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GESTION DE RECURSOS

PROGRAMACION CON RECURSOS:

Programacin condicionada por el esfuerzo: herramientas/Opciones/programacin

En Ms Project, el mtodo de programacin por omisin es la programacin condicionada por el esfuerzo . Esta prolonga o disminuye la duracin de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos, pero no modifica el trabajo total de la tarea (excepto en el caso de variar las Unidades de un mismo recurso en una tarea de Duracin fija El trabajo total de una tarea est determinado por la duracin esperada de una tarea y la asignacin inicial de los recursos.

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PROGRAMACION CON RECURSOS:

Tipos de tarea:

Unidades

fijas: tipo de tarea por omisin en Ms project. Cuando se aaden o se suprimen recursos en una tarea de unidades fijas generalmente se modifica la duracin de la tarea mantenindose el nmero de horas total. ( se excepta el caso de una tarea no condicionada por el esfuerzo). En este caso aumenta el nmero total de horas del proyecto. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: unidades fijasAadir o modificar recursos en una tarea especfica Al aadir otra unidad del mismo recurso a una tarea de Unidades fijas, condicionada por el esfuerzo se comprobar que vara la duracin de la tarea, pero no el trabajo del recurso.

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PROGRAMACION CON RECURSOS:

Tipos de tarea:

Duracin

fija:. Si un tipo de tarea est configurada con el tipo de duracin fija, la duracin de la tarea es siempre la misma cuando se aade o elimina un recurso. Las horas totales de una tarea de duracin fija quedarn modificadas siempre excepto, en el caso que se aada una unidad de un recurso distinto a una tarea condicionada por el esfuerzo. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Duracin fija. Aadir o modificar recursos en una tarea especfica En este caso se asignar una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y duracin fija y se comprobar que no vara la duracin de la tarea ni el trabajo del recurso.

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PROGRAMACION CON RECURSOS:

Tipos de tarea:

Trabajo

fijo:. Si un tipo de tarea est configurada con el tipo de trabajo fijo, el trabajo total de la tarea ser el mismo cuando se eliminen o aadan otros recursos. En una tarea de trabajo fijo, se modifica la duracin y las unidades de recursos. Una tarea de este tipo siempr debe estar condicionada por el esfuerzo. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Trabajo fijo. Aadir o modificar recursos en una tarea especfica En este caso se asignar una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y trabajo fijo y se comprobar que vara la duracin de la tarea pero no el trabajo total del recurso.

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PROGRAMACION CON RECURSOS:

Creacin de perfiles de trabajo

Los perfiles que se pueden crear son los siguientes: Uniforme: El nmero de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largo de la duracin de la tarea Creciente: El nmero de horas de trabajo por perodo de tiempo es bajo al principio y se incrementa gradualmente hasta el 100% hacia el final de la tarea. Decreciente: El nmero de horas de trabajo por perodo de tiempo es del 100% al principio y disminuye gradualmente hasta el final de la tarea. Dos picos: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa 2 veces hasta el 100% a lo largo de la duracin de la tarea. Pico inicial: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa hasta el 100% en el primer cuarto de la duracin de la tarea. Pico final: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa hasta el 100% en el ltimo cuarto de la duracin de la tarea. Campana: El nmero de horas por perodo de tiempo, se incrementa al 100% en la mitad de la duracin de la tarea. Los % de trabajo inicial y final son bajos. Ver/Uso de recursos/doble click en tarea donde se asign el recurso/seleccionar perfil

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GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS:
Al

asignar recursos de las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando uno de ellos est programado para realizar ms trabajo del que puede llevar en el perodo laborable disponible. Un conflicto de recursos puede darse como resultado de una asignacin a una tarea individual o de varias asignaciones. Con Ms Project 2007 se pueden identificar rpidamente los conflictos de recursos usando varias vistas diferentes, ya que destaca la informacin del conflicto en rojo y muestra un identificador de redistribucin . Cuando se producen conflictos se puede usar Ms Project para realizar ajustes automticos de programacin, retrasando o dividiendo o dividiendo asignaciones de recursos o tareas. Tambin se pueden resolver de forma manual usando tcnicas de programacin dentro de Ms Project Ver/Hoja de recursos/capacidad mxima/ modificar

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GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS:
Visualizacin

de las cargas de trabajo de recursos y asignacin de tareas:


Ayuda

a identificar hasta que punto un recurso est sobrecargado o infrautilizado. Un recurso est sobre asignado cuando tiene asignado ms trabajo del que puede realizar en su horario laboral previsto. Cuando un recurso est sobre asignado el texto se destaca en rojo, y en la vista de recursos se muestra un indicador de redistribucin. Ver/uso de recursos/

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ADMINISTRACION DE RECURSOS
A

continuacin se describen los botones mas importantes de la barra de herramientas administracin de recursos
Vista

Asignacin de recursos: Muestra la vista uso de recursos en la parte superior y la vista gantt de distribucin en la parte inferior Vista entrada de tarea: Muestra la vista entrada de tarea que consta de la vista diagrama de Gantt en la parte superior y la vista formulario de tareas en la parte inferior.(donde se puede gestionar tipo de tarea. Asignar recursos: Abre el cuadro de dilogo Asignar recuros. Desde ac se pueden gestionar las asignaciones, marca el recurso utilizado en la tarea visualizada. Qu utilizan el recurso: Muestra tareas que utilizan un recurso especfico (filtro)

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ADMINISTRACION DE RECURSOS
Localizacin Ver/Uso

de cargas de trabajo en la vista Uso de recursos

de recursos/mas vistas/uso de recursos/ aplicar

En la barra de herramientas estandar ubicar icono desplazarse a tareas

Utilizando la funcin F5 hacer click en el cuadro que despliega el cuadro Fecha, seleccionar la fecha a la que desea desplazarse y hacer click sobre el botn Aceptar.
Localizacin Ver/uso

de sobreasignacin de recursos

de recursos/ texto marcado en rojo

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ADMINISTRACION DE RECURSOS
Resolucin

de conflictos de recursos

Los conflictos de recursos se producen cuando un recurso est sobre asignado en una tarea o en un proyecto.
Herramientas/Redistribuir Automtica o manual Siempre

recursos/cuadro de dilogo

que tenga una sobreasignacin y project no pueda resolverla, aparecer un mensaje indicando esta circunstancia, se pulsar Omitir tantas veces como aparezca.
Las Lo

sobreasignaciones no resueltas debern resolverse manualmente.

mas usual, incrementar la capacidad mxima del recurso: Esto reduce el nmero de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso en la tarea. influye en los costos del proyecto .

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ADMINISTRACION DE RECURSOS
Resolucin Programar

de conflictos de recursos

la tarea que ha creado la asignacinAadir horas extras Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas Suprimir el recurso si no es importante para la tarea Sustituir el recurso sobre asignado por un recurso infrautilizado. Ajustar el calendario para ampliar das y horas laborables del proyecto . Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso. Incrementar la capacidad mxima Ver /hoja de recursos/tabla/entrada/ el recurso en rojo cambiar capacidad mxima hasta que desaparezca el color rojo

GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS
Cuando se impone una delimitacin en la fecha de comienzo o fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la programacin. En Ms Project 2007, todas las tareas son programadas para que ocurran tan pronto como sea posible, sobre la base dada de comienzo de una fecha dada del proyecto. Si es necesario imponer limitaciones de fechas en las tareas, Ms Project controlar la limitacin de la propuesta y mostrar un mensaje en caso de que exista la posibilidad de que la redistribucin genere un conflicto en la programacin. Una vez completada la preparacin de la programacin y anytes de comenzar la primera tarea del proyecto, tomar una instantnea del plan programado para su comparacin posterior con las fechas en curso.

GESTION DE RECURSOS
APLICACIN DE LIMITACIONES FLEXIBLES
En Ms Project al introducir una tarea, por omisin se le asigna una delimitacin LAP Lo antes posible . La tarea comienza lo antes posible, basndose en otras delimitaciones y dependencias. Es flexible para todos los proyectos. LMTP NFAD NCAD NFDD NCDD Lo mas tarde posible No finalizar antes de ( se define fecha de terminacin) No comenzar antes del ( inicia la tarea en la fecha fija) No finalizar despus de No comenzar despus de

Ver/diagrama de Gannt/Informacin de la tarea (doble click)/ avanzado/cuadro de dilogo seleccionar tipo de delimitacin.

FIN DE LA PROGRAMACION
DEFINICION DE UNA LINEA BASE
Una vez creada una programacin de un proyecto y resueltos los conflictos a nivel de recursos y tareas, la programacin obtenida presenta la mejor estimacin de Cmo debe llevarse a cabo el proyecto, as como de los recursos que va a necesitar. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto, es necesario definir una Lnea de base. Una Lnea de base es una grabacin o instantnea tomada en un momento especfico del proyecto. Si se guarda una lnea de base , antes de terminar la planificacin, de la programacin, se podr grabar una nueva line ade base sobre la lnea de base existente. Herramientas/Seguimiento/establecer lnea de base/ aceptar

FIN DE LA PROGRAMACION
DEFINICION DE UNA LINEA BASE
Visualizacin de estadsticas de una lnea base: Proyecto/Informacin del proyecto/estadsticas (abajo) En este cuadro se presenta el resumen del proyecto al inicio Mostrando fecha de inicio, fecha de terminacin, Presupuesto, Horas disponibles de l proyecto, duracin del proyecto. Creacin de planes provisionales: Un plan provisional se guarda generalmente en ciertas fases del proyecto. Estos planes pueden compararse con el plan de Lnea de base y con la programacin actual Herramientas/Seguimiento/Lnea de base/Establecer plan provisional

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
A partir de la Lnea de base, el progreso de las tareas debe ser controlado a lo largo de todo el proyecto. La frecuencia de la actualizacin depende del control que se necesite en el Proyecto. Si se le controla el progreso frecuentemente, ser ms fcil identificar los problemas y solucionarlos. Herramientas/seguimiento/Actualizar tareas. Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso por porcentaje o por fecha real de inicio y fin. Existen 5 tipos de datos reales que se pueden introducir: Fechas reales de comienzo y fin -Porcentaje completado -Duracin real y duracin restante -Trabajo real y trabajo restante -Costos reales y costos restantes

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Introduccin del trabajo Real: Se utiliza para introducir las horas de trabajo reales realizadas en una tarea. Ver/uso de tareas.---Formato/Detalles/trabajo real Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso por horas de trabajo. Pulsar la tecla F5 , escribir el identificador de la tarea que se desee actualizar ,la fecha y hacer ClicK sobre el botn Aceptar Hacer Click en el campo trabajo real del recurso a evaluar, pulsar la tecla TAB para seguir modificando campos a la derecha y Aceptar

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Reprogramacin de una tarea: En esta aplicacin, se dividir una tarea en la que se va a interrumpir el trabajo y se reprograma para su reanudacin varios das dess. Ver/Diagrama de Gantt/seleccionar tarea que se va a dividir/usar icono dividir tarea en menu de herramientas estandar- Guardar archivo. Actualizacin del resto del proyecto: Las tareas que no tienen lugar segn lo previsto deben ser actualizadas antes que el resto de la programacin, y las que tienen lugar segn lo previsto deben ser actualizadas, usando el cuadro de dilogo: Herramientas/Seguimiento/Actualizar Proyecto o Actualizar segn programacin

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Comparacin de la Lnea de Base con los datos reales:
-La

lnea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos, trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de l.
-Al

comparar el progreso del proyecto con la Lnea de base, este puede ser controlado para comprobar que las tareas se estn desarrollando segn programacin realizada inicialmente.
-Se

mostrar el Gantt de seguimiento: -Ver / Gantt de seguimiento


-Exportacin

de valores a cumulados a Excel: -Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Guardar

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Comparacin de la Lnea de Base con los datos reales:
-La

lnea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos, trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de l.
-Al

comparar el progreso del proyecto con la Lnea de base, este puede ser controlado para comprobar que las tareas se estn desarrollando segn programacin realizada inicialmente.
-Se

mostrar el Gantt de seguimiento: -Ver / Gantt de seguimiento


-Exportacin

de valores a cumulados a Excel: -Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Cuadro asistente seguir/guardar

CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento de Costos: Esta aplicacin nos permite analizar los costos del proyecto, a fin de comparar, la evolucin del costo real, y el presupuesto o costo previsto del proyecto. Ver/Diagrama de Gantt/Tabla/Costo. Esta vista le permitir cotejar, tarea por tarea, el costo total de la tarea, el costo previsto de la misma y la variacin entre ambos conceptos. Adems detalla el costo real incurrido en la tarea a la fecha de anlisis. En los encabezados de la tabla se puede ampliar la informacin sobre cada uno de los conceptos de costos con la ayuda de MS project

CONTROL DE UN PROYECTO
Tcnica del Valor Ganado
Es una herramienta de seguimiento del proyecto, muy til para el director de proyectos y su equipo.Ms Project ofrece la posibilidad de realizarlo con mayor facilidad, sin embargo, el programa requiere de una serie de insumos que son fundamentales para poder ejecutarlo.
Proyecto/Informacin del proyecto/Marcar Fecha de estado La fecha de estado corresponde a la fecha para la cual se desea conocer el valor ganado por el proyecto, pudiendo coincidir con la actual o no. Una vez se ha cargado la fecha de estado. Ms Project est en condiciones de aplicar la tcnica del valor ganado y determinar los 3 conceptos que la definen: el costo presupuestado,(CPTP) el costo real,(CRTR) y el valor del trabajo realizado,(CPTR) los cuales permiten determinar el ndice de desempeo en Agenda (IRP)y el Indice de desempeo en Costos. (IDC) Ver/Tabla/ms tablas/valor acumulado

INFORMES DEL PROYECTO


Aplicacin de filtros y Ordenacin de Datos
Durante un proyecto, es necesario ver informacin especfica de una planificacin tanto para evaluar reas del plan , como para monitorear el progreso del proyecto. Se puede usar el filtrado y la ordenacin para extraer rpidamente la informacin que se necesita. El filtrado y la ordenacin de datos permite mostrar la informacin especfica de la programacin de un proyecto. Se pueden aplicar filtros personalizados que se adapten a un proyecto, tambin se se pueden ordenar los datos por uno o ms criterios para organizar la informacin del proyecto. Filtrado de las Tareas y Recursos del Proyecto: Los filtros permiten centrarse en tareas o recursos especficos de un proyecto. Solo muestra las tareas o Recursos que cumplen los criterios de filtrado. Ms Project ofrece 30 filtros predefinidos para tareas y 21 para recursos. La aplicacin de un filtro no modifica los datos del proyecto.

INFORMES DEL PROYECTO


Aplicacin de Autofiltros: Esta opcin es accesible desde:
Herramientas/Formato/Icono Autofiltro/Observar opciones en tabla izquierda La opcin autofiltro incluye 2 filtros comunes: Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado Personalizado: Se usa para filtrar una columna por ms de un criterio o bien para aplicar operadores. Uso de un filtro interactivo: Proyecto/Filtro para todas las tareas/ seleccionar la opcin que deseo filtrar. Volver a todas las tareas para regresar.

INFORMES DEL PROYECTO


Creacin de un filtro personalizado: Si un filtro pre-definido no satisface ciertos criterios, se podr crear un filtro personalizado, bien crendolo desde cero, o bien editando un filtro existente, o creando un nuevo filtro a partir de un pre existente. En esta aplicacin se crear un nuevo filtro para tareas que comiencen despus de una fecha especfica. Ver/Diagrama de GanttProyecto/Filtro para tarea/mas filtros/Nuevo/Nombre: Actividades comenzadas a partir de 05/07/2011, se rellenan los campos pertinentes/Aceptar/Aplicar Verificar : Proyecto/Agrupar/opciones Proyecto/Ordenar /opciones

INFORMES DEL PROYECTO


Personalizacin de tablas Vistas e Informes: Creacin de una tabla personalizada: Las tablas estn formadas por una distribucin de filas y columnas que contienen la informacin que define la programacin. Pueden crearse a partir de cero, o bien a partir de la modificacin de una tabla existente. Ver/Tablas/mas tablas/Nueva/Definir nombre/crear o eliminar campos/Aceptar/Aplicar

INFORMES DEL PROYECTO


Personalizacin de tablas Vistas e Informes: Creacin de informe personalizado: Pueden crearse a partir de cero, o bien a partir de la modificar un informe existente o bien crear uno nuevo a partir de 4 plantillas de informe: tarea, recurso,calendario mensual, calendario general A partir de uno existente: (ejemplo) Informe/Informes/Informes personalizados/flujo de caja/copiar/En el cuadro columna, seleccionar trimestresEn la pestaa Detalles, borrar Tareas de resumen y marcar valores ceroEn la pestaa Ordenar, seleccionar Costo como primer criterio Descendente y finalmente, Aceptar y cerrar

FIN DEL CURSO MS PROJECT 2007


En grupos de trabajo, hacer simulaciones con todas las consideraciones expuestas en este mdulo de Gestin de recursos y ControlElaborar diferentes informes de control, utilizando filtros, exportar documentos a Excel, gestionar recursos y elaborar Informes desde el men.

Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR,,,PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeacin y control de tareas, recursos y costos. !xitos en la Gestin de sus Proyectos! Gracias.

FIN DEL CURSO MS PROJECT 2007


En grupos de trabajo, hacer simulaciones con todas las consideraciones expuestas en este mdulo de Gestin de recursos y ControlElaborar diferentes informes de control, utilizando filtros, exportar documentos a Excel, gestionar recursos y elaborar Informes desde el men.

Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR,,,PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeacin y control de tareas, recursos y costos. !xitos en la Gestin de sus Proyectos! Gracias.