es importante que el licenciado en informtica que generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnologa, y entender que no se debe delegar la propia tecnologa

Es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC, sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes.

Cualquier empresa, en algn momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que he llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informtica juega un papel protagnico y definitivo..

Dependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informtica se puede aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se este preparado para hacerlo.

En este punto radica una gran deficiencia del rea de informtica, pues al encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella.

El rea de informtica debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver algn problema. Mientras la estructura organizacional interna del rea de informtica se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo

Aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental y no diseminada en toda la organizacin de manera descentralizada, contemplada como una funcin vital, esta deficiencia permanecer irremediablemente de manera indefinida.

TENDENCIAS DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION

Cuando se habla de tendencias, se habla de direccin y de la posibilidad de que en un futuro ciertas tecnologas que todava no tienen nombre y apellido, alcancen la madurez como para ser comerciales viables porque pueden insertarse armnica o revolucionariamente en el mercado de que se trate.

El futuro ambiente tecnolgico, deber considerar la adaptacin de modelos de negocio centrados en la web.

Es importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacin de sistemas de informacin.

Disminucin de precios: La baja de precios en lo equipos y el software de base asociado ha acelerado el proceso de informtica en pequeas y medianas empresas, as como a nivel de hogares.

Aumento de potencial: Los intensos procesos de investigacin y desarrollo producen nuevas y mejores revoluciones de mercado.

La industria informtica ha sido la de mayor crecimiento en la ultima dcada provocando cambios sustantivos con el resto de las industrias.

LA CALIDAD TOTAL DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Concepto que centra la atencin de la administracin total de la organizacin para proporcionar calidad a lo clientes. la participacin del empleado. el centrar la atencin en los clientes. el benchmarking. el mejoramiento continuo.

LA PARTICIPACION DEL EMPLEADO: con la participacin de los empleados se esta consiguiendo la optimizacin de los recursos, su implicacin conduce a la consecucin de metas y objetivos.

EL CENTRAR LA ATENCION EN LOS CLIENTES: si se trata de centrar la atencin de los clientes es las necesidades y expectativas, estas sern mejor atendidas si el costo trasladado al cliente es mas bajo.

EL BENCHMARKING: es un proceso del cual se identifican las mejores practicas en un determinado proceso o actividad, se analizan y se incorporan a la operativa interna de la empresa.

EL MEJORAMIENTO CONTINUO: Es un proceso donde la perfeccin es una bsqueda constante.

LA REINGENIERIA DE LA ADMINISTRACION DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

La reingeniera de los procesos surge como respuesta a las ineficiencias propias de la organizacin funcional en las empresas y sigue un mtodo estructurado consiste en: identificar los procesos clave de la empresa asignar responsabilidades sobre dichos procesos a un propietario definir los limites del proceso medir el funcionamiento del proceso.

NUEVAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTIVO INFORMTICO

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito.

Su importancia es tal, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.

Las empresas estn preocupadas por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organizacin:

1. Administrar y supervisar la planta tcnica y administrativa asignada. 2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta tcnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organizacin, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Tcnicos que lo asistan.

3. Realizar toda incorporacin y/o desarrollo de nuevas tecnologas o recursos, ya sea que se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la organizacin, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas reas a las que estos pertenezcan.

Involucrando a estos ltimos en forma previa a cualquier incorporacin y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluacin de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atendern y del impacto que tendr la incorporacin de la nueva tecnologa y/o desarrollo

4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organizacin adquiera a travs del desarrollo de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentacin referida a las tecnologas y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios.

5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el Departamento y espacios fsicos para alojar equipamiento informtico y de comunicaciones que se ponga a disposicin para uso de usuarios.

6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, aparte de los informes peridicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados. 7. Convocar peridicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas

UBICACIN EN LAS DIFERENTES ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez estn sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinacin de objetivos permite a la organizacin contar con una gua en su accionar. Toda organizacin durante su existencia realiza un proceso cclico (por perodos) de formulacin de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misin de la organizacin, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duracin que el de objetivos.

La misin de una organizacin consiste en la expresin de su razn de existir. La misin es la definicin precisa de la actividad central de la organizacin y gua el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones peridicas, una misin perfectamente definida, debe poder perdurar por mucho tiempo.

Una vez que la organizacin haya podido definir con precisin su misin, es posible la determinacin de objetivos que sean especficos, realistas y conducentes de su accionar. Por lo tanto, el punto de partida del diseo estructural es la consideracin de la misin de la organizacin, ya que ella fundamentar sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades.

Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequea en un medio ambiente de cambio rpido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de informacin estn pobremente planeados.

La idea predominante es la direccin. Las actividades giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinacin la lleva la cumbre estratgica mediante supervisin directa. Mnimo de personal, mnima lnea media y escaso staff de apoyo.

Organizacin maquina burocrtica: Es la consecuencia de la industrializacin donde se enfatiza la estandarizacin del trabajo. Elabora su administracin necesitando anlisis para disear y mantener sus sistemas y de estandarizacin.

Peter Drucker, especialista en management, tambin la llama organizacin funcional. Es la organizacin que nace con la Revolucin Industrial como consecuencia de la industrializacin, donde se enfatiza la estandarizacin del trabajo y la empresa de produccin en masa.

Muchas organizaciones desde fines del siglo XIX hasta nuestros das han mantenido estos tipos de estructuras. Entre otras, podemos mencionar:

Fbricas de productos de consumo masivo; Organizaciones de la administracin pblica; Organizaciones de recaudacin de ingresos pblicos; Organismos de control; Organismos de seguridad; Compaas areas; y Bancos.

Las caractersticas de estas organizaciones pueden racionalizarse a travs del modelo de control social presentado a principios del siglo XX por Max Weber; la burocracia. Los objetivos originales del modelo eran: * Eficiencia; y * Racionalidad. Para el logro de stos se apoya en una estructura jerrquica, impersonal, fuertemente centralizada e inflexible.

Para Max Weber, la burocracia es el tipo ideal de estructura, no en su perfeccin, sino en cuanto a su forma pura. El modelo burocrtico original se basaba en una estructura altamente profesionalizada. Quienes desempean funciones y se les paga por ello deben ser funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeo del puesto y evitar la interferencia de otros factores.